實施電子化管理,提高學(xué)校檔案利用率

徐菁

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我們所處的信息化時代，決定了檔案管理工作也正在向電子化、網(wǎng)絡(luò)化方面邁進(jìn)。信息技術(shù)為檔案管理提供了便利，也帶來了一定的困難和挑戰(zhàn)。本文將從學(xué)校的角度出發(fā)，解析學(xué)校檔案管理在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下存在的問題，思考學(xué)校檔案的電子化管理的方法，從而提高學(xué)校檔案的利用率，讓學(xué)校檔案資料發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

【關(guān)鍵詞】檔案；電子化管理；利用；學(xué)校

檔案的保管和利用是檔案的兩大基本職能。隨著以計算機(jī)技術(shù)為代表的現(xiàn)代科技技術(shù)的普及與發(fā)展，學(xué)校利用計算機(jī)技術(shù)輔助管理各類信息資料成為必然。因此，檔案管理也被納入到學(xué)校電子網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。電子網(wǎng)絡(luò)管理產(chǎn)生了各式各樣的電子文件，面對繁多的電子文件，如何更好地進(jìn)行整理、歸檔、保護(hù)并加以利用，是眾多檔案管理工作者面臨的新課題。

一、正視困難，客觀分析學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前學(xué)校檔案管理領(lǐng)域，信息技術(shù)僅僅應(yīng)用在收集和整理等淺層次的方面，不利于信息的及時共享，制約了檔案資料進(jìn)一步拓展、應(yīng)用空間和深度，有效利用率不高。

1.學(xué)校檔案電子化管理存在的問題

（1）檔案電子化管理適用范圍較淺。按照檔案管理要求，我們把學(xué)校教育教學(xué)所涉及的資料歸集存檔，一般以年度為時間單位，按保存期限的長短分長期檔案、短期檔案、臨時檔案進(jìn)行分類保存。計算機(jī)主要被用來將檔案資料的電子版歸類放入相應(yīng)的文件夾，以及編制目錄、打印卷脊等，也就是說主要應(yīng)用于收集整理，并不能在檔案的共享、利用上發(fā)揮作用。

（2）檔案電子化管理收集歸檔繁瑣雜亂。學(xué)校的教育教學(xué)資料繁多，而且不同工作歸屬不同部門分管，相關(guān)資料由所屬部門分類保存。

（3）檔案電子化管理查找不方便，利用率低。在實際工作中，文書檔案不對外，進(jìn)館查閱的人很有限。除了少數(shù)教師在晉職、評優(yōu)時用到，學(xué)校檔案的主要用途就是應(yīng)對上級檢查、考核。真正使用時，由于檔案歸類不是按照事務(wù)而是按時間和時限，所以檢索和查找并不方便，更不方便利用。

2.學(xué)校檔案電子化管理存在問題的原因

（1）思想認(rèn)識沒有達(dá)到應(yīng)有的高度。一直以來，檔案管理者沒有認(rèn)識到檔案的價值所在，將自己的工作定位于整理和保管檔案上。雖然在從紙質(zhì)檔案到電子檔案改進(jìn)的過程中轉(zhuǎn)變了一些觀念，但也是認(rèn)為只要把檔案收集整理好，用時能拿出來，檢查時能通過，就是做好了檔案管理工作。

（2）電子化管理沒有達(dá)到應(yīng)有的深度。一是學(xué)校硬件和軟件支持不到位，電子設(shè)備落后。二是檔案管理者還是沿用以前的工作習(xí)慣，實行管理人員建檔，電子保存保管，紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)。三是對檔案管理沒有進(jìn)行完整的探索研究，導(dǎo)致信息化在檔案管理上應(yīng)用不廣不深。

二、科學(xué)創(chuàng)新，積極探索學(xué)校檔案電子化管理的新方法

學(xué)校教育教學(xué)方式的變革，也影響到學(xué)校檔案管理的變革。學(xué)校改革和發(fā)展留下了大量的圖片、視頻等資料，僅憑紙張和磁盤不足以保存，所以檔案管理電子化勢在必行。而且，只有在管理創(chuàng)新上下功夫，才能在發(fā)展中求得生機(jī)與活力，建立一種全新的檔案電子化管理模式。

1.科學(xué)思考，探索學(xué)校檔案電子化管理的思路

（1）加強(qiáng)對檔案電子化管理的研究。檔案管理者要將檔案電子化管理當(dāng)成工作中的一個重要課題來研究，要深入學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理的專業(yè)知識，全面認(rèn)識檔案管理的范圍、幅度、深度和信息的傳遞方式、安全性，區(qū)分信息的有效性。對檔案的管理不能僅停留在一個收集、整理的階段，而要通過研究思考，對工作進(jìn)行梳理細(xì)化，總結(jié)出對學(xué)校真正有用的檔案類別，拓展檔案的應(yīng)用深度。

（2）加強(qiáng)檔案電子化管理的規(guī)范建設(shè)。做好學(xué)校檔案電子化管理，首先應(yīng)該確立一個標(biāo)準(zhǔn)，厘清分類方法，明確各部門責(zé)任，統(tǒng)一檔案工作各個環(huán)節(jié)的管理和技術(shù)操作，簡化檔案工作步驟。檔案管理工作與日常工作結(jié)合起來，無論是圖片還是文字材料，都可以以電子文檔的形式整理歸類后通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)移交學(xué)校檔案室，縮短交接時間，簡化交接方式，提高工作效率。

2.勇于實踐，創(chuàng)新學(xué)校檔案電子化管理方法

遵循“強(qiáng)化收集、簡化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的檔案工作原則，建立起符合學(xué)校特點的電子檔案管理運作機(jī)制，實現(xiàn)學(xué)校檔案的電子化管理。

（1）確立歸檔標(biāo)準(zhǔn)。大的方面沿用長期以來的學(xué)校檔案管理中約定俗成的時間期限要求，以時間為單位分類；每年度的長期、短期和臨時檔案中，再按部門分類，分成文書、財務(wù)、德育、教學(xué)等類別；在每個小類別下，再按事件進(jìn)行分類，將學(xué)校內(nèi)的各類教育教學(xué)事件條理清晰地歸類存檔。

（2）設(shè)定范圍密級。?檔案的收集范圍是按上級統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行的，一般包括反映學(xué)校各項工作的文件通知、計劃方案、過程記錄、成果展示等；表現(xiàn)形式為文字、聲像、圖片、合同文件、行政收發(fā)文等。檔案密級的確定由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，確定后通知檔案管理人員照章管理。涉密的檔案在局域網(wǎng)上不能查閱，除密級檔案外，其它檔案對學(xué)校內(nèi)教職員工開放。

（3）確定歸檔方式。以各部門為單位，在規(guī)定的時間內(nèi)，按照規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將學(xué)校相關(guān)的檔案材料歸檔上交至學(xué)校檔案室。因為檔案管理人員不可能完全了解各部門的工作具體包含哪些內(nèi)容，只有部門具體負(fù)責(zé)人才有可能做的更完善。

（4）拓展收集方法。通過采用數(shù)據(jù)遷移技術(shù)，實現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接，檔案管理員可以直接從校園網(wǎng)、校園FTP等平臺中調(diào)取資料并形成電子檔案。對沒有電子文件的重要的紙質(zhì)檔案，則掃描成圖片形式存檔。

（5）深層次利用檔案。各部門負(fù)責(zé)人和工作人員按不同權(quán)限，可在網(wǎng)絡(luò)上直接查閱檔案，實現(xiàn)了各部門信息共享，滿足了不同層次領(lǐng)導(dǎo)和教師的需求。

三、有效利用，努力提升學(xué)校檔案的利用率

學(xué)校檔案電子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有檔案管理完全依靠手工管理、檢索定位困難、收集歸檔繁瑣、利用不高的弊端，為實現(xiàn)信息增值利用提供了便利。而要提高學(xué)校檔案的利用，還需要檔案工作者做好以下幾個方面。

1.強(qiáng)化服務(wù)意識

檔案管理員要提高思想認(rèn)識，熟記檔案管理的規(guī)范制度，熟知檔案的歸檔時間和類別，熟悉電子檔案的操作流程，為檔案利用者提供熱情、周到的星級服務(wù)，千方百計地滿足利用者的需求，為其找到理想、滿意的檔案。

2.加強(qiáng)宣傳力度

檔案管理員要通過自身的努力，提高人們的檔案意識，引導(dǎo)人們利用檔案，擴(kuò)大檔案信息的利用范圍。

3.提升自身素質(zhì)

加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)與理念學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)檔案管理知識，充分認(rèn)識到檔案管理工作的必要性與重要性，樹立正確的事業(yè)觀，做到思想到位、職責(zé)到位、措施到位。在工作中磨練技藝，提高收集、整理、歸類、檢索檔案的能力，堅持原則，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。針對工作中出現(xiàn)的新問題，結(jié)合工作實際，積極探索，主動思考，盡職盡責(zé)做好工作。

隨著電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)校檔案電子化管理必將產(chǎn)生新的問題，尋求新的思路。因此，作為檔案管理者，要不斷加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，與時俱進(jìn)，在應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)問題，在思考中解決問題，將學(xué)校檔案電子化管理推向新的高度。

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