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    紹興市晶宇進出口有限公司單證流程設計

    2014-09-24 18:51張煜寧羅俊
    關鍵詞:單證時間流程

    張煜寧+羅俊

    摘要:改革開放二十余年來,我國經(jīng)濟發(fā)展迅速,在世界經(jīng)濟舞臺上扮演著越來越重要的角色。特別是我國加入世貿組織后,中國經(jīng)濟進一步國際化,與國際經(jīng)濟逐漸融為一體。外向型企業(yè)要在競爭激烈的國際市場中贏得一席地位,就必須轉向國際化經(jīng)營,積極參與國際分工和國際競爭。我國對外貿領域的改革不斷擴大和深化,外貿公司真正的危機來了:人才流失進入高峰,企業(yè)盈利水平不斷下降,人民幣的升值。外貿公司幾乎都是在夾縫中求生,而外貿單證是對外貿易業(yè)務的重要組成部分,面對這個現(xiàn)狀,筆者結合外貿專業(yè)知識和畢業(yè)實習崗位經(jīng)驗對紹興市晶宇進出口有限公司單證流程進行設計,探索了適合公司發(fā)展的流程,總結了本人對單證工作的淺薄認識與心得。

    關鍵詞:單證 報關 裝箱單 流程 時間

    1 公司及其單證崗位概述

    1.1 公司企業(yè)文化介紹。紹興市晶宇進出口有限公司是一家經(jīng)國家商務部批準的進出口公司,是一家集貿易與生產于一體的私營企業(yè),創(chuàng)辦于2007年6月。雖然這是一家年輕的公司,但是擁有一支經(jīng)驗豐富的專業(yè)隊伍,可以為客戶提供最為滿意的產品。

    公司享有自營進出口權,產品遠銷歐、美、亞等國家及地區(qū)。公司主要經(jīng)營:各式全棉,滌綸,亞麻、苧麻等印花、染色、繡花布等。公司與各生產商保持良好的合作關系,能為客戶提供較為優(yōu)惠的產品價格。公司奉行“誠信、節(jié)儉、開拓、創(chuàng)新”八字方針,以市場為導向,以誠信取市場。公司將一直奉行質量第一的服務宗旨,價格公平,信譽至上。

    由于各公司外貿經(jīng)營模式不同,筆者就針對紹興市晶宇進出口有限公司的運營模式,對該公司的單證流程進行詳細論述。

    1.2 公司單證崗位概述。單證就是在進出口業(yè)務中應用的單據(jù)和證書,買賣雙方憑借這些單據(jù)和證書來處理貨物的商檢、運輸、保險、報關、交付、結匯等,單證是結算的基本工具,也是履行合同的必要手段。而單證員的工作貫穿于企業(yè)的外銷、進貨、運輸、收匯的全過程,工作量大,時間性強,涉及面廣,除了出口企業(yè)內部各部門之間的協(xié)調配合外,還必須與檢驗機構、保險公司、交通運輸部門、海關、銀行以及其他有關部門發(fā)生聯(lián)系,環(huán)環(huán)相扣,互為影響,也互為條件。

    2 單證操作流程設計

    2.1 租船訂艙:制作托運委托書,向貨代公司訂艙位,告訴貨代公司貨物地址,貨好時間。由業(yè)務員或跟單員提供數(shù)據(jù),看是訂小柜、平柜還是高柜或者直接托運。

    2.2 商檢:交貨期前一兩個星期辦理商檢。

    2.3 發(fā)貨通知:這個環(huán)節(jié)關系到出貨的及時和準時問題,同時牽扯到船期和客人可以準時收到貨物。貨代訂好艙后傳真來的進倉單告訴倉庫或工廠,安排好出貨時間。司機過來托柜,裝完箱后等具體裝箱數(shù)據(jù),用來做報關資料。

    2.4 報關:報關時提供給貨代全套資料,包括:核銷單,報關委托書,報關單,蓋章的空白A4紙。截關當日或前,告知報關數(shù)據(jù),如海關十位數(shù)編碼,裝箱單數(shù)據(jù),商業(yè)發(fā)票數(shù)據(jù),報關要素等等,寄出的資料必須向貨代確認是否收到。

    2.5 確認提單:貨代會傳一份格式提單讓你確認提單。如果是T/T,那一般確認好件數(shù),毛重,體積,就沒有很大問題。如果是L/C,必須要按照L/C上的條款來確認,如收貨人,船名航次,是FOB還是CIF,是整箱還是拼箱。提單一般是開船后才能出來。如果電放則需要制作一份電放保函給貨代,讓其制作電放提單。提單分為電放提單以及正本提單。

    2.6 保險:如果是CIF方式走貨的話需要做保險。保險是以報關時的發(fā)票為基準的,加上重要的船名航次、保險金額、保險時間。

    2.7 原產地證書:原產地證書分為一般原產地證C.O和普惠制產地證FORM A。一般原產地證可以通過貿促會或商檢局申請:普惠制產地證則只能向商檢局申請。原產地證書是發(fā)達國家對發(fā)展中國家的一種優(yōu)惠政策。并非全部單證都要做原產地證書。做原產地證書,必須向商檢局或貿促會提交包括原產地證書的申請表格、原產地證書表格、裝箱單、商業(yè)發(fā)票、提單復印件在內的單據(jù)資料。

    2.8 拿單:船開后2~3天內,貨代會列出清關費、文件費、操縱費等用度清單,逐項支付后,把水單發(fā)給貨代。貨代核實到賬款項后向其拿正本提單。按常規(guī)來講,應該指派專人親自到貨代公司提單,或者直接向貨代公司發(fā)出寄單委托書,令其將提單寄到公司。如果提單電放,出提單電放申請,蓋上公司章,簽名后通過傳真發(fā)給貨代,并將貨代傳真回來的提單副本存檔保管。

    2.9 議付單據(jù):議付單據(jù)系一套涵蓋了原產地證書、提單正本、保險資料,以及明確標示發(fā)票號、柜號、封條號的發(fā)票裝箱單的出貨資料。通過電郵向客戶發(fā)送提單正本的復印件催款,所有款項到位后寄議付單據(jù)。

    2.10 開票資料:出貨后從貨代公司取出作為向工廠出具票據(jù)時的對照單海關預錄單,以確保工廠開的票與報關資料一致。

    2.11 退單:報關后一個月,跟貨代催要報關行或貨代會將報關底聯(lián)及核銷單退稅聯(lián)退還給你。退稅時除了要出具這些單據(jù),還應該出具銀行的核銷水單。

    2.12 業(yè)務登記:每單出口業(yè)務在完成后要及時做登記,包括電腦登記及書面登記,便于以后查詢,統(tǒng)計等。

    2.13 文件存檔:所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。需要筆者做的是要將紙張形式的資料放在文件夾里,同時還需要輸入出口發(fā)票。

    3 流程中的注意點及單據(jù)的時間要求

    3.1 流程中的注意點

    3.1.1 在租船訂艙時,筆者會放松警惕,常犯錯誤為:FREIGHT COLLECT寫成FREIGHT PREPAID;一些不從上海港走的貨寫成了SHANGHAI。

    3.1.2 商檢比較簡單,但值得注意的就是要及時的向廠方商檢員催商檢憑條,并及時將商檢憑條轉給貨代在報關前。

    3.1.3 報關時具體要求,因為筆者主要做這塊,所以比較熟悉,也知道注意點,報關單據(jù)包括裝箱單、發(fā)票、核銷單、報關單、報關委托書。

    裝箱單、發(fā)票、報關單、報關數(shù)據(jù)是自己做的,這些都有的內容(發(fā)票號,日期,買方公司名稱,起運港和目的地,嘜頭,貨描,數(shù)量)要保持一致,發(fā)票要注意報關的金額一定不要錯,這些做好,認真檢查完畢,都要傳遞給貨代公司的操作員的。

    核銷單是一式三聯(lián),要蓋五個章,兩個公章,三個條形章帶公司名稱和在外管局的編碼,蓋在對應的地方。

    報關單一般不填內容,最底欄申報單位那蓋報關專用章;最好多寄給貨代公司幾份確保打印時無誤,要不然就有得重寄,更費時費力。嚴重時因為這個趕不上船,就不好交代了。

    報關委托書是委托別人報關時用的,一式三聯(lián),每張都得蓋章,右上方和左下方有日期的地方各蓋一個公章加法人章,內容可填可不填。

    空白A4一般寄6張,一般在右下角蓋上公司中英文章和法人的章即可,是用來給貨代打印商業(yè)發(fā)票、箱單等等。其中也已包含多寄的。

    以上單據(jù)都是一般情況下需要的,特殊情況特殊對待。所有單據(jù)準備齊全了寄給貨代或指定地點。寄件之前一定要再審一遍看看所有單據(jù)是否都齊了,要蓋的章是否都蓋了。

    3.1.4 一般提單貨代公司都是按照你的托書的數(shù)據(jù)進行填寫,只要認真仔細的核對,一般就沒問題了。

    3.1.5 原產地證書是很容易犯錯誤的,人為的因素比較大,所以自身的核對很重要。曾經(jīng)就有一次疏忽,被商檢局的人把字母給打錯了,當時筆者沒有查出來,后來還特地去改了一次。

    3.1.6 開票資料是要和工廠打交道的,所以必須寫清楚,也必須和工廠交代清楚,寫明公司抬頭,第一次開發(fā)票必須給工廠稅務登記證的復印件和法人身份證復印件,否則犯錯誤是十有八九。

    3.1.7 退核銷單一般在出貨一個月之后跟貨代催要,一般情況下,都是付款買核銷單,一開始的時候這個環(huán)節(jié)總是疏忽,雖然這是個只需一個電話就可以解決的事情,殊不知就是經(jīng)常忘記。

    3.2 各種單據(jù)時間要求

    各種單據(jù)的簽發(fā)日期應符合邏輯性和國際慣例,通常提單日期是確定各單據(jù)日期的關鍵,匯票日期應晚于提單、發(fā)票等其他單據(jù),但不能晚于L/C的效期。各單據(jù)日期關系如下:

    發(fā)票日期應在各單據(jù)日期之首;提單日不能超過L/C規(guī)定的裝運期也不得早于L/C的最早裝運期;保單的簽發(fā)日應早于或等于提單日期(一般早于提單2天),不能早于發(fā)票;箱單應等于或遲于發(fā)票日期,但必須在提單日之前;產地證不早于發(fā)票日期,不遲于提單日;商檢證日期不晚于提單日期,但也不能過分早于提單日;受益人證明:等于或晚于提單日;裝船通知:等于或晚于提單日后三天內。

    參考文獻:

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    [2]中國商業(yè)企業(yè)管理協(xié)會.國際商務單證教程[M].科學技術文獻出版社,2007年7月第2版.

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