紹興市晶宇進出口有限公司單證流程設計

張煜寧+羅俊

摘要：改革開放二十余年來，我國經(jīng)濟發(fā)展迅速，在世界經(jīng)濟舞臺上扮演著越來越重要的角色。特別是我國加入世貿組織后，中國經(jīng)濟進一步國際化，與國際經(jīng)濟逐漸融為一體。外向型企業(yè)要在競爭激烈的國際市場中贏得一席地位，就必須轉向國際化經(jīng)營，積極參與國際分工和國際競爭。我國對外貿領域的改革不斷擴大和深化，外貿公司真正的危機來了:人才流失進入高峰，企業(yè)盈利水平不斷下降，人民幣的升值。外貿公司幾乎都是在夾縫中求生，而外貿單證是對外貿易業(yè)務的重要組成部分，面對這個現(xiàn)狀，筆者結合外貿專業(yè)知識和畢業(yè)實習崗位經(jīng)驗對紹興市晶宇進出口有限公司單證流程進行設計，探索了適合公司發(fā)展的流程，總結了本人對單證工作的淺薄認識與心得。

關鍵詞：單證 報關 裝箱單 流程 時間

1 公司及其單證崗位概述

1.1 公司企業(yè)文化介紹。紹興市晶宇進出口有限公司是一家經(jīng)國家商務部批準的進出口公司，是一家集貿易與生產于一體的私營企業(yè)，創(chuàng)辦于2007年6月。雖然這是一家年輕的公司，但是擁有一支經(jīng)驗豐富的專業(yè)隊伍，可以為客戶提供最為滿意的產品。

公司享有自營進出口權，產品遠銷歐、美、亞等國家及地區(qū)。公司主要經(jīng)營：各式全棉，滌綸，亞麻、苧麻等印花、染色、繡花布等。公司與各生產商保持良好的合作關系，能為客戶提供較為優(yōu)惠的產品價格。公司奉行“誠信、節(jié)儉、開拓、創(chuàng)新”八字方針，以市場為導向，以誠信取市場。公司將一直奉行質量第一的服務宗旨，價格公平，信譽至上。

由于各公司外貿經(jīng)營模式不同，筆者就針對紹興市晶宇進出口有限公司的運營模式，對該公司的單證流程進行詳細論述。

1.2 公司單證崗位概述。單證就是在進出口業(yè)務中應用的單據(jù)和證書，買賣雙方憑借這些單據(jù)和證書來處理貨物的商檢、運輸、保險、報關、交付、結匯等，單證是結算的基本工具，也是履行合同的必要手段。而單證員的工作貫穿于企業(yè)的外銷、進貨、運輸、收匯的全過程，工作量大，時間性強，涉及面廣，除了出口企業(yè)內部各部門之間的協(xié)調配合外，還必須與檢驗機構、保險公司、交通運輸部門、海關、銀行以及其他有關部門發(fā)生聯(lián)系，環(huán)環(huán)相扣，互為影響，也互為條件。

2 單證操作流程設計

2.1 租船訂艙：制作托運委托書，向貨代公司訂艙位，告訴貨代公司貨物地址，貨好時間。由業(yè)務員或跟單員提供數(shù)據(jù)，看是訂小柜、平柜還是高柜或者直接托運。

2.2 商檢：交貨期前一兩個星期辦理商檢。

2.3 發(fā)貨通知：這個環(huán)節(jié)關系到出貨的及時和準時問題，同時牽扯到船期和客人可以準時收到貨物。貨代訂好艙后傳真來的進倉單告訴倉庫或工廠，安排好出貨時間。司機過來托柜，裝完箱后等具體裝箱數(shù)據(jù)，用來做報關資料。

2.4 報關：報關時提供給貨代全套資料，包括：核銷單，報關委托書，報關單，蓋章的空白A4紙。截關當日或前，告知報關數(shù)據(jù)，如海關十位數(shù)編碼，裝箱單數(shù)據(jù)，商業(yè)發(fā)票數(shù)據(jù)，報關要素等等，寄出的資料必須向貨代確認是否收到。

2.5 確認提單：貨代會傳一份格式提單讓你確認提單。如果是T/T，那一般確認好件數(shù)，毛重，體積，就沒有很大問題。如果是L/C，必須要按照L/C上的條款來確認，如收貨人，船名航次，是FOB還是CIF，是整箱還是拼箱。提單一般是開船后才能出來。如果電放則需要制作一份電放保函給貨代，讓其制作電放提單。提單分為電放提單以及正本提單。

2.6 保險：如果是CIF方式走貨的話需要做保險。保險是以報關時的發(fā)票為基準的，加上重要的船名航次、保險金額、保險時間。

2.7 原產地證書：原產地證書分為一般原產地證C.O和普惠制產地證FORM A。一般原產地證可以通過貿促會或商檢局申請：普惠制產地證則只能向商檢局申請。原產地證書是發(fā)達國家對發(fā)展中國家的一種優(yōu)惠政策。并非全部單證都要做原產地證書。做原產地證書，必須向商檢局或貿促會提交包括原產地證書的申請表格、原產地證書表格、裝箱單、商業(yè)發(fā)票、提單復印件在內的單據(jù)資料。

2.8 拿單：船開后2～3天內，貨代會列出清關費、文件費、操縱費等用度清單，逐項支付后，把水單發(fā)給貨代。貨代核實到賬款項后向其拿正本提單。按常規(guī)來講，應該指派專人親自到貨代公司提單，或者直接向貨代公司發(fā)出寄單委托書，令其將提單寄到公司。如果提單電放，出提單電放申請，蓋上公司章，簽名后通過傳真發(fā)給貨代，并將貨代傳真回來的提單副本存檔保管。

2.9 議付單據(jù)：議付單據(jù)系一套涵蓋了原產地證書、提單正本、保險資料，以及明確標示發(fā)票號、柜號、封條號的發(fā)票裝箱單的出貨資料。通過電郵向客戶發(fā)送提單正本的復印件催款，所有款項到位后寄議付單據(jù)。

2.10 開票資料：出貨后從貨代公司取出作為向工廠出具票據(jù)時的對照單海關預錄單，以確保工廠開的票與報關資料一致。

2.11 退單：報關后一個月，跟貨代催要報關行或貨代會將報關底聯(lián)及核銷單退稅聯(lián)退還給你。退稅時除了要出具這些單據(jù)，還應該出具銀行的核銷水單。

2.12 業(yè)務登記：每單出口業(yè)務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。

2.13 文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。需要筆者做的是要將紙張形式的資料放在文件夾里，同時還需要輸入出口發(fā)票。

3 流程中的注意點及單據(jù)的時間要求

3.1 流程中的注意點

3.1.1 在租船訂艙時，筆者會放松警惕，常犯錯誤為：FREIGHT COLLECT寫成FREIGHT PREPAID；一些不從上海港走的貨寫成了SHANGHAI。

3.1.2 商檢比較簡單，但值得注意的就是要及時的向廠方商檢員催商檢憑條，并及時將商檢憑條轉給貨代在報關前。

3.1.3 報關時具體要求，因為筆者主要做這塊，所以比較熟悉，也知道注意點，報關單據(jù)包括裝箱單、發(fā)票、核銷單、報關單、報關委托書。

裝箱單、發(fā)票、報關單、報關數(shù)據(jù)是自己做的，這些都有的內容（發(fā)票號，日期，買方公司名稱，起運港和目的地，嘜頭，貨描，數(shù)量）要保持一致，發(fā)票要注意報關的金額一定不要錯，這些做好，認真檢查完畢，都要傳遞給貨代公司的操作員的。

核銷單是一式三聯(lián)，要蓋五個章，兩個公章，三個條形章帶公司名稱和在外管局的編碼，蓋在對應的地方。

報關單一般不填內容，最底欄申報單位那蓋報關專用章；最好多寄給貨代公司幾份確保打印時無誤，要不然就有得重寄，更費時費力。嚴重時因為這個趕不上船，就不好交代了。

報關委托書是委托別人報關時用的，一式三聯(lián)，每張都得蓋章，右上方和左下方有日期的地方各蓋一個公章加法人章，內容可填可不填。

空白A4一般寄6張，一般在右下角蓋上公司中英文章和法人的章即可，是用來給貨代打印商業(yè)發(fā)票、箱單等等。其中也已包含多寄的。

以上單據(jù)都是一般情況下需要的，特殊情況特殊對待。所有單據(jù)準備齊全了寄給貨代或指定地點。寄件之前一定要再審一遍看看所有單據(jù)是否都齊了，要蓋的章是否都蓋了。

3.1.4 一般提單貨代公司都是按照你的托書的數(shù)據(jù)進行填寫，只要認真仔細的核對，一般就沒問題了。

3.1.5 原產地證書是很容易犯錯誤的，人為的因素比較大，所以自身的核對很重要。曾經(jīng)就有一次疏忽，被商檢局的人把字母給打錯了，當時筆者沒有查出來，后來還特地去改了一次。

3.1.6 開票資料是要和工廠打交道的，所以必須寫清楚，也必須和工廠交代清楚，寫明公司抬頭，第一次開發(fā)票必須給工廠稅務登記證的復印件和法人身份證復印件，否則犯錯誤是十有八九。

3.1.7 退核銷單一般在出貨一個月之后跟貨代催要，一般情況下，都是付款買核銷單，一開始的時候這個環(huán)節(jié)總是疏忽，雖然這是個只需一個電話就可以解決的事情，殊不知就是經(jīng)常忘記。

3.2 各種單據(jù)時間要求

各種單據(jù)的簽發(fā)日期應符合邏輯性和國際慣例,通常提單日期是確定各單據(jù)日期的關鍵，匯票日期應晚于提單、發(fā)票等其他單據(jù)，但不能晚于L/C的效期。各單據(jù)日期關系如下：

發(fā)票日期應在各單據(jù)日期之首；提單日不能超過L/C規(guī)定的裝運期也不得早于L/C的最早裝運期；保單的簽發(fā)日應早于或等于提單日期（一般早于提單2天），不能早于發(fā)票；箱單應等于或遲于發(fā)票日期，但必須在提單日之前；產地證不早于發(fā)票日期，不遲于提單日；商檢證日期不晚于提單日期，但也不能過分早于提單日；受益人證明：等于或晚于提單日；裝船通知：等于或晚于提單日后三天內。

參考文獻：

[1]魯鴻雁.外貿單證實務[M].中國財政經(jīng)濟出版社，2008年第1版.

[2]中國商業(yè)企業(yè)管理協(xié)會.國際商務單證教程[M].科學技術文獻出版社，2007年7月第2版.

[3]張志濤.外貿入門知識問答[M].廣東經(jīng)濟出版社，2008年6月.

[4]賈世晟.經(jīng)緯天下[M].中國言實出版社，2006年7月第1版.

[5]林俐，魯?shù)て?，陳?國際貿易實務[M].清華大學出版社，2006年.

[6]陳文培.國際貿易理論基礎[M].2008版.