基于物流單證的物流信息處理研究

張劍芳，蘇家振

（1.后勤工程學(xué)院，重慶 401311；2.重慶科技學(xué)院，重慶 400042）

基于物流單證的物流信息處理研究

張劍芳1，蘇家振2

（1.后勤工程學(xué)院，重慶 401311；2.重慶科技學(xué)院，重慶 400042）

介紹了物流單證標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)涵，分析了物流單證標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)，根據(jù)物流單證應(yīng)用要求，建立物流單證服務(wù)應(yīng)用架構(gòu)，闡述了物流單證處理流程和物流單證的跟蹤過程。

物流單證；物流信息；信息標(biāo)準(zhǔn)化

1 引言

隨著物流信息化建設(shè)的發(fā)展，物流信息化水平得到了很大提升，在采購、倉儲(chǔ)、運(yùn)輸、配送等各領(lǐng)域都建立了管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了全流程信息的縱向貫通。但物流信息化建設(shè)也存在一些問題，如缺乏統(tǒng)一的物流信息資源規(guī)劃，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化程度低，物流信息多源采集、獨(dú)立分散，容易形成“信息孤島”。因此，在物流信息化建設(shè)時(shí)，要注重信息共享，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)“互聯(lián)互通”，而物流單證標(biāo)準(zhǔn)化信息服務(wù)是實(shí)現(xiàn)信息共享和系統(tǒng)互聯(lián)互通的有效方法。

2 物流單證標(biāo)準(zhǔn)化的含義

物流單證是物流過程中使用的所有單據(jù)、票據(jù)、憑證的總稱，是物流過程中的主要數(shù)據(jù)載體，物流單證是串聯(lián)物流數(shù)據(jù)、銜接物流環(huán)節(jié)、實(shí)現(xiàn)集中管控的關(guān)鍵。物流單證種類繁多，如：計(jì)劃類單證、采購類單證、儲(chǔ)存類單證、運(yùn)輸類單證、配送類單證等，由于物資種類的不同，每一類單證使用單證格式也各不相同。為了實(shí)現(xiàn)物流環(huán)節(jié)的有效銜接、物流數(shù)據(jù)融合貫通、物流信息共享，就必須實(shí)現(xiàn)物流單證標(biāo)準(zhǔn)化。

所謂物流單證標(biāo)準(zhǔn)化，是指物流單證的規(guī)范化管理，統(tǒng)一單證技術(shù)要求、單證的編制規(guī)范以及各類業(yè)務(wù)單證的詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)。單證標(biāo)準(zhǔn)化就是要打破不同專業(yè)界限，但單證標(biāo)準(zhǔn)化并不是簡(jiǎn)單地要求使用統(tǒng)一格式的單據(jù)，而是強(qiáng)調(diào)單據(jù)核心內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化，也應(yīng)允許不同業(yè)務(wù)單據(jù)的個(gè)性化，即滿足“統(tǒng)”的需要，同時(shí)也應(yīng)滿足業(yè)務(wù)管理的實(shí)際需要。物流單證標(biāo)準(zhǔn)化的主要內(nèi)容包括：

（1）物流單證的收集、分析，主要是對(duì)單證收集、整理，分析共性；

（2）確定物流單證的種類。主要的物流單證歸類，包括：計(jì)劃需求類單證，如應(yīng)急需求定單、物資購置計(jì)劃單證、物資處理計(jì)劃單證等；物資采購類單證，如采購計(jì)劃單證、物資進(jìn)口申請(qǐng)單證等；運(yùn)輸類單證，如鐵路運(yùn)輸計(jì)劃單證、水路運(yùn)輸計(jì)劃單證、公路運(yùn)輸計(jì)劃單證、航空

運(yùn)輸計(jì)劃、鐵路運(yùn)行計(jì)劃、水路運(yùn)行計(jì)劃、公路運(yùn)行計(jì)劃、航空運(yùn)行計(jì)劃、物流運(yùn)單、進(jìn)口物資運(yùn)輸單據(jù)等；倉儲(chǔ)類單證，如調(diào)撥通知單、收貨驗(yàn)收單、入庫單、出庫單、庫存清單等；

（3）物流單證核心內(nèi)容數(shù)據(jù)項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)化，即對(duì)數(shù)據(jù)項(xiàng)的定義、值域等屬性進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化；

（4）單證格式的標(biāo)準(zhǔn)化，即確定標(biāo)準(zhǔn)單證的表格形式；

（5）確定單證編號(hào)的規(guī)則和格式。單證編號(hào)是物流單證的唯一標(biāo)識(shí)，是進(jìn)行單證跟蹤的基本依據(jù)；

（6）確定單證的數(shù)據(jù)模型，即確定標(biāo)準(zhǔn)單證的數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)。

物流單證標(biāo)準(zhǔn)化，只要求核心數(shù)據(jù)項(xiàng)的一致，并不要求實(shí)際的業(yè)務(wù)單證與標(biāo)準(zhǔn)化的物流單證完全一樣，可以在標(biāo)準(zhǔn)單證的基礎(chǔ)上進(jìn)行擴(kuò)展，增加業(yè)務(wù)個(gè)性的內(nèi)容，滿足業(yè)務(wù)管理的需要。單證標(biāo)準(zhǔn)化主要針對(duì)物流過程中所產(chǎn)生的憑證進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，而通過憑證可以產(chǎn)生的報(bào)表不需進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。

3 物流單證標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)

物流單證采用報(bào)文進(jìn)行傳送，實(shí)現(xiàn)物流環(huán)節(jié)的銜接。報(bào)文是網(wǎng)絡(luò)中傳輸和交換的數(shù)據(jù)單元，即一次性要發(fā)送的數(shù)據(jù)塊。電子單證由三層組成，包括報(bào)文頭、報(bào)文體和報(bào)文尾三部分。

報(bào)文頭段標(biāo)記為00，數(shù)據(jù)元數(shù)有：發(fā)送方代碼、接收方代碼、單證類型代碼、生成時(shí)間、版本號(hào)和字符集。報(bào)文體段標(biāo)記為01-98，具體數(shù)據(jù)元數(shù)由單證內(nèi)容確定。報(bào)文尾段標(biāo)記為99，數(shù)據(jù)元素為報(bào)文體行數(shù)和數(shù)據(jù)內(nèi)容校驗(yàn)。表1、表2為電子單證報(bào)文頭和報(bào)文尾詳細(xì)數(shù)據(jù)元素結(jié)構(gòu)。

表1 報(bào)文頭數(shù)據(jù)元數(shù)結(jié)構(gòu)

表2 報(bào)文尾數(shù)據(jù)元數(shù)結(jié)構(gòu)

例如設(shè)施設(shè)備需求單，用于上報(bào)設(shè)施設(shè)備需求數(shù)據(jù)，其單證為兩層結(jié)構(gòu)，如圖1所示。

圖1 設(shè)施設(shè)備需求單證結(jié)構(gòu)圖

設(shè)施設(shè)備需求單報(bào)文體由設(shè)施設(shè)備需求信息和設(shè)施設(shè)備需求明細(xì)信息組成，需求信息和需求明細(xì)信息的數(shù)據(jù)元數(shù)見表3、表4。

表3 設(shè)施設(shè)備需求信息數(shù)據(jù)元數(shù)結(jié)構(gòu)

表4 設(shè)施設(shè)備需求明細(xì)信息數(shù)據(jù)元數(shù)結(jié)構(gòu)

4 物流單證標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用服務(wù)研究

4.1 單證的服務(wù)應(yīng)用架構(gòu)

單證中心為各業(yè)務(wù)分系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換提供服務(wù)，單證服務(wù)的數(shù)據(jù)交換如圖2所示。

圖2 單證服務(wù)數(shù)據(jù)交換圖

單證構(gòu)件通過消息中間件將單證報(bào)文發(fā)送到單證中心，單證中心對(duì)單證處理完畢后通過消息中間件將單證報(bào)文發(fā)送到目的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其單證服務(wù)應(yīng)用架構(gòu)如圖3所示。

（1）單證中心。單證中心提供物流系統(tǒng)日常數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的服務(wù)，主要功能模塊包括：?jiǎn)巫C交換構(gòu)件和單證分析構(gòu)件。單證交換構(gòu)件負(fù)責(zé)單證的轉(zhuǎn)發(fā)、加工、解析、狀態(tài)日志以及運(yùn)行期的監(jiān)控等，單證分析構(gòu)件對(duì)運(yùn)行期的指標(biāo)和單證轉(zhuǎn)發(fā)的日志等進(jìn)行分析。

（2）單證構(gòu)件。單證構(gòu)件以JAR包的形式提供給業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用，并提供一系列針對(duì)單證報(bào)文操作的接口，如單證發(fā)送接口、單證接收接口、單證日志查詢接口等。

（3）集中管控中心。對(duì)單證的全業(yè)務(wù)流程跟蹤查詢和統(tǒng)計(jì)分析。

4.2 單證的處理流程

根據(jù)單證服務(wù)應(yīng)用架構(gòu)，單證處理流程由單證發(fā)送服務(wù)和單證接收服務(wù)共同完成，發(fā)送方業(yè)務(wù)系統(tǒng)嚴(yán)格按照單證報(bào)文格式及數(shù)據(jù)要求生成單證報(bào)文，調(diào)用單證組件中的相應(yīng)功能，將單證發(fā)送到單證中心。單證中心根據(jù)單證報(bào)文中00行的相關(guān)信息，調(diào)用單證組件中的相應(yīng)功能，將單證報(bào)文發(fā)送到接收方業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

發(fā)送方單證處理流程：

（1）生成單證報(bào)文；

（2）生成單證服務(wù)類；

（3）訪問數(shù)據(jù)庫，讀取表單數(shù)據(jù)；

（4）讀取和解析單證配置文；

（5）根據(jù)單證配置信息和表單數(shù)據(jù)生成單證報(bào)文；

（6）進(jìn)行報(bào)文發(fā)送；

（7）單證報(bào)文發(fā)送給單證中心。

接收方單證處理流程：

（1）接收單證報(bào)文；

（2）生成單證服務(wù)類；

（3）進(jìn)行接收；

（4）讀取和解析單證配置文件；

（5）根據(jù)單證配置信息和單證報(bào)文生成表單數(shù)據(jù)；

（6）將表單信息存入數(shù)據(jù)庫。

在單證流轉(zhuǎn)過程中需要對(duì)關(guān)鍵信息進(jìn)行備份，備份的單證信息將提交至集中管控系統(tǒng)，并為業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供單證查詢服務(wù)。

4.3 單證的跟蹤

物流單證的應(yīng)用服務(wù)是以單證的標(biāo)準(zhǔn)化工作為前提，以物流各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各種單證信息為依據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)單證或服務(wù)的跟蹤和追溯。單證的跟蹤主要通過唯一的單證ID來實(shí)現(xiàn)，單證的跟蹤過程如圖4所示。

圖4 單證跟蹤示意圖

單證跟蹤以物流活動(dòng)的唯一標(biāo)識(shí)（ID）貫穿于各物流環(huán)節(jié)，按照物流環(huán)節(jié)的實(shí)際發(fā)生順序，如采購、運(yùn)輸、倉儲(chǔ)、加工、配送來跟蹤各業(yè)務(wù)流程所產(chǎn)生的單證，也可以按照物流環(huán)節(jié)的逆向過程追溯單證，并可按照唯一標(biāo)識(shí)（ID）隨機(jī)查詢不同環(huán)節(jié)物流活動(dòng)的單證信息。

單證跟蹤對(duì)單證的一對(duì)多、多對(duì)一和多對(duì)多跟蹤。當(dāng)相鄰物流環(huán)節(jié)出現(xiàn)單證的一對(duì)多現(xiàn)象時(shí)，物流活動(dòng)的唯一標(biāo)識(shí)有效傳遞到下一環(huán)節(jié)的所有物流子活動(dòng)中；當(dāng)相鄰物流環(huán)節(jié)出現(xiàn)單證的多對(duì)一現(xiàn)象時(shí)，當(dāng)前所有物流活動(dòng)的唯一標(biāo)識(shí)全部有效傳遞到下一環(huán)節(jié)的物流活動(dòng)中；同樣的，當(dāng)相鄰物流環(huán)節(jié)出現(xiàn)單證的多對(duì)多現(xiàn)象時(shí)，當(dāng)前所有物流活動(dòng)的唯一標(biāo)識(shí)按照實(shí)際對(duì)應(yīng)關(guān)系全部有效傳遞到下一環(huán)節(jié)的物流活動(dòng)中。

單證跟蹤以現(xiàn)有單據(jù)為主線，為產(chǎn)生單證的業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供歷史追溯能力，查詢服務(wù)的供應(yīng)方或制造方、運(yùn)輸方和消耗方，查詢物流各交替環(huán)節(jié)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、實(shí)際操作人員、聯(lián)系方式和操作結(jié)果等信息。

單證跟蹤能獲取各業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過物流各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，獲得計(jì)劃單、采購單、合同、調(diào)撥單、入庫單、出庫單、包裝清單、提貨單和運(yùn)輸提報(bào)單的基礎(chǔ)信息和業(yè)務(wù)信息。

5 結(jié)論

物流單證作為不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)間流轉(zhuǎn)與交換數(shù)據(jù)的載體，貫穿物流從需求、計(jì)劃、執(zhí)行到跟蹤的各個(gè)環(huán)節(jié)。單證標(biāo)準(zhǔn)化是物流單證服務(wù)的基礎(chǔ)，通過物流單證中心單證服務(wù)，實(shí)現(xiàn)物流單證收發(fā)、物流單證數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)，通過物流單證的跟蹤，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)流程無縫銜接。

［1］劉繼萍.中國物流信息化研究現(xiàn)狀及其發(fā)展趨勢(shì)分析［J］.物流技術(shù),2015,（1）：270-271.

［2］周益沖,楊碧.基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的倉儲(chǔ)物流信息化建設(shè)研究［J］.物流技術(shù),2015,（12）：222-224.

Study on Logistics Information Processing Based on Logistics Documentation

Zhang Jianfang1,Su Jiazhen2
（1. Logistical Engineering University, Chongqing 401311； 2. Chongqing University of Science Technology, Chongqing 400042, China）

In this paper, we introduced the connotation of the standardization of logistics documents, analyzed its structure, thenaccording to the requirement in the application of the logistics documents, established the service application architecture of the logisticsdocuments, and at the end, introduced the process for the treatment and tracking of the logistics documents.

logistics document； logistics information； information standardization

F253.9

A

1005-152X（2016）09-0142-03

10.3969/j.issn.1005-152X.2016.09.029

2016-08-11

張劍芳（1963-），男，江蘇蘇州人，副教授，主要研究方向：軍事物流管理、管理信息系統(tǒng)、系統(tǒng)仿真。