淺談?wù)少徯畔⑾到y(tǒng)項目風(fēng)險管理

隋文佳SUI Wen-jia

（蘭州理工大學(xué)，蘭州730050）

0 引言

為了適應(yīng)政府采購工作的實際需要，提高政府采購精細(xì)化管理水平，地方政府已經(jīng)將政府采購信息管理系統(tǒng)建設(shè)提高到一個新的層次。目前已建設(shè)完成初步成熟的政府采購信息管理系統(tǒng)。同時，財政部還建立了“一網(wǎng)三庫八個系統(tǒng)”的電子化采購服務(wù)平臺。由于政府采購信息系統(tǒng)項目的建設(shè)和運營過程中普遍存在著多變性、復(fù)雜性等特征，其面臨的風(fēng)險也是逐漸積累的，因此加強政府采購信息系統(tǒng)項目的風(fēng)險管理迫在眉睫。

本文通過分析信息系統(tǒng)在實現(xiàn)過程中的風(fēng)險和相關(guān)的干擾因素，對其進(jìn)行科學(xué)有效管理，以降低風(fēng)險作用范圍及損失，從而保證項目效率和效益的最大化。

1 政府采購信息系統(tǒng)項目

上個世紀(jì)90年代開始，政府采購試點工作已經(jīng)在全國范圍內(nèi)開展。隨著政府采購規(guī)模、采購范圍的逐漸擴(kuò)大，采購效率低等問題變得尤為突出，政府采購信息系統(tǒng)的出現(xiàn)滿足了采購?fù)该骰?、電子化等需求?/p>

政府采購信息系統(tǒng)主要涉及供應(yīng)商查詢、政府采購政策法規(guī)規(guī)定檢索、采購組織形式、采購計劃與統(tǒng)計、采購流程管理、采購合同及采購目錄管理等相關(guān)內(nèi)容，通過這些相關(guān)模塊的結(jié)合，可以使采購變得更加規(guī)范化、科學(xué)化，易于監(jiān)管，因此得到政府采購主管部門的高度重視。

政府采購信息系統(tǒng)可以將整個采購流程貫穿起來，從供應(yīng)商選擇、采購模式確定直至統(tǒng)計報表的生成等，實現(xiàn)一系列的自動化、流程化，降低了政府采購成本，提高了政府采購工作的效率，增強了采購過程的透明化。

目前比較通用的系統(tǒng)是用友政務(wù)軟件有限公司的政府采購信息統(tǒng)計及計劃管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)包括政府采購信息統(tǒng)計系統(tǒng)和政府采購計劃管理系統(tǒng)兩個子系統(tǒng)。政府采購信息系統(tǒng)分為單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版，單機(jī)版可以不具備互聯(lián)網(wǎng)連接等條件，以數(shù)據(jù)盤形式上報，網(wǎng)絡(luò)版可以實現(xiàn)網(wǎng)上報送，因此兩者對應(yīng)的政府采購信息系統(tǒng)項目建設(shè)也有所不同。

政府采購信息系統(tǒng)項目建設(shè)主要包括設(shè)備的采購、機(jī)房的布置（服務(wù)器、軟件、硬件的配置）、網(wǎng)絡(luò)布線、應(yīng)用程序的開發(fā)、人員培訓(xùn)、軟件技術(shù)支持、系統(tǒng)其他軟件輔助環(huán)境、瀏覽器設(shè)置以及整個項目內(nèi)部協(xié)調(diào)管理等。

2 政府采購信息系統(tǒng)項目風(fēng)險管理

信息系統(tǒng)項目風(fēng)險具有復(fù)雜性、多樣性、動態(tài)性，并存在于整個生命周期中，影響力較大。然而，由于風(fēng)險的發(fā)生往往在一定程度上存在規(guī)律性，所以可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)念A(yù)測。人員變化、環(huán)境變化、項目復(fù)雜性等都是項目風(fēng)險形成的重要因素。

政府采購信息系統(tǒng)項目風(fēng)險管理的主要工作是采用科學(xué)的方法來識別風(fēng)險、評價風(fēng)險并提出相應(yīng)對策。

2.1 政府采購信息系統(tǒng)項目風(fēng)險管理計劃制定

為了有效實施政府采購信息系統(tǒng)項目風(fēng)險管理活動，必須輔之以詳細(xì)的風(fēng)險管理計劃。風(fēng)險管理計劃是由政府采購信息系統(tǒng)項目經(jīng)理、項目團(tuán)隊成員等相關(guān)干系人共同制定的，用以對項目每一階段進(jìn)行風(fēng)險預(yù)測和管理規(guī)劃，保證風(fēng)險管理的順利進(jìn)行。

風(fēng)險管理規(guī)劃主要包括項目預(yù)算、時間安排、風(fēng)險類別、概率影響矩陣、相關(guān)人員職責(zé)、應(yīng)對措施、跟蹤方式等內(nèi)容。

2.2 政府采購信息系統(tǒng)項目風(fēng)險識別

政府采購信息系統(tǒng)項目風(fēng)險涉及項目全生命周期的多個階段多個方面，其風(fēng)險識別主要是對該項目相關(guān)的環(huán)境與人員、項目可能存在的風(fēng)險及發(fā)生概率、預(yù)期的損失、風(fēng)險的性質(zhì)進(jìn)行分析，并確定處理措施。

風(fēng)險識別是風(fēng)險管理的至關(guān)重要的一步，識別的方法主要有：因果圖法、查閱歷史資料法、頭腦風(fēng)暴法、德爾菲法、SWOT分析法、決策樹法等。政府采購信息系統(tǒng)項目風(fēng)險的類別可概括為需求風(fēng)險、資金風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險、人員風(fēng)險、管理風(fēng)險、組織風(fēng)險和外部風(fēng)險等六個類別。

2.2.1 需求風(fēng)險

需求風(fēng)險是指由于用戶參與度不夠、需求不斷變化以及定義含混等造成的系統(tǒng)實際情況并不能滿足用戶需求，包括與用戶預(yù)期有落差用戶對系統(tǒng)需求發(fā)生變更以及用戶不容易對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)等情況。政府采購信息系統(tǒng)的主要功能應(yīng)包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)匯總、查詢、用戶管理、數(shù)據(jù)庫維護(hù)和數(shù)據(jù)分析等。各相關(guān)單位將統(tǒng)計信息提交至政府采購統(tǒng)計信息數(shù)據(jù)庫，各上級采購管理單位匯總采購信息、生成報表，各采購管理部門依據(jù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行決策分析。同時還應(yīng)具備高性能、可靠性、安全性、功能性、可管理性、可擴(kuò)展性、易用性等性質(zhì)。

2.2.2 資金風(fēng)險

常見的資金風(fēng)險主要是指項目所需資金超出估計值，由于資金估計不足或現(xiàn)金流中斷導(dǎo)致項目停滯，無法進(jìn)行。政府采購信息系統(tǒng)項目應(yīng)注意資金來源及項目籌資方案等方面存在的風(fēng)險。

2.2.3 技術(shù)風(fēng)險

技術(shù)風(fēng)險是指政府采購信息系統(tǒng)項目涉及的軟件架構(gòu)、操作系統(tǒng)、應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、硬件環(huán)境等相關(guān)技術(shù)方面存在的風(fēng)險，包括軟件系統(tǒng)功能設(shè)計風(fēng)險、硬件設(shè)備抗損毀能力、備份、網(wǎng)絡(luò)連接、網(wǎng)絡(luò)速度不達(dá)標(biāo)、數(shù)據(jù)傳輸不順暢、數(shù)據(jù)庫無法連接、安裝程序與系統(tǒng)不兼容以及系統(tǒng)升級與其他軟件沖突等風(fēng)險。

2.2.4 人員風(fēng)險

人員風(fēng)險主要是指信息系統(tǒng)項目小組內(nèi)關(guān)鍵崗位及其他崗位的老成員的離職與項目后期新成員的加入項目造成的影響。政府采購信息系統(tǒng)項目工作小組成員主要包括地方政府采購部門成員、軟件公司開發(fā)人員、相關(guān)領(lǐng)域的專家等。此外，還存在某些成員不適應(yīng)軟件工具和環(huán)境、項目小組人員之間的溝通困難導(dǎo)致出現(xiàn)額外的重復(fù)工作等復(fù)雜情況。

2.2.5 管理和組織風(fēng)險

管理和組織風(fēng)險包括與政府采購信息系統(tǒng)軟件供應(yīng)商的合作風(fēng)險、資金及設(shè)備采購在內(nèi)的各項資源協(xié)調(diào)不力、預(yù)算削減打亂項目組計劃、缺乏必要的規(guī)范導(dǎo)致工作失誤或重復(fù)工作以及由于信息系統(tǒng)項目內(nèi)部低效的項目組結(jié)構(gòu)、缺乏激勵措施導(dǎo)致效率低下等，這些因素都可以導(dǎo)致項目不能如期完成各方面的進(jìn)度風(fēng)險。

2.2.6 外部風(fēng)險

外部風(fēng)險是指政府采購信息系統(tǒng)項目的外部環(huán)境引起的風(fēng)險，主要包括自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭、雙方合作伙伴關(guān)系發(fā)生變化以及信息安全等外部因素造成的風(fēng)險。

2.3 政府采購信息系統(tǒng)項目風(fēng)險評估

政府采購信息系統(tǒng)項目風(fēng)險評估包括政府采購信息系統(tǒng)項目整個生命周期中每項風(fēng)險發(fā)生概率、發(fā)生時間階段、影響程度、可能造成的損失等，其中主要是對項目風(fēng)險發(fā)生概率及影響程度進(jìn)行估計。對風(fēng)險進(jìn)行評估的方法較多，主要有主觀評分法、決策樹分析法、層次分析法、外推法等。其中最常用的方法是采用專家對風(fēng)險發(fā)生概率及預(yù)期影響程度進(jìn)行打分，并得出其乘積風(fēng)險預(yù)期影響系數(shù)，而后對其進(jìn)行排序。

2.4 政府采購信息系統(tǒng)項目風(fēng)險管理的相關(guān)對策

2.4.1 應(yīng)對需求風(fēng)險

①充分的前期需求調(diào)研，全面分析需求信息，經(jīng)常與政府采購部門溝通，含混不清的概念應(yīng)及時解決。

②不斷發(fā)現(xiàn)用戶需求的變更并及時將變更填入相應(yīng)表格。

③為政府采購部門提供試用版采購信息系統(tǒng)。

2.4.2 應(yīng)對資金風(fēng)險

①讓政府采購部門的相關(guān)財務(wù)人員參加，正確核算政府采購信息系統(tǒng)項目成本。

②明確合理的籌資方式。

2.4.3 應(yīng)對技術(shù)風(fēng)險

①盡量采用統(tǒng)一的硬件、操作系統(tǒng)及相應(yīng)輔助軟件。

②增強系統(tǒng)兼容性，加強數(shù)據(jù)備份功能。

③提供足夠的帶寬以及網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定，保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)募皶r性。

④制定系統(tǒng)維護(hù)手冊供操作人員查詢，方便維護(hù)工作。

2.4.4 應(yīng)對人員風(fēng)險

①項目實施過程中，保證人員的充足性，提高項目完成獎金。

②對項目小組成員進(jìn)行培訓(xùn)，及時掌握相關(guān)的新技術(shù)。

③所有工作記錄文檔。

④項目小組內(nèi)部相關(guān)人員隨時保持溝通，避免重復(fù)工作。

2.4.5 應(yīng)對管理組織風(fēng)險

①政府采購部門領(lǐng)導(dǎo)定期組織協(xié)調(diào)會議，安排項目組相關(guān)人員參加。

②項目領(lǐng)導(dǎo)以身作則，帶頭示范，多與項目小組成員溝通。

③組織集體活動，協(xié)調(diào)員工關(guān)系。

④加強資源配置，保證各項資源的及時到位。

⑤通過控制各節(jié)點的時間，有效地實現(xiàn)進(jìn)度計劃。

2.4.6 應(yīng)對外部風(fēng)險

①購買相關(guān)保險業(yè)務(wù)，盡量使損失降低。

②嚴(yán)格按照政府采購部門的相關(guān)規(guī)定，物理隔離涉密電腦。

2.5 政府采購信息系統(tǒng)項目風(fēng)險跟蹤

在政府采購信息系統(tǒng)項目實施的過程中有效地進(jìn)行風(fēng)險跟蹤和監(jiān)控是對風(fēng)險進(jìn)行管理的具體實踐。項目風(fēng)險跟蹤主要是指定期監(jiān)督信息系統(tǒng)項目的已識別風(fēng)險并及時發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險，以此制定相關(guān)應(yīng)對措施。這需要政府采購部門對風(fēng)險應(yīng)對措施是否有效、是否按計劃實施以及風(fēng)險威脅是否消除、復(fù)發(fā)情況等進(jìn)行跟蹤研究，保證風(fēng)險管理的持續(xù)性、動態(tài)性監(jiān)控。通常采用偏差分析、項目績效分析、監(jiān)控會議等方法來完成對風(fēng)險的跟蹤，針對項目的風(fēng)險、應(yīng)對措施和跟蹤情況進(jìn)行評估、總結(jié)，保證準(zhǔn)確、有效地實現(xiàn)政府采購信息系統(tǒng)項目風(fēng)險跟蹤和監(jiān)控工作。

3 結(jié)論

政府采購信息系統(tǒng)項目是針對政府部門采購業(yè)務(wù)而制定的專用型綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)，可以充分利用信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)政府采購部門業(yè)務(wù)流程的高效率，降低采購成本，打破固有采購模式的時空限制。由于政府采購信息系統(tǒng)項目的風(fēng)險存在復(fù)雜性、不確定性等特征，在進(jìn)行風(fēng)險管理時，需要對整個項目生命周期中可能涉及的風(fēng)險進(jìn)行識別、分析，編制風(fēng)險管理計劃，采用定性、定量方法進(jìn)行風(fēng)險評估，制定風(fēng)險應(yīng)對措施，從而保證政府采購信息系統(tǒng)項目風(fēng)險管理的有效實施。

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