WORD“郵件合并”功能在制作學生體質(zhì)報告單中的應(yīng)用

袁保才

摘要：傳統(tǒng)用手填寫學生的體質(zhì)報告單方法，大大增加了體育教師的工作量。同時每年上報《國家學生體質(zhì)健康標準》數(shù)據(jù)庫，教師輸入到Exgel模板的數(shù)據(jù)也不能被充分利用，浪費了教師的勞動。本文以實踐為依據(jù)，通過利用word“郵件合并”功能，利用國家數(shù)據(jù)庫上報軟件導(dǎo)出的Excel成績數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)源，制作學生體質(zhì)報告單，能起到事半功倍的效果，可以大大減少教師的工作量。

關(guān)鍵詞：郵件合并；體質(zhì)報告單；應(yīng)用

中圖分類號：G623.8 文獻標識碼：A 文章編號：1005-2410（2014）02-0037-02

本人利用從國家數(shù)據(jù)庫軟件評分后導(dǎo)出的Excel成績文檔作為數(shù)據(jù)源，通過word“郵件合并”功能電腦制作《報告單》，可以起到事半功倍的效果?，F(xiàn)將具體的操作過程，通過圖文的形式，呈現(xiàn)給大家，以期能對廣大同仁有所幫助。

一、“郵件合并”的概念

“郵件合并”將一個列表中各種信息和一個主文檔（格式化信函）合并創(chuàng)建大量的郵件。就是在主文檔的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率。目前的Word版本有了“郵件合并向?qū)А贝案瘢沟谩班]件合并”更容易操作。本文通過《報告單》的實際操作步驟，介紹了“郵件合并”功能在《報告單》中的具體操作方法，大家可以依照本文制作自己的《報告單》。

二、“郵件合并”的具體過程

1.創(chuàng)建主文檔

主文檔是固定不變的主體內(nèi)容。本文中是指《報告單》中的姓名、班級、學號、成績、運動處方等給每個學生必填的主體內(nèi)容。由于各年級男、女生的各項目等級標準不同，因此利用“郵件合并”功能時，各年級男、女生的等級成績范圍，要根據(jù)自己所教授的相應(yīng)年級的學生，分性別分進行制作“主文檔”，圖1為高二年級男生的體質(zhì)報告單主文檔。

在制作“主文檔”時，還要考慮好給學生的《報告單》，是每人一張打印紙，還是每人半張大小的打印紙。如果是打算給每個學生一張打印紙大小的《報告單》，這里就可以忽略了，但這樣比較浪費紙張?，F(xiàn)今社會以環(huán)保為前提，是個節(jié)約型社會，為了節(jié)省紙張，可以制作成兩個人一張打印紙張，然后從中間裁開分給每個學生半張打印紙大小的《報告單》。這里，在設(shè)置表格時一定要保證《報告單》表格占到一半頁面的范圍，占不到可用“分段符”來補足，這會為后面的操作節(jié)省時間。

2.準備數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源是含有標題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容，數(shù)據(jù)源可以是表格的形式，也可以是Word、Excel、Access中的記錄表。本文中的數(shù)據(jù)源是從國家數(shù)據(jù)庫上報軟件中導(dǎo)出的評分后的Excel電子表格中的各項成績數(shù)據(jù)（可以保存為“導(dǎo)出成績“）。其中包含“班級”“學號”“姓名”等34個字段的數(shù)據(jù)信息。

依據(jù)《報告單》模板的需要，在此只保留“班級”“學號”“姓名”“耐力項目成績”“耐力項目等級”“柔韌力量類項目成績”“柔韌力量類項目等級”“速度靈巧類項目成績”“速度靈巧類項目等級”“測試總分”“總分等級”11個字段即可。由于本表格中沒有“運動處方”字段，因此在表格的后面添加一列“運動處方”字段，把每個學生的運動處方輸入到此列。然后對Excel數(shù)據(jù)表格中的“班級”字段進行簡單處理，運用“填充”功能，將“班級”列填充成“高二（1）”等與學生班級相對應(yīng)的樣式即可。最后將Excel文檔依據(jù)年級和性別保存六個文檔（如高一男生、高一女生、高二男生、高二女生、高三男生、高三女生等形式）。

3.將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)合并到“主文檔”

建立好主文檔和數(shù)據(jù)源后，將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段添加到“主文檔”的固定內(nèi)容中。此操作過程通過“郵件合并向?qū)А边M行。

三、《報告單》詳細制作步驟

制作好“報告單（主文檔）”和“導(dǎo)出成績（數(shù)據(jù)源）”后，就可以把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中。具體操作步驟如下；

第1步：打開創(chuàng)建的《報告單》word文檔（主文檔）。

第2步：從“工具”菜單中依次選擇“信函和郵件”-“郵件合并”，在word窗口右側(cè)出現(xiàn)“郵件合并向?qū)А比蝿?wù)窗格。

第3步：選擇文檔類型，此處默認選擇：“信函”，單擊“下一步：正在啟動文檔”（圖2）。

第4步：選擇開始文檔。因為當前文檔是主文檔，選擇：“使用當前文檔”，即默認選擇。單擊“下一步：選取收件人”。

第5步：選擇收件人。此處直接單擊“使用現(xiàn)有列表”區(qū)的“瀏覽”鏈接（圖3），打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框。

第6步：在打開的對話框中找到“高二男生導(dǎo)出成績”數(shù)據(jù)源文件（前面準備好的Excel數(shù)據(jù)），選中“打開”。在彈出“選擇表格”對話框中，選中要打開的“表格”（sheetl），單擊“確定”（圖4）。

第7步：彈出“郵件合并收件人”對話框，單擊“確定”按鈕（圖5），返回Word編輯窗口，單擊“下一步：撰寫信函”。

第8步：撰寫信函。此步驟是將“導(dǎo)出成績”數(shù)據(jù)源中的字段準確的插入到《報告單》主文檔中，是“郵件合并”制作過程的核心環(huán)節(jié)。

將光標定位在《報告單》主文檔中的“姓名”后的下劃線中間，單擊“其它項目”鏈接，打開“插入合并域”對話框，選中“數(shù)據(jù)庫域”，在“域（F）：”包含數(shù)據(jù)源表格中所有字段。選中“姓名”，單擊“插入”按鈕，“導(dǎo)出成績”數(shù)據(jù)源中“姓名”字段合并到《報告單》主文檔中（圖6）。

關(guān)閉“插入合并域”對話框，將光標定位到“班級”后下劃線的中間位置，用上述方法把“導(dǎo)出成績”數(shù)據(jù)源中的“班級”字段合并到《報告單》主文檔中（圖7）。

依據(jù)上述方法，依次將“學號”“耐力項目成績”“耐力項目等級”“柔韌力量類項目成績”“柔韌力量類項目等級”“速度靈巧類項目成績”“速度靈巧類項目等級”“測試總分”“總分等級”和“運動處方”字段合并到《報告單》主文檔中。從“導(dǎo)出成績”數(shù)據(jù)源中插入的字段被“《》”符號括起來，和文檔中的普通內(nèi)容有所區(qū)別（圖8）。

第9步：為了實現(xiàn)環(huán)保、節(jié)約紙張，一張打印紙打印兩名學生的《報告單》，要在報告單表格的下方加一個“分段符”，利用“工具欄”中的“插入word域”插入“下一記錄”就可以實現(xiàn)（圖9），然后全選“復(fù)制”上面完成的《報告單》，“粘貼”在剩下的半張空白紙上，單擊“下一步：預(yù)覽信函”。

第10步：預(yù)覽信函。《報告單》主文檔中帶有“《》”符號的字段，變成“導(dǎo)出成績”中信息的具體內(nèi)容，點擊任務(wù)窗格中的“《”或“》”可以瀏覽其它《報告單》內(nèi)容，單擊“下一步：完成合并”（圖10）。

第11步：完成合并。點擊“完成合并”中的“打印”鏈接，可以批量打印所有學生的《報告單》。也可以選擇“完成合并”中的“編輯個人信函”，在“合并到新文檔”對話框中選擇“全部”（圖11），生成一個包含所有學生《報告單》的新文檔，最后選擇打印。

現(xiàn)在已經(jīng)完成了所有男生的《報告單》，接下來用同樣的方法制作女生的《報告單》。

四、結(jié)語

如果要求教師簽名，還可以用上面添加“運動處方”的方法，在“導(dǎo)出成績”（數(shù)據(jù)源）中添加一列教師簽名，把你富有個性的、美麗的簽名也可以一并打印上去。

將上報國家數(shù)據(jù)庫軟件導(dǎo)出的Excel成績數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)源，利用word“郵件合并”功能制作《報告單》能大大減少體育教師的工作量，對填寫《報告單》能起到事半功倍的效果，并且百分百的正確無誤，同時呈現(xiàn)出的《報告單》干凈整潔，非常美觀。

參考文獻：

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