基于用戶(hù)體驗(yàn)的高校無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)實(shí)踐

梁霽寧++沈哲++范琳琳

【摘 要】 傳統(tǒng)串行報(bào)銷(xiāo)模式產(chǎn)生的“報(bào)賬難”問(wèn)題長(zhǎng)期制約著高校財(cái)務(wù)工作的效率和發(fā)展。通過(guò)建立網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)、無(wú)現(xiàn)金系統(tǒng)和物流管理系統(tǒng)相結(jié)合的無(wú)等候報(bào)賬信息化平臺(tái)則能有效緩解報(bào)賬人員與財(cái)務(wù)工作者的矛盾，提升預(yù)算精細(xì)化管理的水平。文章結(jié)合無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)在西南交通大學(xué)的推廣實(shí)施情況，分別從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、實(shí)際報(bào)賬人和財(cái)務(wù)人員的角度對(duì)實(shí)際報(bào)賬的操作流程進(jìn)行了詳盡的分析和闡述，并對(duì)該系統(tǒng)的推廣、維護(hù)以及完善工作提出了相應(yīng)的建議，可作為其他院校推行無(wú)等候報(bào)賬的參考。

【關(guān)鍵詞】 無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)； 網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)； 無(wú)現(xiàn)金系統(tǒng)； 物流管理

中圖分類(lèi)號(hào)：F235.1；G475 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-5937（2014）25-0123-04

一、引言

隨著高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)持續(xù)增長(zhǎng)，工作量劇增和人員短缺的矛盾、現(xiàn)金流劇增與規(guī)避現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn)的矛盾日益凸顯；同時(shí)，由于報(bào)賬人員對(duì)報(bào)銷(xiāo)流程及相關(guān)制度不熟悉導(dǎo)致報(bào)銷(xiāo)不規(guī)范、往返多次報(bào)銷(xiāo)等問(wèn)題，使得報(bào)賬耗時(shí)又低效，成為制約學(xué)校財(cái)務(wù)工作效率和管理水平提高的瓶頸。

2012年3月起，西南交通大學(xué)開(kāi)始試點(diǎn)推行無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)。無(wú)等候報(bào)賬是指報(bào)賬人員在網(wǎng)上填報(bào)預(yù)約報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，然后將相關(guān)憑證及預(yù)約單送至計(jì)財(cái)處，財(cái)務(wù)人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)予以處理的報(bào)銷(xiāo)模式。無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)無(wú)等候報(bào)賬模式的信息化平臺(tái)，由網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)、無(wú)現(xiàn)金系統(tǒng)和物流管理系統(tǒng)組合而成，三大系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，缺一不可。具體流程參見(jiàn)圖1。

在無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)的實(shí)際推廣過(guò)程中，除了自上而下地完善體系和宣傳以外，重視廣大師生（用戶(hù)）的體驗(yàn)和反饋也是我校從傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)模式順利過(guò)渡的重要一環(huán)。因此，本文以西南交通大學(xué)為背景，著重從用戶(hù)體驗(yàn)的角度介紹了高校無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，并提出一些改進(jìn)措施。

二、高校財(cái)務(wù)報(bào)賬用戶(hù)分類(lèi)及其需求

除了財(cái)務(wù)部門(mén)人員以外，教職工和在校學(xué)生一直是我校財(cái)務(wù)報(bào)賬的最主要參與者，也是此次網(wǎng)上無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)的主要用戶(hù)。由于他們各自對(duì)財(cái)務(wù)信息的傳遞渠道、質(zhì)量獲悉的程度不同，從而造成財(cái)務(wù)信息不對(duì)稱(chēng)的情況普遍存在，也影響了財(cái)務(wù)效率的提高。按照實(shí)際操作中信息獲知程度與權(quán)責(zé)關(guān)系的不同，本文將高校財(cái)務(wù)報(bào)賬用戶(hù)分為兩類(lèi)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和實(shí)際報(bào)賬人。

（一） 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及其需求

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主要是指學(xué)校各科研項(xiàng)目課題的負(fù)責(zé)人，或者是分管事業(yè)經(jīng)費(fèi)的學(xué)院（部門(mén)）領(lǐng)導(dǎo)，具有項(xiàng)目管理、報(bào)賬的直接操作權(quán)限。每個(gè)項(xiàng)目課題、打包經(jīng)費(fèi)基本都與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一一對(duì)應(yīng)。

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的需求，主要是能夠全面掌握各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算的使用情況，對(duì)項(xiàng)目余額進(jìn)行有效地控制和管理，以實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目、事業(yè)活動(dòng)的順利開(kāi)展。

（二） 實(shí)際報(bào)賬人及其需求

在實(shí)際中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人忙于教學(xué)以及科研業(yè)務(wù)，難以事事親力親為，通常委托其他老師或在校學(xué)生為其處理項(xiàng)目報(bào)賬事宜。因此，實(shí)際報(bào)賬人常常是校內(nèi)其他教職工（包括學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)人員、科研項(xiàng)目參與人員）、在校研究生及本科生等。

在我校無(wú)等候報(bào)賬平臺(tái)中，根據(jù)權(quán)限的高低將實(shí)際報(bào)賬人分為“管理員”和“無(wú)限額經(jīng)辦人”，他們都具有申請(qǐng)網(wǎng)上報(bào)賬的權(quán)限。區(qū)別在于管理員在同一個(gè)項(xiàng)目中是唯一的，他可以再次將網(wǎng)上報(bào)賬權(quán)限授權(quán)給無(wú)限額經(jīng)辦人；而同一個(gè)項(xiàng)目可以有多個(gè)無(wú)限額經(jīng)辦人，無(wú)限額經(jīng)辦人沒(méi)有再次授權(quán)給他人進(jìn)行項(xiàng)目賬務(wù)處理的權(quán)限。

需要注意的是，在無(wú)等候報(bào)銷(xiāo)模式中，默認(rèn)非項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是沒(méi)有項(xiàng)目操作權(quán)限的。獲得項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的授權(quán)后，實(shí)際報(bào)銷(xiāo)人才能通過(guò)其本人的財(cái)務(wù)賬號(hào)進(jìn)行實(shí)際的網(wǎng)上報(bào)賬操作。

由于現(xiàn)階段大部分教職工和在校學(xué)生都缺乏財(cái)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)，對(duì)財(cái)經(jīng)法規(guī)、學(xué)校規(guī)章制度和財(cái)務(wù)部門(mén)的規(guī)定及細(xì)則等報(bào)賬信息的掌握程度有限，因此實(shí)際報(bào)賬人的首要需求是操作界面友好、簡(jiǎn)單易懂、方便快捷，其次是報(bào)賬金額能夠及時(shí)到賬。

三、用戶(hù)參與的“無(wú)等候報(bào)賬”全過(guò)程

根據(jù)前文的介紹，高校財(cái)務(wù)報(bào)賬用戶(hù)主要分為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和實(shí)際報(bào)賬人兩類(lèi)，在無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)的操作中，兩類(lèi)用戶(hù)的操作也是不同的。

（一）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：控制管理、委托授權(quán)

通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)名登陸財(cái)務(wù)處網(wǎng)站后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以清晰地查詢(xún)到其名下經(jīng)費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行情況、預(yù)算凍結(jié)情況、項(xiàng)目用款情況和項(xiàng)目往來(lái)情況等基本信息。通過(guò)全面動(dòng)態(tài)地掌握項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的情況，防范經(jīng)費(fèi)使用中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，有利于科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行項(xiàng)目申請(qǐng)和項(xiàng)目決算。

同時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可在項(xiàng)目授權(quán)管理模塊中授權(quán)一名管理員和多名無(wú)限額經(jīng)辦人，使其具有對(duì)項(xiàng)目網(wǎng)上報(bào)賬的權(quán)限。如果項(xiàng)目需要多人處理，管理員可協(xié)助負(fù)責(zé)人授權(quán)多名無(wú)限額經(jīng)辦人。

（二）實(shí)際報(bào)賬人：網(wǎng)上報(bào)賬、查詢(xún)物流

上文所說(shuō)的無(wú)限額經(jīng)辦人即一般意義上的實(shí)際報(bào)賬人。在得到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或管理員的授權(quán)后，實(shí)際報(bào)賬人可實(shí)名登陸計(jì)財(cái)處網(wǎng)站進(jìn)入無(wú)等候報(bào)賬模塊，對(duì)特定項(xiàng)目進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)賬。具體而言，實(shí)際報(bào)賬人一般會(huì)依次進(jìn)行如下操作：

1.整理票據(jù)、申請(qǐng)預(yù)約報(bào)賬確認(rèn)單

實(shí)際報(bào)賬人預(yù)先將原始憑證按照類(lèi)別和金額大小歸類(lèi)整理，可以自主選擇時(shí)間、地點(diǎn)并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)終端登錄財(cái)務(wù)處網(wǎng)站后申請(qǐng)預(yù)約報(bào)銷(xiāo)單：選中特定的報(bào)銷(xiāo)項(xiàng)目進(jìn)行操作，填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)的基本信息（票據(jù)張數(shù)、聯(lián)系方式等），然后依照原始憑證的類(lèi)別填入對(duì)應(yīng)的費(fèi)用項(xiàng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出合計(jì)數(shù)。如果填入的金額超過(guò)了對(duì)應(yīng)費(fèi)用項(xiàng)的預(yù)算數(shù)，系統(tǒng)會(huì)彈出警告窗口，該金額也就無(wú)法錄入系統(tǒng)中。

費(fèi)用項(xiàng)填寫(xiě)完畢后，選擇費(fèi)用的支付方式。網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)支持對(duì)公及對(duì)私的無(wú)現(xiàn)金支付方式，共有四種：無(wú)現(xiàn)金轉(zhuǎn)個(gè)人、異地電匯、同城銀行轉(zhuǎn)賬、沖銷(xiāo)其他項(xiàng)目借款。一個(gè)報(bào)銷(xiāo)單可以選擇一種支付方式，也可以選擇多種支付方式相組合。目前，在對(duì)私無(wú)現(xiàn)金轉(zhuǎn)賬方面，我校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)校內(nèi)教職工人員庫(kù)與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)的對(duì)接。實(shí)際報(bào)賬人輸入指定教職工的工資編號(hào)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)錄入其姓名和賬號(hào)，減輕報(bào)賬人手工錄入工作量的同時(shí)也降低了報(bào)錯(cuò)率；在公務(wù)卡啟用后，實(shí)際報(bào)銷(xiāo)人也可以選擇直接轉(zhuǎn)入其公務(wù)卡賬戶(hù)中。在對(duì)公轉(zhuǎn)賬方面，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄報(bào)賬人錄入的轉(zhuǎn)賬信息，再次轉(zhuǎn)給相同單位時(shí)，可以減少重復(fù)錄入帶來(lái)的不便。endprint

當(dāng)所有報(bào)銷(xiāo)金額選中支付方式后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成固定格式的預(yù)約報(bào)賬確認(rèn)單，報(bào)銷(xiāo)人只需打印即可。報(bào)賬確認(rèn)單上需相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字作為再次確認(rèn)，并加蓋公章，同時(shí)驗(yàn)收人和經(jīng)辦人簽字后，預(yù)約單才能正式生效作為報(bào)賬憑據(jù)。

2.將報(bào)賬憑證與報(bào)賬確認(rèn)單送至計(jì)財(cái)處

實(shí)際報(bào)賬人將之前整理好的報(bào)賬憑證依次粘貼在規(guī)定的報(bào)銷(xiāo)粘貼單上，注明金額合計(jì)數(shù)，然后一并將帶有簽章的報(bào)賬確認(rèn)單裝入預(yù)置的特制信封中，交往計(jì)財(cái)處指定窗口核對(duì)基本信息后，無(wú)需排隊(duì)等待即可完成會(huì)計(jì)資料的傳遞手續(xù)。由于報(bào)賬憑證在交到會(huì)計(jì)核算中心和被處理之間有一定時(shí)差，如出現(xiàn)票據(jù)不全的情況難以認(rèn)定責(zé)任，容易引發(fā)糾紛，因此，實(shí)際報(bào)賬人將報(bào)賬材料交往計(jì)財(cái)處時(shí)，必須在固定的窗口進(jìn)行材料預(yù)審核，報(bào)賬人需簽字確認(rèn)票據(jù)是完整的。

完成以上手續(xù)后，在票據(jù)合格、各項(xiàng)費(fèi)用填列正確的情況下，實(shí)際報(bào)銷(xiāo)人已經(jīng)基本完成了無(wú)等候報(bào)賬的全過(guò)程。

3.查閱物流信息、財(cái)務(wù)處的報(bào)錯(cuò)通知

實(shí)際報(bào)賬人在完成以上兩步后，如果想查詢(xún)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的處理情況，可以通過(guò)“查看預(yù)約物流”模塊實(shí)現(xiàn)，選擇相應(yīng)的報(bào)銷(xiāo)單后，接單日期、制單人及其聯(lián)系方式等信息均會(huì)顯示出來(lái)。如果報(bào)賬憑證不符合相關(guān)規(guī)定，實(shí)際報(bào)賬人會(huì)收到計(jì)財(cái)處的電話(huà)通知，報(bào)銷(xiāo)人需取回材料進(jìn)行更正或取消該預(yù)約報(bào)銷(xiāo)。

（三） 財(cái)務(wù)人員：提取信息、賬務(wù)處理、無(wú)現(xiàn)金支付

與傳統(tǒng)窗口報(bào)銷(xiāo)模式不同的是，前臺(tái)手工錄入的會(huì)計(jì)信息，可以直接從網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)中提取加工，減少了財(cái)務(wù)核算的差錯(cuò)率，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)人員工作重心從簡(jiǎn)單分類(lèi)整理錄入到會(huì)計(jì)信息加工的轉(zhuǎn)移，提高了會(huì)計(jì)核算工作的效率。同時(shí)，無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)更有利于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)人員對(duì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算的事中控制，對(duì)內(nèi)部管理的積極性也會(huì)提高，逐步適應(yīng)多樣化、復(fù)雜化的財(cái)務(wù)核算和管理要求。

無(wú)現(xiàn)金支付可以解決現(xiàn)金流量大、風(fēng)險(xiǎn)因素多、結(jié)算時(shí)間長(zhǎng)、監(jiān)管漏洞多等問(wèn)題，財(cái)務(wù)人員可以更為專(zhuān)注于付款信息的核實(shí)，并迅速反饋信息，現(xiàn)金出納的工作強(qiáng)度和壓力也相應(yīng)減輕了，提高了工作的質(zhì)量和效率。特別是無(wú)現(xiàn)金支付與現(xiàn)行公務(wù)卡制度相結(jié)合后，能夠更加有效地彌補(bǔ)監(jiān)管漏洞，提高項(xiàng)目資金的使用效益，幫助辦事人員實(shí)報(bào)實(shí)銷(xiāo)，及時(shí)還款。

通過(guò)近半年的宣傳和漸進(jìn)式推廣，我校于2012年10月初實(shí)現(xiàn)了全校范圍無(wú)等候報(bào)賬，同期接單量有了顯著的提高（見(jiàn)圖2），2013年年終單周接單量甚至高達(dá)8 188份，說(shuō)明在實(shí)際操作中無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)的運(yùn)行是卓有成效的。

四、優(yōu)化用戶(hù)體驗(yàn)的措施和待改進(jìn)方案

（一）試點(diǎn)推廣、分批試行

無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)這一理想化的報(bào)賬平臺(tái)從紙上談兵到全校推廣之前，財(cái)務(wù)人員需要通過(guò)試點(diǎn)院系、部門(mén)的反饋，詳細(xì)了解師生用戶(hù)在實(shí)際操作過(guò)程中會(huì)遇到哪些共性的問(wèn)題并去協(xié)商解決。我校將各個(gè)學(xué)院分為五個(gè)批次試行無(wú)等候報(bào)賬模式，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，逐步擴(kuò)大影響力。發(fā)放的操作手冊(cè)中，除了展示網(wǎng)上報(bào)賬平臺(tái)的操作流程，還詳細(xì)羅列了常用費(fèi)用項(xiàng)名稱(chēng)對(duì)應(yīng)的開(kāi)支范圍，對(duì)報(bào)賬信息掌握程度有限的師生提供簡(jiǎn)明的指導(dǎo)。

（二）收集意見(jiàn)、升級(jí)系統(tǒng)

在我校全面推行無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)后，根據(jù)師生普遍反映的問(wèn)題對(duì)系統(tǒng)機(jī)型及時(shí)升級(jí)和優(yōu)化。例如，有部分教職工不明確差旅費(fèi)補(bǔ)助的標(biāo)準(zhǔn)，于是將差旅費(fèi)的模板進(jìn)行更細(xì)化的設(shè)置，系統(tǒng)根據(jù)報(bào)賬人選擇的職務(wù)級(jí)別自動(dòng)計(jì)算出對(duì)應(yīng)的補(bǔ)助金額。同時(shí)，根據(jù)會(huì)計(jì)制度的調(diào)整和核算方式的變動(dòng)，預(yù)置的費(fèi)用項(xiàng)模板也要不斷與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)會(huì)計(jì)信息處理的要求。例如，高校實(shí)行“營(yíng)改增”后，增值稅的核算需加入原有的網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)模塊中。

（三）短信平臺(tái)建設(shè)

每一張網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)單都有條形碼，財(cái)務(wù)人員運(yùn)用掃碼器將報(bào)銷(xiāo)單從收單到處理的每一個(gè)階段都可以反映到物流查詢(xún)系統(tǒng)當(dāng)中，報(bào)賬人可以登陸財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行查詢(xún)。但是賬務(wù)處理完畢、無(wú)現(xiàn)金支付成功后只有收款人可通過(guò)銀行短信通知得知消息，該消息目前還不能通過(guò)短信發(fā)送至實(shí)際報(bào)賬人，常有師生來(lái)電咨詢(xún)到賬信息。另外，在通知報(bào)賬人報(bào)賬憑據(jù)有誤的時(shí)候，財(cái)務(wù)人員是通過(guò)電話(huà)聯(lián)系報(bào)賬人的，報(bào)賬人到前臺(tái)后僅憑記憶找回憑單，效率較低。

今后我校將逐步建設(shè)更加完善的短信平臺(tái)，在對(duì)公對(duì)私轉(zhuǎn)賬、匯款業(yè)務(wù)完成之后，系統(tǒng)可以自動(dòng)發(fā)送短信通知給報(bào)賬人，可有效緩解詢(xún)問(wèn)到賬問(wèn)題；在通知報(bào)錯(cuò)報(bào)賬材料時(shí)，將增設(shè)系統(tǒng)預(yù)置的信息模板，財(cái)務(wù)人員可以將報(bào)錯(cuò)的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)流水號(hào)、報(bào)賬時(shí)間、報(bào)錯(cuò)原因等問(wèn)題發(fā)送給實(shí)際報(bào)賬人，通知其及時(shí)處理；在取回票據(jù)時(shí)，根據(jù)預(yù)留的信息，財(cái)務(wù)人員也能盡快找到相應(yīng)的報(bào)銷(xiāo)材料。

總之，無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)利用互聯(lián)網(wǎng)和銀?；ヂ?lián)技術(shù)，結(jié)合了網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)、無(wú)現(xiàn)金系統(tǒng)和物流管理系統(tǒng)，使財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)基本實(shí)現(xiàn)“無(wú)等候”和“無(wú)現(xiàn)金支付”。對(duì)于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人而言，能夠通過(guò)此平臺(tái)對(duì)科研事業(yè)經(jīng)費(fèi)有實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的了解和管理；對(duì)于廣大的實(shí)際報(bào)賬人而言，節(jié)省了大量的排隊(duì)報(bào)賬和申領(lǐng)現(xiàn)金的時(shí)間，報(bào)賬更為自主、方便；財(cái)務(wù)人員工作重心也從繁重的信息錄入轉(zhuǎn)移到對(duì)會(huì)計(jì)信息的審核加工處理，提高了賬務(wù)處理的效率和質(zhì)量，無(wú)等候報(bào)賬系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了報(bào)賬用戶(hù)和財(cái)務(wù)人員的互利雙贏?！?/p>

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