圖書(shū)館中文報(bào)紙管理現(xiàn)狀分析與探討

關(guān)鍵詞：報(bào)紙管理；圖書(shū)館；連續(xù)出版物

摘要：報(bào)紙管理是圖書(shū)館管理的重要組成部分，而報(bào)紙?jiān)谄涑霭姘l(fā)行過(guò)程中的動(dòng)態(tài)性和復(fù)雜性，給報(bào)紙管理工作帶來(lái)了很大的影響。文章通過(guò)采訪(fǎng)、編目、記到、催補(bǔ)缺報(bào)、下架裝訂、館藏排架等工作環(huán)節(jié)，對(duì)報(bào)紙管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析和探討，認(rèn)為圖書(shū)館應(yīng)重視圖書(shū)館報(bào)紙管理工作，提高報(bào)紙管理水平。

中圖分類(lèi)號(hào)：G25文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2014）05-0070-03

收稿日期：2014-03-10

作者簡(jiǎn)介：楊寶青(1959-)，國(guó)家圖書(shū)館館員。報(bào)紙是重要的信息傳播媒體，也是圖書(shū)館重點(diǎn)收藏的文獻(xiàn)之一。報(bào)紙以其內(nèi)容豐富、時(shí)效性強(qiáng)、傳播范圍廣等優(yōu)勢(shì)，成為了社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)、教育、娛樂(lè)以及人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢扇鄙俚闹匾畔?lái)源。報(bào)紙以它獨(dú)特的社會(huì)作用存在并不斷發(fā)展著，其史料價(jià)值是其他文獻(xiàn)不可替代的，因此圖書(shū)館報(bào)紙管理工作更顯得尤為重要。國(guó)家圖書(shū)館是國(guó)家總書(shū)庫(kù)，是國(guó)家的書(shū)目中心，肩負(fù)著國(guó)內(nèi)外文獻(xiàn)收藏和保護(hù)的職責(zé)。近來(lái)，國(guó)家圖書(shū)館提出了實(shí)現(xiàn)“精細(xì)化管理”的目標(biāo)。報(bào)紙管理是圖書(shū)館管理的重要組成部分，而“精細(xì)化管理”對(duì)于報(bào)紙管理尤為適宜。筆者現(xiàn)以國(guó)家圖書(shū)館為例，從報(bào)紙的采訪(fǎng)、編目、記到、催補(bǔ)缺報(bào)、下架裝訂、館藏排架等工作環(huán)節(jié)中對(duì)報(bào)紙管理現(xiàn)狀予以介紹和分析，以期同行之間相互交流、借鑒、促進(jìn)，提高圖書(shū)館報(bào)紙管理水平。

1采編工作

采編工作是報(bào)紙管理工作的核心環(huán)節(jié)，直接影響了報(bào)紙收藏的連續(xù)與完整、檢索與利用以及館藏管理等方面。

1.1采訪(fǎng)工作

國(guó)家圖書(shū)館的采訪(fǎng)方針是“中文求全，外文求精”?！扒笕本褪且媸詹貒?guó)內(nèi)的正式出版物。由于多方面原因，多年來(lái)國(guó)家圖書(shū)館中文報(bào)紙的收藏范圍僅限于省級(jí)以上正式出版的報(bào)紙、地市級(jí)地區(qū)出版的日?qǐng)?bào)（市委機(jī)關(guān)報(bào)），近兩年又增加了地市級(jí)晚報(bào)的收藏。報(bào)紙的采集方法主要有：依據(jù)已收藏的報(bào)紙采訪(fǎng)信息通過(guò)郵局訂購(gòu)、報(bào)社繳送、報(bào)社直接訂購(gòu)等方式訂購(gòu)。偶有從郵發(fā)、繳送或在網(wǎng)絡(luò)中發(fā)現(xiàn)了新創(chuàng)刊或未收藏的報(bào)紙信息后，可以再增加收藏。但是筆者從多年的工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)：有些報(bào)紙是自辦發(fā)行的，不走郵發(fā)渠道，也從未向國(guó)家圖書(shū)館繳送過(guò)樣報(bào)，因而無(wú)從知道這些報(bào)紙的出版發(fā)行情況。這樣，報(bào)紙采訪(fǎng)工作就處于一個(gè)比較被動(dòng)的狀態(tài)，其最大難題是目前無(wú)法及時(shí)、全面地掌握國(guó)內(nèi)出版的報(bào)紙信息［1］。加之報(bào)紙出版發(fā)行渠道的多樣化和復(fù)雜性，使得省級(jí)以上報(bào)紙和地市級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)的全面收藏得不到保障，直接影響了國(guó)家圖書(shū)館報(bào)紙收藏工作的進(jìn)行以及采訪(fǎng)方針的實(shí)現(xiàn)。2011年，國(guó)家圖書(shū)館為加強(qiáng)國(guó)內(nèi)出版物的呈繳力度，專(zhuān)門(mén)增設(shè)了呈繳部門(mén)，對(duì)呈繳政策和法規(guī)進(jìn)行了大力宣傳。兩年多來(lái)，報(bào)紙的繳送情況有了一定進(jìn)展，但報(bào)紙采訪(fǎng)工作的被動(dòng)狀態(tài)依然存在，這也是目前國(guó)家圖書(shū)館中文報(bào)紙采訪(fǎng)工作中需要改變和突破的地方。

1.2編目工作

國(guó)家圖書(shū)館的報(bào)紙編目工作起步較晚，缺少經(jīng)驗(yàn)，編目人員因工作調(diào)離、崗位調(diào)整、退休等因素人員更換相對(duì)頻繁。另外，報(bào)紙出版發(fā)行過(guò)程中的動(dòng)態(tài)變化和不規(guī)范以及編目規(guī)則的缺失和多樣性，都給編目工作帶來(lái)了困難，影響了書(shū)目質(zhì)量和書(shū)目的規(guī)范化。經(jīng)過(guò)報(bào)紙編目人員多年來(lái)的不斷努力、學(xué)習(xí)和探索，編目?jī)?nèi)容逐漸豐富起來(lái)，針對(duì)報(bào)紙的動(dòng)態(tài)變化亦能及時(shí)對(duì)書(shū)目進(jìn)行維護(hù)，使書(shū)目質(zhì)量有了很大的提高，書(shū)目信息更加精確和規(guī)范，編目工作從初步探索逐漸走向了成熟。

目前，中文報(bào)紙編目是在國(guó)家圖書(shū)館自動(dòng)化管理系統(tǒng)（Aleph系統(tǒng)）中來(lái)完成的。在Aleph系統(tǒng)中，每一種報(bào)紙的書(shū)目記錄都連接著該報(bào)的館藏記錄。書(shū)目記錄反映的是報(bào)紙文獻(xiàn)信息，而且根據(jù)報(bào)紙的動(dòng)態(tài)變化可以隨時(shí)對(duì)書(shū)目記錄進(jìn)行修改和維護(hù)。管藏記錄反映的是報(bào)紙的館藏情況、索報(bào)號(hào)及不同年代報(bào)紙的館藏地，對(duì)維護(hù)書(shū)目記錄、了解館藏情況以及查找報(bào)紙來(lái)說(shuō)十分便利。近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)、科技、文化、教育和人民文化生活的不斷發(fā)展和提高，報(bào)紙的出版內(nèi)容更加豐富多彩、與時(shí)俱進(jìn)，其中“副刊”占據(jù)了整個(gè)報(bào)紙的重要位置且形式多變，給編目工作帶來(lái)了一定的影響和挑戰(zhàn)。因此，筆者認(rèn)為報(bào)紙編目工作應(yīng)拓展編目?jī)?nèi)容，加強(qiáng)報(bào)紙內(nèi)容的揭示，特別是反映時(shí)代特征和重大歷史事件的內(nèi)容應(yīng)予以著錄，以適應(yīng)連續(xù)出版物的出版發(fā)行特點(diǎn)。

1.3采訪(fǎng)與編目

圖書(shū)館的采訪(fǎng)與編目工作一直以來(lái)都是分別由不同的工作人員來(lái)完成的。但對(duì)于連續(xù)出版物而言，由于其在出版發(fā)行過(guò)程中會(huì)不斷發(fā)生變化，如：題名改變、休刊、復(fù)刊、?？⒑喜?、增出副刊等等，所以采訪(fǎng)信息是否及時(shí)、全面、準(zhǔn)確會(huì)直接影響到編目工作；而編目工作通過(guò)對(duì)出版物的詳細(xì)了解和分析，能夠提示和促進(jìn)采訪(fǎng)工作更加準(zhǔn)確、連續(xù)和完整。因此，采訪(fǎng)和編目工作是相互影響、相互依賴(lài)和相互促進(jìn)的關(guān)系?；谶B續(xù)出版物的特點(diǎn)，國(guó)家圖書(shū)館期刊管理已將采訪(fǎng)和編目這兩項(xiàng)工作合二為一，即由同一采編人員同時(shí)負(fù)責(zé)其管轄期刊的采訪(fǎng)和編目工作。這樣不僅對(duì)連續(xù)出版物的管理非常適宜和有利，同時(shí)也避免了因溝通不暢、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不及時(shí)等原因給采編工作帶來(lái)的影響，遏制了“各掃門(mén)前雪”的弊端。報(bào)紙的采編工作合二為一是一個(gè)很好的工作改進(jìn)，使報(bào)紙的采編信息能更加的及時(shí)和準(zhǔn)確。

2報(bào)紙記到和催補(bǔ)缺期工作

2.1報(bào)紙記到工作

這一工作環(huán)節(jié)是將通過(guò)郵發(fā)、繳送、報(bào)社直訂等不同途徑收到的報(bào)紙，按不同省份分開(kāi)后，每一種報(bào)紙用一張記到卡片按照?qǐng)?bào)紙的出版日期與期號(hào)進(jìn)行記到，如果有缺期就用“紅點(diǎn)”做標(biāo)記。這樣，一張卡片就能夠很清晰地反映這一年報(bào)紙的到館情況，是否缺期一目了然，同時(shí)亦可參照卡片將缺期報(bào)紙進(jìn)行催補(bǔ)，然后將催補(bǔ)回來(lái)的報(bào)紙?jiān)傺a(bǔ)充記到在卡片中。當(dāng)報(bào)紙齊全后，在國(guó)家圖書(shū)館Aleph系統(tǒng)中以單冊(cè)形式進(jìn)行掛接（每個(gè)單冊(cè)厚度大約2cm～3cm），一種報(bào)紙可根據(jù)各自的出版情況，按一年、半年、季度、雙月、月為一個(gè)單冊(cè)，或每月分為二冊(cè)、三冊(cè)等有規(guī)律的進(jìn)行單冊(cè)掛接，當(dāng)缺期確實(shí)無(wú)法補(bǔ)回時(shí)，在相應(yīng)的單冊(cè)后面將缺報(bào)日期作標(biāo)注。同時(shí)，國(guó)家圖書(shū)館還規(guī)定了單冊(cè)的描述細(xì)則，如：1996:1～12(表示一年1冊(cè))；2001:1～3，2001：4～6,2001:7～9,2001:10～12（表示一年4冊(cè)）；2012:1(1～15) 缺1(8), 2012:1(16～31) (表示每月2冊(cè)）。一張卡片反應(yīng)的是一種報(bào)紙一年的記到情況，而Aleph系統(tǒng)每條書(shū)目的館藏記錄反映的是一種報(bào)紙所有單冊(cè)的館藏情況。這樣，手工整理記到與自動(dòng)化管理相結(jié)合后，工作程序就變得嚴(yán)謹(jǐn)、合理、有序。

楊寶青：圖書(shū)館中文報(bào)紙管理現(xiàn)狀分析與探討楊寶青：圖書(shū)館中文報(bào)紙管理現(xiàn)狀分析與探討2011年以前，報(bào)紙記到和催補(bǔ)缺期工作完全由國(guó)家圖書(shū)館報(bào)紙記到工作人員來(lái)完成的。由于報(bào)紙到館數(shù)量大，許多都是重復(fù)或不收的，因此整理這些報(bào)紙花費(fèi)了工作人員大量的時(shí)間和精力，從而影響了報(bào)紙的缺期催補(bǔ)工作。為加強(qiáng)補(bǔ)報(bào)力度，2011年國(guó)家圖書(shū)館開(kāi)始將手工整理和卡片記到等工序分給外包公司，大大減輕了報(bào)紙記到人員的工作量，使他們有更多的時(shí)間和精力做催補(bǔ)缺期工作。經(jīng)過(guò)兩年多的實(shí)踐證明，這種工作外包形式既是圖書(shū)館管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)也存在一些潛在的弊端，如：外包人員流動(dòng)性大、不穩(wěn)定，給報(bào)紙記到工作的質(zhì)量帶來(lái)了不好的影響，所以還需要制定完善有效的監(jiān)督管理措施來(lái)制約和保障報(bào)紙記到環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。

2.2催補(bǔ)缺報(bào)工作

報(bào)紙的缺藏與催補(bǔ)問(wèn)題一直困擾著圖書(shū)館的報(bào)紙管理工作。目前，國(guó)家圖書(shū)館報(bào)紙缺藏的催補(bǔ)工作是由呈繳部門(mén)和報(bào)紙記到人員共同來(lái)完成的，一方面加強(qiáng)了呈繳政策和法規(guī)的宣傳，另一方面也增加了催補(bǔ)力度。通過(guò)呈繳部門(mén)和報(bào)紙記到人員的共同努力，報(bào)紙繳送和缺期補(bǔ)回情況也有了一些改善，但效果不明顯，報(bào)紙的缺藏問(wèn)題和補(bǔ)催效果仍然不容樂(lè)觀。筆者通過(guò)多年得工作實(shí)踐體會(huì)到：這項(xiàng)工作不僅需要很強(qiáng)的工作責(zé)任心和溝通能力，更需要認(rèn)識(shí)到它的重要性；不僅要了解和熟悉各個(gè)報(bào)社的不同管理模式，還要有靈活的工作方法和經(jīng)驗(yàn)的積累。筆者認(rèn)為，目前對(duì)缺報(bào)數(shù)量較多、時(shí)間較長(zhǎng)的情況應(yīng)加強(qiáng)重視，分析其產(chǎn)生的原因，如：是因報(bào)社不作為或溝通不暢，還是因?yàn)榇哐a(bǔ)不及時(shí)或缺少經(jīng)驗(yàn)等等，以促進(jìn)報(bào)紙催補(bǔ)工作的改善，使報(bào)紙收藏更加連續(xù)完整。

3下架裝訂與館藏排架

3.1報(bào)紙下架裝訂

經(jīng)過(guò)前期的采編、記到、催補(bǔ)缺期、掛接單冊(cè)等多個(gè)工作環(huán)節(jié)，每年大約2月就要開(kāi)始將前一年的報(bào)紙下架裝訂。每個(gè)記到工作人員將自己負(fù)責(zé)的報(bào)紙分別從報(bào)名、索報(bào)號(hào)、地區(qū)、裝訂時(shí)間范圍、冊(cè)數(shù)、開(kāi)本等六方面，用Excel表格進(jìn)行列表登記，然后下架送裝訂廠(chǎng)裝訂。這樣，每個(gè)人不僅對(duì)自己負(fù)責(zé)的報(bào)紙下架裝訂情況非常清楚，不容易混亂，而且還避免了報(bào)紙?jiān)谘b訂過(guò)程中的遺失問(wèn)題，保障了館藏的完整性。

3.2館藏排架

圖書(shū)館的館藏文獻(xiàn)排架方法主要有：分類(lèi)排架、字順排架、序號(hào)排架等。對(duì)于報(bào)紙而言，分類(lèi)排架不太適用，字順排架則筆畫(huà)繁多，查找麻煩，當(dāng)報(bào)紙更名時(shí)，筆畫(huà)變了就要改變排架位置，不利于報(bào)紙的查找和庫(kù)房管理。國(guó)家圖書(shū)館報(bào)紙館藏的排架方法是采用序號(hào)排架，即先以各省（CN號(hào)）區(qū)分開(kāi)，每個(gè)省再按報(bào)紙收藏的先后順序分配排架序列號(hào)，如：B/CN22/0021：《吉林工人報(bào)》，B/CN31/0250：《上海金融報(bào)》；報(bào)紙更名時(shí)，延續(xù)原排架序列號(hào)，如：B/CN32/0054：《經(jīng)濟(jì)新聞報(bào)》（江蘇）更名為《都市晨報(bào)》；這種排架方式的優(yōu)點(diǎn)是：報(bào)紙容易查找，給后續(xù)報(bào)紙的收藏留有無(wú)限空間，更名后報(bào)紙延續(xù)前題名報(bào)紙排架號(hào)，不用改變架位，保證了預(yù)留空間的利用。所以，序號(hào)排架方法比較適合報(bào)紙的館藏排架與管理。

4報(bào)紙的動(dòng)態(tài)性和復(fù)雜性對(duì)報(bào)紙管理的影響

4.1對(duì)采訪(fǎng)工作的影響

報(bào)紙的發(fā)行具有動(dòng)態(tài)性和復(fù)雜性，主要表現(xiàn)在：①發(fā)行渠道的變化，如：郵發(fā)改自辦發(fā)行。②報(bào)紙已更名，郵發(fā)系統(tǒng)仍為原題名信息。③一種報(bào)紙有多個(gè)訂刊號(hào)。如：《金融投資報(bào)》有三個(gè)訂刊號(hào)，除主報(bào)外還有《金融投資報(bào)·財(cái)經(jīng)周刊》和《金融投資報(bào)·周末證券》，三個(gè)訂刊號(hào)需要全訂，其期號(hào)才連續(xù)完整；《甘肅科技報(bào)》有四個(gè)訂刊號(hào)，除主報(bào)外還有《甘肅科技報(bào)·健康周刊》《甘肅科技報(bào)·新農(nóng)村報(bào)道》和《甘肅科技報(bào)·消費(fèi)報(bào)道》，而這四種刊物的期號(hào)各自獨(dú)立連續(xù)。④一種報(bào)紙多個(gè)發(fā)行渠道。如：《武漢科技報(bào)》自辦發(fā)行，而《武漢科技報(bào)·少年科學(xué)周刊》則為郵發(fā)訂購(gòu)。⑤一種報(bào)紙的訂閱號(hào)時(shí)有改變。國(guó)家圖書(shū)館報(bào)紙的采集主要以郵發(fā)為主，如此變化多樣和復(fù)雜的發(fā)行狀況，給報(bào)紙的訂閱帶來(lái)了很大的不便和影響，容易造成重訂和漏訂。

4.2對(duì)編目和記到工作的影響

近年來(lái)，一種報(bào)紙使用一個(gè)統(tǒng)一刊號(hào)卻出版多個(gè)刊物的現(xiàn)象越來(lái)越多。一般是一個(gè)主報(bào)與多個(gè)分輯或副刊同時(shí)出版，它們各自的期號(hào)獨(dú)立或期號(hào)相連，且時(shí)常變化，其中分輯或副刊隨時(shí)出新、隨時(shí)停刊。因此，報(bào)紙書(shū)目也隨之分分合合、來(lái)回多變，給書(shū)目的管理和報(bào)紙查找?guī)?lái)了很大不便。另外，有些報(bào)紙的報(bào)頭和版面設(shè)計(jì)五花八門(mén)、隨心所欲，報(bào)名虛虛實(shí)實(shí)、忽隱忽現(xiàn)；有的為了突出副刊，將報(bào)紙A版報(bào)頭標(biāo)為副刊題名，B版標(biāo)正題名，題名很難辨認(rèn)和判斷，這些都會(huì)給報(bào)紙編目和記到工作造成混亂［2］。

4.3對(duì)館藏排架的影響

在國(guó)家圖書(shū)館的報(bào)紙庫(kù)房管理中，一般為每種報(bào)紙預(yù)留大約十年的空間且排架號(hào)是在編制書(shū)目時(shí)就已設(shè)定了的。然而，在出版發(fā)行過(guò)程中，報(bào)紙的出版頻率、尺寸、版面等都會(huì)不斷發(fā)生變化，加之可能隨時(shí)會(huì)?？?，會(huì)使報(bào)架出現(xiàn)不均勻狀況，有的架位空間很大，有的架位十分擁擠甚至無(wú)地方排放，給館藏管理帶來(lái)了影響［3］。

5結(jié)語(yǔ)

近些年來(lái)，國(guó)家圖書(shū)館中文報(bào)紙管理工作在不斷探索和改進(jìn)，各項(xiàng)工作細(xì)則以及管理水平也在不斷完善和提高。隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技的迅猛發(fā)展，人們對(duì)知識(shí)信息的需求也越來(lái)越多，報(bào)紙內(nèi)容會(huì)更加豐富多彩，出版形式也會(huì)多種多樣。因此，圖書(shū)館報(bào)紙管理工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流，在探索中求發(fā)展，在發(fā)展中求創(chuàng)新，進(jìn)一步完善報(bào)紙管理工作細(xì)則，建立及時(shí)有效的監(jiān)督檢查制度，努力實(shí)現(xiàn)“精細(xì)化管理”目標(biāo)，使報(bào)紙管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)、有序、科學(xué)、規(guī)范。

參考文獻(xiàn)：

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［2］［3］夏福莉.報(bào)紙的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)與圖書(shū)館管理的矛盾［J］.山東圖書(shū)館季刊，2007(2)：90-91.

（編校：嚴(yán)真）