淺析加強會計檔案管理的重要環(huán)節(jié)

張玉紅

【摘要】會計檔案既是單位經(jīng)濟活動的歷史記錄，又是單位檔案的重要組成部分，是重要的信息資源。單位會計檔案的收集、歸檔、保管、借閱水平，都將直接影響到單位會計檔案管理的質量，做好會計檔案管理應重點把握四個環(huán)節(jié)。

【關鍵詞】會計檔案室；四個環(huán)節(jié)

一、要做好會計資料的記錄和收集工作

會計資料的記錄和收集要以會計業(yè)務為主線，凡具有保管價值的所有會計事項、核算資料、財務管理類的資料，涉及到的文件、規(guī)定、通知等都應及時記錄和收集，不得遺漏，如借出導致資料殘損，應及時向有關的當事人追回或采取必要的補救措施，以確保會計檔案資料的完整性。依據(jù)《會計檔案管理辦法》，會計檔案資料主要包括如下幾種：

（一）會計憑證類。包括外來和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、其他會計憑證。常用的記賬憑證有收款憑證、付款憑證、轉賬憑證。

（二）會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)賬、其他輔助性賬簿。

（三）財務報告類。包括《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標。分為月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注、文字說明及其他財務報告。

（四）其他會計資料類。包括銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、納稅申報表、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料。會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等與會計資料緊密相關的由會計部門負責辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料，必須按規(guī)定歸檔。

二、要做好會計檔案的整理和歸檔工作

對會計檔案的整理和歸檔要根據(jù)《會計檔案管理辦法》的要求，制定科學規(guī)范的分類編號方法和歸檔時限，建立會計檔案保管清冊、移交清冊、借閱登記單等，保證會計檔案內(nèi)容完整、整理歸檔及時、手續(xù)完備，并按會計檔案分類編號規(guī)則整理會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，合理確定擺放各類會計檔案的位置，提高利用效率。

（一）會計月度終了。將會計憑證和所屬的原始憑證按順序排列、整理，按月立卷，按要求裝訂成冊，正確填寫記賬憑證封面，填寫并粘貼包角并蓋好騎縫章。正確填寫單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽字等。

（二）年度終了。將會計賬簿、會計報表及其他資料（主要是銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單）按《會計檔案管理辦法》要求分類整理、編頁碼、裝訂成冊，正確填寫封面各項內(nèi)容，填寫并粘貼標簽，填寫會計檔案賬簿案卷目錄、會計檔案報表案卷目錄及會計檔案其他類案卷目錄。對于上級、財政部門下達專項資金、部門預算指標等文書檔案也應及時收集齊全，單獨裝訂成卷一并交由單位檔案部門整理歸檔。

三、要做好會計檔案的保管、移交工作

單位應設立檔案管理機構，指定專人管理，負責會計檔案資料的管理人員應及時收集、立卷、整理、裝訂、保管。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制會計檔案移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案移交清冊中應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止時間和檔案編號、應保管期限等內(nèi)容。

四、要做好會計檔案借閱、銷毀工作

各單位保存的會計檔案不得隨意借出。在實際工作中，在業(yè)務主管部門檢查時，審計部門或者出于司法需要，會計檔案會被借出。須經(jīng)本單位負責人批準，方可提供查閱或復制，并辦理借閱、復制登記手續(xù)。查閱或復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應建立、健全會計檔案借閱、復制登記制度。

根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，各單位保管期滿的會計檔案，應由本單位檔案部門會同會計機構提出銷毀意見，各單位應當成立檔案鑒定委員會或小組，定期對已保管到期限的會計檔案進行鑒定并形成會計檔案鑒定銷毀意見書，經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案應重新劃定保管期限，對保管期滿確無保存價值的會計檔案可以進行銷毀。對銷毀的會計檔案應編制會計檔案銷毀清冊，列明待銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等。單位負責人必須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見并簽章。會計檔案銷毀時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員參加。國家機關銷毀會計檔案時，應由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應由同級審計部門派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應對照會計檔案銷毀清冊上所列內(nèi)容逐一清點核對，并在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章。

總之，會計檔案是單位在財務管理和會計核算過程中直接形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表及財務分析報告及具有保存價值的一系列文字資料等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位財務活動的重要史料和證據(jù)。會計檔案管理反映了單位綜合管理水平的高低。因此，各單位應組織會計人員加強對檔案法律、法規(guī)的學習，增強法制意識，不斷學習有關會計檔案管理知識，不斷提高會計檔案管理人員素質，規(guī)范會計檔案管理，完善會計檔案管理制度，確保單位會計檔案的規(guī)范化、科學化，充分發(fā)揮會計檔案的作用，為單位財務審計工作及領導決策提供服務。