關于公文處理程序規(guī)范化問題的探討

李姍敏 狄瑜 徐奕

【摘要】本文介紹了公文處理程序規(guī)范化的概念和意義，例舉了實際工作中常見的不規(guī)范操作，并提出了幾點有效措施，旨在引起人們對公文處理程序規(guī)范化的關注，促使辦公人員規(guī)范辦公行為。

【關鍵詞】公文處理程序；規(guī)范化；措施

近年來，人們對辦公室工作效率和工作質(zhì)量的評判標準發(fā)生了轉(zhuǎn)變，不同于以往大概估算的考核方式，現(xiàn)在采取的是一種量化辦公室工作的形式，通常用公文處理的速度和質(zhì)量來作為考核標準，這就對公文處理程序的規(guī)范化程度提出了新的要求。

一、公文處理程序規(guī)范化的意義

（一）公文處理程序規(guī)范化的概念。通常公文處理程序規(guī)范化主要包括兩個方面：發(fā)文處理和收文處理的規(guī)范程序。發(fā)文處理程序主要是對下級傳達信息用的，包括文件撰寫與審核、用印登記、發(fā)送文件、實施情況等；收文處理程序主要承接上級旨意，落實各項工作，包括文件的接受登記、傳送給各部門、督促落實的情況等。兩種都涉及需要對公文進行整理，有的還要登記在冊，以備后期查用。

公文處理的程序規(guī)范化操作，是當前辦公室人員辦公的基本行為準則。這樣做可以盡量避免公文積壓、拖拉等現(xiàn)象，加快文件處理的速度，以此來保證信息在組織內(nèi)快速、無障礙地流轉(zhuǎn)，使得領導層能作出及時、準確的決策。

（二）公文處理程序規(guī)范化的意義。1.縮短公文處理時間。有了嚴格規(guī)范的程序化操作，就能使辦公人員分工明確，各司其職，按照規(guī)章程序辦事，熟練操作后就能夠跳過不必要的工作環(huán)節(jié)，提高文件處理的效率。如有些類型的公文是不用登記的，辦公人員若熟悉工作流程，就可以節(jié)省寶貴的時間，用在其他公文處理上。2.公文處理質(zhì)量有保證。文件處理的質(zhì)量如何，除了與辦公人員的素質(zhì)、業(yè)務經(jīng)驗有關以外，與公文的程序也有很大關系。比如有的公文可以不用登記在冊，若辦公人員事事墨守成規(guī)，件件公文都要進行登記，工作量就會無形中增加很多，也會影響后期的公文查找，甚至造成公文流轉(zhuǎn)速度低下、辦結滯后等現(xiàn)象。3.有助于信息的上下溝通。在組織里，公文及時接收、登記、落實，對外會影響組織與外部信息的溝通交流；對內(nèi)會影響組織內(nèi)成員之間的信息互通、領導的及時決策。因此按照程序處理公文，能降低辦公人員隨意操作的可能性，保持信息流通渠道的暢通，提升信息的流轉(zhuǎn)速度。4.提高決策質(zhì)量。領導在進行決策時，往往需要大量的參考資料作為支撐和依據(jù)，這其中就包括上級下達的文件，下級上傳的意見。公文處理程序規(guī)范化可以及時地、分門別類地匯總這些信息，為領導層的決策提供必要的依據(jù)保障和政策支持，使得領導層能夠做出符合民意的決策，減少政策的執(zhí)行阻力，進而在樹立領導威信、維護組織形象等方面，發(fā)揮不可忽視的影響力。

二、公文處理程序規(guī)范化的改進措施

（一）公文處理程序規(guī)范化存在的問題。雖然組織內(nèi)部對公文處理的程序都有明確的規(guī)定，但是在實際的工作中，辦公人員仍或多或少地存在一些問題，常見的有以下兩種：1.部分辦公人員隨意壓縮工作環(huán)節(jié)。公文處理的環(huán)節(jié)，是環(huán)環(huán)承接的，隨意刪減壓縮環(huán)節(jié)，容易導致公文信息傳達不暢通，影響辦公效率。比如有的辦公人員不重視公文校對環(huán)節(jié)，對措辭、錯別字、排版格式等未進行商榷，直接下發(fā)公文，會導致公文的不規(guī)范，影響組織的威信以及接收單位的工作落實情況。2.部分辦公人員顛倒工作順序。公文處理的程序環(huán)節(jié)是一個完整的體系，每一個環(huán)節(jié)的安排都有特定的含義。如果隨意顛倒順序，就容易引起信息傳達的混亂，削弱公文的價值。比如，發(fā)文公文一般都需要先撰寫審核，再讓領導簽字確定，如果忽視了正常的程序，先讓領導簽字確定，再去一遍又一遍更改稿件，無形中不僅增加了辦公人員自身的工作量，也會擠占領導的寶貴時間，更有甚者，會讓領導質(zhì)疑辦公人員的辦公素養(yǎng)和技能。

（二）提升公文處理程序規(guī)范化程度的措施。1.提高辦公人員規(guī)范化操作的意識。定期組織辦公人員進行辦公程序規(guī)范化的培訓交流活動，增強辦公人員的思想意識，將培訓的技能和知識，內(nèi)化于心，外化于行，切實提高公文處理的效率和質(zhì)量，降低工作中出現(xiàn)失誤的機率。2.完善相關的規(guī)章制度。通過制定嚴格的收發(fā)公文制度，來規(guī)范辦公人員的工作行為，降低工作的隨意性，避免文件積壓過多、發(fā)文過多執(zhí)行不力等情況。同時，也要制定獎勵制度，通過單位之間、個人之間的總結評比，來提升辦公人員的工作積極性，促使辦公人員自覺主動嚴格地履行收發(fā)文的程序。3.提升人員的辦公技能。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，人們的通訊溝通手段多樣，對辦公人員的操作也提出了新的要求，這就要求辦公人員必須熟悉計算機操作，熟練運用各類辦公軟件。這需要辦公人員樹立終身學習的意識，通過參加培訓、交流，自學等方式，不斷學習辦公技能，提高辦公效率，以適應現(xiàn)代化辦公的新要求。4.加大辦公設備的投入。公文處理程序規(guī)范化的落實，還需要有先進的軟硬件設備做支撐。加大辦公室辦公設備投資，置辦必備的計算機、打印復印機、辦公電話等硬件設備，運用業(yè)務協(xié)同平臺（OA）系統(tǒng)等辦公軟件，已經(jīng)成為當下辦公必不可少的基礎條件。這些系統(tǒng)及設備的更新和維護，有助于節(jié)省公文的收發(fā)時間，加快公文信息的流轉(zhuǎn)，提升公文處理的速度，從而促使政策的有效制定和落實。

三、總結

公文處理程序規(guī)范化程度，是辦公室工作效率和質(zhì)量的重要衡量標準，它既能規(guī)范辦公人員的行為，減少人為隨意性，又能提高公文處理的速度，為領導層作決策提供大量的信息，促使決策的科學合理化。因此進一步深化公文處理程序規(guī)范化程度，需要辦公人員不斷學習提高技能，也需要組織的高度重視和大力配合。只有這樣才能使公文處理程序真正做到規(guī)范化，在組織中發(fā)揮其應有的價值和影響力。

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