論中小企業(yè)項目管理的協(xié)調(diào)和溝通

黃琳娜

摘 要：中小企業(yè)的項目管理中機遇與挑戰(zhàn)并存，文章在分析了良好的協(xié)調(diào)與溝通行為對于中小企業(yè)項目管理重要性的基礎(chǔ)上，深入研究了項目管理中的協(xié)調(diào)和溝通內(nèi)容，以及中小企業(yè)項目管理的協(xié)調(diào)和溝通中存在的問題，進而提出了中小企業(yè)項目管理中有效協(xié)調(diào)和溝通的對策與措施。

關(guān)鍵詞：項目管理；中小企業(yè)；內(nèi)外；協(xié)調(diào)；溝通

中圖分類號：F062.4 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2014）23-0038-02

伴隨著管理學(xué)理論的不斷發(fā)展，逐步形成了一門系統(tǒng)的社會科學(xué)理論，項目管理作為一門新興的管理科學(xué)應(yīng)運而生。在當(dāng)前的背景下，我國中小企業(yè)的項目管理充滿著機遇和挑戰(zhàn)，同時面臨一定的風(fēng)險。在項目管理中組織行為的協(xié)調(diào)溝通是項目管理成敗的關(guān)鍵因素之一，尤其在中小企業(yè)的基本建設(shè)、安全生產(chǎn)、設(shè)計科研和綠色環(huán)保等因素中，有效的協(xié)調(diào)和溝通具有積極與特殊的意義。管理溝通思想、理論和行為的研究伴隨著管理學(xué)的發(fā)展而不斷完善，并且越來越受到企業(yè)管理人員特別是高層管理者的青睞。

1 良好的協(xié)調(diào)與溝通對中小企業(yè)項目管理的重要性

項目管理主要分成五大類：質(zhì)量管理、成本管理、時間管理、合同管理以及信息管理。項目管理的任務(wù)可以概括為“三控制、兩管理、一協(xié)調(diào)”，其中的“協(xié)調(diào)”是指組織協(xié)調(diào)。建設(shè)和管理項目中參與的單位非常多，項目中組織利益的沖突、外部相關(guān)聯(lián)的矛盾比企業(yè)中各部門的利益更為激烈，因而協(xié)調(diào)和管理的難度更大。而項目管理者必須使各方面協(xié)調(diào)一致、齊心協(xié)力地合作，彰顯出項目管理中溝通與協(xié)調(diào)的重要作用和意義。

中小企業(yè)管理的相對落后造成同一項目中會產(chǎn)生沖突、碰撞。例如，由于工期緊，施工人員需要加班趕工，無形中會使成本提高，施工的質(zhì)量也會受到影響。因此，正面、積極的溝通對項目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善都有促進作用。溝通是組織協(xié)調(diào)的手段，是解決組織成員間障礙的基本方法。協(xié)調(diào)的程度和效果常依賴于各項目參加者之間溝通的程度。良好的協(xié)調(diào)和溝通不僅為項目決策和計劃提供依據(jù)，也為組織和控制管理過程提供依據(jù)和手段；同時降低基本建設(shè)、安全生產(chǎn)的成本；縮短建設(shè)工期起到促進作用。此外也有利于改善人際關(guān)系，從而提高領(lǐng)導(dǎo)者的管理水平和工作能力。

2 項目管理中的協(xié)調(diào)和溝通內(nèi)容

在項目實施過程中，其各參與單位需要處理和整合眾多復(fù)雜的業(yè)務(wù)組織關(guān)系。為了處理好各層級關(guān)系，也需要溝通與協(xié)調(diào)。項目管理中應(yīng)著重做好以下幾方面的溝通與協(xié)調(diào)工作。

2.1 項目管理組織與內(nèi)部協(xié)調(diào)

中小企業(yè)必須建立強有力的項目團隊，組織落實，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任強、有溝通能力、協(xié)調(diào)能力強、開拓精神、創(chuàng)新能力強。

中小企業(yè)的項目管理中應(yīng)該注意，人員的安排應(yīng)人盡其用、量才使用；要職責(zé)分明；績效考核遵循實事求是的原則。工作成績的取得，不僅需要主觀努力，更需要同事之間的相互配合，還需要一定的工作條件，矛盾調(diào)解要及時徹底。

在與企業(yè)管理層關(guān)系的協(xié)調(diào)方面，應(yīng)嚴格執(zhí)行項目管理目標責(zé)任書。項目經(jīng)理與企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)既是上下級關(guān)系，又是服務(wù)與服從、監(jiān)督與執(zhí)行的關(guān)系，企業(yè)要對項目管理全過程進行必要的監(jiān)督調(diào)控，項目經(jīng)理要盡職盡責(zé)，全力以赴地抓好項目的具體實施。

2.2 項目管理組織的外部協(xié)調(diào)

2.2.1 業(yè)主之間的溝通協(xié)調(diào)

業(yè)主代表項目的所有者，對項目具有特殊的權(quán)利，要取得項目的成功，必須獲得業(yè)主的支持。這就要求中小企業(yè)的項目經(jīng)理做到反復(fù)閱讀合同或項目任務(wù)文件，了解項目構(gòu)思的基礎(chǔ)、起因、出發(fā)點，了解目標設(shè)計和決策背景，從而理解總目標和業(yè)主的意圖。

全體管理人員應(yīng)充分尊重業(yè)主單位，加強與業(yè)主單位領(lǐng)導(dǎo)及其駐工地授權(quán)代表的聯(lián)系與協(xié)商，聽取他們對項目管理工作的指示和對項目管理人員工作的意見與建議，處理與施工單位的關(guān)系時，應(yīng)切實保護建設(shè)單位的利益與合法權(quán)益，公正地對待項目其他參與方。

2.2.2 與施工單位之間的溝通協(xié)調(diào)

組織協(xié)調(diào)工作最難的就是對施工現(xiàn)場進行的協(xié)調(diào)，尤其可能出現(xiàn)的情況就是設(shè)計圖紙與現(xiàn)場實際情況存在較大偏差，對此，中小企業(yè)的管理者應(yīng)充分發(fā)揮組織協(xié)調(diào)的作用。首先要求設(shè)計人員第一時間根據(jù)變化的情況更改圖紙，項目經(jīng)理則應(yīng)該協(xié)調(diào)解決工程進度、施工質(zhì)量、工程造價以及合同管理中的有關(guān)問題，分析施工過程中存在的問題，并積極地幫助解決技術(shù)困難，與施工單位保持良好的溝通。

2.2.3 與監(jiān)理之間的溝通協(xié)調(diào)

監(jiān)理的主要工作是檢查施工的安全、監(jiān)督工程的進度、確保施工的質(zhì)量。中小企業(yè)在遇到設(shè)計變更、材料改變或特殊工藝以及隱蔽工程等情況時，應(yīng)及時得到監(jiān)理人員的確認，并形成書面材料。當(dāng)發(fā)生與監(jiān)理人員意見不一致時，雙方應(yīng)本著合作雙贏合的原則，在相互理解的基礎(chǔ)上充分表述各自的見解，求大同存小異，充分協(xié)商以達成一致的意見。

2.2.4 與政府部門的溝通協(xié)調(diào)

建立與政府聯(lián)系和溝通的部門，及時了解政府的有關(guān)政策、法規(guī)、條例和辦法，及時做好征地、供電、供水、電信、環(huán)境保護、道路等方面的銜接工作。主動向地方部門匯報，以便取得政府相關(guān)各部門的理解、支持和幫助，從而達到事半功倍的效果。

3 中小企業(yè)項目管理協(xié)調(diào)和溝通中存在的問題

中小企業(yè)的項目管理過程中，由于對總體目標思想不統(tǒng)一，各職能部門之間的職責(zé)不明確，各有各的打算，甚至產(chǎn)生了對立的思想；由于缺乏溝通和必要的聯(lián)系，面對項目實施過程中遇到的一些挫折和危機，造成內(nèi)部不團結(jié)，減弱了凝聚力。

在項目管理過程中，中小企業(yè)管理者常常忽略了溝通協(xié)調(diào)的重要性，得不到建設(shè)單位、設(shè)計單位和監(jiān)理單位的理解和支持，有時甚至?xí)a(chǎn)生對立。除此之外，也存在一系列其他問題，如由于沒有對施工合同進行認真的研究和分析，造成了施工方案得不到落實，施工計劃不能認真執(zhí)行，指揮不得力，步調(diào)不一致，因而造成項目在實施過程中質(zhì)量、進度失控，工作混亂的局面。

中小企業(yè)在建設(shè)過程中也避免不了遇到諸多的外部問題。例如征地、道路、供水、供電、供氣、排污、電信等問題。

4 中小企業(yè)項目管理中有效協(xié)調(diào)和溝通的對策和措施

現(xiàn)代項目管理中參與的單位非常多，尤其是中小企業(yè)的項目管理中五大責(zé)任主體、政府監(jiān)督機構(gòu)、勞務(wù)承包隊伍以及各種材料、設(shè)備、配件的供應(yīng)商等是一個復(fù)雜的項目組織系統(tǒng)。由于各個組織代表不同的利益方面，因此協(xié)調(diào)一致、齊心協(xié)力地為整個項目的利益工作，才能保證項目的正常運行。

4.1 建設(shè)單位項目部與有關(guān)職能部門的協(xié)調(diào)與溝通

建設(shè)單位與政府部門的問題是客觀存在的，因此要求建設(shè)單位必須高度重視，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上把問題和困難想到前面，把相關(guān)協(xié)調(diào)溝通工作往前趕。做出行動預(yù)案，以減少不必要的經(jīng)濟損失，避免拖延工期、增加工程的難度和成本，減少不必要的人力資源的浪費。

項目部與本企業(yè)職能部門關(guān)系的協(xié)調(diào)是通過嚴格執(zhí)行項目經(jīng)理的目標責(zé)任書來實現(xiàn)的。首先要求中小企業(yè)建立完善、實用的項目管理系統(tǒng)。項目經(jīng)理部中每一個成員都要明確各自的工作和崗位職責(zé)，準確地知道自己所負責(zé)的部分與其他部分有哪些關(guān)聯(lián)，制定出完善的工作流程，目標到位責(zé)任到人。

制定工作例會制度，定期召開會議，以達到信息共享。一次有成效的工程項目工作例會，可以滿足工程項目團隊內(nèi)的多種溝通需求，通過工作協(xié)調(diào)，及時地解決施工出現(xiàn)的問題

另外，還可以建立項目激勵約束機制。結(jié)合工程項目的特點，根據(jù)各個項目工作目標，進行量化分析，每月進行綜合考核，實行績效與獎金掛鉤，充分調(diào)動起各方的積極性。其次是制定分項、分部工程目標的激勵考核制度，對按期完工、實現(xiàn)所定目標的進行綜合業(yè)績考評，按安全質(zhì)量和進度實施獎勵和懲罰。

4.2 積極主動做好近、遠、外層關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)

工程項目要按期完成，還要經(jīng)常與設(shè)計單位和監(jiān)理單位等部門保持溝通聯(lián)系。建設(shè)單位還要充分發(fā)揮監(jiān)理部門的積極性，切實對施工單位進行監(jiān)督、檢查，以確保施工質(zhì)量和進度。首先應(yīng)該讓發(fā)包人一起投入到項目全過程，不僅是給對方一個竣工合格的工程。盡管有預(yù)定的目標，但項目實施必須執(zhí)行發(fā)包人的指令，使發(fā)包人滿意。尊重發(fā)包人，隨時向發(fā)包人報告情況；加強計劃性和預(yù)見性。其次，及時向監(jiān)理部提供有關(guān)項目進度計劃、其他施工資料、工程事故處理報告等。接受監(jiān)理單位的監(jiān)督和管理，搞好協(xié)作配合。項目經(jīng)理部應(yīng)經(jīng)常通過監(jiān)理例會和監(jiān)理工程師進行溝通。再次，項目部應(yīng)在設(shè)計交底、圖紙會審、設(shè)計洽商與變更、隱蔽工程驗收和交工驗收等環(huán)節(jié)與設(shè)計單位密切配合。除此之外，在設(shè)計交底和圖紙會審工作中應(yīng)與設(shè)計單位進行深層次交流，對設(shè)計圖紙與施工實際不吻合或設(shè)計中的隱含問題應(yīng)及時解決。

4.3 溝通和協(xié)調(diào)過程中做到靈活性和原則性的有機結(jié)合

在處理問題和解決矛盾時，要把原則性和靈活性與溝通協(xié)調(diào)有機的結(jié)合起來，這是解決和化解矛盾的基本方法。在中小企業(yè)項目管理中，溝通協(xié)調(diào)的技巧，特別是對于發(fā)生爭執(zhí)的處理，協(xié)調(diào)要有藝術(shù)性，要確保爭執(zhí)得到有效的控制。對于項目實施過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)堅持做到多協(xié)商對話，平衡和滿足各方面的利益，找到最佳的解決方案，盡快地把問題消滅在萌芽狀態(tài)。針對那些不影響項目管理大局的爭執(zhí)，應(yīng)求同存異，正確引導(dǎo)爭執(zhí)的雙方，說服向?qū)Ψ阶龀鲞m當(dāng)?shù)耐讌f(xié)或非原則性的讓步，避免爭執(zhí)擴大。面對涉及雙方共同利益的爭執(zhí)則需要采取互量互讓、加大合作方式、形成利益互補，理性地化解矛盾消除分歧。

5 結(jié) 語

中小企業(yè)項目管理中不僅要求管理者做好本崗位職責(zé)范圍內(nèi)的工作外，還要具備其他一系列管理技巧，應(yīng)具有雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)、良好的溝通技巧和人際交往能力，以及處理和解決問題的協(xié)調(diào)能力。中小企業(yè)由于自身的限制而出現(xiàn)一系列狀況，要求項目經(jīng)理要加強這方面的管理能力，以打造具備高素質(zhì)、有凝聚力、能打硬仗的團隊，保證工程項目的目標圓滿完成，對整個項目達到資源優(yōu)化的目的，促進企業(yè)健康持續(xù)的發(fā)展。

參考文獻：

[1] 胡波.淺議項目管理中協(xié)調(diào)與溝通的重要性[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2009，（4）.