社區(qū)檔案管理工作的現(xiàn)狀、問題及對(duì)策

錢海峰

摘要：文章介紹了北京市社區(qū)檔案管理工作現(xiàn)狀的調(diào)研情況；分析了北京市社區(qū)檔案管理存在的問題；提出了基本解決思路。

關(guān)鍵詞：社區(qū)檔案檔案管理檔案工作

近年來，隨著政府職能的轉(zhuǎn)型和城市體制的變革，社區(qū)建設(shè)力度不斷加大，社區(qū)承擔(dān)的社會(huì)職能得到進(jìn)一步強(qiáng)化，社區(qū)在推進(jìn)城市化進(jìn)程、加強(qiáng)基層民主建設(shè)和提高人民生活水平等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。社區(qū)檔案真實(shí)完整地記錄了社區(qū)自治管理工作歷程，社區(qū)檔案工作直接關(guān)系到社區(qū)各項(xiàng)工作的開展。在新形勢(shì)下如何更好地開展社區(qū)檔案工作，實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案的規(guī)范化管理，為社區(qū)發(fā)展和城市建設(shè)服務(wù)，是當(dāng)前面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)。

在本文中，筆者以北京市社區(qū)檔案管理現(xiàn)狀為例，談?wù)剬?duì)加強(qiáng)社區(qū)檔案工作的認(rèn)識(shí)。

一、北京市社區(qū)檔案管理現(xiàn)狀及問題

北京市社區(qū)檔案工作起步于上世紀(jì)90年代末，2003年，北京市檔案局和北京市民政局聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步做好我市社區(qū)檔案管理工作的意見》，對(duì)加強(qiáng)全市社區(qū)檔案管理工作起到了指導(dǎo)和引領(lǐng)作用。全市16個(gè)區(qū)縣檔案局結(jié)合《意見》要求，都制定了社區(qū)檔案管理規(guī)范性文件，并通過培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、檢查等方式方法加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案管理工作的指導(dǎo)。

經(jīng)過10多年的發(fā)展，社區(qū)組織和規(guī)模有了很大的變化，社區(qū)居委會(huì)及社區(qū)服務(wù)站等社會(huì)組織承擔(dān)著越來越多政府主導(dǎo)下的社會(huì)職能工作。社區(qū)檔案工作同樣隨著社區(qū)各方面的發(fā)展而變化。社區(qū)檔案內(nèi)容涵蓋了社區(qū)組織機(jī)構(gòu)與管理、黨建、共青團(tuán)婦女、統(tǒng)戰(zhàn)、老齡、綜合治理和人民調(diào)解、人口與計(jì)劃生育、衛(wèi)生、文化教育體育、社區(qū)服務(wù)與管理、社會(huì)保障工作等各個(gè)方面，既為社區(qū)建設(shè)留下歷史見證，也為社區(qū)發(fā)展積累了豐富的資料。

為深入了解全市社區(qū)檔案管理情況，北京市檔案局在2013年10月對(duì)社區(qū)檔案的門類、數(shù)量、管理狀況、經(jīng)費(fèi)保障、人員情況及信息化等方面進(jìn)行了全面調(diào)查，通過發(fā)放調(diào)查表對(duì)全市16個(gè)區(qū)縣220個(gè)街道（地區(qū)）辦事處，2662個(gè)社區(qū)進(jìn)行了廣泛調(diào)研，并對(duì)部分社區(qū)實(shí)地走訪。從調(diào)研的結(jié)果來看，社區(qū)檔案工作存在檔案門類較多、數(shù)量較大，庫房及設(shè)施設(shè)備不能滿足安全保管的需要，信息化不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要等狀況。

（一）社區(qū)檔案的門類和數(shù)量情況

各社區(qū)一般保存有文書、科技、會(huì)計(jì)、聲像、電子、實(shí)物等多種門類和載體的檔案，并編制了案卷目錄、歸檔文件目錄等必要的檢索工具。文書檔案是社區(qū)檔案的主體，主要包含民政救助、勞動(dòng)保障、計(jì)生、老齡、殘疾、治保調(diào)解、經(jīng)濟(jì)適用房和廉租房申請(qǐng)、社會(huì)化管理等業(yè)務(wù)工作檔案。截至2013年10月底，全市社區(qū)室藏檔案總數(shù)1828587卷/件，其中文書檔案1425302卷/件，會(huì)計(jì)檔案29108卷，科技檔案9785卷，設(shè)備檔案9089卷，照片檔案418987張，實(shí)物46544件，電子檔案151298件（圖1）。

（二）社區(qū)檔案管理情況

各社區(qū)檔案工作一般歸屬社區(qū)黨委分管，社區(qū)承擔(dān)的社會(huì)服務(wù)職能的增多以及各類型業(yè)務(wù)檔案的增加，迫切要求社區(qū)黨委進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作，加大建章立制，配備庫房、檔案專柜等。

1.社區(qū)檔案管理制度建設(shè)情況。社區(qū)逐步建立了歸檔、保管、借閱、鑒定銷毀、換屆交接等一系列檔案管理制度。全市2662個(gè)社區(qū)中，有1990個(gè)社區(qū)制定了歸檔制度，占74.8%；有2124個(gè)社區(qū)制定了保管制度，占79.8%；有1598個(gè)社區(qū)制定了借閱制度，占60%；有1115個(gè)社區(qū)制定了鑒定銷毀制度，占41.9%；有1423個(gè)社區(qū)制定了換屆交接制度，占53.5%（表1）。

2.檔案專用庫房及硬件建設(shè)情況。2662個(gè)社區(qū)中，有484個(gè)社區(qū)配有獨(dú)立的檔案庫房，占18.9%；有2182個(gè)社區(qū)配有檔案專用鐵皮柜，占81.9%；有855個(gè)社區(qū)保管檔案場(chǎng)所配備了防盜門窗，占32.1%；有1540個(gè)社區(qū)配備了滅火器，占57.9%（表2），檔案保管還存在一定隱患。

（三）檔案管理人員及經(jīng)費(fèi)情況

1.社區(qū)檔案管理人員普遍存在人員少，且流動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn)。絕大部分是兼職檔案員，兼職基本都在3項(xiàng)工作以上，有的甚至兼7、8項(xiàng)工作；從身份上看，有的是正式在編人員，有的是聘用人員。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2662個(gè)社區(qū)檔案人員中，專職檔案人員89人，僅占3.3%；兼職檔案人員2573人，占96.7%；正式在編人員1803人，占67.7%；聘用人員859人，占32.3%（表3）。

2.檔案經(jīng)費(fèi)情況

全市所有社區(qū)都沒有專門的檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)，檔案管理工作所需經(jīng)費(fèi)一般從社區(qū)辦公經(jīng)費(fèi)中支出。

3.檔案信息化發(fā)展情況

隨著社會(huì)信息化的發(fā)展和檔案信息化管理的實(shí)際需要，社區(qū)檔案的數(shù)字化管理得到一定發(fā)展，整理和保存了一定數(shù)量的電子文檔、數(shù)碼照片和視頻等。2662個(gè)社區(qū)中，有357個(gè)社區(qū)配備了檔案專用電腦，占13.4%；有462個(gè)社區(qū)建立了計(jì)算機(jī)檔案檢索目錄，占17.4%。

（四）社區(qū)檔案管理存在的主要問題

社區(qū)檔案管理是社區(qū)開展黨的建設(shè)、社區(qū)自治、社區(qū)文化、社區(qū)服務(wù)和社區(qū)安全等各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)，雖然各社區(qū)檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的進(jìn)展，但還存在著各區(qū)縣社區(qū)的檔案管理水平不均衡，同一區(qū)縣不同社區(qū)之間檔案管理工作水平不平衡的狀況。

1.檔案管理意識(shí)比較薄弱

（1）部分社區(qū)檔案工作還未形成正常領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機(jī)制，社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)檔案相關(guān)法律法規(guī)不了解，檔案工作沒有得到應(yīng)有的重視和關(guān)注，檔案管理所需的人、財(cái)、物無法得到很好保障。

（2）市、區(qū)街道業(yè)務(wù)主管部門干涉過多，他們?yōu)楸阌诒静块T專業(yè)工作需要，要求社區(qū)按照本部門規(guī)定建專卷，既干涉了社區(qū)的自主管理，又導(dǎo)致社區(qū)檔案不能集中統(tǒng)一管理，且重復(fù)建檔，給社區(qū)檔案管理工作有序開展造成較大的影響。

（3）部分社區(qū)工作人員對(duì)檔案工作不理解，認(rèn)為社區(qū)搞建檔又多了一項(xiàng)工作，是給自身找麻煩；少數(shù)人甚至認(rèn)為社區(qū)不需要建立檔案工作，社區(qū)服務(wù)中產(chǎn)生的文件材料上交上級(jí)對(duì)口業(yè)務(wù)部門即可，本社區(qū)不需要?dú)w檔。

（4）部分社區(qū)檔案管理人員缺少檔案法制觀念，不熟悉檔案法律法規(guī)和相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。

2.檔案業(yè)務(wù)保障基礎(chǔ)薄弱

（1）檔案專業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)不到位

社區(qū)檔案管理人員配備不到位，部分人員身兼多職，精力不足。檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定，變動(dòng)頻繁，有些社區(qū)甚至沒有配備相對(duì)固定的專兼職檔案員。部分檔案人員很少參加檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，缺乏基本的檔案管理知識(shí)和基本技能，很難勝任和完成檔案管理工作。

（2）硬件建設(shè)無法適應(yīng)檔案工作需要

隨著社區(qū)服務(wù)職能的拓展，大量各門類和載體檔案產(chǎn)生，檔案保管硬件建設(shè)無法適應(yīng)工作需要的矛盾凸顯。全市2178個(gè)社區(qū)沒有專門的檔案庫房，有761個(gè)社區(qū)采用分散保管的方式，檔案保管專柜的容量不足，檔案設(shè)施設(shè)備不能滿足需求的問題在各個(gè)社區(qū)普遍存在。

（3）檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)不足

社區(qū)檔案管理工作所需經(jīng)費(fèi)是從社區(qū)辦公經(jīng)費(fèi)中支出，而每年的社區(qū)辦公經(jīng)費(fèi)也僅僅2萬元左右，能夠用到檔案管理上的經(jīng)費(fèi)更是少之又少，這就導(dǎo)致檔案整理保管必備的檔案裝具、專柜等都不能予以保障。

3.檔案管理不規(guī)范

（1）檔案工作的機(jī)制還未完全建立，檔案工作制度還不健全。由于缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制，一些社區(qū)業(yè)務(wù)工作形成的檔案基本處于誰形成誰管理的狀態(tài)，部分社區(qū)還缺少歸檔、保管、借閱和換屆交接等基本的檔案管理制度，在文件歸檔整理時(shí)，有的按上級(jí)業(yè)務(wù)部門要求整理，有的隨自己工作方便整理，既沒實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理，也沒有按照檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化整理，且造成文件材料歸檔不齊全，嚴(yán)重影響了社區(qū)檔案管理工作的有序開展。

（2）檔案信息化工作相對(duì)滯后。由于社區(qū)經(jīng)濟(jì)條件有限，檔案管理人員素質(zhì)不高等原因，大部分社區(qū)信息化建設(shè)比較滯后，仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)手段保管檔案，產(chǎn)生的電子文件也沒有歸檔，不僅影響了社區(qū)檔案的完整性，也不利于今后的開放利用。

二、做好社區(qū)檔案管理工作的對(duì)策

社區(qū)檔案工作是社區(qū)工作的重要組成部分，也是檔案工作的新領(lǐng)域。做好社區(qū)檔案工作，需要檔案行政管理部門和社區(qū)業(yè)務(wù)主管部門及社區(qū)的共同努力。各級(jí)部門要通過各種途徑，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的宣傳力度，組織社區(qū)人員學(xué)習(xí)《檔案法》等，提高社區(qū)人員的檔案法制觀念；要采取多種形式，宣傳社區(qū)檔案工作的重要性和作用，宣傳社區(qū)檔案工作與社區(qū)建設(shè)、與城市文明建設(shè)的關(guān)系，真正把檔案工作作為社區(qū)基礎(chǔ)工作的一項(xiàng)重要任務(wù)來抓，做到社區(qū)檔案工作與社區(qū)各項(xiàng)工作同步。

（一）加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，嚴(yán)格規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

省級(jí)檔案行政管理部門要加強(qiáng)與省級(jí)民政、社工等部門的溝通協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取相關(guān)部門對(duì)社區(qū)檔案工作的理解和支持，做好全省社區(qū)檔案行政規(guī)范性文件的制定工作，協(xié)調(diào)與民政、社工等部門共同制發(fā)。積極組織地市縣級(jí)檔案局做好規(guī)范性文件的宣貫，確定工作目標(biāo)，提出工作標(biāo)準(zhǔn)，明確工作要求。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案工作的宏觀監(jiān)督指導(dǎo)和調(diào)研工作，發(fā)現(xiàn)社區(qū)好的做法，及時(shí)認(rèn)真研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，樹立典型，做好宣傳和推廣，以點(diǎn)帶面，帶動(dòng)整個(gè)區(qū)域社區(qū)檔案工作全面提升。

（二）加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，做好培訓(xùn)指導(dǎo)

地市縣級(jí)檔案局要加強(qiáng)以下幾項(xiàng)工作：一是加強(qiáng)與本行政區(qū)域組織、民政、社工、街道等部門的溝通與聯(lián)系，積極為社區(qū)檔案工作營造良好環(huán)境。二是協(xié)調(diào)成立社區(qū)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由地市縣級(jí)檔案局牽頭，民政、社工等部門為成員單位，重點(diǎn)做好相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)工作，確保社區(qū)檔案工作所需的人、財(cái)、物等得到充分保障。建立社區(qū)檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，形成檔案行政管理部門—街道—社區(qū)居委會(huì)三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。地市縣級(jí)檔案局研究制定本地區(qū)社區(qū)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，并同街道辦事處一起按照標(biāo)準(zhǔn)抓落實(shí)，努力使社區(qū)檔案工作朝著規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、有序的方向發(fā)展。三是組織培訓(xùn)街道和社區(qū)檔案管理人員，提高其檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和能力。四是積極與街道檔案管理人員溝通，調(diào)動(dòng)和激發(fā)他們的工作熱情和積極性，指導(dǎo)街道辦事處檔案人員通過上門指導(dǎo)、檢查考核等方式，進(jìn)一步促進(jìn)社區(qū)檔案工作取得新進(jìn)展。

（三）加強(qiáng)支持保障，促進(jìn)齊抓共管

街道辦事處作為社區(qū)直接的行政管理部門，要關(guān)心和支持社區(qū)檔案工作，切實(shí)做好社區(qū)檔案工作必需的人員、經(jīng)費(fèi)、庫房、裝具保護(hù)設(shè)備等基礎(chǔ)保障，為社區(qū)檔案工作的開展創(chuàng)造必要的條件。社區(qū)檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及民政、社工、勞動(dòng)保障、計(jì)生、文明辦、安全綜治等多個(gè)部門，只有各相關(guān)職能部門加強(qiáng)合作，齊抓共管，形成合力，才能抓好社區(qū)檔案工作。社區(qū)各項(xiàng)工作直接受街道辦事相關(guān)職能部門的領(lǐng)導(dǎo)，街道辦事處分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)統(tǒng)籌相關(guān)職能部門制定有關(guān)檔案的各項(xiàng)制度、辦法，統(tǒng)一歸檔、整理標(biāo)準(zhǔn)；與相關(guān)部門達(dá)成共識(shí)，建立社區(qū)檔案協(xié)同管理體系，對(duì)社區(qū)檔案資源進(jìn)行整合，集中收集、整理和保管，確保檔案收集齊全、整理規(guī)范、保管有序、利用有效。街道辦事處檔案管理人員要經(jīng)常指導(dǎo)社區(qū)工作人員做好社區(qū)業(yè)務(wù)工作形成的文件材料的收集和歸檔工作，并對(duì)社區(qū)工作人員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

（四）加強(qiáng)建章立制，抓好層層落實(shí)

社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)要通過各種途徑，加強(qiáng)與社區(qū)主管機(jī)關(guān)（主要是街道辦事處各職能部門）的溝通與聯(lián)系，爭(zhēng)取社區(qū)行政管理部門的支持，為社區(qū)檔案工作的開展創(chuàng)造必要的條件。要明確一名分管領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)檔案工作，選用責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的同志擔(dān)任專（兼）職檔案人員。

要在構(gòu)建和諧外部大環(huán)境的基礎(chǔ)上，營造良好的社區(qū)檔案管理工作小環(huán)境，最大程度上保持檔案管理人員崗位的相對(duì)穩(wěn)定，通過提供晉升機(jī)會(huì)和待遇等方法，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的崗位吸引力，使檔案管理工作開展得更好。

社區(qū)檔案管理人員要加強(qiáng)以下幾項(xiàng)工作：1.加強(qiáng)自身檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，通過參加檔案行政管理部門和街道辦事處組織的培訓(xùn)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)技能和能力，同時(shí)提高使用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備管理檔案的能力。2.做好社區(qū)各項(xiàng)檔案管理制度，建立健全文件材料的形成、積累、歸檔、整理及檔案保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交、檔案人員崗位責(zé)任制等制度，使社區(qū)檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的軌道。3.指導(dǎo)社區(qū)工作人員做好社區(qū)業(yè)務(wù)工作形成的文件材料的收集和歸檔工作，并開展相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保各種載體的文件材料歸檔齊全完整，規(guī)范整理。4.做好本社區(qū)檔案的安全保管和提供利用工作。

社區(qū)工作人員要加強(qiáng)日常業(yè)務(wù)工作形成的文件材料的積累和歸檔工作，尤其是加強(qiáng)對(duì)民政救助、勞動(dòng)保障、計(jì)生、老齡、殘疾、治保調(diào)解、保險(xiǎn)、社會(huì)化管理等涉及民生的文件資料的收集，保證反映社區(qū)業(yè)務(wù)工作的文件齊全完整，更好地為百姓調(diào)解糾紛，排憂解難發(fā)揮作用。

當(dāng)然，由于新時(shí)期社區(qū)檔案工作面臨許多新情況，在實(shí)際工作中還會(huì)存在很多問題，各級(jí)檔案行政管理部門和廣大社區(qū)檔案管理人員要在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，并加強(qiáng)理論研究以更好地指導(dǎo)實(shí)踐，在全新的工作狀態(tài)中，積極有效的完善檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳雁平，陳迎霞.城市社區(qū)檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查[J].檔案管理，2010（1）.

[2]戴喜梅.關(guān)于開展社區(qū)檔案工作的幾點(diǎn)思考[J].檔案管理，2007（4）.

[3]王勇，楊勇剛.加強(qiáng)社區(qū)檔案管理促進(jìn)和諧社區(qū)建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界，2009（6）.

[4]張懷柱，孫波.加強(qiáng)社區(qū)檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].黑龍江檔案，2009（3）.

作者單位：北京市檔案局