“跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)”科研項(xiàng)目電子文件歸檔探析

吳春明

摘要：本文在分析跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)科研項(xiàng)目電子文件歸檔存在問(wèn)題和原因的基礎(chǔ)上，提出電子文件歸檔的策略，為新形勢(shì)下“三跨”科研項(xiàng)目電子文件歸檔提供具有可操作性的歸檔措施。

關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目電子文件歸檔

隨著科研活動(dòng)日益社會(huì)化、信息化，科研項(xiàng)目呈現(xiàn)出向跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)（簡(jiǎn)稱“三跨”）的趨勢(shì)發(fā)展。與傳統(tǒng)科研項(xiàng)目檔案相比，“三跨”科研項(xiàng)目檔案具有含金量大、產(chǎn)生的源頭多、時(shí)間跨度長(zhǎng)、空間跨度大、涉及的人員復(fù)雜、及時(shí)歸檔和同步利用的矛盾格外突出等特點(diǎn)。做好相關(guān)電子文件歸檔，是保障項(xiàng)目檔案完整性的需要，是解決歸檔與同步利用及資源共享矛盾的需要，也是今后產(chǎn)研轉(zhuǎn)化的需要。傳統(tǒng)科研檔案歸檔時(shí)間、歸檔流程和歸檔方法已難以滿足實(shí)際需求，需要我們探索新的歸檔方法和流程。

一、“三跨”科研項(xiàng)目電子文件歸檔存在的問(wèn)題

“三跨”科研項(xiàng)目電子文件歸檔包括對(duì)原生電子文件（內(nèi)容、相關(guān)元數(shù)據(jù)）和再生電子文件（包括數(shù)字化紙質(zhì)文件）的歸檔。與傳統(tǒng)科研組織形式的科研項(xiàng)目比，“三跨”科研項(xiàng)目具有周期長(zhǎng)、參與機(jī)構(gòu)多、地域分散、學(xué)科和領(lǐng)域跨度廣等特點(diǎn)，其電子文件歸檔存在以下三個(gè)問(wèn)題：

（一）項(xiàng)目電子文件保管分散

“三跨”科研項(xiàng)目涉及的學(xué)科、機(jī)構(gòu)、領(lǐng)域、人員多，這些不同源頭而又圍繞同一項(xiàng)科研活動(dòng)產(chǎn)生的檔案構(gòu)成了“三跨”科研項(xiàng)目的全部檔案。對(duì)中國(guó)科學(xué)院“三跨”項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)研發(fā)現(xiàn)：20個(gè)項(xiàng)目涉及20個(gè)依托單位、57個(gè)參加單位、12個(gè)地區(qū)和43個(gè)學(xué)科[1]。同時(shí)，從項(xiàng)目的申請(qǐng)、立項(xiàng)、科研過(guò)程、項(xiàng)目結(jié)束到獎(jiǎng)項(xiàng)申請(qǐng)，涉及的人員多，包括項(xiàng)目（課題）負(fù)責(zé)人和參加人、專家咨詢?nèi)藛T、項(xiàng)目管理人員和財(cái)務(wù)管理人員等，導(dǎo)致項(xiàng)目電子文件源頭多，保管分散，如項(xiàng)目申請(qǐng)文件、立項(xiàng)文件、合同文件、階段驗(yàn)收文件、結(jié)題驗(yàn)收文件等項(xiàng)目管理性文件保存在項(xiàng)目主管部門、依托單位和各參加單位的管理部門；設(shè)計(jì)文件、實(shí)驗(yàn)記錄、技術(shù)報(bào)告等科研過(guò)程文件則保存在各參加單位項(xiàng)目組中；關(guān)鍵技術(shù)配方、工藝參數(shù)等則保存在不同參加單位的科研人員手中。

（二）項(xiàng)目電子文件歸檔率低、完整性差

完整性包括兩個(gè)層面的含義：一是項(xiàng)目形成的電子文件和其他形式的相關(guān)文件（非電子文件）數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容與元數(shù)據(jù)信息完整?！叭纭笨蒲许?xiàng)目的電子文件歸檔率普遍很低、完整性差，處于嚴(yán)重的流失狀態(tài)。有的僅僅打印成紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，但其中大量電子文件根本無(wú)法以紙質(zhì)文件的形式脫機(jī)保存；有的根本沒(méi)有進(jìn)行電子文件歸檔，任其散失在各處；有些項(xiàng)目雖然移交了電子數(shù)據(jù)，但相關(guān)的元數(shù)據(jù)并沒(méi)有一并歸檔。在對(duì)中國(guó)科學(xué)院20個(gè)“三跨”科研項(xiàng)目的調(diào)研表明電子文件的歸檔率普遍偏低。“三跨”項(xiàng)目周期較長(zhǎng)，一般需要3-5年，其產(chǎn)生的科研項(xiàng)目電子文件分散保存于各參加機(jī)構(gòu)的不同人員的個(gè)人計(jì)算機(jī)和其他科研設(shè)備中，很容易造成電子文件的散失。同時(shí)，有的科研人員認(rèn)為這是自己的研究成果，不愿意交出相關(guān)檔案；還有的認(rèn)為科研結(jié)果的相關(guān)檔案上交即可，相關(guān)過(guò)程檔案不用歸檔等；有的仍然以紙質(zhì)文件歸檔的方式對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔。造成的結(jié)果是：有的科研項(xiàng)目只有立項(xiàng)批文，沒(méi)有立項(xiàng)合同；有的科研課題只有申請(qǐng)材料，而沒(méi)有成果鑒定材料；有的缺少技術(shù)配方、工藝參數(shù)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)等核心文件；有的缺少科研過(guò)程中產(chǎn)生的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試技術(shù)等過(guò)程性文件；有的僅僅把電子文件的內(nèi)容歸檔，而缺少相關(guān)的反映文件背景的元數(shù)據(jù)。科研項(xiàng)目電子文件這種歸檔狀況使科研檔案的完整性大打折扣，也對(duì)當(dāng)前和今后的利用、產(chǎn)研轉(zhuǎn)化及長(zhǎng)期保存帶來(lái)不利影響。

（三）項(xiàng)目電子文件可讀性差

電子文件的可讀性是其存在和保存價(jià)值的基礎(chǔ)。電子文件類型和格式的多樣性、對(duì)軟硬件及運(yùn)行環(huán)境的依賴，給保障其可讀性帶來(lái)了挑戰(zhàn)?！叭纭笨蒲许?xiàng)目電子文件種類復(fù)雜、格式多樣，既有文本文件、數(shù)據(jù)文件，也有圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音（或音頻）文件、程序（命令）文件，還有多媒體文件、超文本文件、超媒體文件等，而每一種類型均具有許多格式，有的甚至多達(dá)幾十種、近百種，個(gè)人或機(jī)構(gòu)獨(dú)自定義的個(gè)性化格式也很常見(jiàn)。每種格式的電子文件特點(diǎn)和元數(shù)據(jù)都不一致。有的多種格式并存歸檔，有的直接轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，有的僅僅歸檔電子文件內(nèi)容而沒(méi)歸檔相關(guān)的元數(shù)據(jù)等，這些都導(dǎo)致項(xiàng)目電子文件可讀性極差。

二、“三跨”科研項(xiàng)目電子文件歸檔存在問(wèn)題原因分析

“三跨”科研項(xiàng)目電子文件歸檔存在以上問(wèn)題有其特有的原因，具體來(lái)說(shuō)包括以下三個(gè)方面：

（一）缺乏針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目的頂層設(shè)計(jì)和電子文件歸檔管理通用軟件

“三跨”科研項(xiàng)目由于涉及的單位多，相關(guān)單位各有自己的電子文件系統(tǒng)，科研過(guò)程中還用到專用的設(shè)備，產(chǎn)生的電子文件在各自的系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，相關(guān)的運(yùn)行環(huán)境、依賴的軟件、文件的格式各不相同。相關(guān)項(xiàng)目在項(xiàng)目之初對(duì)電子文件的歸檔制度、歸檔時(shí)間、歸檔流程、歸檔方法和電子文件歸檔管理通用軟件等的頂層設(shè)計(jì)考慮不足，甚至沒(méi)有考慮，往往項(xiàng)目結(jié)束了，相關(guān)的電子文件還分散在不同的系統(tǒng)，甚至存儲(chǔ)于個(gè)人電腦中。對(duì)于涉及數(shù)個(gè)甚至數(shù)十個(gè)單位、研究周期長(zhǎng)的“三跨”科研項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，一旦沒(méi)做好頂層設(shè)計(jì)，就無(wú)法做好相關(guān)電子文件的歸檔工作。

（二）缺乏針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目具體可操作的歸檔流程和過(guò)程監(jiān)管

“三跨”科研項(xiàng)目電子文件的歸檔流程應(yīng)該實(shí)現(xiàn)從文件設(shè)計(jì)、生成、流轉(zhuǎn)到館藏檔案整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程的全面控制和科學(xué)管理。這一流程應(yīng)該跟“三跨”科研項(xiàng)目流程相符，能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔、定期歸檔和同步利用，保證每一階段、每個(gè)環(huán)節(jié)的電子文件都及時(shí)歸檔，這樣既保障電子文件的相關(guān)特性，又能滿足項(xiàng)目人員頻繁利用和共享資源的需求；同時(shí)，這一流程應(yīng)該操作簡(jiǎn)便，能讓相關(guān)人員很容易掌握相關(guān)技能并實(shí)施歸檔。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/ T18894-2002）和國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)[2012]7號(hào)）對(duì)電子文件歸檔有一定的描述，但沒(méi)有具體針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目這樣電子文件情況復(fù)雜的具體可操作的歸檔流程和過(guò)程管理。目前有的電子文件歸檔流程更多的是針對(duì)比較規(guī)范的文書電子文件，無(wú)法滿足“三跨”科研項(xiàng)目的需求。沒(méi)有相應(yīng)的流程，無(wú)法對(duì)電子文件進(jìn)行全程管理，無(wú)法把握好相關(guān)環(huán)節(jié)，很容易造成電子文件的失控，使得電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性得不到保障，甚至造成電子文件的散失。endprint

（三）缺乏對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目電子文件歸檔的制度保證

“三跨”科研項(xiàng)目各參與機(jī)構(gòu)和人員在任務(wù)設(shè)定時(shí)更多的是針對(duì)項(xiàng)目研究，重視項(xiàng)目成果，而在檔案職責(zé)方面設(shè)定很少，只是作為一個(gè)附加的職責(zé)，沒(méi)有把歸檔工作列入崗位職責(zé)，檔案工作做得好與壞對(duì)工作業(yè)績(jī)、職務(wù)晉升和項(xiàng)目獎(jiǎng)項(xiàng)申請(qǐng)沒(méi)影響，這很容易造成相關(guān)人員對(duì)歸檔工作不夠重視，甚至根本不重視；同時(shí)，這是一個(gè)因特定任務(wù)臨時(shí)組建的團(tuán)隊(duì)，并不隸屬于某一個(gè)單位，項(xiàng)目完成，團(tuán)隊(duì)即解散，對(duì)相關(guān)人員的約束力不夠；另外，各單位雖有針對(duì)本單位相關(guān)的科研項(xiàng)目歸檔制度，但是缺乏針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目的制度保證，獎(jiǎng)勵(lì)（懲處）力度不夠。除了制度方面，相關(guān)人員檔案意識(shí)薄弱。很多人是兼職檔案員，缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案的價(jià)值及其對(duì)國(guó)家科學(xué)發(fā)展所起的作用沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)；一些科研人員認(rèn)為這是自己研究出來(lái)的，應(yīng)該是屬于自己的財(cái)產(chǎn)，應(yīng)該保護(hù)其產(chǎn)權(quán)；還有一些科研人員出于同行競(jìng)爭(zhēng)評(píng)職稱、評(píng)獎(jiǎng)等利益驅(qū)動(dòng)的需要，怕上交后泄露核心材料，不愿意把相關(guān)檔案移交給科研管理部門或檔案館，就算因?yàn)橐?guī)定而不得不移交，也僅僅移交非關(guān)鍵材料，而把原始核心材料留在自己手里。

三、做好“三跨”科研項(xiàng)目電子文件歸檔的措施

針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目電子文件存在的問(wèn)題和原因，筆者認(rèn)為做好相關(guān)歸檔工作有以下措施：

（一）頂層設(shè)計(jì)，標(biāo)準(zhǔn)先行

做好頂端設(shè)計(jì)可以使“三跨”科研項(xiàng)目電子文件歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)化，并利于日后數(shù)據(jù)的對(duì)接和交換。第一，相關(guān)系統(tǒng)設(shè)計(jì)、歸檔制度和辦法及相關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002）和《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（1987-3-20日）及《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》等通用標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)。第二，應(yīng)結(jié)合“三跨”科研項(xiàng)目的特點(diǎn)和依托單位的實(shí)際情況，確定歸檔范圍、歸檔方式、歸檔時(shí)間、歸檔要求、歸檔流程等。第三，應(yīng)充分利用依托單位現(xiàn)有的OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)相應(yīng)的電子文件歸檔管理通用系統(tǒng)（模塊），這樣能夠節(jié)約系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)間成本和費(fèi)用，更重要的是能夠更好地對(duì)在OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的“三跨”科研項(xiàng)目電子文件進(jìn)行歸檔。這一系統(tǒng)（模塊）應(yīng)該能滿足對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目中產(chǎn)生的一些常見(jiàn)的電子文件（包括元數(shù)據(jù)）進(jìn)行歸檔；而對(duì)一些特殊格式的文件，則應(yīng)該能轉(zhuǎn)化為通用型電子文件在系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔；無(wú)法轉(zhuǎn)換的則將文件與軟件一同打包保存。第四，在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)兼顧跟檔案館電子文件接收系統(tǒng)的對(duì)接。如中國(guó)科學(xué)院的“三跨”項(xiàng)目，可以依托現(xiàn)有的ARP系統(tǒng)，根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行改造，使之能夠滿足對(duì)項(xiàng)目電子文件內(nèi)容及元數(shù)據(jù)的歸檔，并將電子文件預(yù)歸檔等流程環(huán)節(jié)嵌入進(jìn)去；同時(shí)，考慮跟中國(guó)科學(xué)院檔案館接收進(jìn)館相關(guān)系統(tǒng)的對(duì)接，避免系統(tǒng)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一致，日后無(wú)法接收進(jìn)館。

（二）將過(guò)程管理嵌入到項(xiàng)目流程中

隨著項(xiàng)目的展開(kāi)，電子文件不斷在各業(yè)務(wù)流程中生成，且逐漸增多，應(yīng)將過(guò)程管理嵌入到項(xiàng)目流程（項(xiàng)目立項(xiàng)-項(xiàng)目研究-中期檢查-項(xiàng)目結(jié)題-獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)-產(chǎn)研轉(zhuǎn)化）中。首先，應(yīng)充分利用“集中統(tǒng)一管理制度”、“三納入、四同步”制度，將過(guò)程管理納入項(xiàng)目流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，依靠行政干預(yù)，做到有章可循。其次，依據(jù)“檔案部門對(duì)建檔工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、審查制度”、“課題負(fù)責(zé)人歸檔責(zé)任制”加大指導(dǎo)力度，明確項(xiàng)目主管部門、依托單位、各參加單位的歸檔職責(zé)，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目進(jìn)程同步，確保文件材料的質(zhì)量，確保檔案的完整、安全保管和有效利用。第三，依照“歸檔分工制度”，建立“檔案館人員-檔案室人員-項(xiàng)目兼職檔案員”工作鏈，相關(guān)人員在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各司其職、緊密協(xié)作并及時(shí)溝通，把控好項(xiàng)目中的每一環(huán)節(jié)，將發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題反饋至相應(yīng)環(huán)節(jié)的責(zé)任人。

（三）采用邏輯歸檔和物理歸檔相結(jié)合的歸檔方式，建立歸檔流程

“三跨”科研項(xiàng)目由于周期長(zhǎng)、產(chǎn)生電子文件的源頭多，等到項(xiàng)目完成后再進(jìn)行歸檔容易導(dǎo)致項(xiàng)目檔案不完整和相關(guān)電子文件的元數(shù)據(jù)缺失，可以采用邏輯歸檔和物理歸檔相結(jié)合的歸檔方式，建立適合于“三跨”科研項(xiàng)目的歸檔流程（見(jiàn)圖1歸檔流程圖）。所謂邏輯歸檔，是指將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲(chǔ)格式和位置暫時(shí)保持不變。[2]在“三跨”科研項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，電子文件一經(jīng)生成定稿即進(jìn)行邏輯歸檔。邏輯歸檔也是一個(gè)預(yù)歸檔的過(guò)程，能夠解決歸檔與利用的矛盾。所謂物理歸檔，是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過(guò)程。[3]物理歸檔時(shí)檔案部門不強(qiáng)求原機(jī)構(gòu)刪除機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)移交的電子文件，其歸檔方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔類似，其優(yōu)點(diǎn)是減輕電子文件形成機(jī)構(gòu)的文件管理負(fù)擔(dān)，電子文件的安全和利用得到加強(qiáng)。邏輯歸檔和物理歸檔相結(jié)合的歸檔方式既有利于保持電子文件的完整性和真實(shí)性，又可以保持電子文件的長(zhǎng)期可讀性，也方便項(xiàng)目相關(guān)人員對(duì)檔案信息的頻繁查考利用和資源共享，解決了歸檔與利用之間的矛盾。

（四）加強(qiáng)宣傳、增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案意識(shí)

檔案部門要不斷進(jìn)行宣傳，增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案意識(shí)，從“要我歸檔”變成“我要?dú)w檔”，積極主動(dòng)的做好科研項(xiàng)目材料的積累和歸檔工作。首先，要強(qiáng)調(diào)“三跨”項(xiàng)目投資金額巨大，相關(guān)檔案含金量高，關(guān)系到國(guó)家科技發(fā)展的歷史記錄和日后的產(chǎn)研轉(zhuǎn)化；其次，要強(qiáng)調(diào)電子文件及時(shí)歸檔的重要性，是信息時(shí)代資源共享的重要基礎(chǔ)；第三，宣傳科研項(xiàng)目檔案是國(guó)家科技資源儲(chǔ)備的一種重要形式，是自己作為科研人員進(jìn)行科研活動(dòng)產(chǎn)生的成果，屬于國(guó)家所有，而不是個(gè)人所有；第四，歸檔能更好地保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，而不是使知識(shí)產(chǎn)權(quán)受到侵犯。

綜上所述，對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案情況的調(diào)研結(jié)果為我們敲響了“三跨”科研項(xiàng)目電子文件歸檔的警鐘。信息技術(shù)日新月異，人們對(duì)信息利用服務(wù)的要求也越來(lái)越高。無(wú)論從“三跨”科研項(xiàng)目的大投入、檔案的高含金量，還是從資源共享利用和今后的產(chǎn)研轉(zhuǎn)化來(lái)看，做好相關(guān)電子文件的歸檔工作都迫在眉睫。如果不抓住時(shí)機(jī)，盡快建立健全“三跨”科研項(xiàng)目電子文件的管理體系，改進(jìn)歸檔流程、歸檔方法，提高歸檔效率和歸檔質(zhì)量，那么，對(duì)我國(guó)科研歷史的記錄和國(guó)家科技的強(qiáng)大將造成無(wú)法彌補(bǔ)的重大損失。

注釋：

①中國(guó)科學(xué)院院政研會(huì)行政管理分會(huì)檔案工作研究組對(duì)創(chuàng)新三期重大項(xiàng)目檔案情況調(diào)研結(jié)果

作者單位：中國(guó)科學(xué)院檔案館endprint