余偉
摘要:近年來(lái),全國(guó)推行國(guó)家職業(yè)資格證書(shū)制度,開(kāi)展職業(yè)技能鑒定成為了實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的重要途徑,各級(jí)職業(yè)技能鑒定主管機(jī)關(guān)和各行業(yè)主管部門(mén)充分發(fā)揮作用,承擔(dān)了具體的考務(wù)工作,形成了大量的不同形式的檔案資料,隨著職業(yè)技能鑒定工作的不斷深入,這些檔案資料的重要性日益凸顯。近日民政部辦公廳印發(fā)了《民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定考務(wù)檔案管理辦法》,本文結(jié)合民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定考務(wù)檔案工作,就職業(yè)技能鑒定考務(wù)檔案(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“鑒定考務(wù)檔案”)的形成特點(diǎn)以及管理策略與大家進(jìn)行探討。
關(guān)鍵詞:職業(yè)技能鑒定考務(wù)檔案檔案管理檔案工作
一、鑒定考務(wù)檔案的形成特點(diǎn)
職業(yè)技能鑒定是一項(xiàng)基于職業(yè)技能水平的考核活動(dòng),本質(zhì)上是一種考試,是對(duì)勞動(dòng)者技能水平或資格進(jìn)行客觀(guān)公正、科學(xué)規(guī)范的評(píng)價(jià)和鑒定。各級(jí)鑒定組織和實(shí)施機(jī)構(gòu)圍繞鑒定工作承擔(dān)了諸如發(fā)布鑒定計(jì)劃和公告、受理報(bào)名申請(qǐng),鑒定申請(qǐng)和資格審查、進(jìn)行考場(chǎng)設(shè)置和準(zhǔn)備,負(fù)責(zé)理論知識(shí)考試和操作技能考核,出具考試成績(jī)證明,分析考試情況、核發(fā)職業(yè)資格證書(shū)等相關(guān)考務(wù)工作,形成了一定數(shù)量的文件材料,真實(shí)記錄了每項(xiàng)考務(wù)工作的具體工作活動(dòng)。
鑒定考務(wù)檔案具有以下幾個(gè)特點(diǎn)。(一)涉及職業(yè)廣泛,內(nèi)容比較豐富
目前全國(guó)有50多個(gè)行業(yè),10963個(gè)各類(lèi)職業(yè)技能鑒定站(所)開(kāi)展了職業(yè)技能鑒定工作,涉及了列入國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的1000多個(gè)職業(yè)。就民政行業(yè)而言,民政行業(yè)承擔(dān)著福利服務(wù)、婚姻服務(wù)、老年人服務(wù)、殘疾人服務(wù)、殯葬服務(wù)、災(zāi)害信息服務(wù)等多項(xiàng)公共服務(wù)工作,涉及養(yǎng)老護(hù)理、殯葬、假肢、減災(zāi)救災(zāi)工作等多個(gè)特殊專(zhuān)業(yè)工作。目前《國(guó)家職業(yè)分類(lèi)大典》正在修訂之中,今后像失智老人照護(hù)師、社區(qū)事務(wù)員、社會(huì)救助核查員、婚姻介紹師、婚禮策劃師、婚禮主持人、殯葬禮儀員、骨灰管理員等10余個(gè)民政職業(yè)有望納入新修訂的《國(guó)家職業(yè)分類(lèi)大典》之中。據(jù)粗略統(tǒng)計(jì),目前全國(guó)沒(méi)有經(jīng)過(guò)認(rèn)證的職業(yè)大約有2000多種,而從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展看,其中的一些職業(yè)將通過(guò)職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定逐步納入《國(guó)家職業(yè)分類(lèi)大典》,并適時(shí)開(kāi)展職業(yè)技能鑒定工作。鑒定考務(wù)檔案涉及各行各業(yè),形成于各類(lèi)職業(yè)技能鑒定工作之中,是國(guó)家不可多得的檔案資源,必須加強(qiáng)管理。
(二)涉及人員廣泛,影響力比較大
據(jù)人力資源和社會(huì)保障部統(tǒng)計(jì)公報(bào)顯示,至2012年末,全國(guó)共有技能人才9890萬(wàn)人,僅2012年為1830.55萬(wàn)人開(kāi)展了職業(yè)技能鑒定工作,全年有1548.75萬(wàn)人取得了不同等級(jí)的職業(yè)資格證書(shū)。近三年以來(lái),職業(yè)技能鑒定人數(shù)每年都呈4%-12%的增長(zhǎng),隨著國(guó)家職業(yè)資格證書(shū)制度的不斷深入,越來(lái)越多的職業(yè)技能人員渴望通過(guò)職業(yè)技能鑒定取得相應(yīng)的職業(yè)等級(jí)證書(shū)。2008年首次開(kāi)展全國(guó)民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定工作以來(lái),民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定總?cè)藬?shù)達(dá)11.69萬(wàn)人次,舉辦了近千場(chǎng)民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定考試,通過(guò)考試、考核,有10.68萬(wàn)人次獲得了相應(yīng)民政職業(yè)等級(jí)的“國(guó)家職業(yè)資格證書(shū)”。鑒定考務(wù)檔案涉及人員比較廣泛,必須予以重視。
(三)利用價(jià)值比較高,是提高鑒定實(shí)施機(jī)構(gòu)自身建設(shè)的重要基礎(chǔ)信息
鑒定考務(wù)檔案中有關(guān)記錄考試的組織和考試過(guò)程等文件材料,是記錄考試是否規(guī)范和公平的依據(jù),考試試卷和考試成績(jī)則關(guān)系到考生能否取得職業(yè)資格水平的一個(gè)重要憑證。而職業(yè)等級(jí)證書(shū)與各地在職工工資定級(jí)、兌現(xiàn)相關(guān)待遇上的關(guān)系越來(lái)越密切,一些人由于職業(yè)等級(jí)證書(shū)丟失或信息不符,通過(guò)調(diào)取檔案材料,經(jīng)核實(shí)可以補(bǔ)辦證書(shū);對(duì)于成績(jī)有異議的,可以通過(guò)調(diào)取原始信息進(jìn)行復(fù)核。2012年11月國(guó)家檔案局楊冬權(quán)局長(zhǎng)在全國(guó)民生檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)上明確了職業(yè)資格認(rèn)證(鑒定)檔案屬民生檔案范疇。鑒定考務(wù)檔案關(guān)系到廣大職業(yè)技能鑒定對(duì)象的切身利益,必須進(jìn)行規(guī)范化管理。
各鑒定工作實(shí)施機(jī)構(gòu)在接受職業(yè)技能鑒定管理機(jī)關(guān)和本行業(yè)職業(yè)技能鑒定組織機(jī)構(gòu)檢查、進(jìn)行技能人才統(tǒng)計(jì)、了解技能人才狀況等,檔案資料起到重要的查考和依據(jù)作用,為職業(yè)技能鑒定質(zhì)量分析和領(lǐng)導(dǎo)決策提供了重要的基礎(chǔ)信息。因此必須采取措施解決好檔案管理問(wèn)題。
二、鑒定考務(wù)檔案的科學(xué)規(guī)范管理
(一)加強(qiáng)鑒定考務(wù)檔案管理的組織保障
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的關(guān)鍵,各職業(yè)技能鑒定組織實(shí)施機(jī)構(gòu)要明確檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo),配備專(zhuān)(兼)職檔案管理人員,建立鑒定考務(wù)檔案管理工作制度,保證鑒定考務(wù)檔案管理在場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)和設(shè)施上的需要。在每次鑒定工作中,指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)鑒定考務(wù)檔案的收集、整理、保管、移交工作。
(二)明確鑒定考務(wù)檔案的概念以及歸檔范圍
1.鑒定考務(wù)檔案的概念?!睹裾袠I(yè)職業(yè)技能鑒定考務(wù)檔案管理辦法》指出,民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定考務(wù)檔案是指民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定組織實(shí)施機(jī)構(gòu)在開(kāi)展職業(yè)技能鑒定考務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄①。筆者認(rèn)為對(duì)于鑒定考務(wù)檔案概念的描述可以借鑒民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定考務(wù)檔案的定義,從三個(gè)方面加以界定,一是鑒定考務(wù)檔案的形成主體的確定;二是明確檔案形成過(guò)程的針對(duì)性,如特指在開(kāi)展職業(yè)技能鑒定考務(wù)工作中形成的;三是明確檔案的內(nèi)容和形式,如具有保存利用價(jià)值的歸檔文件,包括各種文字、圖表、聲像、電子等不同載體的文件材料。
2.鑒定考務(wù)檔案的歸檔范圍應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面考慮
⑴考務(wù)工作中形成的考前管理文件材料:上級(jí)單位發(fā)布的開(kāi)展職業(yè)技能鑒定工作計(jì)劃以及各鑒定工作實(shí)施機(jī)構(gòu)發(fā)布的開(kāi)展職業(yè)技能鑒定公告,通過(guò)資格審核的考生名單公告和考試報(bào)名登記表(冊(cè)),職業(yè)技能鑒定管理機(jī)關(guān)(或其辦事機(jī)構(gòu))批準(zhǔn)的職業(yè)技能鑒定實(shí)施安排表;試卷申請(qǐng)表和試卷交接單,理論知識(shí)和操作技能考核試卷清樣、答題卡及操作技能考核評(píng)分記錄表,經(jīng)核實(shí)的考生個(gè)人身份證、學(xué)歷證書(shū)、低一級(jí)別的職業(yè)資格證書(shū)、職稱(chēng)證書(shū)復(fù)印件及職工專(zhuān)業(yè)崗位工作年限證明原件,職業(yè)技能鑒定補(bǔ)考報(bào)名表(冊(cè)),職業(yè)技能(技師、高級(jí)技師)鑒定報(bào)名表,準(zhǔn)考證發(fā)放登記表。
⑵考務(wù)工作中形成的考試過(guò)程文件材料:理論知識(shí)考試安排表、實(shí)際操作考試安排表、鑒定工作人員安排表,考評(píng)人員、督導(dǎo)員委派書(shū)(函),職業(yè)技能鑒定考試現(xiàn)場(chǎng)(包括理論考場(chǎng)和實(shí)際操作考場(chǎng))記錄,考評(píng)人員使用的操作技能考核評(píng)分記錄表,考生完成的理論知識(shí)試卷、操作技能考核試卷和答題卡,考生操作技能考核完成的工件和實(shí)物(錄像資料和照片資料),職業(yè)技能鑒定現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)報(bào)告。
⑶鑒定考務(wù)工作中形成的鑒定結(jié)果文件材料:加蓋鑒定站印章的、考評(píng)人員簽名的操作技能考核成績(jī)匯總表和職業(yè)技能鑒定合格人員名冊(cè),民政部職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心發(fā)布的鑒定成績(jī)公告、證書(shū)公告,職業(yè)資格證書(shū)申請(qǐng)和審批表,職業(yè)技能鑒定申報(bào)表(冊(cè)),職業(yè)技能(技師、高級(jí)技師)鑒定資格申報(bào)表,職業(yè)技能鑒定證書(shū)補(bǔ)辦(變更)申請(qǐng)表,其他有關(guān)材料(如證書(shū)發(fā)放登記表、鑒定總結(jié)報(bào)告和考務(wù)管理工作質(zhì)量分析材料等)。
(三)做好鑒定考務(wù)檔案的整理、保管和利用工作
1.整理
鑒定考務(wù)文書(shū)材料應(yīng)以每次鑒定活動(dòng)為整理原則,為減輕檔案人員的負(fù)擔(dān),參照文書(shū)檔案《歸檔文件整理規(guī)則》對(duì)鑒定考務(wù)文書(shū)類(lèi)材料按“件”整理,一般一份文件為一件,考慮歸檔文件的成套性,可以將考生完成的理論知識(shí)試卷、操作技能考核試卷和答題卡、考生所有個(gè)人情況材料以及同一名稱(chēng)的報(bào)表、名冊(cè)等分別集中,作為一份文件進(jìn)行整理。按職業(yè)-年度-批次-保管期限進(jìn)行分類(lèi),在歸檔文件最低一級(jí)類(lèi)目下排列文件順序并編號(hào),為保證歸檔文件借閱后的正確歸位,在每一份文件首頁(yè)上方加蓋歸檔章,依件號(hào)順序編制歸檔文件目錄,以便查找。而對(duì)于電子文件、聲像文件材料的整理可以參照國(guó)家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)和照片聲像檔案有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
2.保管和利用
(1)保管期限。建議將每次職業(yè)技能鑒定工作形成的考前管理和考試過(guò)程檔案定為短期保管為宜,保管期限定為2-5年。而考試、考核結(jié)果檔案是鑒定考務(wù)檔案中最重要的檔案,應(yīng)當(dāng)長(zhǎng)期保存,因?yàn)橐话汨b定服務(wù)對(duì)象在20年內(nèi)職業(yè)技能逐步提高,職業(yè)鑒定等級(jí)也將會(huì)逐步發(fā)生變化,20年足以滿(mǎn)足利用者的需要。
(2)保管。將具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案裝入檔案盒保存,而對(duì)于具有短期保存價(jià)值的歸檔文件,放入檔案袋中保存,到期進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀即可。這樣做可以延長(zhǎng)檔案的壽命,維護(hù)檔案的安全,也可以節(jié)約成本并大大降低了占地空間。在檔案盒正面和檔案盒脊以及檔案袋正面標(biāo)注相關(guān)檔案項(xiàng)目,這樣做可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行查找和定位的目的。
有條件的地方可可以考慮參照國(guó)家檔案庫(kù)房建立檔案室,對(duì)不具備條件的地方,要因地制宜,必須保證檔案保管所必須的場(chǎng)所和裝具,一定要達(dá)到檔案保管“防火、防蟲(chóng)、防盜、防日光照射、防塵、防潮、防水、防污染”要求,依經(jīng)濟(jì)條件逐步改善檔案保管條件。
(3)檔案的利用。各鑒定工作組織和實(shí)施機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)制定檔案的利用制度,對(duì)檔案的利用范圍、利用方式和利用審批程序等作出比較細(xì)致的規(guī)定,同時(shí)利用時(shí)注意保密工作。檔案保管部門(mén)可以對(duì)檔案所記載的內(nèi)容出具檔案證明。
3.銷(xiāo)毀和移交
對(duì)于達(dá)到保管期限的鑒定考務(wù)檔案,檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)必須進(jìn)行鑒定,對(duì)認(rèn)為有繼續(xù)保存價(jià)值的可以延長(zhǎng)保管期限,對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值的要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀,并建立檔案銷(xiāo)毀目錄。對(duì)于檔案是否移交國(guó)家檔案管理部門(mén),鑒于目前國(guó)家還沒(méi)有這方面的規(guī)定,到時(shí)可根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
三、當(dāng)前做好鑒定考務(wù)檔案工作的幾點(diǎn)建議
(一)加強(qiáng)鑒定考務(wù)檔案管理的政策創(chuàng)制。建議國(guó)家檔案行政管理機(jī)關(guān)和職業(yè)技能鑒定業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)按照國(guó)家檔案局有關(guān)要求,盡快出臺(tái)具有可操作性的鑒定考務(wù)檔案管理規(guī)定,使各鑒定組織和實(shí)施機(jī)構(gòu)有章可循,進(jìn)一步加強(qiáng)鑒定考務(wù)檔案的管理。
(二)加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案部門(mén)要注重對(duì)鑒定考務(wù)檔案的管理,采取措施加大對(duì)職業(yè)技能鑒定組織和實(shí)施機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo),培訓(xùn)檔案管理人員,提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)管理水平。
(三)積極創(chuàng)造條件,做好檔案基礎(chǔ)工作。各鑒定組織和實(shí)施機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)鑒定考務(wù)檔案工作的認(rèn)識(shí),加強(qiáng)檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn),保證檔案的收集、整理、保管和利用工作的有效落實(shí)。同時(shí),檔案人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)研究,做好檔案的信息服務(wù)等檔案工作最基礎(chǔ)和最根本的工作,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的檔案信息資源。
注釋?zhuān)?/p>
①中華人民共和國(guó)民政部辦公廳:《民政行業(yè)職業(yè)技能鑒定考務(wù)檔案管理辦法》,2014年.
參考文獻(xiàn):
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作者單位:民政部檔案資料館