關于職業(yè)學校檔案管理工作的思考

薛花

摘 要： 檔案管理工作如何順應時代發(fā)展和職業(yè)教育改革的發(fā)展趨勢，以便更好地服務職業(yè)學校的建設和發(fā)展，服務經濟社會，是各職業(yè)學校急需思考的問題，也是各個職業(yè)學校面臨的一項重要而緊迫的任務。作者將從職業(yè)學校檔案管理工作的重要意義、職業(yè)學校檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問題及提升職業(yè)學校檔案管理水平的對策建議等方面進行思考與探索。

關鍵詞： 職業(yè)學校 檔案管理 工作創(chuàng)新

職業(yè)學校辦學規(guī)模的擴大，辦學層次和教學管理水平的提升，對職業(yè)學校檔案管理管理的要求越來越高。檔案管理工作是職業(yè)學校中一項十分重要的基礎性工作，是支撐學校健康發(fā)展的基石，也是衡量學校辦學水平的重要因素，可謂責任重大，意義深遠。

一、職業(yè)學校檔案管理工作的作用與意義

檔案管理工作是職業(yè)學校全局工作的重要組成部分，是學校改革與發(fā)展不能缺少的重要管理工作。學校檔案室在服務學校和社會的過程中，發(fā)揮了檔案信息中心的獨特作用，為教學、科研、管理工作及校史志的編撰、學校評估、重大紀念活動、歷史和傳統(tǒng)教育、對外宣傳及個人資歷憑證的查考等，提供了可靠的證據(jù)和翔實的材料。從檔案的功能和作用看，檔案具有育人、存史和憑證等功能和作用，是其他任何工作不能替代的。不重視檔案工作的結果將可能導致一個學校失去歷史記憶，對未來的發(fā)展后患無窮。因此，我們要按照科學發(fā)展觀的要求認識和對待檔案工作。

二、職業(yè)學校檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.檔案管理意識不強。當前，職業(yè)學校不斷擴大招生規(guī)模，師資隊伍迅速膨脹，檔案管理工作的任務隨之加重?；诖寺殬I(yè)學校的檔案管理工作應該變被動為主動，這樣才能適應職業(yè)學校發(fā)展的新形勢。然而，大部分職業(yè)學校，并未配備專用的檔案庫房，未設立單獨的編制，未配備專業(yè)的檔案管理人員，僅由各部門的有關人員兼管檔案工作，對檔案工作年初沒有部署，年中沒有檢查，年末沒有總結，出現(xiàn)用時想到，不用時不要，評估考核檢查時突擊整理的現(xiàn)象。檔案工作處于可管可不管的被動狀態(tài)，使其難以發(fā)揮應有的作用。

2.檔案管理人員素質有待提高。信息化是目前高職檔案管理的必然趨勢，信息化使檔案管理的技術和手段有所提高，同時對管理人員的水平和素質提出更高要求。但是大部分職業(yè)學校并沒有為檔案部門聘請專門的管理人員，而是讓其他部門人員兼管檔案管理，但這些人員幾乎都未接受過管理專業(yè)的專門培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化的基本理論、基本知識和基本技能。由于沒有配備專職的檔案管理人員同時也疏于對兼職管理人員政治素質、業(yè)務能力、管理水平的培訓與提高，造成眾多職業(yè)學校高素質檔案管理專業(yè)人員匱乏。

3.檔案管理手段落后。當下，大多數(shù)職業(yè)學校對檔案管理主要依賴的仍舊是傳統(tǒng)的手工管理手段和技術，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象卻不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。具體表現(xiàn)在：從文件材料的形成和積累，到文件材料的立卷分類，再到整理組卷，最后擬寫案卷標題裝訂成冊、填寫卷內備考表，已經形成一套比較成熟的以紙張、案卷為載體的收集、歸檔、檢索等方法。殊不知，隨著電子文件的不斷增加，如果再繼續(xù)按照傳統(tǒng)的管理模式，則檔案管理工作將需要準備大量的打印紙、文件檔案柜，還要增加工作人員，所耗成本之大，給教學管理、教學組織都帶來一定壓力。總之，傳統(tǒng)的檔案管理手段和技術已經不適應現(xiàn)代社會的需求，檔案實現(xiàn)信息化、數(shù)字化勢在必行。

三、提升職業(yè)學校檔案管理水平的對策與建議

1.提高對檔案管理工作的認識。歷史是一面鏡子，職業(yè)學校辦學所走過的曲折道路、艱難困苦、經驗教訓，無不反映在一個學校的檔案材料中，所以檔案工作的重要性應灌輸?shù)矫恳粋€檔案人員的潛意識中，使之化為主動工作的行動動力。由于我國基層檔案管理收集管理的法制還不完備、健全，我國現(xiàn)階段管理模式正在不斷改革和完善之中等因素的影響，管理層，特別是學校的主要領導更應加強檔案工作重要性的學習，真正從思想認識和工作行動方面關心、支持檔案工作的構建。

2.提高檔案管理人員的綜合素質?，F(xiàn)代化的設備大大提高管理效率，但先進的設備操控在不同水平層次的人員手中，達到的效果是截然不同的。所以要讓組織檔案人員進行業(yè)務培訓，提高業(yè)務水平。檔案管理人員除了有良好的檔案工作素質外，還要有主人翁態(tài)度和服務意識。檔案管理內容涉及學校的各個方面、涉及材料多、人員廣、許多管理人員缺乏應有的態(tài)度和意識，這就要求檔案工作人員本著從學校利益出發(fā)的高度責任心和主人翁態(tài)度，主動服務上門，協(xié)助檔案材料的整理、收集，以自己的工作態(tài)度和熱情感染他人，保證檔案收集的完整性和高質量。

3.提高檔案管理信息化水平。隨著信息化程度的不斷加深，職業(yè)學校傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再適應職業(yè)學?？焖侔l(fā)展的形勢與任務。因此，職業(yè)學校必須盡快用現(xiàn)代化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理，以提高工作效率和服務質量。檔案管理人員要認真研究與解決檔案現(xiàn)代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題；職業(yè)學校相關領導應當努力采取多種形式，主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使職業(yè)學校檔案管理工作不斷上臺階、上層次、上水平，實現(xiàn)管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質高效化。

4.加強檔案管理工作的規(guī)范化。教育行政主管部門應該重視學校的檔案管理工作，進一步強化檔案管理工作的地位和作用，建立完善的檢查監(jiān)督機制，將檔案管理工作列入日常檢查、學期常規(guī)考核體系中，對檔案管理工作進行嚴格的檢查和監(jiān)督，并對檔案管理工作中出現(xiàn)的難題進行有效指導。對檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)均進行嚴格的檢查監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就及時地指出糾正，如果行為嚴重，就應該給予相應的懲罰，明確責任制，進而保證檔案管理工作的規(guī)范化。

總之，隨著職業(yè)教育改革的深入發(fā)展，職業(yè)學校檔案管理工作的創(chuàng)新勢在必行，必須提高檔案管理工作人員的管理意識和專業(yè)化水平，優(yōu)化管理手段，提高管理層次，從而使職業(yè)學校檔案工作建設向更深、更廣的方向發(fā)展，使職業(yè)學校的檔案管理工作水平邁上一個新臺階。