確保科技檔案完整準(zhǔn)確的控制方法探析

熊琴

【摘 要】完整性和準(zhǔn)確性作為科技檔案管理的基本要求，改善檔案的控制方法是最直接的提高科技檔案完整率和準(zhǔn)確的方式。實(shí)踐表明，建立系統(tǒng)化的科技檔案管理制度，有利于科技檔案事業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】科技檔案；完整準(zhǔn)確；控制方法

確?？萍紮n案的完整性和準(zhǔn)確性能有效的提高科技檔案的積累和利用，在企業(yè)管理中，科技檔案是檢驗(yàn)生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理等工作的重要標(biāo)志，而檢驗(yàn)科技檔案管理好壞的唯一標(biāo)準(zhǔn)就是科技檔案的完整率、準(zhǔn)確率和系統(tǒng)的管理模式。本文從科技檔案完整準(zhǔn)確的重要性、檢測科技檔案完整準(zhǔn)確的方式和確?？萍紮n案完整準(zhǔn)確的有效措施三方面，對確保科技檔案完整準(zhǔn)確的控制方法進(jìn)行簡要的探析。幫助科技檔案系統(tǒng)化的管理，使其充分發(fā)揮科技檔案在科技生產(chǎn)、技術(shù)管理和科研工作中的重要作用。

一、科技檔案完整準(zhǔn)確的重要性

完整和準(zhǔn)確是科技檔案的基本要求，只有收集的科技資料是客觀、準(zhǔn)確、真實(shí)的反映記載事物發(fā)展?fàn)顟B(tài)；以及完整有序的記錄備案，才能保障科技檔案在科技工作中的使用價值和歷史價值。在了解科技檔案的作用前，先簡單概括科技檔案的含義：能給一個科技單位生產(chǎn)、發(fā)展和科研研究提供完整準(zhǔn)確科研數(shù)據(jù)和資料的科技檔案保管的部門，稱之為科技檔案管理?？萍紮n案的完整性要求檔案必須齊全完備，不能出現(xiàn)空白或漏洞，保證檔案在日后的使用中能完整有效；科技檔案的準(zhǔn)確性要求收集的檔案符合客觀實(shí)際、實(shí)事求是、真實(shí)還原科技資料的本來面貌，力求在日后的科技發(fā)展中做出強(qiáng)有力的資料基礎(chǔ)貢獻(xiàn)。

作為檢測科技單位生產(chǎn)管理、技術(shù)水平的措施之一，科技檔案的優(yōu)劣程度也是相當(dāng)重要的。目前國內(nèi)的許多科技檔案管理缺乏系統(tǒng)、科學(xué)化的管理程序和檢測標(biāo)準(zhǔn)。但這不是阻止科技檔案完整性準(zhǔn)確性的障礙，而是促進(jìn)其發(fā)展完善的動力。如工程施工設(shè)備的檔案，從設(shè)備的生產(chǎn)、維修、報廢、使用效率等詳細(xì)的問題進(jìn)行備案，在日后設(shè)備的更新中，就可根據(jù)科技檔案保管的資料進(jìn)行對比研究，從而選擇適合工廠的最佳設(shè)備；而在日常的維修中，也可借鑒提前記錄在案的數(shù)據(jù)或具體細(xì)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化改良；同時在不同設(shè)備的效率上，科技檔案提供的資料就能一目了然。由此可以看出保障科技檔案完整準(zhǔn)確的重要意義。

二、檢測科技檔案完整準(zhǔn)確的方式

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，對科技檔案的完整率和準(zhǔn)確率有著嚴(yán)格的規(guī)定和公式，幫助企業(yè)科技企業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化。

1.科技檔案完整性的檢測

科技檔案的完整率是指已有完整科技檔案項(xiàng)目數(shù)占應(yīng)有科技檔案項(xiàng)目總數(shù)的百分比。其中已有完整科技檔案項(xiàng)目數(shù)指工程、設(shè)計(jì)、設(shè)備、課題、研究等單項(xiàng)任務(wù)的項(xiàng)目數(shù)，在科技檔案管理中記錄在案的項(xiàng)目。而應(yīng)有科技檔案項(xiàng)目總數(shù)則是指應(yīng)該記錄在科技檔案管理中心的總項(xiàng)目數(shù)。簡單來說，科技檔案的完整率是建立在已儲存的科技檔案項(xiàng)目的總數(shù)上。從細(xì)節(jié)上來說，單項(xiàng)科技檔案的記錄也需要嚴(yán)格把關(guān)，不能在檔案記載中出現(xiàn)錯誤或空白，這樣會降低檔案整體項(xiàng)目的使用價值和歷史價值，遺患無窮。

2.科技檔案準(zhǔn)確性的檢測

科技檔案準(zhǔn)確的計(jì)算方式是準(zhǔn)確的保管單位數(shù)占保管單位總數(shù)的百分比。需要強(qiáng)調(diào)的是完整率的單位是項(xiàng)目，準(zhǔn)確率的單位是單位數(shù)，兩者在進(jìn)行科技單位生產(chǎn)管理、技術(shù)水平檢測中有著不同的作用和結(jié)果?？萍紮n案的準(zhǔn)確率在實(shí)際計(jì)算過程當(dāng)中，以保管單位數(shù)為單位，顯示的結(jié)果更真實(shí)。在單個的科技檔案儲備中，具體科研項(xiàng)目的準(zhǔn)確性要求也是極高的，只有真實(shí)可靠的研究成果，才能在科技發(fā)展的過程中提供基礎(chǔ)檔案材料，保障科研工作的順利進(jìn)行。

總而言之，科技檔案的管理工作中要重視科技檔案儲存的完整率和準(zhǔn)確率，也要注重單項(xiàng)科研項(xiàng)目的真實(shí)可靠和完整，才能保障科技檔案管理系統(tǒng)的完整和價值體現(xiàn)。

三、確保科技檔案完整準(zhǔn)確的措施

為了保證科技檔案的完整性和準(zhǔn)確性，需要加強(qiáng)科技檔案系統(tǒng)管理原則。首先從完善檔案管理制度開始，建立健全管理制度；再從日常的科技管理活動中入手，加強(qiáng)管理者對科技檔案的重視程度；完善檔案管理的各個“關(guān)口”，就能確?？萍紮n案完整準(zhǔn)確。

1.完善科技檔案管理制度

建立健全科技檔案管理制度是保證科技檔案完整準(zhǔn)確的大前提，只有系統(tǒng)化的管理，才能使繁瑣的科技檔案保存工作有序進(jìn)行。在歸檔制度中要注意時間和范圍的劃分；在檔案的存放措施上，要從檔案儲存的長久性、安全性、穩(wěn)定性角度出發(fā)。如可利用檔案信息資源管理系統(tǒng)對完工項(xiàng)目科檔進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)注錄，網(wǎng)絡(luò)注錄的優(yōu)勢是方便科技資料的大量儲存和便捷后期檢查和調(diào)出?？萍紮n案在歸檔時要明確歸檔要求和注意事項(xiàng)，如基本建設(shè)檔案的開工報告批復(fù)、招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、施工承包合同和協(xié)議、工程質(zhì)量評定、竣工驗(yàn)收報告的驗(yàn)收證書、施工組織設(shè)計(jì)和方案、建交表、末次決算和竣工圖等等在進(jìn)行歸檔時要仔細(xì)核對、認(rèn)真檢查、有序分類，科學(xué)的歸類有利于保證科技檔案的完整性和準(zhǔn)確性。在建立完善的歸檔制度后，對儲存的科技檔案的放置也要有嚴(yán)格的程序進(jìn)行監(jiān)控，確?？萍紮n案的完整性，避免出現(xiàn)檔案流失或損壞的情況，隨著計(jì)算機(jī)的普及，科技檔案管理部門引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)輸入和紙質(zhì)檔案雙儲存的檔案管理模式，確?？萍紮n案的完整性和準(zhǔn)確性。當(dāng)然制度的建立是用來執(zhí)行的，在健全完善的科技檔案管理制度后，要加強(qiáng)執(zhí)行力度，不能空設(shè)制度而不為之所用。

2.嚴(yán)格把控五個步驟

科技檔案在檔案管理中有五個步驟是需要注意的：第一是復(fù)制，對于重要的科技文案，為了以防損失，都會在歸檔前復(fù)制備份，檔案管理部門和復(fù)制部門要相互合作，做好復(fù)制流程的登記和委托文件記錄，確保多數(shù)科技檔案的完整性；第二是修改，修改是檔案管理的常見工作之一，在科技檔案歸檔前要進(jìn)行修改，后期管理過程中也會有適當(dāng)?shù)男薷?，不論歸檔前還是歸檔后，修改的過程中要時刻把握科技檔案的真實(shí)性、客觀性和完整性；第三是開箱，科技檔案開箱時最好是由相關(guān)部門和管理部門一起開箱，尤其是新設(shè)備的引進(jìn)，設(shè)備自帶的圖紙、說明書、保修書等文件的由檔案管理部門保管，待到需要用時再調(diào)出來，嚴(yán)格按照開箱程序管理檔案，有利于科技檔案的完整性；第四是交接，當(dāng)科技檔案移交到檔案室時，要注意將該科技項(xiàng)目的相關(guān)資料一起轉(zhuǎn)移，不應(yīng)還留在原檔案管理處，檔案接收管理人員應(yīng)該認(rèn)真檢查核對，由交接雙方清點(diǎn)簽字、蓋章后各存一份，這樣不僅保證了科技資料移交的完整性、真實(shí)性；還確保了科技檔案在轉(zhuǎn)移過程中不出現(xiàn)遺漏、扯皮等問題；第五是驗(yàn)收，驗(yàn)收是指在科技材料工作的過程中，不定時的進(jìn)行資料補(bǔ)充和修改，這不僅需要檔案管理部門對文獻(xiàn)的跟蹤進(jìn)度，還需要各部門在科技材料的使用過程中注意保存相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。

嚴(yán)格把控科技檔案管理中的修改、交接、開箱、驗(yàn)收和復(fù)制的各個步驟，按照程序進(jìn)行檔案管理工作，不僅可以保證檔案管理的有序進(jìn)行，還能保證科技檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

3.加強(qiáng)科技管理活動中對科技檔案的重視程度

建立健全科技檔案歸檔制度和嚴(yán)格實(shí)施檔案管理的五大步驟前，需要先提高對科技管理的重視程度。在施工企業(yè)單位，要把科技檔案的管理納入科技生產(chǎn)、科研、建設(shè)和技術(shù)管理的系統(tǒng)工作范圍內(nèi)，重視科技檔案的管理作用，督促生產(chǎn)科研部門將科研技術(shù)形成材料以便歸檔。檔案管理部門要加強(qiáng)對各下屬項(xiàng)目的檔案統(tǒng)一管理工作，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)化、制度化。加強(qiáng)科技管理活動中對科技檔案的重視程度，有利于系統(tǒng)化的科技檔案管理工作，極大的提高科技檔案的完整率和準(zhǔn)確率。

4.主動進(jìn)行科技檔案的收集工作

檔案管理部門要時刻跟蹤把握生產(chǎn)、科研等技術(shù)管理中的計(jì)劃和總結(jié)，不能被動的等待項(xiàng)目部和職能部門上交科技檔案，而是主動向項(xiàng)目、職能部門配發(fā)統(tǒng)一的檔案登記表格，時刻監(jiān)督各部門完善自己要負(fù)責(zé)的檔案歸納部分，主動收集科研項(xiàng)目，完善單位整體的科技檔案管理制度。規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理制度，有利于檔案定期的核實(shí)、審查工作高效進(jìn)行，以確保科技檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

四、結(jié)束語

綜上所述，科技檔案的管理，不僅需要系統(tǒng)化的管理制度，還要有效的實(shí)施措施，以及科技管理者積極的工作態(tài)度，才能確保科技檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

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