論同煤集團(tuán)公司的科技檔案管理

摘 要：本文主要從領(lǐng)導(dǎo)重視、歸檔整理、數(shù)字化加工、科技檔案保管、科技檔案利用等五個(gè)方面論述了同煤集團(tuán)的科技檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：科技檔案；歸檔；整理；組卷；電子圖紙

隨著同煤集團(tuán)的擴(kuò)容及企業(yè)的做大做強(qiáng)，以及基本建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對(duì)同煤的科技檔案管理提出了前所未有的挑戰(zhàn)。如何對(duì)科技檔案進(jìn)行有效管理，是檔案工作的重要研究?jī)?nèi)容，科技檔案工作的根本目的，就是以各種方式、方法、開(kāi)展和推進(jìn)科技檔案的利用工作，使科技檔案在企業(yè)建設(shè)中產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。實(shí)現(xiàn)科技檔案價(jià)值，使科技檔案更好地滿足社會(huì)需要。

1 領(lǐng)導(dǎo)十分重視檔案管理工作，認(rèn)真抓好機(jī)構(gòu)建設(shè)

有獨(dú)立的檔案處，同煤的各二級(jí)單位也分別設(shè)立檔案科，建成了，由集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)的，以檔案處為中心，各二級(jí)單位的檔案科為主的檔案管理體系。檔案處承擔(dān)全局檔案工作的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)、管理、指導(dǎo)。使檔案管理工作向科學(xué)化.標(biāo)準(zhǔn)化.規(guī)范化和管理現(xiàn)代化的方向發(fā)展。為保證檔案管理工作資金的需求各二級(jí)單位把檔案工作列入了年度財(cái)務(wù)計(jì)劃，納入了發(fā)展的總體規(guī)劃，這樣一來(lái)既保證了檔案管理工作的發(fā)展，又為做好檔案收集整理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為確保檔案管理的質(zhì)量，更好地為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和設(shè)備管理各項(xiàng)工作服務(wù)，制定了有關(guān)檔案管理制度，抓好檔案材料的收集.整理.歸檔等環(huán)節(jié)的工作。

2 科技檔案的管理

1科技文件材料的歸檔：要做好科技文件材料的歸檔工作，健全科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度。哪個(gè)部門產(chǎn)生的科技文件材料，由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)歸檔。做到每一項(xiàng)生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理等工作活動(dòng)完成后都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料，并按制度歸檔保存。

2科技檔案的整理：對(duì)歸檔的科技檔案要進(jìn)行分類、編目、登記工作。整理程序，1、分類→2、組卷→3、卷內(nèi)文件排列→4、擬寫案卷標(biāo)題→5、復(fù)查定卷→6、編頁(yè)號(hào)→7、填寫卷內(nèi)文件目錄→8、填寫卷內(nèi)備考表→9、填寫案卷封面→10、案卷裝訂→11、案卷排列與檔號(hào)編制→12、填寫卷盒、裝盒排架→13、編制檢索工具

2.1科技檔案的分類，（一）基建檔案（二）設(shè)備檔案（三）科研檔案分類（四）產(chǎn)品檔案

2.2組卷，就是把一組有聯(lián)系的文件，以卷、冊(cè)、袋、盒等形式組合在一起，使它能夠表達(dá)一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的概念，以便于保管、保密和利用。組卷的要求1、一卷就是一組有密切聯(lián)系的文件，而不是雜亂無(wú)章地隨意堆積。2、每一卷都表達(dá)一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的概念，不要一個(gè)概念（案卷標(biāo)題）多個(gè)卷，卷與卷之間應(yīng)當(dāng)從題名到內(nèi)容都是全異的關(guān)系。3、卷厚適度。一般不超過(guò)40mm。4、案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件。5、價(jià)值（保管期限）大體相同。

組卷方法.基建檔案：以單項(xiàng)工程即某一建筑物為單位組卷.（1）大中型建設(shè)項(xiàng)目a、文字表格類：按問(wèn)題（專業(yè)）組卷。如：立項(xiàng)審批、征地拆遷、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、原材料試驗(yàn)、化驗(yàn)單、工程質(zhì)檢、隱蔽工程記錄等。b、竣工圖類：按專業(yè)組卷。即建筑、結(jié)構(gòu)、水、電、氣、暖等專業(yè)。（2）小型建設(shè)項(xiàng)目a、按階段組卷：即按準(zhǔn)備（開(kāi)工前階段）、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收這幾個(gè)階段組卷。b、直接按單項(xiàng)工程組卷：即1個(gè)工程（建筑物）1卷，文字材料在前，圖紙?jiān)诤蟆?/p>

設(shè)備檔案：（1）大型設(shè)備按結(jié)構(gòu)組卷：即按設(shè)備的組件、部件、零件等不同可分拆的組成部分組卷。（2）普通設(shè)備儀器按單臺(tái)組卷：即1臺(tái)1卷。（3）小型設(shè)備儀器可酌情合并組卷：即2—3臺(tái)組1卷。

科研檔案：（1）科研成果檔案a、大型：按課題的階段問(wèn)題組卷：準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用階段。b、小型：按單獨(dú)課題項(xiàng)目直接組卷。（2）科研論文：按年度或部門組卷，即1個(gè)年度的論文組1卷或1年中1個(gè)部門的論文組1卷。

產(chǎn)品檔案：（1）大型產(chǎn)品：按結(jié)構(gòu)組卷，即組件、部件、零件或按立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、試制、生產(chǎn)、銷售、創(chuàng)優(yōu)等工作程序。（2）小型產(chǎn)品：按系列或單個(gè)產(chǎn)品組卷，即1個(gè)系列產(chǎn)品或1個(gè)產(chǎn)品組1卷。

2.3復(fù)查定卷就是對(duì)所組成的案卷，進(jìn)行一次全面的審查，對(duì)不符合要求之處立即糾正，以確保案卷質(zhì)量。復(fù)查內(nèi)容：（1）案卷組成是否合理（2）卷內(nèi)文件是否齊全完整（3）卷內(nèi)文件排列是否系統(tǒng)科學(xué)（4）案卷題名是否恰當(dāng)。

2.4編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)：除空白頁(yè)（卷內(nèi)文件目錄、案卷封面、封底）外，文字與圖紙逐一編號(hào)。印刷成冊(cè)已有頁(yè)號(hào)的文件自成一卷時(shí)也可不重新編號(hào)。用鉛筆編寫阿拉伯?dāng)?shù)字，位置：正面——右下角、背面——左下角，同文檔相反。

2.5填寫卷內(nèi)文件目錄

2.6填寫卷內(nèi)備考表

2.7案卷裝訂：拆掉金屬物，用棉線三孔一線（8字裝訂法），圖紙折疊。a、要按A4圖紙大小折疊成手風(fēng)琴式；b、卷內(nèi)的圖紙左側(cè)要留出裝訂邊30mm；c、折疊圖紙時(shí)注意正面朝內(nèi)，圖簽外露，以保護(hù)圖紙受磨損并便于查看利用。

2.8加蓋歸檔章：卷內(nèi)的每一件文字材料和每一張圖紙，均在右上角空白處加蓋檔號(hào)章，

2.9對(duì)破損、小于A4規(guī)格的文字材料要修復(fù)與托裱，裝訂線外有字跡的要加邊。

2.10編制檢案工具。

3 科技檔案的數(shù)字化加工

包括圖像掃描；掃描件整理；數(shù)據(jù)壓縮，從掃描的文件中識(shí)別出相應(yīng)的著錄信息；批量掛接，使文件名與條目的字段相關(guān)聯(lián)，自動(dòng)掛接到條目下；光盤制作，將完整的檢索程序、數(shù)據(jù)庫(kù)文件、圖像文件、輔助文件集成在一張光盤上，使光盤能脫機(jī)瀏覽。把這些紙質(zhì)文檔通過(guò)數(shù)字化加工后后，掃成可檢索的圖像文件，采用文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，極方便查詢和利用，

4 科技檔案保管

選擇正確的保管方法，創(chuàng)造良好的保管環(huán)境。要最大限度地延長(zhǎng)科技檔案的壽命，必須注意檔案保管室的管理?xiàng)l件，為科技檔案創(chuàng)造適宜的保管環(huán)境。檔案庫(kù)房管理，要做到七防；防塵、防潮、防火、防盜、防蟲(chóng)、防高溫、防光 ，并且堅(jiān)固安全。遠(yuǎn)離易燃易爆物和污染源；庫(kù)房門窗要密閉、堅(jiān)固，應(yīng)與辦公室、閱覽室、曬圖室分開(kāi)；應(yīng)具備安置空調(diào)、去濕機(jī)等有關(guān)設(shè)備的條件。除此外庫(kù)房管理還包括檔案的入庫(kù)管理、出庫(kù)管理、檔案歸還和檔案庫(kù)房的溫濕度度等。負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料的安全管理。定期對(duì)其數(shù)量和保管狀況進(jìn)行全面檢查，填寫登記簿；對(duì)檔案資料室內(nèi)溫濕度按照要求進(jìn)行調(diào)控，并及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行除塵.消毒，定期清理庫(kù)房衛(wèi)生，并進(jìn)行安全檢查，不出現(xiàn)任何事故。

5 科技檔案的利用

利用服務(wù)是衡量企業(yè)科技檔案工作的最高標(biāo)準(zhǔn)，檔案的開(kāi)發(fā)利用也是做好企業(yè)科技檔案工作的最終目的。在加強(qiáng)科技檔案工作的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理的同時(shí)，應(yīng)把主要精力放在科技檔案的服務(wù)利用上。

1、積極主動(dòng)參與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理，把企業(yè)各階段重點(diǎn)工作作為檔案部門的重點(diǎn)工作。這就要求檔案員走出檔案部門，了解企業(yè)各項(xiàng)工作的動(dòng)態(tài)，及時(shí)提供和介紹企業(yè)各相關(guān)工作所需的檔案資料，使檔案的技術(shù)和管理功能在各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科技研究等活動(dòng)中實(shí)現(xiàn)，提高經(jīng)濟(jì)效益。

2、應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段提高科技檔案利用服務(wù)質(zhì)量。使用計(jì)算機(jī)全面輔助科技檔案管理，應(yīng)用激光掃描、縮微技術(shù)將重要科技檔案存入計(jì)算機(jī)，利用計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)傳播科技檔案信息，使科技檔案查詢利用達(dá)到方便、快捷、準(zhǔn)確。

3、確通過(guò)電子圖紙數(shù)據(jù)庫(kù)查詢所需的備件圖。這是保證電子圖紙數(shù)據(jù)中電子圖紙與實(shí)物一致的必要的強(qiáng)制性規(guī)定。 圖、實(shí)不一致，為技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)改造提供了良好的外部環(huán)境。為此，我們編制了備件圖管理規(guī)范，規(guī)范了電子圖紙的管理流程，為備件采購(gòu)部門推動(dòng)電子商務(wù)進(jìn)程奠定了基礎(chǔ)，加快了其備件采購(gòu)的無(wú)紙化進(jìn)程，其要求是：—以前，每個(gè)企業(yè)都對(duì)紙質(zhì)圖紙的動(dòng)態(tài)管理非常頭痛，可以說(shuō)無(wú)法做到，尤其是實(shí)行兩級(jí)管理的企業(yè)。我們通過(guò)研究和實(shí)踐，不僅做到了紙質(zhì)圖紙的動(dòng)態(tài)管理，而且做到了紙質(zhì)圖紙相應(yīng)的電子圖紙的動(dòng)態(tài)管理。辦法的關(guān)鍵是由檔案部門實(shí)行審核歸檔，控制圖紙的更改，同時(shí)輔之以系統(tǒng)的管理，完全實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)圖紙與電子圖紙以及與實(shí)物管理的高度統(tǒng)一，這一成果為企業(yè)解決了圖紙管理最大的難題保對(duì)電子圖紙有效地進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。

4、認(rèn)真做好查（借）閱登記工作，按要求按項(xiàng)目一一填寫清楚，便于提供實(shí)際效益的線索和確定有否必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等。

作者簡(jiǎn)介

殷力志（1966-），女，山西省大同市，副研究館員，1988畢業(yè)于雁北師專。