淺析水文檔案管理

摘 要：水文檔案是水文觀測研究的產(chǎn)物，具有自身的獨特性與專業(yè)性。本文針對水文檔案的特點，對水文檔案的管理方式進(jìn)行實踐性探索。

關(guān)鍵詞：水文 檔案 管理

水文是對水的數(shù)量和質(zhì)量在時間和空間上的變化狀況和規(guī)律進(jìn)行勘測、研究的一門學(xué)科。在水文勘測、水質(zhì)監(jiān)測、水文情報預(yù)報、水資源水環(huán)境評價、水文科學(xué)實驗以及水文咨詢服務(wù)等水文活動中形成的具有保存價值的科技文件材料稱為水文檔案。[1]

一、 水文檔案的特點

水文學(xué)從某種意義上說是一門信息科學(xué)、觀測科學(xué)，水文檔案是各項水文業(yè)務(wù)工作的結(jié)果。原始記錄的收集、水文資料的整編與調(diào)查評價研究是業(yè)務(wù)工作的重要內(nèi)容。相應(yīng)地，水文檔案一般分為水文原始觀測記錄、水文資料整編成果及水文水資源調(diào)查評價與研究項目成果。

隨著水文觀測手段的發(fā)展，從早期的人工觀測形成的手工記錄報表，發(fā)展到自記儀器形成的曲線圖表，采用計算機采集的數(shù)據(jù)模塊。水文資料整編成果是水文水質(zhì)觀測數(shù)據(jù)經(jīng)過按技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整編后形成的材料，一般為數(shù)據(jù)報表，以“站年”為保管單位，一個觀測站一年中所有觀測項目的整編成果合在一起，裝訂為一卷。

水文調(diào)查評價與研究項目成果是在水文專項調(diào)查評價水文實驗和水文科研等活動中形成文字圖表報告等材料，以項目為單位分別立卷。水文檔案具有一般科技檔案的特性，并且專業(yè)性較強，具有顯著的特點：

1、統(tǒng)一性。由于水是統(tǒng)一的整體，它變化復(fù)雜而連續(xù)，僅僅依靠一個水文觀測站的信息，很難準(zhǔn)確作出范圍較大、時效較長的水文水情預(yù)報或研究及預(yù)測水文變化，也很難實施各種水文保障服務(wù)。為了達(dá)到觀測資料共享，必須要求觀測記錄的統(tǒng)一性。也就是說，水文觀測方法和觀測時間以及觀測結(jié)果的記錄信息傳輸、數(shù)據(jù)格式、存貯格式都要求標(biāo)準(zhǔn)化。為此，要嚴(yán)格按照規(guī)范統(tǒng)一的水文信息格式填報、傳輸、接收水文記錄，管理方法也要求統(tǒng)一。

2、區(qū)域性。水文記錄檔案是各地水文觀測的結(jié)果，其觀測數(shù)據(jù)只能代表一定區(qū)域范圍的水文要素變化情況。水資源的數(shù)據(jù)只能代表一定區(qū)域范圍的水文要素變化情況。水資源的地理環(huán)境條件有關(guān)，如植被、地形等。不同地區(qū)環(huán)境條件有很大的差異，水文記錄也就相應(yīng)地具有顯著的區(qū)域性特征。[2]

3、時間性。水體中各種水文要素變化是時間的函數(shù)，水文觀測記錄要求客觀地反映某一時間的水文要素實況。為了使觀測記錄有代表性、準(zhǔn)確性和可比性，水文勘測人員必須按照水文觀測規(guī)范，每天定時進(jìn)行水文觀測。一旦缺測或誤測，超過一定時間，則無法進(jìn)行補測。同一地區(qū)，不同時間，其觀測結(jié)果是不同的，其時間特征很明顯。

二、水文檔案的重要作用

水文是水利的基礎(chǔ)，是防汛、抗旱的耳目和尖兵，是水資源管理和保護(hù)的哨兵。水文檔案是水利工程規(guī)劃設(shè)計和運行調(diào)度、防汛抗旱、水資源開發(fā)利用、管理和保護(hù)以及一切與水相關(guān)聯(lián)的國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要基礎(chǔ)信息和決策依據(jù)。毛澤東同志就深知水文檔案的重要，曾經(jīng)作出指示，水文檔案的保護(hù)要萬無一失。1962年夏天，毛澤東住在武昌東湖賓館，水利部長江水利委員會存放水文檔案的大樓由于汽油自爆引起爆炸，驚動了毛澤東。他立刻就當(dāng)時的湖北省委第一書記王任重電話詢問：水文檔案受損失沒有？并指示：水文檔案要復(fù)制4份，分藏各地，以防萬一。水文檔案對防汛抗旱工作具有十分重要的作用，防汛抗旱工作是建立在水文檔案管理工作基礎(chǔ)之上的，沒有水文檔案信息，防汛抗旱工作就難以高質(zhì)量地開展。1998年長江洪水最大時，在中央決策荊江是否要分洪的關(guān)鍵時刻，長江水利委員會水文局針對分洪能達(dá)到什么效果、如果不分洪荊江及其以下河段的水位將會如何、未來的氣象與水情怎樣等6大問題，利用積累的大量水文檔案資料，及時、準(zhǔn)確地作出了分析預(yù)測，為中央決定不分洪提供了重要的科學(xué)依據(jù)。據(jù)統(tǒng)計，1998年水文防洪減災(zāi)效益超過800億元。

水文基本數(shù)據(jù)是研究水問題重要的基礎(chǔ)信息，是我國重要的國情信息資源之一，國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會發(fā)展中一切與水有關(guān)的活動均需要水文基本數(shù)據(jù)。 對于水文系統(tǒng)自身來說，水文檔案則是水文工作的成果，是幾代水文人艱苦辛勞積累的寶貴歷史財富。

三、水文檔案管理方法

全面加強水文檔案管理，提高綜合管理水平和利用水平，管好用好這些寶貴的水文檔案，做到對歷史負(fù)責(zé)，并為現(xiàn)實各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是水文檔案工作的目標(biāo)和任務(wù)。

1、要不斷加強檔案知識學(xué)習(xí)、提高認(rèn)識，增強檔案管理意識。認(rèn)清水文檔案管理工作的重要性，爭取把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，把檔案目標(biāo)管理及檔案信息科（檔案室）建設(shè)作為檔案建設(shè)的重點工作，使廣大干部職工充分認(rèn)識到檔案工作是一項重要的水文基礎(chǔ)工作。解決好檔案專兼職管理人員的配備問題，加強檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)，進(jìn)一步提高檔案工作的業(yè)務(wù)水平。作為檔案管理人員要認(rèn)識到，檔案管理崗位是一個需要默默奉獻(xiàn)的崗位，它產(chǎn)生的效益是無形的又是無價的。檔案工作是“功在當(dāng)代，利在千秋”的事業(yè)，作為一個檔案工作者要有責(zé)任感和使命感，要不斷加強學(xué)習(xí)的自覺性，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，樹立好檔案管理部門和檔案工作者的良好形象。[3]

2、建立健全各項檔案管理制度，是把檔案工作納入制度化、規(guī)范化軌道的有力措施。除了認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《中華人民共和國檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》、《水利工作中國家秘密及密級具體范圍的規(guī)定》等各項法律法規(guī)外，還要結(jié)合水文系統(tǒng)檔案管理工作實際，制定出本單位的《歸檔管理制度》、《檔案借閱制度》、《安全保密制度》、《檔案銷毀制度》、《檔案分類方案》等一系列管理規(guī)定。使檔案管理工作有序進(jìn)行，做到制度健全、職責(zé)明確，實行集中統(tǒng)一管理，分級負(fù)責(zé)的制度，全面推動檔案工作的開展。

參考文獻(xiàn)：

[1].期刊論文； 趙菁菁 淺談水文檔案的特點及其管理-甘肅水利水電技術(shù)2004，40（1）

[2].期刊論文；李濤 加強水利（水文）檔案管理服務(wù)三峽建設(shè) -科技信息2009（8）

[3].期刊論文；李家年.Li Jianian 加強水文檔案綜合管理的思考 -江淮水利科技2006（2）

作者簡介：

楊艷新，女，河北省承德人，河北省承德水文水資源勘測局助理館員，主要從事檔案管理工作。endprint