在高職文秘專業(yè)檔案管理課程實踐教學中引入班級檔案項目的探索

謝丹妮 盤健斌

（1南寧職業(yè)技術學院；2廣西科學技術協會，廣西 南寧 530000）

檔案管理是高職文秘專業(yè)的核心課程，在專業(yè)教學中占有重要位置。由于該課程在教學計劃中通常只安排一個學期的課時，很難有效調動學生的積極主動性，存在實踐過程不連貫，方式簡單化，效果不明顯等問題。筆者認為，要切實培養(yǎng)學生的檔案管理操作能力，最好要依托一個貫穿學生大學學習全過程的項目——構建班級檔案。

班級檔案是班級從建立到畢業(yè)的過程中，班集體和同學個人在從事各項活動中形成的具有保存價值的不同形式、不同載體的歷史記錄。但在構建班級檔案的過程中，起主導作用的班級輔導員或班干大多缺乏檔案專業(yè)知識，檔案管理難以科學化。因此，將構建班級檔案作為高職文秘專業(yè)檔案管理課程的一項實踐教學來實施，既有利于加強學生應用能力，又有助于在探索中規(guī)范班級檔案的管理。

一、高職文秘專業(yè)檔案管理實踐教學主要方法

由于高職學生的培養(yǎng)方式和就業(yè)去向特點，高職文秘專業(yè)的檔案管理課程一直在往應用性方面發(fā)展。

1.現場集中教學。除了常規(guī)的課堂實例教學，任課老師大多將學生帶到檔案館等校外實習實訓基地、校內辦公室現場參觀，了解文書處理流程、檔案操作流程，以增強學生對檔案管理知識的直觀認識。

2.模擬情境教學?，F諸多高職院校文秘專業(yè)都建立了綜合實訓室，引進了多功能的辦公軟件系統，以對學生進行模擬教學。通過軟件操作，讓學生模擬操作檔案管理的全過程，以提高學生的實際操作能力。

3.任務驅動教學。根據檔案工作過程和行業(yè)規(guī)范，將檔案管理的各項目細化成具體的任務。任課老師指導學生圍繞任務，在強烈的問題動機的驅動下，通過對檔案管理基本知識的積極主動應用，進行自主探索和互動協作的學習。

二、高職文秘專業(yè)檔案管理實踐教學存在的不足

高職文秘專業(yè)檔案管理實踐環(huán)節(jié)采用多種形式相結合的方式，但由于缺乏真實的情境與實在的操作，往往不能使學生很好地掌握檔案管理技能。

1.項目任務虛擬化。當前，高職文秘專業(yè)檔案管理課程的項目化教學大多采用虛擬企業(yè)和現實場景相結合的方式，通過模擬情境材料和企業(yè)信息進行練習。但由于教師水平、場地限制等問題，實踐教學往往形式化、簡單化，并不利于學生真正掌握檔案管理的全過程。

2.實習實訓簡單化。由于學生沒有實際工作經驗，檔案教學過程中的很多實習實訓項目無法進行。如由于學生掌握的知識與檔案館等實習實訓基地的專業(yè)化要求有較大差距，很難真正參與實際工作，所謂的實習多局限于觀摩。若依托學校綜合檔案室或相關辦公室實習，由于規(guī)模較小，難以一次容納太多學生，頻繁更替實習學生會給工作人員帶來諸多不便，因此學生在實習中承擔的多為辦公室事務，而非真正的檔案管理實務，不利于掌握基本的操作技能。

3.實踐環(huán)節(jié)被動式。學生無論是在校外實訓基地或是校內辦公室實踐，大多都按照既定的模式來操作，這樣的實踐很難調動學生的積極主動性，讓學生在實踐中思考。加之檔案管理課一般只開設一個學期，對于整個專業(yè)的學習來說，實踐時間短，實踐不連貫，無法深入了解檔案管理的全過程。

三、構建班級檔案在檔案管理實踐教學中的作用

班級從建立到畢業(yè)的過程中，會形成一系列的班級檔案。構建班級檔案在高職文秘專業(yè)檔案管理課程實踐教學中，可起到積極的輔助作用。

1.構建班級檔案可以使檔案管理實踐貫穿大學生涯。班級檔案是班級建設和個人成長的歷史記錄，構建班級檔案可以按學期或學年來對班級材料進行歸檔，班級檔案的管理則成為一項日常工作，從而把通常只有一個學期的檔案管理課的實踐部分延伸到了整個大學三年，有助于學生系統地連貫地進行檔案操作，從根本上提升技能。

2.構建班級檔案可以發(fā)揮學生學習的自主性。班級檔案既包含了班級信息，如學生管理部門日常檢查內容和有關考核信息，有關教學質量的考評、考試、測試、驗等科目信息等；還包含了學生個人信息，如與學生成長相關的操行、勞動紀律等，可以說其與學生個人及班集體都息息相關。學生有責任也有義務來維護班級的榮譽，這更容易讓學生以主人翁的態(tài)度參與班級檔案管理工作，有效地實現學用結合。

3.構建班級檔案可以實現檔案管理的全過程實踐。檔案管理課程按照秘書文檔管理能力要求，大致可以包含以下幾個工作項目：檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案提供利用、檔案數字化管理等。從大一開課起，老師指導學生從班級檔案收集入手，引導學生在未來三年的校園學習生活中做好各項檔案管理環(huán)節(jié)的工作。班級檔案可以以完成實際工作任務來組織引領課程內容，有利于學生掌握檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)。

四、構建班級檔案在檔案管理實踐教學中的探索

將檔案管理課按照秘書文檔管理能力要求，分解成檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案提供利用、檔案數字化管理六個工作項目來開展實踐教學。任課老師要與班級輔導員做好溝通，自新生入學組建班級開始培養(yǎng)學生的檔案意識，讓學生認識到構建班級檔案不僅僅是檔案管理課程的實踐需要，還是文秘專業(yè)學生的能力要求，更是保管班級集體和個人大學信息的重要工作。

1.檔案收集。從大一開課起，任課老師與輔導員要作為班級檔案的總責任人進行宏觀指導。首先，建立班級檔案歸檔工作制度，凡是記載和反映班級的主要活動，具有保存價值的各種形式的歷史記錄都應歸檔。同時，指導班干組成檔案工作小組，根據工作職責分別負責對應的檔案，發(fā)動全班學生踴躍參與提供素材。班長負責班級自然狀況檔案；副班長負責學生個體信息檔案；團支書負責黨團籍檔案、思想品德教育檔案；組織委員負責黨團活動檔案；紀檢委員負責收集班風學風檔案；學習委員負責收集學籍檔案；宣傳委員負責收集活動照片、錄像、宣傳報道材料等；生活委員負責收集班費以及班費收支檔案等，諸如此類。另外，可考慮由負責不同類別檔案的班干帶領一個工作小組，使班上每個同學都參與進來，這樣既使班級檔案工作有條不紊，又使學生收集和管理檔案的能力得到培養(yǎng)。

2.檔案整理。任課老師可在課堂上指導學生認真學習學校的檔案保管期限表，再結合班級實際情況，確定班級檔案分類方法。在講授完相關理論知識后，組織小組成員按照班級檔案分類方法，對接收的檔案材料認真進行檢查、分類、鑒定，發(fā)現不符合歸檔要求的及時改正。為了實踐的連貫性，增加學生的動手機會，可采取每個月歸檔一次的制度。

3.檔案保管。在文秘綜合實訓室里開辟一個區(qū)域，作為班級檔案庫房，配備相關的專業(yè)檔案裝具，如檔案盒、歸檔章、打碼機、溫濕度計、裝訂機、棉線等，安裝專業(yè)檔案管理軟件，為學生提供正式的檔案保管條件。每個班級要準備一定數量的檔案盒，盒內要有歸檔材料目錄并及時填寫，并在檔案盒的背簽上標注歸檔內容。指導學生認真做好班級檔案的保管和日常維護工作，保證檔案材料安全。組織學生每學期末檢查清點檔案材料數量，認真進行整理。

4.檔案檢索。講授檔案檢索理論知識后，組織學生按小組制作相對應的檔案目錄、索引、指南等檢索工具；同時，指導學生將保存在電腦里的檔案信息做好歸類，進行自動化檢索的練習和使用。

5.檔案提供利用。班級檔案在評比、獎助學金的發(fā)放、爭創(chuàng)優(yōu)秀班集體等活動中有著舉足輕重的作用，通過班級檔案，一些評比結果都有據可循，能有效地避免因評比而引起誤會和矛盾。此外，在一些系部、學校的迎檢工作中，班級檔案都會成為迎檢材料中不可或缺的支撐材料，因此，老師要指導學生建立相關的檔案借閱制度，便捷、安全地向相關單位提供原始檔案材料。同時，還可以指導學生對檔案材料進行加工，利用班級檔案做好年度班級大事記、文件匯編、檔案展覽等。

6.檔案數字化管理。班級檔案作為班集體和學生個人成長的重要記錄，有著很豐富的價值。為確保畢業(yè)后仍可以發(fā)揮班級檔案的作用，老師可以指導學生通過建立班級博客、班級網站等途徑來實現班級檔案的數字化，安排人員定期維護，保證班級檔案的完整性、可讀性、可用性和安全性，實現檔案的共享、溝通和交流。

與此同時，高職文秘專業(yè)學生通過檔案管理課程構建了規(guī)范的班級檔案，掌握了檔案管理的理論知識和操作技能后，可以安排該專業(yè)學生指導其他專業(yè)班級進一步構建和規(guī)范班級檔案，通過具體的實踐，從根本上提升檔案管理水平，從而更好地參與校內外實習實訓。

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