淺談我校網(wǎng)絡技術與辦公自動化

那 勇

（吉林廣播電視大學，吉林 長春 130022）

進入21世紀以來，網(wǎng)絡信息技術迅猛發(fā)展，計算機應用在高校管理中發(fā)揮的作用也越來越大，科學化和現(xiàn)代化的管理水平也成為高校優(yōu)秀與否的主要評判標準，而辦公自動化則是高?，F(xiàn)代化管理的重要體現(xiàn)。目前，百分之百的高校都建成了校園局域網(wǎng)，并通過各種運營商接入互聯(lián)網(wǎng)，能夠?qū)崿F(xiàn)各高校之間、高校各校區(qū)之間以及校內(nèi)各部門之間的資源共享。高校的人才及資源優(yōu)勢，使得高校在辦公自動化向網(wǎng)絡化發(fā)展過程中一直處于領先地位。

一、辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展概況

辦公自動化（OA）是在二十世紀七十年代中期首先興起于發(fā)達國家，主要為了解決企業(yè)所產(chǎn)生的大規(guī)模辦公業(yè)務量而發(fā)展的一門綜合性技術，其主要是利用現(xiàn)代化的科學技術并借助各種技術設備處理辦公業(yè)務，提高工作效率和工作質(zhì)量，更方便決策層的科學管理。伴隨著網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展，這種信息化技術逐漸引入到政府和高校當中，也包括OA的應用。簡單回顧OA系統(tǒng)的發(fā)展過程，大致分為3個階段：

1、第一代OA系統(tǒng)，是從二十世紀七十年代末至九十年代中期，主要特征是以復印機、電話、傳真機、PC等較為傳統(tǒng)的設備對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計歸類統(tǒng)計，實現(xiàn)將辦公信息數(shù)據(jù)從紙質(zhì)方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C數(shù)據(jù)形式。

2、第二代OA系統(tǒng)，是從二十世紀九十年代中期至本世紀初，主要特征是以網(wǎng)絡技術為主，利用計算機及輔助設備，包括掃描儀、數(shù)碼產(chǎn)品等設備對文件進行處理，辦公收文發(fā)文由手動轉(zhuǎn)向自動化的方式。并以互聯(lián)網(wǎng)為基礎，辦公自動化能夠?qū)崿F(xiàn)移動辦公，工作人員辦公不再受時間和空間的限制，基本實現(xiàn)網(wǎng)絡化辦公。

3、第三代OA系統(tǒng)，是從本世紀處到現(xiàn)在，主要特征是利用數(shù)據(jù)庫技術及相關軟件開發(fā)工具對大量數(shù)據(jù)進行信息管理，用互聯(lián)網(wǎng)作為傳輸媒介，以知識管理為核心，提供大量豐富的知識共享和學習功能，使得工作人員在辦公過程當中的地位從被動轉(zhuǎn)向主動，辦公基本實現(xiàn)“無紙化”。信息入檔及查詢更加快捷，速度快，耗資小，大大提高工作效率。

顯然，辦公自動化的發(fā)展與科技的發(fā)展密切相關，隨著計算機技術的迅速發(fā)展，特別是基于Internet為基礎的網(wǎng)絡技術的擴散，辦公自動化已經(jīng)進入網(wǎng)絡化時期。當前，辦公自動化系統(tǒng)都是基于網(wǎng)絡，特別是局域網(wǎng)而建設的。高校正是集技術資源、人才資源、網(wǎng)絡資源和資金資源的優(yōu)勢，在高校自身信息化建設的過程中，開發(fā)適合自己的辦公自動化，提升自己的辦學質(zhì)量及辦學聲譽。

二、我校辦公自動化系統(tǒng)建設狀況和存在的問題

辦公自動化（OA）系統(tǒng)的快速發(fā)展一定程度上減輕了工作人員的負擔，也提高了辦公效率，改善了辦公條件，與此同時，也讓人們對辦公自動化系統(tǒng)提出了更高的要求。隨著近年來我校辦學規(guī)模的日益擴大，我校加大力度進行信息化建設，打造“數(shù)字化校園”。而辦公自動化則是我?！皵?shù)字化校園”建設的重要環(huán)節(jié)。

我校校園網(wǎng)絡快速發(fā)展，辦公自動化的建設也一點點展開，電腦在我校各個管理部門普及率相當高，基本上實現(xiàn)人手一臺電腦，每個人的工作都離不開電腦，大多部門擁有自己的部門主頁，相當一部分業(yè)務實現(xiàn)網(wǎng)上查詢，極大豐富了校園網(wǎng)絡信息。而隨著業(yè)務量的不斷增加，對辦公自動化的要求也越來越急迫，但我校此項工作處于起步階段，目前還存在很多問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1、我校各部門內(nèi)部辦公自動化水平不對稱

我校屬于較早引入計算機辦公的幾所高校之一。極少數(shù)部門已經(jīng)建立起較為完善的信息管理機制并實現(xiàn)科學化、網(wǎng)絡化的管理，但也有很多部門當初不重視或者工作需要依然采取脫網(wǎng)辦公，資源無法共享，甚至有些部門的電腦使用率極低，使得電腦成為了一種奢侈的擺設，這些都與我校網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢極不對稱，沒有發(fā)揮網(wǎng)絡的作用。

2、我校已經(jīng)有自己主頁的部門網(wǎng)上推出的業(yè)務還很匱乏

我校各部門的工作量相當繁瑣，部門主頁推出的業(yè)務只有類似通知公告和表格下載等領域，多數(shù)工作還沒有在網(wǎng)上開通，仍然采用手動方式。一些部門在工作審批等業(yè)務還是以紙質(zhì)形式，跑批文、蓋章還要在幾個辦公室穿梭，距離真正的辦公自動化還有相當大的差距。

3、我校各部門之間缺乏溝通成為“信息孤島”

我校各部門根據(jù)自己的辦公需要，陸續(xù)安裝并使用了極具部門特色的辦公軟件，提高了本部門的辦公效率。但由于缺少統(tǒng)一的規(guī)范，沒有一定的溝通機制，各部門各自為政，導致信息交流特別困難，使得單部門成為“信息孤島”。而且有相當一部分的數(shù)據(jù)在各部門之前出現(xiàn)重復錄入的現(xiàn)象，雖然各部門的工作效率提高了，但是學校整體辦公的效率確受到了一定的制約。

4、我校各部門相關人員的網(wǎng)絡技術知識知之甚少

目前我校硬件設施已經(jīng)能夠滿足學校的正常運行，但是辦公自動化也要求“人”的自動化，相關人員對主要辦公軟件及網(wǎng)絡的基礎知識了解很少，辦公用的電腦成為了打字機。所以，對相關人員的技術培訓顯得尤為重要，這樣能更好的保證各部門信息的準確性和時效性。

5、加強各部門的網(wǎng)絡安全措施

所有的軟件都有漏洞，如果相關人員的主觀防護意識不到位，在網(wǎng)上辦公的時候極易導致電腦感染病毒和信息的泄露，出現(xiàn)這種情況會導致一系列的連鎖反應，后果無法想象。因此，加強技術部門的網(wǎng)絡安全防護和提高其他部門相關人員的安全意識顯得尤為重要。

三、我校發(fā)展辦公自動化的意義

1、提高各部門的工作效率和管理水平

利用辦公自動化處理日常繁瑣的業(yè)務，不但減輕工作壓力，更主要的是大大提高了工作效率，讓工作人員有足夠的時間投入到科研中，為學校的發(fā)展做出更大貢獻。

2、減少蓋公章跑幾個部門的現(xiàn)象

學校的各類公文根據(jù)需要加密后在網(wǎng)上直接讓相關領導傳閱，并能夠直接在網(wǎng)上簽發(fā)文件，縮短批文時間的同時，加快公文的下發(fā)速度，紙張傳閱的辦公將逐步退出歷史舞臺。

3、為師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務

我校師生可通過辦公自動化系統(tǒng)，查詢所需要的各種資料。同時可隨時查詢辦事的進度等，免去從前各辦公室奔波的現(xiàn)象。

4、降低辦公經(jīng)費創(chuàng)建節(jié)約型高校

以前領導發(fā)文要逐級下達，印發(fā)大量文件，耗費經(jīng)費的同時浪費寶貴的時間。辦公自動化通過網(wǎng)上辦公，消滅“文山文?！爆F(xiàn)象，全面實行無紙化辦公。

5、學校管理更加規(guī)范化和透明化

自動化辦公實行后，工作將在網(wǎng)上按照統(tǒng)一的標準進行，每一個環(huán)節(jié)都將受到監(jiān)督，避免“偷工減料”，使工作流程規(guī)范化和透明化。

6、信息實時更新便于查詢，提高領導決策的速度

按照舊時的辦法，各部門信息分部很散，領導要查詢的信息要幾個人花費一天甚至幾天的時間才能完成，導致學校相關決策在制定時耽誤寶貴時間。建立完整的辦公自動化系統(tǒng)以后，所有信息只需要動動手，點幾下鼠標就盡收眼底，方便領導查詢與統(tǒng)計，大大提高工作效率。

由此可見，辦公自動化系統(tǒng)是我校信息化建設的重中之重，利用自身優(yōu)勢，全面推行辦公自動化對我校今后的發(fā)展將起到?jīng)Q定性的作用。

四、對我校發(fā)展辦公自動化建設的建議

施行辦公自動化固然很好，但也要從我校的實情出發(fā)，要統(tǒng)籌規(guī)劃，明晰思路，分步實施。為此，筆者有以下建議：

1、加強宣傳、更新理念、統(tǒng)一思想

辦公自動化不只是簡單的網(wǎng)上辦公，要讓大家能夠正確認識到辦公自動化的內(nèi)在含義，增強信息化意識，全校由上自下更新觀念、統(tǒng)一思想，加快步伐建設辦公自動化，使全校在實行辦公自動化的路上少走不必要的彎路。同時，如果有需要，可以組織我校人員參觀兄弟院?；蛘咂笫聵I(yè)單位比較成功的辦公自動化系統(tǒng)的經(jīng)驗，讓他們對辦公自動化系統(tǒng)的工作效率有一個比較直觀的感受，有決心有信心向傳統(tǒng)觀念宣戰(zhàn)，打消部分工作人員尤其是老同志對于信息時代“電子設備不可信”的傳統(tǒng)觀念。

2、統(tǒng)籌規(guī)劃、分工明確、分步實施

辦公自動化不是一朝一夕就能實現(xiàn)的，它是個龐大的系統(tǒng)工程。做好前期調(diào)研，仔細分析每個部門的需求，建立一個分工明確的、科學的團隊，由領導親自操刀，統(tǒng)一布置、統(tǒng)一規(guī)劃，把分散在各部門的信息資源統(tǒng)一集中一起，從而最終實現(xiàn)各部門的信息共享。另外，由于校內(nèi)各部門溝通不完全具有實時性，所以，技術部門還可以采取邊做邊用邊接受各部門建議的方法，逐步完善，最后形成一個整體性的適合我校自身情況的辦公自動化系統(tǒng)。

3、加強系統(tǒng)安全防范意識

如前文所述，要特別重視辦公自動化系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全防護，加強技術工作人員及各部門相關技術人員的安全防護意識，及時發(fā)現(xiàn)并預防病毒感染，消除隱患。同時，要建立嚴格的安全管理機制，落實到人，實行制度化管理，從根本上杜絕這類事情的發(fā)生。

4、定期對相關人員進行技術培訓 各部門相關人員的素質(zhì)水平一定程度上也決定了辦公自動化系統(tǒng)是否正常運行，我校現(xiàn)在硬件設施非常完備，相關人員如果不掌握一定的計算機知識，很難熟練掌握辦公自動化系統(tǒng)的基本操作。所以，定期對相關人員（包括校領導、技術人員、一般操作人員等）進行有側(cè)重的培訓，提高他們的技術水平，使得全校在辦公自動化的道路上更上一層樓。

五、結(jié)語

辦公自動化系統(tǒng)建設是我校實行信息化建設的重要內(nèi)容之一，是我校在探索教育和管理現(xiàn)代化、科學化道路上的重要一環(huán)。但是它的開發(fā)是一個長期的過程，我校辦公自動化雖然起步較晚，而實際上已經(jīng)進入網(wǎng)絡辦公的時代，辦公自動化系統(tǒng)的大面積推廣及應用仍然需要一定的時間。我校辦公自動化系統(tǒng)的建設會遇到很多困難，但是我們相信，隨著時代的發(fā)展，技術人員水平的不斷提高，基于校園網(wǎng)的辦公自動化系統(tǒng)必將取代傳統(tǒng)模式，成為我校辦公的首選。

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