高校資產(chǎn)檔案管理中的系統(tǒng)性剖析

劉春霞，周曉蘭

(1.黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院國(guó)有資產(chǎn)管理處，湖北黃岡438002;2.黃岡林業(yè)學(xué)校，湖北 黃岡438000)

所謂系統(tǒng)性，指將工作的對(duì)象視為一個(gè)整體，而將影響整體目標(biāo)的系列因素按性質(zhì)劃分為不同的子系統(tǒng)，每個(gè)子系統(tǒng)在事物的發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用。只有以系統(tǒng)整體目標(biāo)的優(yōu)化與實(shí)現(xiàn)為準(zhǔn)繩，科學(xué)分析、協(xié)調(diào)各子系統(tǒng)的相互關(guān)系，才能促進(jìn)事物的整體平衡發(fā)展。近年來(lái)，國(guó)家在高校資產(chǎn)方面的投入不斷增大，這些資產(chǎn)在形成、使用過(guò)程中產(chǎn)生了大量的檔案資料。這些檔案資料在高校進(jìn)行資產(chǎn)效益分析、調(diào)整資產(chǎn)管理制度和方法，提高資產(chǎn)管理效益，支持科學(xué)研究等方面發(fā)揮著重要作用，但由于一些學(xué)校對(duì)此重視程度不夠，缺乏系統(tǒng)性的研究和管理理念，導(dǎo)致高校資產(chǎn)檔案管理水平不高，利用不充分，影響了高校資產(chǎn)效能的全面實(shí)現(xiàn)。因此，各類高校的檔案工作者應(yīng)高度重視資產(chǎn)檔案管理工作，樹(shù)立系統(tǒng)意識(shí)，強(qiáng)化系統(tǒng)建設(shè)與管理，促進(jìn)資產(chǎn)檔案建設(shè)水平的整體提高。

一、系統(tǒng)剖析在高校資產(chǎn)檔案管理實(shí)踐中的重要意義

(一)系統(tǒng)性是高校資產(chǎn)管理實(shí)踐在檔案管理活動(dòng)中的客觀映像

眾所周知，檔案總是伴隨著一定的實(shí)踐活動(dòng)而產(chǎn)生，是實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物。高校資產(chǎn)檔案指高校資產(chǎn)在形成、使用、管理過(guò)程中產(chǎn)生的各種文字、圖表和聲像資料的總和，它本身是對(duì)資產(chǎn)管理實(shí)踐活動(dòng)的一種客觀描述與記錄，是具體的資產(chǎn)管理實(shí)踐在檔案學(xué)中的映像反映。

就高校資產(chǎn)管理實(shí)踐活動(dòng)本身而言，有自己獨(dú)有的運(yùn)行機(jī)制、管理制度、內(nèi)容體系、人員隊(duì)伍和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，是一項(xiàng)規(guī)范的系統(tǒng)性工程。相應(yīng)的，高校資產(chǎn)檔案管理作為資產(chǎn)管理活動(dòng)的映像反映，本身就不可避免的具有系統(tǒng)性。也就是說(shuō)，系統(tǒng)性是高校資產(chǎn)管理實(shí)踐活動(dòng)和檔案管理活動(dòng)的共有特性，是它們須臾不能分離的特征之一。

(二)系統(tǒng)剖析是促進(jìn)高校資產(chǎn)檔案管理水平提高的關(guān)鍵

一方面，資產(chǎn)檔案管理作為資產(chǎn)管理活動(dòng)的映像反映，要求我們客觀地記錄、反映高校資產(chǎn)管理活動(dòng)的真實(shí)狀況;另一方面，我們可以從系統(tǒng)性的檔案管理活動(dòng)出發(fā)，反溯資產(chǎn)管理實(shí)踐中的不足，尋找解決問(wèn)題的方法，提高資產(chǎn)管理活動(dòng)的水平。此外，系統(tǒng)性還要求我們將檔案管理中的每個(gè)子系統(tǒng)放在整體中去分析其作用及相互關(guān)系，分析出影響檔案管理的關(guān)鍵因素，反溯出資產(chǎn)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從而促進(jìn)資產(chǎn)管理和資產(chǎn)檔案管理水平的提高。

二、系統(tǒng)性視閥下高校資產(chǎn)檔案管理的主要因素

從系統(tǒng)論的視角來(lái)剖析高校資產(chǎn)檔案管理活動(dòng)，可以將其整體分為主客體二大因素系統(tǒng)，每個(gè)系統(tǒng)下又可分為若干個(gè)子系統(tǒng)。主體系統(tǒng)主要解決“誰(shuí)”，即由“誰(shuí)”來(lái)主導(dǎo)完成檔案管理工作的問(wèn)題;客體系統(tǒng)則主要解決“什么”和如何完成檔案管理工作的問(wèn)題。

(一)高校資產(chǎn)檔案管理的主體系統(tǒng)

主體既指事物的主要部分，也指具有認(rèn)識(shí)和實(shí)踐能力的人。一般而言，事物的主體似乎是明確的，而就高校資產(chǎn)檔案管理來(lái)說(shuō)并非如此，其管理主體問(wèn)題一直沒(méi)有得到很好的解決。在理論探討方面，筆者通過(guò)中國(guó)知網(wǎng)檢索發(fā)現(xiàn)，截止2013年底，僅檢索到高校資產(chǎn)檔案管理相關(guān)論文20余篇，未見(jiàn)有文獻(xiàn)對(duì)此作出明確闡述;在管理實(shí)踐中，很多高校并沒(méi)有明確專門的部門或個(gè)體負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，造成大量的資產(chǎn)檔案，特別是資產(chǎn)使用檔案無(wú)序保管，開(kāi)發(fā)利用率低下，需要我們以系統(tǒng)性的方法加以剖析，明確責(zé)任主體。

1.組織系統(tǒng)。高校學(xué)校層面與資產(chǎn)檔案管理密切相關(guān)的部門主要是檔案和資產(chǎn)二個(gè)部門。那么誰(shuí)應(yīng)當(dāng)是責(zé)任主體呢?這個(gè)問(wèn)題在許多學(xué)校沒(méi)有得到很好的解決。資產(chǎn)管理檔案是學(xué)校檔案的一部分，按照檔案法規(guī)的要求，學(xué)校的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)起管理責(zé)任;而按系統(tǒng)性分析，資產(chǎn)檔案管理活動(dòng)是具體的資產(chǎn)管理活動(dòng)的映像反映，那么資產(chǎn)管理部門也應(yīng)當(dāng)是資產(chǎn)檔案不可分離的管理主體之一。也就是說(shuō)，資產(chǎn)檔案管理應(yīng)當(dāng)是二元主體，關(guān)系到資產(chǎn)和檔案管理兩個(gè)組織系統(tǒng)，兩個(gè)責(zé)任主體。由于高校檔案管理的內(nèi)容十分龐雜，量大而人員不足，而資產(chǎn)管理專業(yè)性十分強(qiáng)，資產(chǎn)檔案管理的主體工作需要依靠資產(chǎn)管理部門完成，應(yīng)根據(jù)二者的職能進(jìn)行合理分工。檔案管理部門主要承擔(dān)組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)職責(zé)，而資產(chǎn)管理部門則在檔案管理部門的指導(dǎo)下，主要負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案資料的收集、篩選、整理、歸檔和開(kāi)發(fā)利用工作，從而形成二元主體的組織系統(tǒng)。

2.人員系統(tǒng)。明確了高校資產(chǎn)檔案管理的組織系統(tǒng)，那么相關(guān)部門的工作人員自然應(yīng)當(dāng)承擔(dān)所在單位的資產(chǎn)檔案管理職責(zé)。學(xué)校檔案館(室)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案的組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)工作;資產(chǎn)管理部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案資料的收集、篩選、整理和開(kāi)發(fā)利用;各二級(jí)單位的資產(chǎn)管理員應(yīng)在兼職檔案員的指導(dǎo)協(xié)助下完成本部門的資產(chǎn)檔案收集與管理工作。

(二)高校資產(chǎn)檔案管理的客體系統(tǒng)

客體是主體認(rèn)識(shí)和實(shí)踐的對(duì)象。高校資產(chǎn)檔案管理的客體系統(tǒng)指該檔案管理實(shí)踐中除主體系統(tǒng)外的客觀事物。按性質(zhì)可分為三大體系。

1.內(nèi)容體系。即高校資產(chǎn)檔案的全部?jī)?nèi)容范疇。包括三個(gè)方面:一是資產(chǎn)形成檔案，指在資產(chǎn)產(chǎn)生過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料，如各種論證報(bào)告、批文、合同書(shū)、安裝調(diào)試記錄等。二是資產(chǎn)使用檔案，指在資產(chǎn)使用、運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料，如各種操作規(guī)范(標(biāo)準(zhǔn))、使用記錄、保管記錄、維修記錄等。三是開(kāi)發(fā)利用檔案，指對(duì)資產(chǎn)檔案中的相關(guān)信息進(jìn)行挖掘、加工，為教學(xué)、科研和管理服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料。資產(chǎn)檔案的內(nèi)容體系實(shí)際上是資產(chǎn)從形成、使用、運(yùn)行、滅失到信息利用的全部過(guò)程在檔案管理中的映射，是高校資產(chǎn)檔案管理的核心部分。

2.運(yùn)行體系。指對(duì)高校資產(chǎn)檔案管理活動(dòng)進(jìn)行干預(yù)和調(diào)節(jié)過(guò)程中形成的檔案資料。包括資產(chǎn)檔案管理部門、崗位的工作職責(zé)，資產(chǎn)檔案管理制度、運(yùn)行機(jī)制、監(jiān)測(cè)考評(píng)體系等。也包括檔案管理過(guò)程中形成的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄等。

3.保障體系。指高校各部門為資產(chǎn)檔案管理提供支持、幫助過(guò)程中形成的資料。如學(xué)校支持檔案管理的政策、經(jīng)費(fèi)、人力和技術(shù)保障等等。

三、高校資產(chǎn)檔案管理子系統(tǒng)在實(shí)踐中的相互關(guān)系

盡管我們用系統(tǒng)論的方法將高校資產(chǎn)檔案管理體系分成主客體二大系統(tǒng)，其下又分為若干個(gè)子系統(tǒng)，每個(gè)子系統(tǒng)間有其內(nèi)在的邊界，但它們之間并不是割裂的，而是相互關(guān)聯(lián)、相互支持、相互影響的，共同構(gòu)成完整的管理體系。

(一)主客體的關(guān)聯(lián)性

對(duì)一件事物而言，主客體之間總是相互伴生、相互關(guān)聯(lián)的，高校資產(chǎn)檔案管理亦是如此。高校資產(chǎn)檔案管理部門、崗位和人員的存在或變化是為完成資產(chǎn)檔案管理工作這個(gè)客體實(shí)踐服務(wù)的;主體在認(rèn)知和行為能力方面的變化會(huì)直接影響客體質(zhì)量。反之，客體的變化，會(huì)對(duì)主體的素質(zhì)和能力提出新的要求。只有主客體協(xié)調(diào)一致，才能促進(jìn)事物和諧，可持續(xù)發(fā)展。

(二)主體要素間的依存性

如果我們將高校資產(chǎn)檔案管理主體的組織系統(tǒng)和人員系統(tǒng)視為二個(gè)要素的話，它們之間應(yīng)是一種依存關(guān)系。從要素產(chǎn)生的角度看，設(shè)置一定的資產(chǎn)檔案管理組織或崗位，是因?yàn)橛幸欢ǖ臋n案管理工作任務(wù)，需要有相應(yīng)的人員去完成;人員職責(zé)也要根據(jù)組織或崗位目標(biāo)與工作任務(wù)來(lái)安排，二者相互依存。從事物發(fā)展的角度看，資產(chǎn)檔案管理組織、崗位和工作任務(wù)發(fā)生變化，人員也應(yīng)隨之調(diào)整，否則會(huì)出現(xiàn)有崗無(wú)人或有人無(wú)崗的情況，影響工作的開(kāi)展。

(三)客體系統(tǒng)中的整體性

客體系統(tǒng)中的幾個(gè)部分是根據(jù)高校資產(chǎn)管理實(shí)踐工作性質(zhì)的不同所作的人為劃分，實(shí)際上它們是相互支持、相互影響、密不可分的。一方面，這幾個(gè)部分缺一不可。內(nèi)容體系不明，我們會(huì)迷失工作目標(biāo);運(yùn)行體系不暢會(huì)導(dǎo)致工作程序混亂;保障體系不力，工作就會(huì)失去支持。另一方面，整體水平的高低，不是取決于水平最高的那部分，而是決定于水平最低的那部分，“短板”決定整體水平。

四、高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中存在的問(wèn)題及優(yōu)化建議

用系統(tǒng)理論分析目前的高校資產(chǎn)檔案管理工作，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)至少存在著三大不足。

(一)主客體邊界不清

由于大多數(shù)高校對(duì)資產(chǎn)檔案管理工作重視程度不高，對(duì)其主客體的作用認(rèn)識(shí)不夠，建設(shè)投入不力，造成主客體邊界不清。主要表現(xiàn)為三種現(xiàn)象:一是部分高校至今沒(méi)有設(shè)立專門的資產(chǎn)檔案管理部門或崗位，造成主體缺失，客體質(zhì)量十分低下;二是雖有具體的責(zé)任部門或崗位，但客體建設(shè)不力，作用不明顯;三是系統(tǒng)性不強(qiáng)，用政策代替制度，用人員代替崗位，用運(yùn)行中的做法代替崗位職責(zé)，用部分成果代替整體水平，造成整體水平低下。

要改變這一現(xiàn)狀，需要各高校的檔案管理工作者加大宣傳，游說(shuō)力度，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到資產(chǎn)檔案的巨大作用，支持相關(guān)部門進(jìn)一步明晰責(zé)任主體，完善客體體系建設(shè)，促進(jìn)水平的整體提高。

(二)主客體不協(xié)調(diào)

這種不協(xié)調(diào)主要體現(xiàn)在主體建設(shè)不適應(yīng)客體要求上。從近年監(jiān)測(cè)的數(shù)據(jù)來(lái)看，各高校的資產(chǎn)動(dòng)輒數(shù)以億計(jì)，這些資產(chǎn)在形成、使用、運(yùn)行過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生海量的檔案信息，需要有專門的部門組織人手去管理。但從各高校的管理來(lái)看，很少有學(xué)校設(shè)置專門的資產(chǎn)檔案管理部門或崗位，專職人員職數(shù)幾乎為零，從而造成大量的資產(chǎn)檔案信息缺失、變形或掩藏。

建議各高校應(yīng)以年度為時(shí)間單位，對(duì)學(xué)校的資產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果及時(shí)設(shè)置、調(diào)整崗位和人員職數(shù)。

(三)子體系水平參差

部分學(xué)校為了人才培養(yǎng)工作評(píng)估或特定的目標(biāo)，比較重視內(nèi)容體系建設(shè)，而忽視了運(yùn)行體系或保障體系的建設(shè)，造成“短板”現(xiàn)象時(shí)有出現(xiàn)，整體水平下降或后續(xù)發(fā)展無(wú)力。

建議各高校根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，建立系統(tǒng)的資產(chǎn)檔案管理績(jī)效考評(píng)體系，全面考核資產(chǎn)檔案建設(shè)水平，發(fā)現(xiàn)“短板”，立即整改，促進(jìn)資產(chǎn)檔案管理水平的整體提高。

［1］高墅.淺議加強(qiáng)高校國(guó)有資產(chǎn)檔案管理［J］.蘭臺(tái)世界，2008(23).

［2］劉春霞.高校資產(chǎn)檔案管理體系初探［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013(11).

［3］周玉霞.高校資產(chǎn)檔案管理的困境及路徑選擇［J］.安康學(xué)院學(xué)報(bào)，2011(01).