基于零庫存的高職院校教材管理

袁文俊

(黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處，湖北黃岡438002)

教材管理工作是高職院校教學(xué)管理工作的重要組成部分，它對保障教學(xué)運(yùn)行，穩(wěn)定教學(xué)秩序，全面提高教學(xué)質(zhì)量，起著十分重要的作用。教材庫存是教材管理的重要方面，在構(gòu)建資源節(jié)約型社會，推行節(jié)儉辦學(xué)的背景下，教材零庫存管理是高職院校教材管理發(fā)展的必然趨勢。作為高職院校的教材管理工作者必須研究教材零庫存管理的內(nèi)涵，實行教材零庫存的基本條件及零庫存實施的有效途徑。

一、教材零庫存管理內(nèi)涵及必要性

零庫存管理思想來源于日本的企業(yè)管理，是指物料在采購、生產(chǎn)、銷售、配送等一個或者幾個經(jīng)營環(huán)節(jié)中，不以倉庫存儲的形式存在，而是處于周轉(zhuǎn)狀態(tài)，沒有資金和倉庫占用，或者資金和倉庫占用達(dá)到最小的管理方式。高職院校教材零庫存是指當(dāng)前學(xué)期采購的教材剛好滿足本學(xué)期教學(xué)的需要，沒有產(chǎn)生教材積壓。

嚴(yán)格地說，教材零庫存不是真正的零庫存，只是盡力將庫存減少到最理想的狀態(tài)。由于高職院校新生到校人數(shù)不能很快確定，還有學(xué)籍異動、人才培養(yǎng)方案調(diào)整、教學(xué)內(nèi)容更新、教師自編教材包銷、教材選用機(jī)制不健全等原因，往往容易造成大量的教材積壓。而過去教材庫存管理普遍沿用的是傳統(tǒng)倉儲管理，積壓教材導(dǎo)致庫存費(fèi)用支出增加，庫房投資增大，管理人員增多，給高職院校的發(fā)展帶來沉重的負(fù)擔(dān)，因此高職院校實行教材零庫存管理十分必要。

二、教材零庫存管理的實施條件

高職院校要實現(xiàn)有效的教材零庫存管理必須具備以下基本條件:

(一)提高師生員工對教材零庫存的認(rèn)識

學(xué)校教材管理決策層在推行教材零庫存前，應(yīng)對全體師生員工進(jìn)行廣泛的宣傳和教育，做到人人了解推行教材零庫存的意義，人人樹立教材管理成本意識和效益意識，自覺推行教材零庫存管理，在全校上下形成推行教材零庫存管理的良好氛圍。

(二)建立教材公開招標(biāo)機(jī)制

學(xué)校招標(biāo)部門要根據(jù)教材管理部門的需求，廣泛聯(lián)系具備良好的教材經(jīng)營資質(zhì)和經(jīng)營業(yè)績，售后服務(wù)到位的教材供應(yīng)商，組織召開教材招標(biāo)會議，簽訂教材供應(yīng)合同。尤為重要的是，合同中要明確多余教材清退的條款，為教材零庫存奠定基礎(chǔ)。一般來說，學(xué)?？梢砸越虒W(xué)年度為單位組織招標(biāo)，形成成熟的教材公開招標(biāo)機(jī)制。

(三)建立穩(wěn)固的教材供應(yīng)渠道

學(xué)校應(yīng)該從長期合作的教材供應(yīng)商中遴選教材庫存充足、與學(xué)校距離較近，交通運(yùn)輸便捷的供應(yīng)商，并與之建立長期的穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，共同掌控教材市場狀態(tài)，共同分享教材出版及供應(yīng)信息，共同協(xié)作解決教材供應(yīng)問題，充分保證學(xué)校教學(xué)需要。

(四)樹立以需定購的教材訂購觀念

教材報訂部門需要動態(tài)掌握全校師生對教材的需求信息變化，據(jù)此及時調(diào)整教材訂購的品種和數(shù)量，并在第一時間向教材供應(yīng)商反饋。只有以需定購，才能減少教材存貨，實現(xiàn)教材零庫存管理。

(五)建立教材零庫存的約束機(jī)制

教材零庫存管理是一個系統(tǒng)工程，教材供應(yīng)的環(huán)節(jié)和步驟相互依存，形成利益相關(guān)的鏈條。學(xué)校應(yīng)建立教材零庫存的約束機(jī)制，嚴(yán)格制訂和實施相關(guān)獎懲制度，設(shè)立教材零庫存工作專項獎勵，對影響教材零庫存的單位和個人予以必要的懲戒，以此保障教材供應(yīng)工作的順利進(jìn)行。

三、教材零庫存管理的實施途徑

(一)無庫存儲備

教材無庫存儲備并不是真正的沒有教材儲備，而是指通過其它的形式將教材儲備起來。學(xué)?？梢酝ㄟ^設(shè)立教材樣品庫、開辦教材經(jīng)營門店或者直接轉(zhuǎn)入學(xué)校圖書館等方式儲備起來，以防不時之需。對于教師使用的教材，學(xué)?？梢园l(fā)放補(bǔ)助，由教師購買。并且強(qiáng)調(diào)同一版本的教材，教師不得每學(xué)期反復(fù)購買，這樣可以節(jié)約資源，減少教材庫存。

(二)委托保管

現(xiàn)代倉儲業(yè)、物流業(yè)高度發(fā)達(dá)，學(xué)校可以保留教材采購權(quán)和所有權(quán)，而將保管權(quán)委托給專業(yè)化程度比較高的倉儲物流部門，由其負(fù)責(zé)教材的庫存和運(yùn)送，學(xué)校向委托方支付一定的管理費(fèi)和服務(wù)費(fèi)。在一般情況下，學(xué)校采用這種方式存放和儲備教材，自己不必再過多地存儲教材，甚至可以取銷倉庫，不必要有專人從事教材的維護(hù)、保管等活動，在一定范圍內(nèi)可以實現(xiàn)教材零庫存和進(jìn)行無庫存式的教材供應(yīng)。

(三)協(xié)作分包

這是規(guī)模比較大的學(xué)校通常采用的一種的教材管理形式。這種形式是學(xué)校教務(wù)處設(shè)教材科從宏觀上負(fù)責(zé)全校的教材供應(yīng)工作，各院系可以設(shè)立相應(yīng)的教材供應(yīng)機(jī)構(gòu)，建立自己的庫房分包本院系的教材供應(yīng)，使學(xué)校層面的供應(yīng)庫存為零?？梢晕薪滩墓?yīng)商到學(xué)校集中組織發(fā)放教材，這樣學(xué)校及若干分包教材的院系可以實現(xiàn)教材供應(yīng)庫存為零。

(四)JIT供應(yīng)

JIT就是“just in time”，JIT供應(yīng)即“在需要的時候，按需要的量供應(yīng)所需的產(chǎn)品”。這是在日本豐田公司生產(chǎn)方式的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的一種先進(jìn)的管理模式，它是一種旨在消除一切無效勞動，實現(xiàn)企業(yè)資源優(yōu)化配置，全面提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的管理模式。JIT供應(yīng)運(yùn)用到教材供應(yīng)領(lǐng)域，需要學(xué)校與教材供應(yīng)商之間建立密切的聯(lián)系，使學(xué)校的教材需求變化能夠迅速進(jìn)入教材供應(yīng)商的教材組織環(huán)節(jié)，并能在第一時間進(jìn)入印刷廠及時印制。這樣的教材供應(yīng)才是準(zhǔn)確及時的，并且不會產(chǎn)生積壓。

(五)訂單供應(yīng)

高職院校可以將教材管理系統(tǒng)與教務(wù)管理系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合起來，在上一學(xué)期末由任課教師將下一學(xué)期所開課程的教材名稱、作者、出版社、版次等信息發(fā)布到學(xué)生選用教材的網(wǎng)絡(luò)平臺，由學(xué)生直接在網(wǎng)絡(luò)平臺上選擇所需購買課程教材的冊數(shù)，學(xué)校教材管理部門根據(jù)匯總信息，制訂教材征訂單，進(jìn)行教材征訂。一般來說，出版社只有在接到某高職院校教材征訂單后才開始組織印刷教材，出版社的一切工作都是按教材征訂單來進(jìn)行采購、印刷、配送的。教材按教材征訂單信息要求而流動，因此從根本上消除了呆滯教材，從而也就消滅了教材庫存。

(六)合理配送

教材供應(yīng)必須建立在發(fā)達(dá)完善的物流配送體系的基礎(chǔ)之上。教材供應(yīng)商可以通過合理的配送方式，打“運(yùn)動戰(zhàn)”，在將印制好的教材運(yùn)送到高職院校的路途中減少庫存。即教材供應(yīng)商可以通過采用標(biāo)準(zhǔn)的零庫存供應(yīng)運(yùn)作模式和合理的配送制度，使教材在運(yùn)輸中實現(xiàn)儲存，從而實現(xiàn)零庫存。

1.采用“多批少量”的方式配送教材。教材供應(yīng)商往往同時與多個高職院校建立教材供應(yīng)關(guān)系，可以集中同一地域的多個高職院校的教材需求，統(tǒng)籌兼顧，合理安排，盡量以整車為單位，增加教材配送的批次，減少每個學(xué)校、每個批次的教材送貨量，提高運(yùn)輸效率，減少每個學(xué)校的教材庫存。

2.采用集中庫存的方式配送教材。教材供應(yīng)商可以將某一高職院校一學(xué)期所需要的教材集中起來，形成規(guī)模優(yōu)勢，一次性地配送給學(xué)校，降低供應(yīng)成本。在這種有保障的配送服務(wù)體系支持下，學(xué)校的庫存也會逐步減少。

3.采用“即時配送”和“準(zhǔn)時配送”的方法配送教材。在物流配送系統(tǒng)高度發(fā)達(dá)的前提下，為了滿足高職院校的特殊要求，在配送方式上，教材供應(yīng)商采用“即時配送”和“準(zhǔn)時配送”的方法向?qū)W校配送教材。由于“即時配送”和“準(zhǔn)時配送”具有供應(yīng)教材時間靈活、穩(wěn)定、供應(yīng)教材彈性系數(shù)大等特點。因此作為教材供應(yīng)商和高職院校，采用這種方式配送，庫存壓力能夠大大減輕，甚至學(xué)校有可能會取消教材庫存。

(七)定期清退

學(xué)校每學(xué)期在進(jìn)行教材結(jié)算時，應(yīng)該按合同規(guī)定及時向教材供應(yīng)商清退多余的教材，減少教材積壓，以便有效地實行教材零庫存管理。

總之，高職院校教材零庫存管理工作是一個系統(tǒng)工程，只有教材供應(yīng)商、學(xué)校教務(wù)管理部門、教師、學(xué)生等方方面面通力合作，才能滿足教材零庫存管理實施的基本條件，實現(xiàn)零庫存管理。通過科學(xué)有效的途徑大力推行教材零庫存管理，學(xué)校的教材管理的成本才會大大降低，從而對學(xué)校持續(xù)健康穩(wěn)定地發(fā)展起到應(yīng)有的作用。

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