年鑒索引編制的實(shí)踐與思考——以《河南水利年鑒》為例

□尹燕莉（河南省水利宣傳中心）

《河南水利年鑒》是一本水利編年體、資料密集型工具書(shū)，作為工具書(shū)，檢索是發(fā)掘年鑒深藏內(nèi)容的有效捷徑。隨著人們對(duì)年鑒重要性認(rèn)識(shí)的提高和年鑒電子化、信息化進(jìn)程的加快，越來(lái)越多的年鑒設(shè)置了索引，為專業(yè)技術(shù)人員和水利行業(yè)以外的普通讀者提供更加簡(jiǎn)便快捷的檢索途徑。

《河南水利年鑒》自1995年創(chuàng)刊至今，欄目類(lèi)目條目設(shè)置經(jīng)歷了一個(gè)從無(wú)到有、逐漸形成、不斷完善的過(guò)程，為了使年鑒框架更加齊全，2013卷第一次加入了索引，編制符合規(guī)范化要求的年鑒索引就成為《河南水利年鑒》編纂工作的新課題。筆者通過(guò)首次編制2013年《河南水利年鑒》索引的實(shí)踐，對(duì)有關(guān)索引編制的相關(guān)技術(shù)問(wèn)題進(jìn)行了以下幾個(gè)方面的思考。

1 索引與目錄的區(qū)別

索引是一本書(shū)籍的重要組成部分，它把書(shū)中的重要名詞羅列出來(lái)，并給出相對(duì)應(yīng)的頁(yè)碼，通常按字母或其他邏輯次序排列組成，其基本功能是揭示文獻(xiàn)的內(nèi)容和指引讀者查找文獻(xiàn)。索引有多種形式，如主題索引、人物索引、地名索引、筆畫(huà)索引等，以主題索引最為常見(jiàn)。

年鑒的檢索系統(tǒng)一般包括目錄和索引。初次編輯索引時(shí)，筆者曾認(rèn)為年鑒已有目錄，何必還要編制索引？其實(shí)，年鑒中的索引，具有與年鑒目錄完全不同的性質(zhì)和任務(wù)。年鑒目錄是全書(shū)條目?jī)?nèi)容按頁(yè)碼順序的排列，索引是根據(jù)索引規(guī)則和要求的重新組織；索引具有集合性，可將散于全書(shū)各處的同一事物的信息集合于一處；索引揭示隱藏主題，編制范圍寬泛，可根據(jù)需要在任何一個(gè)確定的范圍內(nèi)進(jìn)行編制；年鑒中內(nèi)容豐富的條目往往含有多個(gè)主題，而條目名稱不能將內(nèi)容全部表達(dá)，索引就能夠?qū)Y料內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步揭示。當(dāng)一個(gè)條目中涉及到的多個(gè)主題或多個(gè)條目中均涉及到的某個(gè)主題時(shí)，索引從主題分析入手，就可以提供比目錄更為全面的信息量，揭示更為全面的信息深度，具有分類(lèi)目錄不能取代的集合性和連續(xù)性，可以指引讀者直接快捷地查找到所需資料的確切位置，有利于年鑒信息資源的深度開(kāi)發(fā)利用。例如作為年鑒全書(shū)“脈絡(luò)”的大事記，包含了大量信息，并且與正文內(nèi)容相呼應(yīng)，在年鑒目錄中只顯示相對(duì)應(yīng)頁(yè)碼，不能顯示其中眾多實(shí)用、有效的信息，而將其中的主題詞提煉出來(lái)制成索引，則全面提高了年鑒的整體性和利用價(jià)值。

2 年鑒索引編制實(shí)踐

2.1 編制過(guò)程

索引的開(kāi)頭必須要有索引說(shuō)明，要把索引的編制形式、排序方法、索引組成等編制方法和收錄范圍作簡(jiǎn)要說(shuō)明，以備查考?！逗幽纤觇b》2013卷采用主題索引的形式，按照水利年鑒內(nèi)容和特點(diǎn)，以年鑒條目為基本單位，按漢語(yǔ)拼音聲母順序進(jìn)行排列，使讀者能夠直接、快速地查到年鑒中相關(guān)內(nèi)容，具有較強(qiáng)的直觀性、實(shí)用性。2013卷索引組成包括索引詞、頁(yè)碼、欄號(hào)，名稱后的數(shù)字表示內(nèi)容所在的頁(yè)碼，數(shù)字后的拉丁字母a、b分別表示該頁(yè)左右欄。

2013 卷水利年鑒索引采用人工抽取加計(jì)算機(jī)輔助排序的方法編制。第一步，在書(shū)稿印刷清樣出來(lái)后，印刷成書(shū)前，文字不會(huì)再有任何變動(dòng)，樣稿頁(yè)碼完全確定基礎(chǔ)上，進(jìn)行主題詞選取,并將抽取結(jié)果錄入為一個(gè)單獨(dú)的WPS格式索引文件。第二步對(duì)索引文件利用電子文稿，按主題詞漢字拼音首字母，在“WPS表格”中，利用工具欄中“數(shù)據(jù)”里的“排序”功能，采用拼音升序進(jìn)行自動(dòng)排序。注意檢查多音字排序，比如“長(zhǎng)”，排序是按“zhang”，還是按“chang”；“行”，是按“hang”，還是按“xing”，要根據(jù)主題詞實(shí)際情況進(jìn)行核對(duì)更正。第三步手工錄入相對(duì)應(yīng)的頁(yè)碼和在各頁(yè)的左右欄，并進(jìn)行校對(duì)和反查,對(duì)照索引詞和頁(yè)碼項(xiàng)來(lái)檢索年鑒正文,看是否出現(xiàn)不相吻合的錯(cuò)誤。第四步是索引收尾工作,編寫(xiě)使用說(shuō)明、添加大類(lèi)標(biāo)識(shí)，最后交印刷廠進(jìn)行排版。

2.2 存在問(wèn)題

《河南水利年鑒》2013卷包含了特載、專論、大事記、人物、綜述、市縣水利、附錄7大塊內(nèi)容，涵蓋防汛抗旱、水政水資源管理、農(nóng)村水利、水利工程規(guī)劃建設(shè)管理、水土保持、水文、移民安置、南水北調(diào)建設(shè)、水庫(kù)灌區(qū)、工程局、水利院校和18個(gè)省轄市、10個(gè)省直管縣，條目記載內(nèi)容豐富全面。全書(shū)近500頁(yè)的內(nèi)容中，綜述和市縣水利兩個(gè)欄目占了300頁(yè)，從縱向說(shuō)，綜述主要記錄了廳機(jī)關(guān)和廳屬各單位一年來(lái)的工作內(nèi)容，市縣水利記錄了全省18個(gè)省轄市、10個(gè)省直管縣水利（水務(wù)）局的工作內(nèi)容；從橫向說(shuō)，各水利單位的工作內(nèi)容用條目劃分，基本就是防汛抗旱、水行政執(zhí)法、飲水安全、河道治理、水土保持等固定條目，隨著每年工作重點(diǎn)的不同，有時(shí)會(huì)加入水利普查、山洪災(zāi)害防治非工程措施、農(nóng)村服務(wù)體系建設(shè)等新條目，但各單位之間由于工作性質(zhì)、工作任務(wù)基本相同，每年條目基本也大體相同，這就為編制索引提出了問(wèn)題。例如水利年鑒中的關(guān)鍵詞“防汛抗旱”，作為索引詞將會(huì)有100多個(gè)對(duì)應(yīng)單位，如果用括號(hào)標(biāo)明市縣名，一一羅列將會(huì)很長(zhǎng)，如果不標(biāo)明就起不到快捷查詢的作用。由于是第一年在水利年鑒中加入索引，在和出版社反復(fù)商討后，決定采用主題與單位名稱相結(jié)合的方式編制索引，主題詞對(duì)應(yīng)全省情況，不細(xì)化到地市縣具體情況，保證條理清晰，查詢準(zhǔn)確，但問(wèn)題是和目錄在內(nèi)容上重復(fù)，只是編排順序不同而己，主題詞沒(méi)有細(xì)化對(duì)應(yīng)，就起不到深入揭示主題的作用。所以，《河南水利年鑒》第一次編制索引，只是停留在“有”的層面，而沒(méi)有達(dá)到“深和精”的要求。

3 年鑒索引編制的思考

年鑒是一年內(nèi)大量信息的匯集，如何讓讀者快速、方便、準(zhǔn)確地查找到需要的信息是提高年鑒使用價(jià)值的關(guān)鍵，作為檢查工具的索引常被稱為打開(kāi)年鑒的“鑰匙”，在以后的索引編制過(guò)程中，筆者認(rèn)為要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

3.1 規(guī)范提取索引主題詞

由于主題詞具有高度概括對(duì)應(yīng)文獻(xiàn)內(nèi)容的主題和特征，充分體現(xiàn)有價(jià)值的內(nèi)容，所以，索引主題詞的抽取，可根據(jù)具體內(nèi)容情況抽取。為了做好2014卷年鑒索引編制工作，面對(duì)實(shí)際問(wèn)題，筆者研究了與水利專業(yè)相關(guān)的《治淮匯刊》、《黃河年鑒》和《中國(guó)水利年鑒》的索引編制。以主題詞“防汛抗旱”為例，淮河流域行政區(qū)劃范圍主要涉及河南、安徽、江蘇、山東4省，在索引中，“防汛抗旱”對(duì)應(yīng)有4個(gè)省和1個(gè)淮河流域；《黃河年鑒》中，“防汛”做為索引詞，對(duì)應(yīng)有29個(gè)地區(qū)和單位，全部一一羅列出來(lái)了；《中國(guó)水利年鑒》中，索引詞和《治淮匯刊》、《黃河年鑒》分析提煉不同，沒(méi)有“防汛抗旱”索引詞?？梢?jiàn)，年鑒主題索引的制作存在很大的彈性，主題詞抽取的范圍與深度，是各年鑒編輯根據(jù)全書(shū)內(nèi)容自己掌握的。筆記認(rèn)為，《河南水利年鑒》以“防汛抗旱”為例，當(dāng)年有重大汛情旱情時(shí)，可羅列重點(diǎn)地區(qū)，有條目正文、無(wú)重要實(shí)質(zhì)性內(nèi)容時(shí)，可不抽取。

3.2 拓寬索引的廣度和深度

索引的廣度決定索引的規(guī)模，索引的深度決定年鑒內(nèi)容的揭示程度?！逗幽纤觇b》2013卷全書(shū)490頁(yè)，74.70萬(wàn)字，條目近千條，索引只有700字，主題詞190條,索引范圍主要只涵蓋了綜述和市縣水利等正文。作為資料性工具書(shū)，年鑒的每部分都有其信息價(jià)值，2014卷計(jì)劃將大事記、專論、特載、附錄和表格也列入索引范圍，適當(dāng)增加人名、地名、圖片、表格等索引，便于讀者檢索。在編制索引的過(guò)程中，對(duì)重要條目、參考價(jià)值較高的條目可以從多角度抽取主題詞，對(duì)含有隱性資料的內(nèi)容，可深入挖隱含主題并分析每個(gè)主題的構(gòu)成因素，從中抽取主題詞。如年鑒中的重要文獻(xiàn),可按文章標(biāo)題和作者名編制索引,也可根據(jù)文章中的主題內(nèi)容進(jìn)行多主題標(biāo)引,加深索引深度；綜合統(tǒng)計(jì)中的表格，可按統(tǒng)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行主題索引。

同時(shí)，在提煉概括性主題詞時(shí)，內(nèi)容有共性或者相互聯(lián)系的主題，在標(biāo)引多個(gè)主題詞的同時(shí)，對(duì)于相同主題的內(nèi)容可以將相關(guān)內(nèi)容所在的頁(yè)碼串聯(lián)起來(lái)，按照上下、隸屬、總分關(guān)系分清級(jí)次，編制分級(jí)索引統(tǒng)一排列在主題詞后面，以便讀者作深度檢索。

4 結(jié)語(yǔ)

以前，水利部門(mén)、外界人士為查閱水利年鑒記載的政府文件、技術(shù)數(shù)據(jù)、各類(lèi)信息等，都要在檔案資料室翻閱年鑒查找，既浪費(fèi)時(shí)間又不方便。隨著信息化進(jìn)程的加快，近年來(lái)，許多年鑒已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)了史志資源共享，充分發(fā)揮了年鑒公益化服務(wù)職能。年鑒索引作為重要的檢索工具，在適應(yīng)和滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代要求方面發(fā)揮了重要作用。作為年鑒編輯人員，要改變過(guò)去索引無(wú)用的觀點(diǎn)，加強(qiáng)年鑒索引規(guī)范化編制，努力提高索引理論和技術(shù)水平，保證索引的編制質(zhì)量，使年鑒真正成為水利工作者和普通群眾重要便捷的工具書(shū)。