論施工企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策

杜 玲 （華東送變電工程公司，安徽 蕪湖 241000）

0 引 言

隨著市場經濟的不斷發(fā)展，企業(yè)想做大做強，檔案工作是社會經濟中、企業(yè)發(fā)展過程中、工程建設過程中不可或缺的一項重要工作。一個企業(yè)的檔案記載了這個企業(yè)成長的每一步，也可以為企業(yè)發(fā)展提供第一手資料。企業(yè)檔案管理工作做的好，可以使企業(yè)揚長避短，制定企業(yè)好的發(fā)展方向。所以企業(yè)管理者充分認識到檔案工作的重要性，對企業(yè)的生存發(fā)展尤為重要。

1 檔案管理范疇

1.1 科技檔案

①公司所承建的工程項目的合同協議、招投標文件、開竣工及驗收鑒定文件、工程結算及施工過程中形成的施工質量記錄等；

②自身基建項目的規(guī)劃施工許可證件、勘察設計、合同協議、招投標文件、開竣工及驗收鑒定文件、竣工圖、工程結算及施工過程中形成的施工質量記錄等；

③公司新增設備儀表的合格證、說明書、附件清單等以及公司從事的科研項目所形成的資料等。

1.2 文書檔案

公司機關黨、政、工、團活動所形成的文件以及生產和經營活動中形成的財務、審計、安全、質量方面的文件與報表等；重要的會議文件；經營、資格證書及證書的年度審核文件。

1.3 人事檔案

公司人事檔案組織干部科主管，檔案室負責檔案的整理、歸檔、保管、利用（向組干科申請）。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 檔案資料收集中的問題

文書檔案資料，基本來源公司各個部門和經濟實體，相對比較好收集，但還是要采取主動方式到各個部門收集，而且應不斷地督促移交，因為資料來源部門很容易忘記將他們應該或者不知道是否應該移交的資料交一份到檔案室。

科技檔案資料的收集，目前是公司檔案管理上的較困難的一個環(huán)節(jié)，公司近幾年施工項目是點多面廣，檔案資料的來源又不是同一部門。比如一個工程項目的合同協議、結算等由公司經營部提供；施工招標投標文件、報價書及中標通知書等來源于營銷部或各市場部、事業(yè)部；施工過程的質量記錄等竣工資料和驗收簽證由施工項目部或工程處提供，這也是檔案資料中最難收集的，主動與項目部或事業(yè)部聯系是檔案室獲得資料的主要途徑，資料歸到檔案室多是通過郵寄的方式（少數是項目部順車送來或我自己到項目部提?。]寄來的資料往往是缺這樣少那樣，通過電話聯系等方式最終所缺的資料也很少能補齊。

2.2 整理歸檔中存在的問題

文書檔案平時收集整理齊全后，分類暫時保存，按年度統(tǒng)一組卷裝訂歸檔；科技檔案按項目劃分，每個工程項目的資料收集齊全后應立即組卷歸檔，因資料的收集過程中各部門提供時間不一致，造成較多工程檔案資料的堆積，給檔案的歸檔工作帶來不便，且公司施工項目多，大量紙質文件的整理和裝訂給檔案管理人員帶來很大的工作量。

2.3 檔案利用中存在的問題

公司局域網上創(chuàng)建了檔案資料數據庫，檔案室收進的檔案資料和己歸檔的檔案資料在數據庫內可以查到資料的案卷目錄，利用者打開數據庫搜索到需利用資料的目錄點擊就可向檔案室發(fā)出申請，但資料的利用必須到儲存室翻閱查找再復印或借出，遠程利用只有通過電話或傳真的方式，厚重的資料無法提供遠程利用，檔案資料的利用價值打了折扣，利用便捷性也較差，如公司每年的一些資質年審都要整理出大量的資料并進行復印。

在有針對性地進行一些檔案編研工作時，如公司在參與工程招投標時常用的企業(yè)榮譽、各等級產品的施工業(yè)績等，都要翻閱大量的資料才能實現。

3 做好檔案工作的幾點思考

3.1 重視檔案工作

企業(yè)領導人要從長遠的、戰(zhàn)略的眼光認識檔案工作的重要地位和作用，完善檔案工作機制，隨時解決檔案工作中出現的問題，保障檔案基礎設施建設和信息化建設的資金需求。項目經理是一個關鍵，負有對整個項目的組織、協調、管理的責任。做為一個項目經理，應該對工程檔案有較高的思想認識。項目部必須建立機制，明確分工，保證工程技術資料管理工作的有序進行。

3.2 建章立制

施工企業(yè)要根據自身特點及各類檔案形成規(guī)律，制定出一整套檔案規(guī)章制度。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，進行績效考核，做到獎罰分明，體現規(guī)章制度的權威性。建立了科學的歸檔制度，歸檔時就要對文件、資料進行全面、認真的檢查，檢查歸檔的文件、資料是否準確、齊全、完整。只有這樣，才能保證文件、資料無論是在工程施工各階段還是在各個部門，從源頭上保證不疏忽、不丟失。

3.3 提高檔案管理工作人員的綜合素質

檔案管理工作納入信息化發(fā)展也是必然趨勢，而企業(yè)檔案管理人員素質與新時期的檔案管理要求有點不相適應。要解決這個問題，一是逐步引進檔案專業(yè)人才，二是提高現有檔案人員的業(yè)務水平。檔案管理人員要加強學習，熟悉掌握檔案工作中的各個環(huán)節(jié)和基本要求，積極掌握科學管理方法，提升工作效率，提高檔案質量。可以分期分批選送檔案工作人員到高等院校檔案專業(yè)進修，也可以不定期的開展專題講座、觀摩學習、交流經驗等等。由于檔案工作的連續(xù)性，還要保持檔案人員隊伍相對穩(wěn)定，不能頻繁換人，需要進行較長時間的學習，積累經驗。同時，檔案行政管理部門也要及時了解檔案人員變動情況，抓好短期培訓，發(fā)揮領導協調作用，互相學習、交流，提高業(yè)務水平。

3.4 建立工程項目竣工資料管理平臺

目的是為了減小檔案資料的收集難度，充分發(fā)揮檔案資料的利用價值和利用的便捷性，同時也減少檔案室對大量紙質文件的整理和組卷工作。

以工程項目為單位，按公司《企業(yè)檔案管理規(guī)定》資料歸檔組卷劃分，施工項目部和相關部門及時填制。

①工程施工合同、協議書；安全、廉潔協議等紙質文件交檔案室，掃描件上網。

②工程招標文件、投標報價書、施工組織設計綱要、中標通知書紙質文件交檔案室，中標通知書掃描件上網。

③開工報審表（包括組織設計、進度計劃、工具儀表設備、作業(yè)指導書等），單位工程開竣工報告，分部工程開工報審表、驗收報告等紙質文件交檔案室，掃描件上網。

④施工組織設計；調試大綱；安全、質量保證措施；作業(yè)指導書；特殊作業(yè)方案等電子文件上網，施工技術、安全交底記錄掃描件上網。

⑤基礎鋼筋、水泥、砂、石等檢驗報告；水泥出廠檢驗報告；鋼筋質保書；混凝土配合比及試塊檢驗報告等紙質文件交檔案室，掃描件上網。

線路基礎、鐵塔、架線施工安裝記錄；變電所土建施工記錄；一、二次設備驗收與安裝記錄；試驗、調試報告；參數測試記錄等電子文件上網，要求簽名齊全。

線路鐵塔、導地線與金具等產品合格證與質保書；變電所設備與控制屏柜等產品合格證與質保書交檔案室，掃描件上網。

土地征用協議書、土地使用證；房屋拆遷協議與付款憑證；樹木砍伐許可證、協議書與付款憑證；青苗賠償協議與付款憑證等政策處理資料交檔案室，掃描件上網。

⑥設計變更單、業(yè)務聯系單、隱蔽工程簽證交檔案室，掃描件上網。

⑦工程施工總結、技術總結、工程照片、施工大事記、工程簡報等電子文件上網。

⑧工程竣工驗收簽證書、施工安全情況簽證書、工程質量匯總表、移交竣工資料簽證和清冊、質量監(jiān)督檢查報告等交檔案室，掃描件上網。

⑨質量回訪記錄交檔案室，掃描件上網。

檔案室將收到的工程的紙質文件資料進行組卷歸檔，并將網上的電子文件和掃描件刻錄于光盤保存。

4 結 語

大多數施工企業(yè)都能夠貫徹中華人民共和國《檔案法》、《檔案法實施辦法》，并且能夠結合本企業(yè)實際情況制定了《企業(yè)檔案管理辦法》，但在具體落實上力度不夠，缺乏執(zhí)行力。筆者從事檔案工作20多年，結合實踐談談一點心得和體會，目的是希望所有企業(yè)都能管好、用好企業(yè)檔案這筆可貴的無形資產，為企業(yè)創(chuàng)造出更多更好的經濟和社會效益。