淺談用友ERP在出版企業(yè)管理中的應(yīng)用

繆 翎

（云南教育出版社有限責(zé)任公司，云南 昆明 650034）

0 概述

隨著出版業(yè)體制改革不斷深入，出版行業(yè)面臨的管理挑戰(zhàn)也在加劇，表現(xiàn)在：弱勢的集團(tuán)總部，難以實(shí)施集團(tuán)化管理的模式；出版社獨(dú)立的發(fā)行體系，阻礙了集團(tuán)化統(tǒng)一發(fā)行體系的建立；“小、快、零、多”的物流特點(diǎn)，增加了管理的復(fù)雜程度；單品核算比較困難，績效考核缺乏數(shù)據(jù)支撐；單一應(yīng)用、部門級應(yīng)用的信息化發(fā)展模式，使信息孤島越趨嚴(yán)重；在傳統(tǒng)出版向數(shù)字化出版的轉(zhuǎn)型中也遇到了前所未有的基礎(chǔ)性困難和挑戰(zhàn)。因此出版業(yè)要發(fā)展必須吸收新的管理理念、思想和技術(shù)，提高經(jīng)營管理水平。而新的管理理念、管理思想和管理模式，需要先進(jìn)的管理技術(shù)支持。通過實(shí)施信息化，可以有助于出版企業(yè)構(gòu)建新型的管理體系、業(yè)務(wù)管理流程和業(yè)務(wù)管理模式。用友ERP企業(yè)管理軟件正是出版業(yè)值得重視和推廣應(yīng)用的軟件。

1 用友出版業(yè)務(wù)ERP綜合管理系統(tǒng)的基本情況

ERP是Enterprise Resource Planning的縮寫即企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)。ERP是一個以管理會計(jì)為核心、針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務(wù)資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業(yè)信息管理系統(tǒng)。

用友出版業(yè)務(wù)ERP綜合管理系統(tǒng)是針對出版行業(yè)特殊的財務(wù)流程及財務(wù)核算要求而設(shè)計(jì)的，順應(yīng)出版業(yè)的企業(yè)化、市場化經(jīng)營管理發(fā)展的趨勢，專門滿足傳媒出版單位的現(xiàn)代化管理需求而推出的行業(yè)化專業(yè)系統(tǒng)。其包含人力資源管理、財務(wù)管理、圖書單品成本核算、原材料庫存管理、編務(wù)管理、出版管理、采購管理、發(fā)行管理、決策分析等系統(tǒng)。出版業(yè)務(wù)ERP綜合管理系統(tǒng)作為出版企業(yè)完整的企業(yè)資源管理系統(tǒng)，設(shè)計(jì)所遵循的首要原則是同數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)、核心數(shù)據(jù)唯一存儲、過程數(shù)據(jù)完整記錄。系統(tǒng)集成編輯加工、生產(chǎn)印刷、發(fā)行銷售、倉儲物流、財務(wù)核算、領(lǐng)導(dǎo)決策等管理功能，全平臺設(shè)計(jì)，信息完全實(shí)時共享。系統(tǒng)全面實(shí)現(xiàn)對出版社資源和圖書生產(chǎn)的全局控制、流程控制、關(guān)聯(lián)控制、預(yù)警控制、結(jié)算控制和成本控制。利用電子簽章的記錄功能，規(guī)范出版流程。在系統(tǒng)中每一個模塊都是產(chǎn)品的一個部分，這些部分構(gòu)成一個有機(jī)的整體。同時為達(dá)到最大程度的智能支持，設(shè)計(jì)有待辦工作搜索引擎。通過這個引擎，可以方便地找到所有屬于這個用戶的需要辦理的事務(wù)并集中辦理。其重點(diǎn)解決出版行業(yè)的圖書單品成本核算、圖書發(fā)行銷售管理、物流管理、出版集團(tuán)的集中財務(wù)管理等。特別是在成本及銷售核算上，具有多種成本分?jǐn)偼緩?，如出版社——部門——個人——項(xiàng)目、出版社——部門——項(xiàng)目等，解決了圖書這種特殊產(chǎn)品的單一品種核算。通過用友ERP系統(tǒng)的應(yīng)用將帶來出版企業(yè)的高速發(fā)展。

2 用友ERP在出版行業(yè)應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)及其問題

2.1 優(yōu)點(diǎn)

2.1.1 實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)一體化

在統(tǒng)一的平臺上架構(gòu)了編務(wù)、印務(wù)、發(fā)行、財務(wù)一體化的流程，數(shù)據(jù)入口唯一，業(yè)務(wù)單據(jù)對應(yīng)的財務(wù)信息將實(shí)時傳至財務(wù)系統(tǒng)，信息各部門（單位）充分共享，方便決策層及時準(zhǔn)確地獲取各項(xiàng)管理信息，并提供相關(guān)輔助決策手段供管理層使用。

2.1.2 提供完整的信息化管理平臺

ERP為出版企業(yè)提供更科學(xué)、規(guī)范的管理平臺，使出版企業(yè)內(nèi)的各個二級核算單位及各個部門都在統(tǒng)一的管理平臺上實(shí)現(xiàn)管理和控制，打通各個信息孤島，徹底解決以前編、印、發(fā)、財各部門上報信息的不統(tǒng)一性，實(shí)現(xiàn)“社內(nèi)一本賬”，為出版企業(yè)提供一個完整的信息化管理平臺。

2.1.3 功能強(qiáng)大的分析、查詢體系，提高企業(yè)的應(yīng)變能力

ERP具有功能強(qiáng)大的分析查詢體系，可以進(jìn)行橫向的多角度的圖表查詢及縱向的跨年度查詢，全面滿足不同使用人員的需要，提高企業(yè)的應(yīng)變能力；同時系統(tǒng)支持溯源查詢，可以根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后反映到賬面的結(jié)果追溯到最原始單據(jù)，對各個部門做到最直接、最有效的控制。

2.1.4 信息集成共享

選題創(chuàng)建的數(shù)據(jù)，可被編輯、印制、發(fā)行、財務(wù)等環(huán)節(jié)實(shí)時調(diào)用，業(yè)務(wù)發(fā)生的同時，財務(wù)憑證也同時生成，財務(wù)賬與發(fā)行賬一致。

2.1.5 數(shù)據(jù)及時準(zhǔn)確，便于有效進(jìn)行成本控制

在成本核算方面，提高圖書成本核算的精確度和速度。使用者可以及時準(zhǔn)確地獲取各種統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)(如每一品種出版物的經(jīng)營利潤、銷售數(shù)據(jù)或收發(fā)存情況)和輔助決策信息，將成本控制貫穿于從選題策劃開始的整個生產(chǎn)過程。各生產(chǎn)環(huán)節(jié)都可以進(jìn)行成本預(yù)估，并隨著工作的推進(jìn)，一步步逼近真實(shí)的成本，可以將各個環(huán)節(jié)的預(yù)估成本與最后的實(shí)際成本互相比較，有效進(jìn)行成本控制。

2.1.6 系統(tǒng)可持續(xù)優(yōu)化

模塊標(biāo)準(zhǔn)功能適應(yīng)業(yè)務(wù)變化的能力強(qiáng)，新的業(yè)務(wù)產(chǎn)生和業(yè)務(wù)發(fā)生變化時，可通過重新配置業(yè)務(wù)參數(shù)滿足需要，避免二次開發(fā)。

2.2 問題

2.2.1 實(shí)施成本高

該系統(tǒng)每個模塊的報價不同，企業(yè)可根據(jù)需要自由選擇，要實(shí)現(xiàn)企業(yè)的有效管理，選擇的模塊較多，其總價較高，購置成本大。

2.2.2 對實(shí)施單位員工的素質(zhì)要求高

本系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)一體化，要求員工對出版企業(yè)編、印、發(fā)、財?shù)雀鳝h(huán)節(jié)的流程比較熟悉才能為下一個環(huán)節(jié)的需求做好準(zhǔn)備。其次，用友ERP提供強(qiáng)大的自定義表格的制作、查詢模式，對實(shí)施單位員工計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平要求較高。

2.2.3 有些功能還需改進(jìn)

在具體的實(shí)施過程中，許多出版企業(yè)發(fā)現(xiàn)其在實(shí)時帳表查詢等方面還不能滿足企業(yè)的需要，還需改進(jìn)。

3 出版企業(yè)應(yīng)用好用友ERP的幾點(diǎn)思考

3.1 提高和加強(qiáng)單位內(nèi)部職工信息化管理的認(rèn)識

出版企業(yè)要實(shí)現(xiàn)做大做強(qiáng)的戰(zhàn)略目標(biāo)，就需要在穩(wěn)步擴(kuò)大企業(yè)規(guī)模的同時，充分整合出版資源，提高效率和資源利用率。然而伴隨著出版企業(yè)的規(guī)模和業(yè)務(wù)擴(kuò)張，出版企業(yè)歷史上形成的粗放型管理模式，在很大程度上制約了出版資源的有效整合。從許多類似的企業(yè)集團(tuán)發(fā)展歷程來看，在企業(yè)規(guī)模達(dá)到一定程度后，必然在管理上要求改變粗放型管理模式，轉(zhuǎn)而實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)型管理，對管理信息化提出強(qiáng)烈的需求。出版企業(yè)的每一位員工都應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到信息化管理是必然趨勢，從思想上接受信息化管理，在實(shí)施過程中才不會產(chǎn)生抵觸情緒。另外，單位應(yīng)設(shè)立信息化管理小組，由單位領(lǐng)導(dǎo)親自牽頭，做好各部門之間的協(xié)調(diào)工作，成員由各業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)和關(guān)鍵崗位員工組成。

3.2 建立信息化管理具體實(shí)施細(xì)則

信息化綜合管控系統(tǒng)的建設(shè)不僅僅是一個技術(shù)項(xiàng)目，更是一個管理項(xiàng)目，所以大家常說信息化是一把手工程。實(shí)施用友出版業(yè)務(wù)ERP綜合管理系統(tǒng)應(yīng)制定出相關(guān)的信息化管理制度，以保證在今后的實(shí)施工作中有章可循。另外，為保證項(xiàng)目按計(jì)劃順利實(shí)施，除嚴(yán)格遵守項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃表之外，出版企業(yè)還應(yīng)指定相關(guān)人員全程跟蹤項(xiàng)目實(shí)施，監(jiān)督建設(shè)質(zhì)量和工期。信息化綜合管控系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)施通常需要1—2年的時間，甚至更長，在這一過程中，控制項(xiàng)目進(jìn)度、確保整個實(shí)施過程能夠按照預(yù)定的時間表進(jìn)行，對項(xiàng)目的成敗至關(guān)重要。同時，考慮到出版業(yè)務(wù)ERP的特殊性，選擇什么樣的實(shí)施路線圖，也直接關(guān)乎整個項(xiàng)目的成敗。

3.3 加強(qiáng)人員培訓(xùn)

為消除“畏新”現(xiàn)象發(fā)生，需要組織全員ERP培訓(xùn)學(xué)習(xí)，有針對性地對每個部門、崗位的人員進(jìn)行ERP業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)。待大家對ERP每個環(huán)節(jié)的具體操作熟悉，新的管理理念、管理方法、認(rèn)識到位時，還可以結(jié)合ERP流程，對出版企業(yè)各業(yè)務(wù)部門的現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，將紙質(zhì)管理流程進(jìn)行優(yōu)化，以最優(yōu)級流程配置進(jìn)入ERP。

4 結(jié)論

通過用友出版業(yè)務(wù)ERP綜合管理系統(tǒng)在出版企業(yè)信息化管理中應(yīng)用，企業(yè)將展現(xiàn)出前所沒有的面貌，以往部門之間各自為政，數(shù)據(jù)共享靠磁盤拷貝或電子郵件，各業(yè)務(wù)部門對出書品種、數(shù)量各有各的統(tǒng)計(jì)口徑等分散信息化建設(shè)模式，將逐步被摒棄，取而代之的是以業(yè)務(wù)流程整合、部門業(yè)務(wù)協(xié)同、管理信息大量集成的信息化管理新模式?？梢哉f新模式不僅是技術(shù)層面的問題，更是進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)管理、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制體系的必然選擇。順應(yīng)這一潮流，出版企業(yè)應(yīng)對挑戰(zhàn)會更加得心應(yīng)手，不斷地發(fā)展壯大。