基于扁平化理論的學科導(dǎo)向型文獻采訪團隊構(gòu)建?——以西南大學圖書館為例

周 艷 趙曉蒞 丁恩俊 熊建萍

(1．西南大學圖書館 重慶 400715;2．重慶理工大學圖書館 重慶 400054)

文獻采訪工作是圖書館文獻資源建設(shè)的首要環(huán)節(jié)，采訪工作的好壞決定了圖書館藏書質(zhì)量的優(yōu)劣，而藏書質(zhì)量的優(yōu)劣決定了文獻資源的整體水平，決定了圖書館為讀者服務(wù)的能力。前北大圖書館館長莊守經(jīng)先生曾提出:圖書館應(yīng)該培養(yǎng)造就自己的“選書專家”〔1〕，這一觀念的提出對圖書館采訪人員提出了更高的要求，要求采訪人員首先是文獻采集的內(nèi)行，要了解學科現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢、專業(yè)設(shè)置、課程需求、培養(yǎng)目標等;其次，學科館員或?qū)I(yè)館員，應(yīng)具有較寬的知識面、較多的專業(yè)知識和一定的外語水平。但個人作為“選書專家”是不現(xiàn)實的，任何個人不可能對學校所有學科、專業(yè)、課程的廣度和深度把握得非常精準，但一個團隊卻可以成為“選書專家”。

1 扁平化理論與團隊組織構(gòu)建

扁平化理論是近年來管理學領(lǐng)域興起并廣泛應(yīng)用于企業(yè)的一種先進的組織結(jié)構(gòu)的管理模式。〔2〕所謂扁平化就是簡化上下級之間的隸屬關(guān)系層次，通過信息化的手段使高層管理人員可以方便的查詢、管理和指揮最底層的具體業(yè)務(wù)操作。使高層和底層之間的溝通變得直接和通暢，減少中間管理層次，將“金字塔”式的組織結(jié)構(gòu)扁平化，其核心是依靠學習型的團隊組織來提高工作效率?！?〕

西南大學于2005年7月由原西南師范大學和原西南農(nóng)業(yè)大學合并、并成功晉級為211高校以后，學校生源和經(jīng)費大幅增長，尤其是近兩年來學校對圖書館的經(jīng)費投入有大幅提升，圖書館文獻采訪任務(wù)日趨加重，按照現(xiàn)行采訪組織模式依靠幾位采訪人員來完成如此繁重的任務(wù)，將嚴重制約了文獻采購的數(shù)量和質(zhì)量，同時也將嚴重影響到館藏結(jié)構(gòu)的質(zhì)量。因此，學校圖書館迫切需要建立一種新的文獻采訪團隊，以期能夠?qū)Σ稍L信息(讀者需求信息和出版社發(fā)行信息)做出快速反應(yīng)、迅速決策，提高面向讀者的響應(yīng)能力，在提高工作效率，滿足數(shù)量、質(zhì)量要求的同時，能夠形成西南大學圖書館文獻資源建設(shè)體系。

2 現(xiàn)行的文獻采訪組織模式

現(xiàn)行的文獻采訪組織模式是分散式的，相互之間孤立的、無交集的。〔4〕文獻資源建設(shè)部的采訪人員只負責紙質(zhì)書刊采購，并且紙質(zhì)書刊的采購還要繼續(xù)分為書、刊、中文、外文的采購，并分屬不同的采訪人員;數(shù)字資源采購涉及辦公室、數(shù)字圖書館部、信息咨詢部等部門。這樣導(dǎo)致采購書的人員不了解刊的訂購情況、采購中文的不知道外文圖書的情況、做紙質(zhì)采購的不知道數(shù)字資源采購情況。同時，各院系資料室也在做同樣的工作，雖然院系資料室的采購規(guī)模遠不及圖書館，但這樣也會造成部分資源的重復(fù)訂購。

現(xiàn)行的文獻采訪組織模式雖然工作人員各居其位、各司其職，每個人都專注自己的那部分工作。但由于這樣的組織模式是按照等級和層次自上而下、自下而上的垂直傳遞，任務(wù)信息直接來源于圖書館管理層，信息垂直傳遞，做紙質(zhì)文獻采訪的文獻資源建設(shè)部和做數(shù)字資源建設(shè)的辦公室、數(shù)字圖書館部、信息咨詢部沒有任何橫向交流，和院系資料室的交流更是少之又少，不同類型的文獻實行的是分散式采訪，由不同的部門來完成。這樣導(dǎo)致了各層次、各部門人員在工作中缺乏溝通產(chǎn)生的誤會不能夠及時協(xié)調(diào)化解，各層次工作人員之間不能建立起良好的信任制度、整個圖書館工作效率不高，更嚴重的是導(dǎo)致整個資源建設(shè)的質(zhì)量不高、響應(yīng)讀者服務(wù)水平低下、資源建設(shè)的重復(fù)浪費，形成不了科學的資源建設(shè)體系。

3 扁平化的學科導(dǎo)向型的文獻采訪團隊構(gòu)建

基于扁平化理論的學科導(dǎo)向型的文獻采訪團隊，就是將原來分散式的、割裂的各種類型文獻的采訪統(tǒng)一到文獻資源部門來，由分散式的采訪變成集中式的采訪，然后以學校學科的發(fā)展為導(dǎo)向，形成新的采選團隊，這樣文獻的采訪模式將呈現(xiàn)“選書的隊伍逐漸擴大，專業(yè)覆蓋面越來越廣”的特點。

這種新的文獻采訪團隊，是以管理學中的扁平化理論為基礎(chǔ)，以學科為導(dǎo)向的文獻采訪團隊?！?〕這個團隊的成員有文獻資源建設(shè)部門的、也有非文獻資源建設(shè)部門的;有圖書館的、也有非圖書館的，這樣的組織模式是開放的，將減少各種知識結(jié)構(gòu)屏障、部門間長期形成的交流屏障，能夠更加有效地完成不同類型的文獻采訪任務(wù)。并把現(xiàn)行組織模式下采訪行為由“一個人的選擇”變成“一個團隊的選擇”、將采訪人員的“選”和“采”適度分離?！?〕這樣的文獻采訪組織模式能夠有效彌補采訪人員由于自己的學科背景、知識能力不足而無法滿足各學科專業(yè)文獻采購需求的弊端，能夠提高館藏文獻的質(zhì)量。最主要的是將目前采訪人員從“選”和“采”不能同時兼顧的局面中解脫出來，將更多的精力放在采購業(yè)務(wù)上，主要負責團隊成員間的協(xié)調(diào)、所選書目的整理、訂單的生成及各種需求信息的匯集整理等。

3．1 學科導(dǎo)向型文獻采訪團隊的組織結(jié)構(gòu)層次解析

這種新型的組織結(jié)構(gòu)分為三個層次:

第一層次為西南大學圖書館文獻資源建設(shè)委員會，負責西南大學圖書館整個文獻資源建設(shè)發(fā)展總體規(guī)劃。

第二層次為西南大學圖書館文獻資源建設(shè)部的負責人，負責整個文獻資源建設(shè)部門的全局工作，協(xié)調(diào)本部門的工作開展。對采訪團隊下達文獻資源建設(shè)委員會的工作指示，并負責協(xié)調(diào)各個采訪團隊之間的事務(wù)，盡可能滿足各個團隊間的橫向交流的需求，并監(jiān)督各個團隊的工作任務(wù)是否圓滿完成;向上需要將各個團隊的工作結(jié)果上報文獻資源建設(shè)委員會的負責人(主管館長)，保證上下信息交流的暢通，并盡可能減少信息失真。

第三層次為具體的各個學科采訪團隊，主要包括專職的采訪人員、學科館員、該學科的學科帶頭人、該學科的教師、學生代表、該學科院系資料室的采購人員。目前西南大學圖書館的學科采訪團隊大致按照學校的學科設(shè)置形成了大理學采訪團隊、大工學采訪團隊、大農(nóng)學采訪團隊、人文社科采訪團隊，基本涵蓋了學校的所有學科。專職的采訪人員屬于文獻資源建設(shè)部門人員，在該團隊中起到牽頭的作用，是這個團隊的小組長。其需要對該團隊涉及學科的現(xiàn)狀、發(fā)展趨勢、專業(yè)設(shè)置、課程需求、培養(yǎng)目標有深入的了解，負責將該學科各種資源信息進行搜集、獲取、整理，然后在團隊成員之間轉(zhuǎn)送，并將各類反饋信息收集整理，形成相應(yīng)的訂單或者訂購報告;學科館員主要是和院系保持密切的直接聯(lián)系，將圖書館的一些關(guān)于該學科相關(guān)資源推薦給他們，并將采訪人員搜集整理的各類信息傳遞給院系的學科帶頭人、教師、學生或者資料室采購人員，請他們選取該學科的一些專業(yè)文獻，并將收集到的反饋書目、信息、建議、需求等反饋給專職的采訪人員。院系資料室的采購人員如果能夠納入這個團隊，相互間的溝通交流增多，在購買文獻時，可以避免不必要的重復(fù)浪費?！?〕尤其是西南大學將著手建成總館——分館——專業(yè)館的現(xiàn)代大學圖書館系統(tǒng)，將院系資料室采購人員納入這個團隊就顯得非常有必要。

3．2 學科導(dǎo)向型文獻采訪團隊的優(yōu)勢

(1)學科導(dǎo)向型的文獻采訪團隊是圍繞圖書館文獻資源建設(shè)工作流程而不是按傳統(tǒng)部門職能來建立的，傳統(tǒng)的部門邊界被打破。在充分重視團隊成員積極性、主動性和能力的前提下，這個團隊消除了圖書館部門之間、職能之間、科目之間、專業(yè)之間的障礙，其團隊成員經(jīng)過交叉培訓可以獲得綜合技能，相互協(xié)作完成文獻采訪任務(wù)。

(2)采訪團隊可隨學科的發(fā)展變化靈活調(diào)整。西南大學由兩個學校合并而成，兩校有相同、相近的一些學科，近年來隨著學科的調(diào)整，目前有2個學部、30個學院、一個獨立的二級學院。隨著學校的發(fā)展，必然還將繼續(xù)對學科進行優(yōu)化調(diào)整，還會引進一些新的學科，因此，承擔著資源建設(shè)及保障的圖書館也要能夠確保及時的調(diào)整文獻的采訪團隊，對學校的學科發(fā)展提供強有力的資源保障。以學科為導(dǎo)向的采訪團隊，能夠?qū)W校的學科變化做出靈活的調(diào)整，圖書館只需要更換相同學科背景的學科館員，然后聯(lián)系相關(guān)院系學科帶頭人、教師及學生即可。

(3)“采”、“訪”、“選”適度分離，某一學科的多種類型的文獻可以集中起來由一個團隊完成。傳統(tǒng)的采訪工作模式是由采訪人員包辦圖書館文獻采購和選擇、院系的意見收集及訪問工作，這種做法的弊端在于高校圖書館采訪人員的知識能力不足難以滿足學校各種學科專業(yè)文獻的采購要求，嚴重影響教學科研需求，并且影響到館藏質(zhì)量。另外，采購業(yè)務(wù)本身比較繁瑣，僅靠采訪人員很難有精力去和院系師生進行溝通，很難真正了解到師生的實際需求。因此，以學科為導(dǎo)向的采訪團隊的構(gòu)建，由于有學科館員的加入，文獻的選擇和院系師生的需求，可以由他們?nèi)ネ瓿?，采訪人員將更多的精力放在采購業(yè)務(wù)上，從而也充分利用各部門人員的專業(yè)知識背景和業(yè)務(wù)專長，能夠提高“采”、“選”的質(zhì)量，同時，也能將一個學科所有類型的文獻收集起來，集中在文獻資源部門采購，大大提高了工作效率。〔8〕

4 學科導(dǎo)向型文獻采訪團隊的關(guān)鍵要素

以學科導(dǎo)向的文獻采訪團隊是基于扁平化理論而建立的，扁平化的組織結(jié)構(gòu)不僅需要有表明組織機構(gòu)共同愿景的總譜，每個人還必須是自己領(lǐng)域內(nèi)的專家。通過相互的學習和培訓，引導(dǎo)團隊成員進行更聰明的工作，從而不斷挖掘其內(nèi)在潛能，激發(fā)創(chuàng)造力，在實現(xiàn)自我超越的同時提高團隊的整體工作能力，激發(fā)團隊活力，協(xié)調(diào)團隊行為，并最終成功實現(xiàn)采訪各團隊和整個團隊乃至圖書館文獻資源建設(shè)的目標。因此，這個團隊的構(gòu)成，必須有一些必要的、內(nèi)在的、外在的關(guān)鍵支撐因素。

4．1 建立學科館員制度

以學科導(dǎo)向的文獻采訪團隊的構(gòu)建中，學科館員承擔著多重角色，如學科聯(lián)絡(luò)員、文獻采選館員、咨詢館員等，為對口學科提供自始至終的一條龍服務(wù)。他們按學科專業(yè)背景分別擔任對口專業(yè)院系的學科館員，收集專業(yè)人員意見，將其意見向館內(nèi)其他人員傳達，并按其要求選擇文獻。同時，作為圖書館的學科專家，選擇所負責學科的文獻是他們最基本的職責，他們還要負責將文獻向院、系推薦等，使得圖書館和院系各項工作之間相互促進，形成一個良性循環(huán)，這樣，使得采訪決策更具科學化，最終能夠提高館藏資源的利用率和館藏資源建設(shè)的質(zhì)量?！?〕

4．2 建立暢通的“薦購系統(tǒng)”

扁平化的學科導(dǎo)向型的文獻采訪團隊，打破了由采訪人員的個人選書，變成由不同部門、不同學科背景的團隊選書，尤其是院系師生的加入，大大提高了所選書刊的質(zhì)量。但是由于一些學科館員，尤其是院系的學科帶頭人、師生，他們并不是專職的采訪人員，所以沒有太多的時間和精力投入到選書的過程中，因此，需要圖書館構(gòu)建一個平臺，能夠讓學科館員、院系學科帶頭人、師生能夠方便快捷地參與到選書的過程中去，如中國人民大學圖書館的“圖書推薦采訪整合系統(tǒng)”〔10〕，只要登入系統(tǒng)就可以直接推薦，可以隨時查詢購買情況;如果是拒購的、重復(fù)推薦的、采購中的、館藏有的會幫助推薦者自動剔除;一旦推薦，圖書館對該書的處理狀態(tài)可以隨時追蹤，并一有消息就自動發(fā)E－mail通知讀者。這樣的薦購系統(tǒng)，一方面可以直接和館藏對接，讓院系學科帶頭人、師生在推薦時就知道自己推薦的書在圖書館是否已經(jīng)購買，另一方面，也可以把圖書館館配商的書目信息發(fā)布和數(shù)據(jù)下載的網(wǎng)站對接，讓院系學科帶頭人、師生根據(jù)自己學科直接選擇。圖書館專門的采訪人員可以直接在后臺看到推薦資源，然后根據(jù)圖書館的采訪原則來進行實際的采購。

4．3 建立有效的工作機制

扁平化組織結(jié)構(gòu)的建立，其解決問題的方式、工作的關(guān)注點和以往的方式是不同的，如果出現(xiàn)問題，首先是團隊中的成員一起討論協(xié)商、通力協(xié)作，根據(jù)具體的情況制定相應(yīng)的解決方案，是集體智慧的體現(xiàn)，大大提高了工作效率。并且每個成員除了關(guān)注自己的工作，還要把自己的工作和整個文獻采訪乃至圖書館的整體工作目標結(jié)合起來，在完成自己的工作時，要牢記總體目標，這樣如果自己的工作與團隊目標產(chǎn)生矛盾時，也可以及時根據(jù)團隊的總體目標來調(diào)整自己的工作，保證團隊目標最大程度上得到實現(xiàn)?；趯W科為導(dǎo)向的文獻采訪團隊，由于成員涉及圖書館的不同部門、相關(guān)院系的學科帶頭人和部分師生，因此，在選擇非圖書館的團隊成員(學科帶頭人、教師、學生)時，一定要向他們明確團隊工作展開的重要性及工作目標，并且讓他們能夠主動參與而非被動加入;〔11〕其次，該團隊的采訪館員和學科館員應(yīng)該和非圖書館的團隊成員保持密切的交流和溝通，讓他們的需求能夠及時表達出來，并且讓他們參與到該學科的一些重要文獻的選擇與推薦中;再次，該團隊采訪館員和學科館員應(yīng)該通過各種渠道如QQ、E－mail、電話等將非團隊成員所選書籍的訂購情況、到館時間、拒購原因等及時反饋回去，并將一些新資源向他們推介。〔12〕同時，對于一些重要的大型資源的訂購，可以將團隊成員召集起來進行論證，這樣可以有效避免資源建設(shè)上不必要的浪費;最后，每半年或者一年，圖書館定期召集全校性的文獻資源建設(shè)委員會議，聽取團隊成員關(guān)于該時段或年度對于文獻資源建設(shè)的意見和建議，并把下一階段文獻資源建設(shè)的目標告知大家，以便他們能夠妥善安排好自己的時間，能夠更廣泛的深入到下一年度的文獻資源建設(shè)工作中去。

5 結(jié)語

西南大學圖書館基于扁平化理論的學科導(dǎo)向型文獻采訪團隊構(gòu)建，其最終的目標就是要提高文獻資源建設(shè)的質(zhì)量，并形成與西南大學學科發(fā)展相匹配的文獻資源建設(shè)體系。這個團隊將通過相互的學習、交流和培訓，引導(dǎo)團隊成員更加合理地設(shè)計工作流程，不斷挖掘其內(nèi)在潛能，在實現(xiàn)各自的采訪任務(wù)時提高團隊的整體工作能力，大家圍繞相應(yīng)的學科、通力協(xié)作并協(xié)調(diào)團隊行為，最終成功實現(xiàn)采訪各團隊和整個團隊乃至圖書館文獻資源建設(shè)的目標。

1．李梅軍．大學圖書館文獻采訪新思路——“教師選書”及其相關(guān)問題解析．圖書館建設(shè)，2005(1):37－39

2．扁平化理論．http://baike．baidu．com/view/2188907．htm

3．扁平化理論．http://www．doc88．com/p －903850759911．html

4．王慧秋，駱冬燕，王欣欣．基于扁平化理論的團隊型文獻采訪服務(wù)組織結(jié)構(gòu)模型構(gòu)建．圖書館雜志，2007，26(11):33－36

5．孫向榮．基于知識管理的高校圖書館文獻采訪決策科學化研究．現(xiàn)代情報，2007(5):148 －150

6．溫敬朋．美國高校圖書館館藏建設(shè)制度安排及啟示研究．圖書館論壇，2011，31(4):46 －48

7．安東梅，耿曉光．文獻的濫觴與采訪的怯魅——數(shù)字環(huán)境下文獻采訪策略．圖書館建設(shè)，2011(8):29－31，34

8．陳雪清，賈朝霞．高校圖書館文獻采訪績效評價指標體系構(gòu)建．圖書館理論與實踐，2010(5):82－84

9．閻亞矢．基于采訪工作的學科文獻館藏質(zhì)量評價——以首都師范大學圖書館為例．圖書情報工作，2010(Z2):154－156，187

10．中國人民大學圖書館推薦 e化管理系統(tǒng)．http://222．29．253．6/weblink/

11．程大立，陳桐利．構(gòu)建以讀者需求為導(dǎo)向的文獻采訪機制．大學圖書情報學刊，2011，29(3):76 －78

12．張學宏．如何利用圖書館主頁來完善圖書館的文獻資源建設(shè)．大學圖書館學報，2010(3):66－70