高校后勤檔案管理存在的問題及對策

路長蘭

(泰山學(xué)院后勤產(chǎn)業(yè)管理處，山東泰安 271021)

高校后勤檔案是高校后勤部門在日常管理工作中形成的大量的、門類眾多、多載體的檔案.高校后勤檔案是高校檔案的重要組成部分，它直接來源于后勤管理、服務(wù)、經(jīng)營等活動，涉及廣泛的內(nèi)容，記載著豐富的信息，不僅是后勤工作重要的信息資源，也是后勤檔案建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)，能為決策者起到參謀和助手的作用.高校后勤檔案管理水平的提高，對促進(jìn)高校改革發(fā)展，提高管理、教學(xué)、科研工作水平起到不可替代的作用.

1 高校后勤檔案管理的重要作用

1.1 高校后勤檔案是實現(xiàn)高校后勤科學(xué)化管理的重要手段

高校后勤檔案不僅真實、準(zhǔn)確的記錄著后勤所做的工作和所舉辦的活動的全部過程，而且后勤檔案信息還提供著記錄、如實反映真實情況的作用.高校后勤檔案信息見證了學(xué)校的發(fā)展，并為高校管理者在作出正確的決策、科學(xué)的管理、合理的溝通方面提供了重要依據(jù).因此，高校后勤檔案信息的有效、合理管理有利于指導(dǎo)高校中各項工作的順利開展，有利于提高高校各項工作的工作質(zhì)量，有利于改善高校工作者的工作效率，更有利于高校深入開展后勤工作，為高校后勤工作的深入發(fā)展提供重要的參考價值.只有使高校后勤檔案得到有效的管理，才能使高校后勤管理的服務(wù)水平得到不斷的提升，才能使高校后勤管理的日常工作得到合理的保證，才能使高校后勤工作逐步向科學(xué)化、合理化、具體化、有效化、統(tǒng)一化管理邁進(jìn).

1.2 高校后勤檔案是保證高校后勤順利開展工作的基本保證

后勤檔案信息記錄著高校設(shè)備、設(shè)施、工具的運行、破損狀況及其工作年限，為高校設(shè)備、設(shè)施、工具是否需要管理、是否需要更換、是否需要維修提供重要的依據(jù).合理有效的運用高校后勤檔案信息，可以使高校后勤工作在日常工作中揚長避短、省時省力、節(jié)約資源，既能使高校設(shè)備、設(shè)施、工具得到最大化、最優(yōu)化、有效化的使用，又能使高校后勤工作的工作效率得到提高.因此，只有高校后勤檔案得到有效化、合理化管理，才能保證高校后勤各項日常工作的順利開展.

1.3 高校后勤檔案是高校后勤管理工作的重要組成部分

高校后勤檔案不僅僅只是記錄高校后勤在日常工作中所做的一些活動、所開展的一些活動和高校內(nèi)的設(shè)施、設(shè)備、工具的使用、管理、破損程度，高校后勤檔案的價值遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止這些.而高校后勤檔案的價值取決于高校管理者對其開發(fā)利用的程度，當(dāng)高校管理者意識到高校后勤檔案的價值后，對其加以充分的利用，就會產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益和管理效益.因此，高校管理者要充分開發(fā)和利用后勤檔案的價值，使高校后勤工作管理得到經(jīng)濟(jì)效益和管理效益較大化.

1.4 高校后勤檔案是高校整體發(fā)展的基本構(gòu)成條件

高校后勤檔案對研究高校的學(xué)術(shù)、高校的歷史、高校的文化、高校的信息、高校技術(shù)進(jìn)步經(jīng)驗和推動學(xué)校的整體發(fā)展都具有非常重要的參考價值.原始記錄是檔案的本質(zhì)屬性，高校后勤檔案真實、準(zhǔn)確、客觀地記錄高校后勤日常工作，具有歷史性;蘊含著非常豐富的文化內(nèi)涵，是高校文化的重要組成部分，具有文化性;如實記錄多年來學(xué)校后勤管理的經(jīng)驗和做法，有利于不斷提高后勤管理，具有信息價值.

2 高校后勤檔案管理存在的問題

2.1 檔案資料管理混亂

有些資料員在收集整理檔案資料時，往往只是進(jìn)行簡單的登記，便隨意將資料放在檔案盒中，對于那些文件材料的歸類存檔較為盲目.長此以往，等到工作需要或領(lǐng)導(dǎo)查閱時，要么找不到，要么費九牛二虎之力才找到，既費時費力，又耽誤工作，嚴(yán)重影響了工作效率，不利于高校后勤檔案日常工作的順利進(jìn)行.此外，檔案管理者管理意識不強，檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，也是造成檔案資料混亂的原因.

2.2 檔案收集、整理無序

有的檔案員在日常工作中收集、整理檔案時，沒有嚴(yán)格按照規(guī)定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)去做.主要表現(xiàn)在部門對檔案的歸類存檔工作不夠重視、檔案員對檔案管理工作存在應(yīng)付心理等.所以，往往到臨近上級檢查時，才臨時抱佛腳，加班加點地整理，但后勤檔案資料往往仍舊會存在遺漏、散失和缺檔等現(xiàn)象，很難達(dá)到考評標(biāo)準(zhǔn)，最后導(dǎo)致無法取得理想的結(jié)果.

2.3 管理方式落后

有些資料員缺乏對檔案管理的相關(guān)知識，只會進(jìn)行簡單的、相對單一的手工記錄，而不會采用先進(jìn)的、科學(xué)的方法.雖然功夫沒少花，但是檔案整理依舊沒有頭緒，工作效率得不到提高.在學(xué)校后勤檔案歸檔的實際工作中，由于歸檔范圍比較廣，檔案歸檔管理工作不能面面俱到.久而久之，該向?qū)W校檔案館移交的檔案未移交、過時滯后的檔案未及時清理，從而出現(xiàn)了檔案存放無序、檔案資料不完整、檔案資料之間存在相互混雜等現(xiàn)象.

3 高校后勤檔案管理問題成因分析

3.1 檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)匱乏，對業(yè)務(wù)不熟悉

檔案管理人員沒有系統(tǒng)地、科學(xué)地學(xué)過檔案管理專業(yè)知識，對檔案管理業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)、步驟不熟悉，對各門類檔案、各載體檔案的管理方法更是匱乏，這極大地影響了檔案管理的質(zhì)量.此外，目前大多數(shù)高校后勤檔案管理仍以手工操作為主，后勤檔案信息化管理不健全，相關(guān)設(shè)施、設(shè)備不夠完善，管理方法也多以自身方便管理為主，缺少了相應(yīng)技術(shù)的支撐，要想實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，還有很大的難度.

3.2 缺乏完善的管理規(guī)章制度

由于沒有一套完善的管理規(guī)章制度，使得高校的后勤檔案管理工作缺乏明確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ饕罁?jù).其次，相關(guān)部門也沒有對后勤檔案進(jìn)行認(rèn)真的考核與檢查，沒有制定出具體的工作要求，沒有形成完整的規(guī)章制度，最終結(jié)果是致使檔案管理達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的水平.

3.3 學(xué)校對后勤檔案管理缺乏重視，投入不足

由于檔案創(chuàng)造的效益是隱性的，領(lǐng)導(dǎo)往往只看到后勤社會化的經(jīng)濟(jì)效益，而對檔案的規(guī)范化管理不太重視.又加之學(xué)校對后勤檔案管理的投入有限，使得檔案管理人員缺乏外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)、交流經(jīng)驗的機(jī)會.面對枯燥繁瑣而又不能立竿見影的檔案管理工作，相關(guān)工作人員的積極性難以調(diào)動，自然也就無法保證檔案管理工作的質(zhì)量.

3.4 檔案管理人員的兼職性不利于檔案的有效管理

高校后勤檔案有文件類、行政文書類、技術(shù)類、設(shè)備類等，不僅種類多樣，而且綜合性強、涉及面廣;又包括水電、綠化、衛(wèi)生、宿舍、飲食、車隊、醫(yī)院等各方面，工作量大且復(fù)雜.而檔案管理人員往往又都屬兼職，都抱有臨時觀念，缺乏工作責(zé)任心，面對繁重的工作任務(wù)往往力不從心，出借的檔案無暇登記、催還，造成了檔案的遺漏、散失.此外，在頻繁的交接工作中又不能做到嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，管理質(zhì)量自然也就不能讓人滿意.

4 完善高校后勤檔案管理的對策及建議

4.1 加強對高校后勤檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，提高全員檔案意識

要想提高后勤檔案管理質(zhì)量，改變目前管理現(xiàn)狀，首先領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念要轉(zhuǎn)變，認(rèn)識到后勤檔案是后勤工作的重要組成部分，做到“三納入”、“四同步”:納入部門的計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的責(zé)任范圍;在布置、檢查、驗收各項工作的同時，同步布置、檢查、驗收、總結(jié)檔案工作.

4.2 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作是一門管理科學(xué)，要實行檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，就要求檔案管理人員應(yīng)具備扎實的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)和過硬的業(yè)務(wù)能力，檔案人員必須經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，以確保擁有較強的管理能力，能夠適應(yīng)新的發(fā)展形勢的需要.

4.3 加強檔案制度建設(shè)

從加強檔案制度建設(shè)入手，規(guī)范檔案整理工作.根據(jù)各部門的自身特點以及各類檔案的形成規(guī)律，制定出一整套科學(xué)完善的管理制度，建立健全規(guī)章制度是做好后勤檔案建設(shè)的重要保證.因此，我們應(yīng)根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定和后勤部門的實際情況，完善后勤檔案管理的規(guī)章制度，做到“依法治檔”，要有制度、能落實、有檢查、有驗收.健全檔案工作的組織機(jī)構(gòu)，實行責(zé)權(quán)明確、層層負(fù)責(zé)的管理辦法，建立檔案接收制度，做好檔案鑒定工作.把檔案工作納入有關(guān)人員的目標(biāo)責(zé)任制并采取適當(dāng)?shù)目己?，保證檔案工作的進(jìn)一步落實.

4.4 增加對后勤檔案管理的投入

增加對高校后勤資金的投入，在改善檔案管理設(shè)施的同時，大力開發(fā)后勤檔案信息資源，逐步實現(xiàn)計算機(jī)管理.此外，還要配備專職檔案人員，并定時或不定時地組織檔案管理人員參加各種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此來學(xué)習(xí)、交流經(jīng)驗，提高自身的專業(yè)技能，不斷探索新的管理模式和管理方法，切實做好高校后勤檔案管理工作，更好地為學(xué)校中心工作服務(wù).

4.5 倡導(dǎo)后勤檔案管理人員樹立高度的事業(yè)心與責(zé)任感

(1)甘于奉獻(xiàn).后勤檔案管理工作人數(shù)少、經(jīng)費緊張、設(shè)備落后，如果沒有默默無聞，甘于付出的精神，就難以從事該項工作.

(2)不因事小而不為.水電中心一份小小的安全檢查記錄，在別人眼中算不了什么，但作為一名檔案員就要做有心之人，不但要保存好，還要按分類把材料入檔.這樣一份份材料不斷積累，天長日久，堅持不懈，最后才能積沙成塔，集腋成裘，形成一份較完整的檔案.

(3)要有計劃.每年的常規(guī)檢查，各中心應(yīng)收集的材料名稱、過期材料的更新等都要按計劃一一完成.

(4)要及時察漏補缺.后勤人多，工作繁雜，材料多，要做到每個人對材料完整無缺的交管、入檔，難度很大.這就需要檔案管理人員及時的查看材料是否有所損壞，是否有缺頁、次序混亂現(xiàn)象，針對出現(xiàn)的不良現(xiàn)象及時采取相應(yīng)措施，做到檔案不壞、不亂、不散.

(5)對查閱檔案的人員身份要嚴(yán)格把關(guān).后勤維修工程合同眾多，涉及社會人員復(fù)雜，檔案人員要時刻保持高度的責(zé)任心，認(rèn)真核對人員身份，查閱目的，嚴(yán)格按照程序查閱檔案，稍有疏忽就可能造成檔案的實體丟失或內(nèi)容的泄露，損失不可估量.

(6)檔案員更換崗位要嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案交接工作，使后勤檔案工作前后銜接起來.

(7)廉潔勤政，有所作為.后勤管理直接掌管著學(xué)校很大一部分資金和物資的使用，校內(nèi)、校外都有大量的經(jīng)濟(jì)活動，與廣大師生員工的自身利益息息相關(guān).正確行使這些權(quán)力，對后勤管理的好壞至關(guān)重要.廉潔勤政，盡職盡責(zé)，有所作為是后勤人員應(yīng)盡的職責(zé).要以學(xué)校及師生利益為己任，工作中做到愛崗敬業(yè)，甘于奉獻(xiàn)，在對外交往和經(jīng)濟(jì)活動中，遵紀(jì)守法，不謀私利.嚴(yán)格執(zhí)行制度規(guī)范，嚴(yán)格履行各類合同、協(xié)議，及時做好各種資料的收集、整理、分類和歸檔，自覺維護(hù)學(xué)校利益和形象.

4.6 后勤檔案員自身要調(diào)整定位，不斷創(chuàng)新，努力提高自己的業(yè)務(wù)能力

(1)虛心學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新.面對高校后勤工作人員少，工作量大的特點，后勤檔案管理人員要適時調(diào)整和重新定位，在管理思路、模式、機(jī)制上多一些創(chuàng)新，多一些突破，多一些敏捷和睿智，要多向?qū)W校檔案館專業(yè)人員請教，定時請學(xué)校檔案館專業(yè)人員來后勤進(jìn)行現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不斷提高檔案質(zhì)量和水平.

(2)勤學(xué)苦練，提高業(yè)務(wù)水平.后勤檔案管理人員要不斷加強管理和理論知識學(xué)習(xí)，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)、外出參觀，向別人請教等方式學(xué)習(xí)掌握管理檔案專業(yè)知識，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案管理工作，并在工作實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，改進(jìn)工作，做到檔案收集完整、整理有序、鑒定準(zhǔn)確、保管安全.

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