淺析如何加強(qiáng)高?；n案管理

福建 許碧瑜

2006 年實(shí)施“十一五”規(guī)劃以來(lái)，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的大眾化發(fā)展，高校的辦學(xué)規(guī)模也日益擴(kuò)大，隨之產(chǎn)生了大量的高?；n案資料，大大增加了高?；n案管理的難度。因而，如何加強(qiáng)高?；n案管理，最大限度地發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益，為高校穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展提供便利服務(wù)，成為擺在我們面前的一個(gè)急迫需要解決的新課題。

一、高?；n案的特點(diǎn)和作用

1.高校基建檔案的重要特點(diǎn)

高?；n案數(shù)量多且繁雜，要做好高校基建檔案管理，了解高校基建檔案的特點(diǎn)是首要任務(wù)。其特點(diǎn)可概括為以下四點(diǎn)：

（1）檔案周期長(zhǎng)。一個(gè)基建項(xiàng)目一般包含項(xiàng)目的申請(qǐng)批復(fù)、可研、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工、結(jié)算等幾個(gè)階段，這往往需要數(shù)月甚至數(shù)年的時(shí)間才能完成。因此，基建檔案的歸檔周期要比其他檔案長(zhǎng)。

（2）專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。基建工程一般由建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、暖通、給排水等專(zhuān)業(yè)組成。每個(gè)項(xiàng)目資料既相互獨(dú)立，又相互關(guān)聯(lián)，技術(shù)性很強(qiáng)。且每一個(gè)項(xiàng)目又涉及好幾個(gè)分部分項(xiàng)工程。

（3）動(dòng)態(tài)性?；n案是記錄基建從提出到交付使用全過(guò)程的檔案，在建設(shè)過(guò)程中，基建資料隨時(shí)都可能存在動(dòng)態(tài)變化。如在設(shè)計(jì)中常遇到設(shè)計(jì)變更、施工質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題需要采取補(bǔ)強(qiáng)方案等。

（4）龐大性?；n案由于投資規(guī)模大，參建部門(mén)多，設(shè)計(jì)專(zhuān)業(yè)廣，使得形成的數(shù)量往往多于其他類(lèi)型檔案。

2.高?；n案的作用

基建檔案是高校基建工作的歷史記錄，它真實(shí)客觀地反映了學(xué)校內(nèi)建筑物、構(gòu)筑物、地下管線的位置及走向，是高校建設(shè)發(fā)展的重要?dú)v史憑證。它對(duì)今后學(xué)校改建、擴(kuò)建、抗災(zāi)及今后發(fā)展都具有極高的參考價(jià)值。學(xué)校通過(guò)對(duì)基建檔案的利用，可以直接或間接的在改造、修繕等各種生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中起到增值的作用。以華南女子職業(yè)學(xué)院煙臺(tái)山校區(qū)教學(xué)樓辦產(chǎn)權(quán)為例，由于種種原因，該校區(qū)在建成后未及時(shí)辦理產(chǎn)權(quán)證，學(xué)校固定資產(chǎn)科通過(guò)檔案室查找借閱辦理產(chǎn)權(quán)需要的基建檔案順利辦下產(chǎn)權(quán)證，落實(shí)學(xué)校產(chǎn)業(yè)。

二、高?；n案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.基建檔案管理重視不夠，歸檔資料質(zhì)量低

大部分高校在基建前期建設(shè)中，往往對(duì)基建檔案的重視不夠，建設(shè)過(guò)程中不注重資料的收集，無(wú)法提供完整的檔案資料。在基建檔案的收集整理過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)有：（1）信息記錄不完整且不符要求。有的資料填寫(xiě)有錯(cuò)漏，如工程的竣工日期、竣工圖的編制日期未填，施工、監(jiān)理報(bào)告在套用其他工程格式后工程名稱(chēng)未及時(shí)更改，隱蔽工程的資料不齊全和資料隨意用鉛筆、紅色水筆等涂改等。（2）竣工圖紙編制不規(guī)范。主要表現(xiàn)為未按實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)施工情況編制、直接用施工圖代替竣工圖，竣工圖章上的簽章存在代簽現(xiàn)象等。上述與事實(shí)不符、不能真實(shí)反映實(shí)際情況的竣工圖是沒(méi)有利用價(jià)值的。（3）提供的資料很多為復(fù)印件。作為最有力憑證的檔案原件，建設(shè)相關(guān)單位提供的數(shù)量少，在辦理規(guī)劃許可證、消防圖審、施工許可證等流程時(shí)，又要求提供原件辦證，導(dǎo)致最終學(xué)校歸檔時(shí)僅能使用復(fù)印件。但復(fù)印件與原件的法律效力有很大區(qū)別，在利用時(shí)復(fù)印件不能作為依據(jù)。

2.檔案管理人員水平不高

基建檔案管理是基建檔案的真實(shí)性、連續(xù)性和完整性的可靠保證。如果忽視基建檔案形成的任何一個(gè)環(huán)節(jié)，勢(shì)必?zé)o法保障基建檔案成套性和完整性。目前，大部分高校安排基建部門(mén)技術(shù)人員兼職擔(dān)任基建檔案管理人員，雖其專(zhuān)業(yè)知識(shí)強(qiáng)，但對(duì)基建檔案重要性的認(rèn)識(shí)存在不足，存在“重建設(shè)，輕檔案”的思想。且兼職檔案員工作繁雜，時(shí)間和精力都放在如何監(jiān)管基建項(xiàng)目上。在工作繁忙時(shí)，根本就顧不上基建檔案的收集整理。而高校檔案管理機(jī)構(gòu)派出的管理人員工程知識(shí)匱乏，對(duì)基建程序不了解，無(wú)法對(duì)基建檔案起到很好的監(jiān)管作用。

3.利用方式不妥

由于基建檔案的復(fù)雜多樣性，很多高校在利用基建檔案時(shí)直接借用原件，造成原件殘破，大大影響對(duì)檔案的保管。

三、做好高?；n案管理的對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高基建檔案意識(shí)

正確認(rèn)識(shí)基建檔案的重要性是提高基建工程管理質(zhì)量的關(guān)鍵和保證。基建檔案管理必須以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，化被動(dòng)為主動(dòng)，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各參建單位和檔案人員達(dá)成共識(shí)，分工配合，共同做好基建檔案工作。同時(shí)通過(guò)加大檔案宣傳，加強(qiáng)基建檔案人員的工作積極性和責(zé)任感，提高檔案工作的地位，使廣大基建工程參與者、利用者逐步認(rèn)識(shí)到檔案和檔案工作的必要性，群策群力，共同配合提升基建檔案管理水平。

2.制定和完善各項(xiàng)管理制度

一是，做好高?；n案的管理要提升專(zhuān)業(yè)化管理水平，應(yīng)強(qiáng)化基建檔案管理人員的職業(yè)道德和提高其業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員不但要培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，了解工程專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)及識(shí)圖知識(shí)，更要熟悉工程建設(shè)流程，做好基建檔案前期準(zhǔn)備階段、施工、監(jiān)理階段和竣工驗(yàn)收階段的檔案收集整理工作。二是，根據(jù)國(guó)家及省內(nèi)編制的基建檔案管理?xiàng)l例，制定符合本校自身情況的基建檔案歸檔范圍及期限，學(xué)?；毮懿块T(mén)按要求定期向檔案管理機(jī)構(gòu)移交檔案，同時(shí)學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)及時(shí)安排人員下現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)整理、立卷工作，并制定交檔計(jì)劃。三是，把項(xiàng)目基建檔案工作寫(xiě)入與施工單位、監(jiān)理單位簽訂的合同中，使施工、監(jiān)理單位既明確基建檔案歸檔的要求以及需提交的竣工驗(yàn)收檔案資料數(shù)量，又能促使其按時(shí)保質(zhì)收集檔案，從而規(guī)范化管理基建檔案，做到有章可循，有據(jù)可依。

3.做好基建檔案工作“三同步、三參加、三納入”管理

“三同步”、“三參加”、“三納入”是國(guó)家對(duì)基建檔案管理提出的基本要求，其內(nèi)涵主要包括：（1）三同步?；üこ虖墓こ添?xiàng)目的申請(qǐng)開(kāi)始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過(guò)程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要與提交多套齊全合格的竣工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。（2）三參加。工程建設(shè)開(kāi)始，基建檔案管理人員參加基建例會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)議等；工程竣工驗(yàn)收時(shí)，檔案人員要參加基建項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收；參加重要設(shè)備、儀器的開(kāi)箱工作，如水泵、高低壓配電柜等設(shè)備開(kāi)箱、調(diào)試工作等。（3）三納入：將檔案工作納入項(xiàng)目（工程）建設(shè)計(jì)劃；納入施工管理各個(gè)環(huán)節(jié)；納入基建分管領(lǐng)導(dǎo)和參建部門(mén)人員的崗位責(zé)任制。

做好基建檔案管理的“三參加、三參加、三納入”，關(guān)鍵在于學(xué)校從制定基建計(jì)劃起就將檔案管理納入其中，且從工程提出開(kāi)始，基建檔案員就提前介入，及時(shí)的參與、收集、整理該項(xiàng)目檔案，保證檔案的質(zhì)量。否則，若在工程結(jié)束后在開(kāi)始收集，容易錯(cuò)漏些重要資料，且因參建部門(mén)多，事后補(bǔ)資料手續(xù)繁瑣核實(shí)困難，而造成檔案的缺失。

4.逐步完善基建檔案現(xiàn)代化管理

隨著高校辦公系統(tǒng)信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，高校檔案管理模式也在逐步信息化，基建檔案歸檔也應(yīng)同步更新。因此，高?；n案管理工作，必須從傳統(tǒng)手工作業(yè)方式向信息化管理過(guò)渡，采用科學(xué)、先進(jìn)的檔案管理軟件進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用，提高工作效率，避免重復(fù)工作。同時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案材料轉(zhuǎn)化為可以自動(dòng)檢索、網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的技術(shù)。例如，設(shè)計(jì)單位除提供紙質(zhì)的藍(lán)圖外還應(yīng)提供規(guī)范的CAD圖等設(shè)計(jì)成果；施工單位可將設(shè)計(jì)變更、簽證等直接在電子圖上修改、標(biāo)識(shí)，作為竣工電子圖交存；與基建相關(guān)的管理文件進(jìn)行電子掃描存檔，建立電子目錄；施工階段照片、隱蔽工程照片、會(huì)議錄音錄像等資料收集存檔，建立電子目錄；繪制建設(shè)工程情況一覽表和投資情況統(tǒng)計(jì)表等，用于后期工程利用時(shí)檢索、統(tǒng)計(jì)和查閱。

四、結(jié)束語(yǔ)

做好高?；n案工作，是高?？沙掷m(xù)發(fā)展的前提條件之一。加強(qiáng)基建檔案管理，是每個(gè)基建檔案員責(zé)無(wú)旁貸的義務(wù)。因此，我們必須不斷研究、客服基建檔案管理工作中遇到的困難和問(wèn)題，不斷改進(jìn)新思路、新技術(shù)，才能進(jìn)一步做好高?；n案工作，為高校又好又快發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。

[1]田岳海.淺談基建檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策.檔案天地,2012年第8期.

[2]劉曉玲.我國(guó)高?；n案管理對(duì)策初探.硅谷,2008年第24期.