黨校教學(xué)檔案管理信息化探究

張聞彧

（中共鄭州市委黨校新鄭分校，河南新鄭451100）

教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是黨校教學(xué)管理工作的重要組成部分。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已不能滿足信息化時(shí)代的要求，黨校應(yīng)結(jié)合教學(xué)管理的變化和檔案工作的特點(diǎn)，加快推進(jìn)教學(xué)檔案的管理工作改革，提高檔案工作質(zhì)量。

一、教學(xué)檔案管理信息化的內(nèi)涵

教學(xué)檔案管理信息化，就是通過數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的有機(jī)整合，對教學(xué)檔案收集、整理、保存和利用，提高教學(xué)檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源數(shù)字化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化和社會化［1］，進(jìn)而形成教學(xué)檔案信息遠(yuǎn)程傳輸和社會共享的完整服務(wù)體系。教學(xué)檔案管理信息化的重點(diǎn)，一是把文件、圖紙等原始的紙質(zhì)檔案記錄轉(zhuǎn)化為可用的數(shù)字化檔案信息，同時(shí)建立數(shù)字化檔案收集管理系統(tǒng)；二是準(zhǔn)確、高效地查閱并提供給有關(guān)信息需求者。

二、當(dāng)前黨校教學(xué)檔案管理信息化存在的問題

近年來，黨校教學(xué)檔案管理信息化程度有了明顯的提高，教學(xué)檔案管理從傳統(tǒng)的手工管理方式向現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變。但也應(yīng)該看到，由于黨校教學(xué)檔案信息化建設(shè)起步較晚，管理的信息化還處于初級階段［2］。整體而言，目前我國黨校教學(xué)檔案管理工作水平普遍較低，加快黨校教學(xué)檔案管理信息化還有許多急需解決的問題。

1.對教學(xué)檔案管理信息化的重要性認(rèn)識不足。

受傳統(tǒng)檔案管理思想制約，對檔案管理信息化的認(rèn)識還不到位。無論是機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置、經(jīng)濟(jì)投入、硬件建設(shè)，都難以滿足黨校教學(xué)檔案管理信息化所需條件。

2.教學(xué)檔案管理信息化的制度建設(shè)亟待加強(qiáng)。

一是教學(xué)檔案管理信息化的制度還不健全，沒有形成一整套規(guī)范的收集、整理、分類、歸檔、查閱、移交制度。二是存在未能嚴(yán)格按法規(guī)管理檔案、檔案管理混亂，導(dǎo)致部分檔案材料沒有及時(shí)歸檔的現(xiàn)象；三是臨時(shí)收集的材料類別混雜，在需要時(shí)難以發(fā)揮檔案服務(wù)作用。

3.教學(xué)檔案管理信息化面臨安全挑戰(zhàn)。檔案管理制度的核心，一是為了快速查詢、應(yīng)用，二是為了確保檔案安全。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災(zāi)害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵?jǐn)_和毀壞。加之沒有相應(yīng)的內(nèi)部措施加以管理、安全意識薄弱等因素，安全存在隱患。

4.技術(shù)支持不全面。一是電子文件在性質(zhì)上決定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限。二是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，原始檔案資料轉(zhuǎn)化的任務(wù)艱巨。

5.檔案專業(yè)管理人才缺乏。部分黨校無專職檔案管理人員，有的黨校雖有專人管理但非專業(yè)人員。主要表現(xiàn)為知識面較窄，專業(yè)知識老化、知識結(jié)構(gòu)不合理、應(yīng)用計(jì)算機(jī)能力低等。

三、黨校教學(xué)檔案管理信息化應(yīng)遵循的原則

1.規(guī)范性原則。制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。規(guī)范性原則要求檔案管理必須制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，確保數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.安全性原則。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

3.效益性原則。教學(xué)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因此必須遵守效益性原則，在建設(shè)規(guī)劃方面充分考慮檔案利用率。

4.系統(tǒng)性原則。建設(shè)全過程控制電子檔案資料的管理系統(tǒng)，從電子檔案的收集、入庫、整理、發(fā)布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等方面能夠進(jìn)行全過程控制，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理傳輸?shù)淖詣踊?、檔案資料一體化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和共享化。

四、推進(jìn)黨校教學(xué)檔案管理信息化的對策

1.提高重視程度。加大對檔案管理信息化重要性的宣傳力度，使黨校全體教職員工充分認(rèn)識到檔案管理工作重要性。一是在人、財(cái)、物等方面加大投入，確保滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要；二是培養(yǎng)全體人員的資料留存意識，自覺對所負(fù)責(zé)的教學(xué)工作、測評情況進(jìn)行收集整理。

2.出臺規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。國家和各級檔案管理部門對電子檔案十分重視，已經(jīng)制訂了一系列的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。黨校應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)，盡快出臺相關(guān)規(guī)范制度。各黨校檔案館要遵循國家標(biāo)準(zhǔn)，吸收國內(nèi)好的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和管理經(jīng)驗(yàn)，借助高校信息部門的技術(shù)力量，通過多種渠道學(xué)習(xí)交流，制定出符合黨校電子文件管理的規(guī)范和信息化的標(biāo)準(zhǔn)，使黨校檔案信息化建設(shè)更規(guī)范科學(xué)、共享性更強(qiáng)。

3.完善安全制度。檔案信息安全主要包括兩方面的內(nèi)容：一是防止檔案信息的損毀和遺失；二是保密問題。為了防止信息損毀和遺失，應(yīng)加強(qiáng)信息備份工作，而信息的保密工作則需要通過建立健全信息管理制度加以保證。在技術(shù)方面，數(shù)據(jù)加密、訪問控制和身份認(rèn)證等也是網(wǎng)絡(luò)安全常用的有效手段［3］。檔案信息化建設(shè)最終的落實(shí)要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息管理安全的第一道保護(hù)屏障。為此，要通過嚴(yán)謹(jǐn)周密的安全制度，使檔案管理人員始終保持警惕性，確保信息系統(tǒng)安全。

4.加強(qiáng)技術(shù)支撐。技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命，沒有過硬的技術(shù)支撐，檔案信息化便是空中樓閣。一是配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率；二是設(shè)計(jì)開發(fā)通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動化系統(tǒng)融合貫通，即實(shí)現(xiàn)前端控制，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況；三是采取身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，保證軟、硬件安全運(yùn)行。這些都是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和辦公自動化的必要和前提條件。

5.建設(shè)人才隊(duì)伍。高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍是保障檔案管理信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。除招收檔案專業(yè)人才補(bǔ)充到管理隊(duì)伍中外，要積極創(chuàng)造條件，對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。一是要有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行離崗培訓(xùn)；二是采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，在管理實(shí)踐中對人員進(jìn)行培訓(xùn)；三是定期組織檔案知識講座、專題研討會等活動。通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷改善檔案人員的知識結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)，造就與時(shí)俱進(jìn)的檔案隊(duì)伍。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要把檔案人員的培訓(xùn)提高、納入專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)的整體規(guī)劃，建立良性的隊(duì)伍更新機(jī)制。同時(shí)要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)等知識和技術(shù)的培訓(xùn)，注重電子檔案接收、保管等方法和技術(shù)的學(xué)習(xí)，以應(yīng)對信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用對檔案工作提出的挑戰(zhàn)。

［1］馬海濤.高校檔案管理信息化建設(shè)探析［J］.山東教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，（4）.

［2］王曉華.高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)芻議［J］.濰坊學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，（3）.

［3］劉碧華.高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)［J］.邵陽學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，（6）.