中職學校檔案集中化管理問題研究

梁景芝

（鄭州市衛(wèi)生學校招生辦公室，河南鄭州450005）

檔案是主體社會行為活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。人口流動性增強使檔案的信息資源價值日益凸顯，社會各個領域?qū)n案信息的需求普遍增長，檔案的保存和利用顯得尤為重要。一個學校的各類檔案承載著本校豐富的歷史內(nèi)涵，但是從中等職業(yè)學校檔案管理工作的現(xiàn)狀看，檔案管理還存在許多問題甚至盲區(qū)。

一、中職學校檔案管理的現(xiàn)狀與問題

1.領導及相關管理人員對檔案工作重視不夠。中職學校檔案工作的服務對象主要是校內(nèi)教師和學生。由于用人單位重視的是中職學校畢業(yè)生的職業(yè)技能，并非是其學歷，因此學生對自己的中職文憑和檔案并不重視，導致中職學校的部分領導或部分中層領導認為檔案管理就是管理文件資料和歷史留下的音像、實物等，沒有必要投入那么多的人力、物力、財力搞檔案建設。

2.檔案管理體制分散。各中等職業(yè)學校的檔案大體分為文書檔案、教學檔案、人事檔案、財務檔案、設備檔案、學生檔案、音像檔案、實物檔案等類型，由于目前中等職業(yè)學校大都沒有建立專門的檔案館（檔案室），各類檔案分散在相應的職能部門，由各職能部門負責管理，缺乏統(tǒng)一的檔案管理標準，檔案資料特別是音像檔案和實物檔案，歸檔不齊全、修繕不及時、使用效率低下。

3.檔案管理人員多為兼職。中職學校，由于師資規(guī)模壓縮，多數(shù)部門沒有專人從事相應領域的檔案管理工作，檔案管理員多為兼職人員。這些兼職的檔案管理員僅僅是完成檔案的收集、歸檔、查閱等工作，檔案信息服務的作用并沒有發(fā)揮出來。

4.檔案信息化建設滯后。從2000年全國檔案工作會議正式提出檔案信息化至今，我國的檔案管理信息化建設取得了突飛猛進的發(fā)展。然而在中等職業(yè)學校，由于檔案管理專業(yè)人員缺乏和硬件投入不足等原因，即使是國家級重點中等專業(yè)學校，其檔案管理信息化建設也明顯滯后于高等院校、各級政府以及一些社會團體，這在很大程度上影響了中等職業(yè)學校各類檔案的管理和利用效率。

二、中職學校檔案集中化管理的思路

1.檔案集中化管理的構(gòu)成機制。第一，內(nèi)控機制。在中職學校內(nèi)部，按照統(tǒng)一領導、分級管理的原則，由學校分管領導負責，各系由分管系主任負責、并由專人按照檔案管理規(guī)程負責形成紙質(zhì)檔案和電子檔案，將解密檔案、公開檔案及其電子版移交給聯(lián)合檔案館和外部單位。第二，集中化機制。較大的中職學校應單獨設立檔案管理辦公室，較小的中職學?？梢远嘈Ｂ?lián)合設立統(tǒng)一管理的檔案館（室），或在圖書館單設檔案區(qū)。聯(lián)合檔案館由各個學校按人員規(guī)模標準分攤經(jīng)費，共同派員或聘用外部人員進行規(guī)范化管理，對于委托給具有檔案管理權(quán)的機構(gòu)這種外包形式則由市場機制實現(xiàn)。這兩種形式都由各中職學校將各自檔案處理完畢后移交給檔案館保管。第三，互助共生機制。各個中職學校依據(jù)師生規(guī)模分攤服務費，形成維持聯(lián)合檔案館、培養(yǎng)檔案專業(yè)人才和維持檔案館運行的資金來源。檔案館負責為各中職學校提供檔案保管和檔案信息服務，并幫助中職學校完善檔案管理工作。第四，制衡機制。學校作為權(quán)益主體的監(jiān)督、教育行政管理部門的監(jiān)督檢查、用戶的使用評價甚至投訴，紙質(zhì)檔案、檔案館和各中職學校之間的內(nèi)網(wǎng)和公眾網(wǎng)形成科技保障手段，形成制約聯(lián)合檔案館和外包機構(gòu)的有效機制。

2.檔案集中化管理流程。集中化管理條件下，中職學校檔案管理流程如下：各院系產(chǎn)生檔案——院系檔案管理員點收、分類立案（根據(jù)檔案內(nèi)容、性質(zhì)歸入類表中的適當類目，按檔案案情建立簡要案名）——中職學校檔案員審查編目（根據(jù)檔案內(nèi)容及形式特征，依檔案編目規(guī)范、摘要記錄其事項及特征、制成檔案目錄）——機密檔案保管（入庫、保存與修護、庫房管理、機密檔案鑒定及銷毀）——過期的機密檔案和公開檔案清理清查，移交聯(lián)合檔案館——聯(lián)合檔案館檔案整理（依照來源原則、全宗原則、原始順序原則立卷、微縮儲存、電子儲存）——聯(lián)合檔案館提供檔案應用服務（目錄匯總、檢調(diào)、應用）。

3.檔案集中化管理的預期效果。第一，提高檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化水平。絕大多數(shù)中等職業(yè)學校規(guī)模和普通高級中學基本上差不多，占地面積不足1萬平方米，專職教師不足500人，在校學生不足6000人。服務對象的人數(shù)規(guī)模較小，難以達到管理的規(guī)模經(jīng)濟效益，導致中職學校難以支撐檔案管理系統(tǒng)單獨成列，規(guī)范化程度不高、檔案利用率極低，也就難以得到學校的重視。數(shù)個中職學校共建公共檔案館，實現(xiàn)規(guī)模化管理，可以提供優(yōu)越的管理場所及設施、專業(yè)的管理隊伍和標準化管理制度，提高檔案管理服務水平。第二，提高中職學校教學管理的專業(yè)化程度。中職學校規(guī)模偏小，如果將宿舍管理、食堂服務、衛(wèi)生服務、檔案管理等輔助性工作外包給社會機構(gòu)去完成，由數(shù)個學校共建管理機構(gòu)，在提高這些事務管理效能的同時，能夠使學校集中精力進行教學和學生管理，提高教育質(zhì)量。第三，避免決策腐敗。多個中職學校共建公共檔案館，實際上是將原有單一主體支配下的檔案管理工作變成了主體間權(quán)責對等的關系。將某一個學校的人事決策、基建決策等內(nèi)容，通過檔案載體移交給公共檔案館，成為另一個主體依法管理的對象，有利于減少以往個別學校領導在單獨管理本部門檔案的情況下肆意決策甚至篡改檔案的情形發(fā)生。

三、提升中職學校檔案集中化管理水平的措施

進一步提升中等職業(yè)學校的檔案管理水平，必須建立一套與之相對應的、完善的規(guī)章制度作為保障，做到工作職責明確、業(yè)務銜接順暢、技術(shù)規(guī)范明晰。

1.健全中職學校檔案管理法規(guī)制度。中職學校僅僅是參照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、中共中央辦公廳國務院辦公廳印發(fā)的《電子文件管理暫行辦法》、國家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及原國家教育委員會早在1993年發(fā)布的《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規(guī)范》進行管理，諸多法規(guī)中并沒有專門針對中等職業(yè)學校檔案管理的具體規(guī)范。省級教育行政管理部門應該根據(jù)當前中等職業(yè)學校檔案管理工作的形勢與任務，出臺具有較強針對性和操作性的檔案管理辦法、實施細則和工作規(guī)范，進一步明確中職學校檔案管理工作的目標任務和歸檔范圍等，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管等業(yè)務流程與技術(shù)規(guī)范作出詳細規(guī)定，為中職學校的檔案管理工作提供合法、科學、有效的指導。同時，應出臺專項法規(guī)或者將檔案管理外包的規(guī)范條款載入現(xiàn)行相關法規(guī)，明確聯(lián)合檔案館的運行規(guī)范、學校、外包機構(gòu)、使用者的責權(quán)利，以此鼓勵各中職學校立足工作實際，共建公共圖書館、檔案館，或者將本校檔案管理工作外包給具有檔案管理資質(zhì)的專業(yè)機構(gòu)。

2.增強組織領導與溝通協(xié)調(diào)機制。領導與協(xié)調(diào)機制是搞好學校檔案工作的基本保證。中職學校應該把檔案管理列入重要的工作日程，健全中職學校檔案協(xié)同管理體系，并制定相應的工作規(guī)劃，安排所需專項資金，為檔案管理及其信息化建設提供保障。第一，健全中職學校檔案協(xié)同管理體系。中職學校應成立由校分管領導為主要負責人、具有議事協(xié)調(diào)機構(gòu)性質(zhì)的檔案工作領導小組，明確領導小組的組成單位、處理日常事務的牽頭單位以及搞好檔案工作的協(xié)同單位，細化領導小組、牽頭單位、協(xié)同單位的具體職責，并把檔案工作的責任分解到人，以確保工作的落實。鑒于中等職業(yè)學校檔案分散管理的具體情況，學校檔案工作領導小組必須加強工作的協(xié)調(diào)，建立聯(lián)席會議等制度，定期通報情況，增強工作的預見性、動態(tài)性，提高檔案工作水平，杜絕工作疏漏，增強工作實效。健全各部門分管領導負責的檔案管理組織機構(gòu)，明確各類檔案的管理歸屬，協(xié)商制定涵蓋各類檔案的整理標準、服務標準以及各項技術(shù)指標，統(tǒng)一檔案管理的標準。第二，完善考核與評價機制。一是建立校內(nèi)檔案工作考評細則。學校檔案工作領導小組要組織相關部門和人員，參照《高等學校檔案工作規(guī)范》等文件，結(jié)合本校的工作實際，制定檔案工作考評細則和評價體系，使學校的檔案工作有章可循。同時，為管理人員搞好檔案的收集、整理、保存等工作以及學校組織的檔案工作考評提供依據(jù)。二是組織對聯(lián)合檔案館或外包檔案管理機構(gòu)的抽樣檢查。檔案工作的抽樣檢查要制度化、規(guī)范化。抽樣檢查，可以使檔案工作領導小組掌握聯(lián)合檔案館或外包檔案管理機構(gòu)的工作現(xiàn)狀，強化過程管理和監(jiān)督，又可以促使聯(lián)合檔案館或外包檔案管理機構(gòu)的管理人員進一步做好工作，提高工作質(zhì)量和工作水平。三是開展服務評價。每年組織學生、教職工對聯(lián)合檔案館或外包檔案管理機構(gòu)各類檔案的管理服務情況進行全面系統(tǒng)的評價。第三，中等職業(yè)學校之間建立橫向聯(lián)系網(wǎng)，交流檔案管理工作經(jīng)驗，相互取長補短，提高管理水平，同時加強與地方檔案局（館）的聯(lián)系與溝通，添置對方開發(fā)的軟件系統(tǒng)，盡早實現(xiàn)在檔案管理信息化建設上與地方檔案管理部門的接軌，以加速中職學校檔案管理信息化建設的進程。

3.完善檔案管理服務機制。中職學校要在檔案的開發(fā)利用上下功夫，提高檔案利用效率。第一，拓展檔案信息服務范圍。檔案管理人員應熟練操作內(nèi)部服務網(wǎng)流程、利用公眾服務網(wǎng)為師生提供公共服務。例如，學生入校后，檔案管理部門應盡早向?qū)W生管理工作者開放學生檔案，使其盡快了解學生，以便有的放矢地開展工作。第二，檔案管理人員緊張的院校可設立特定檔案開放日，完善檔案借閱登記制度，集中提供適宜公開的檔案，為查閱者提供服務。建立檔案利用定期分析制，找出檔案的利用規(guī)律，主動為利用者提供信息服務。

4.加大硬件投入力度，豐富檔案管理的空間載體形式。利用計算機可以快速、準確、全面地實現(xiàn)檔案信息文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用等。因此，加強檔案信息化管理的硬件建設，夯實檔案管理信息化建設的物質(zhì)保證。第一，實現(xiàn)計算機在檔案管理部門的全覆蓋。在對新收集的檔案素材進行數(shù)字化處理的同時，也要對以往的紙質(zhì)檔案、實物檔案進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)網(wǎng)絡系統(tǒng)存儲與紙質(zhì)實物媒介存儲雙套備份，確保檔案和電子文件的安全性與完整性，有效防范安全風險。第二，配備高容量的存儲載體。檔案數(shù)量的不斷增加使檔案資料的存儲面臨著越來越大的壓力。從目前的技術(shù)手段看，利用計算機磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)是緩解檔案資料的存儲壓力、解決檔案信息存儲難題的最佳選擇。第三，配置其他設備或軟件。信息技術(shù)的發(fā)展打破了紙質(zhì)檔案作為檔案主流載體的局面，錄音、錄像、照片等經(jīng)處理后形成的數(shù)字化檔案成了進入檔案管理部門的檔案新載體。

5.健全宣傳教育與培訓機制。第一，加強檔案管理宣傳。加強中等職業(yè)學校檔案管理，必須先從提高思想認識著手，在思想上高度重視檔案管理。通過宣傳教育，使各級領導、檔案管理工作者以及廣大教職工對檔案管理的必要性、嚴肅性及重要性有清醒的認識，繼而轉(zhuǎn)化為推進檔案管理的實際行動。一是做好平時的宣傳，職工入職教育、學生入學等時點，要通過校園網(wǎng)、宣傳櫥窗等陣地做好宣傳，不斷加深師生對《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及地方有關法律法規(guī)、學校相關規(guī)章制度的了解。二是做好特殊時間的集中宣傳，比如利用《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)的頒布實施紀念日通過專題會議、集中學習、組織開展主題法制宣傳日、宣傳周和宣傳月活動等方式，加強對教職工特別是檔案管理工作者的教育，通過負面典型教育，使相關法律法規(guī)深入人心。第二，加強檔案管理人員業(yè)務培訓。檔案管理工作專業(yè)性很強、技術(shù)要求很高。檔案管理工作者是檔案管理的直接實施者，提高檔案管理人員的業(yè)務能力是提高檔案管理水平的根本之路。因此，中等職業(yè)學校一定要加強對檔案管理工作者的培訓，提高他們的業(yè)務水平，實現(xiàn)檔案管理人員從兼職型向?qū)I(yè)型甚至復合型人才轉(zhuǎn)變，使學生檔案管理人員熟練掌握相關技術(shù)規(guī)范，為做好檔案工作打好基礎。