淺談人防檔案工作中的保密與利用

房磊 王紅

人防檔案是一種非常重要的社會(huì)信息資源。它不僅記載著人防事業(yè)發(fā)展的歷史，同時(shí)也為人防事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展起到啟迪作用。這類信息資源既要重視其載體的保管與保護(hù)，更要重視其所含信息的開發(fā)與利用，使之能實(shí)現(xiàn)信息資源共享。在社會(huì)逐步發(fā)展和進(jìn)步的過程中，人防檔案資源的重要價(jià)值逐漸為公眾所認(rèn)可，所以就涉及到檔案保密以及利用工作的重要性，保密工作做得好與壞，會(huì)直接影響到黨、國家的安全和人防事業(yè)發(fā)展。

1 做好人防檔案管理過程中的保密工作

1.1 檔案庫房的保密工作

檔案庫房是人防檔案管理的重要場所，庫房設(shè)置必須以保密為重要前提，不是所有辦公室都可以用作庫房，從檔案保密的角度來講，庫房與辦公室應(yīng)盡量分開，庫房與閱覽室分開。不應(yīng)將庫房設(shè)立在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)做專門的加固處理，防止盜竊。檔案庫房應(yīng)制定嚴(yán)格的庫房管理制度，指定專人負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人員禁止入內(nèi)。檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

1.2 絕密檔案的保密和管理

人防絕密檔案是黨和國家的核心秘密，關(guān)系到國家的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，也關(guān)系到黨和國家的安全。因此，要提高思想認(rèn)識，加強(qiáng)政治認(rèn)識、大局意識、責(zé)任意識，為了確保人防核心秘密的安全，必須要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，周密部署，管理好絕密檔案。

絕密檔案管理人員的要有高度的責(zé)任感和保密意識。絕密檔案管理人員具有特殊的身份和地位，有知密較早、知密較多、知密較深等特點(diǎn)，他們肩負(fù)著比一般工作人員對于保守黨和國家秘密更重大的責(zé)任，所以，檔案管理人員的素質(zhì)在一定程度上決定了檔案保密工作好與壞。絕密檔案管理人員要有高度的保密意識、事業(yè)心和責(zé)任心。無論在什么場合，都應(yīng)對國家的秘密守口如瓶，做到萬無一失，將保守國家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

絕密檔案要設(shè)置保險(xiǎn)鎖、保險(xiǎn)柜、防盜器，且應(yīng)與非絕密檔案分別保管。從保管條件上確保絕密檔案的安全。

要加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。調(diào)閱、移出、銷毀絕密檔案時(shí)要嚴(yán)格按著規(guī)定的手續(xù)辦理，在經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，認(rèn)真辦理登記、簽字等手續(xù)，不允許任何人擅自調(diào)閱。使用后的絕密檔案要及時(shí)清對和檢查，如發(fā)現(xiàn)有失密、泄密等問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救，杜絕復(fù)制和匯編絕密級檔案現(xiàn)象的發(fā)生。

1.3 正確區(qū)分人防檔案的保密期限

根據(jù)《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級事項(xiàng)不超過20年，秘密級事項(xiàng)不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機(jī)關(guān)可以規(guī)定的有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長期”。對于規(guī)定為“長期”的國家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他單位、機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)對其采取長期的保密措施，不得隨意決定解密和擅自對外提供。

1.4 正確履行人防檔案管理人員的職責(zé)

維護(hù)人防檔案安全的與完整是人防檔案管理人員的職責(zé)。人防檔案管理的根本任務(wù)就是要到做到人防檔案保管得完好無損。要對已經(jīng)破損的人防檔案，進(jìn)行及時(shí)的搶救。做到不散，不亂，不丟失。不散，就是相對集中得保管人防檔案，防止分散保管人防檔案造成檔案丟失或損壞等嚴(yán)重情況。不亂，就是要人防檔案排架整齊規(guī)范，使檔案保管工作有條不紊。不丟失，就是要保證人防檔案實(shí)體內(nèi)容安全，不致因工作疏忽等各方面原因而使檔案遺失或被竊。人防檔案保管人員要時(shí)刻警惕，持之以恒，防止人防檔案的損壞，確保人防檔案的安全，為人防檔案保管工作提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1.5 適應(yīng)把握檔案涉密情況的變化

人防檔案的密級是根據(jù)文件的貫徹情況以及時(shí)間的推移而變化的，并不是一成不變的。可分為升密、降密、解密三種變化方式。其中大多數(shù)的變化，總的趨勢是降密，直至解密；還有極少數(shù)的升密變化，一般都是暫時(shí)的。其發(fā)生變化原因有三：一是保密范圍發(fā)生了變化；二是保密時(shí)限的變化；三是密級文件作用發(fā)生了變化，原來的密級文件指導(dǎo)作用與現(xiàn)在工作已經(jīng)不相適應(yīng)，失去了指導(dǎo)作用，所以立檔單位廢掉了這類文件，密級也就自然消除了。

2 做好人防檔案利用過程中的保密工作

2.1 加強(qiáng)人防檔案利用中的監(jiān)督工作

只有做好檔案利用過程中保密工作的監(jiān)督，才能有效地發(fā)現(xiàn)和制止不利于檔案保密的不良行為情況發(fā)生，才能做到在正確利用檔案的過程中保證檔案的完整性和安全性。

1、要做好人防檔案利用中的監(jiān)督工作在于制度的建設(shè)。俗話說，不以規(guī)矩，不能成方圓。這里說的規(guī)矩就是制度，要想管好、用好檔案必須有一個(gè)科學(xué)有效的制度做保障。人防檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、復(fù)制制度、外借制度等。對利用人員的層次不同確定了不同的利用范圍，規(guī)定了不同的審批手續(xù)，使提供人防檔案的利用工作有章可循。在人防檔案合理利用的同時(shí)，確保不失泄密和文件的完好無損。人防檔案利用的規(guī)章條例應(yīng)簡明而嚴(yán)密且便于執(zhí)行，在實(shí)踐中要細(xì)心而認(rèn)真的加以總結(jié)，加以充實(shí)和完善。

2、要做好人防檔案利用中的監(jiān)督工作在于隊(duì)伍的建設(shè)。人防檔案的管理人員對人防檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，是檔案利用制度的重要執(zhí)行者，因此必須具備較高的素質(zhì)。一是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備相關(guān)專業(yè)知識，熟悉檔案法規(guī)條例，把握所保管的檔案內(nèi)容；二是政治素質(zhì)，要熱愛檔案和檔案事業(yè)，有高度的政治責(zé)任心，也踏實(shí)仔細(xì)的工作態(tài)度以及全心全意為人民服務(wù)的精神；三是文化素質(zhì)，要有較高的知識水平，善于總結(jié)和利用工作中的經(jīng)驗(yàn)并利用到人防檔案的管理工作中來。此外，還要有敏銳的觀察能力和工作能力，能巧妙處理和利用中出現(xiàn)的一般問題。

3、要做好人防檔案利用中的監(jiān)督工作在于監(jiān)督的措施并加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。例如檔案館室要安裝攝像監(jiān)視器，對防止某些為不當(dāng)原因而來館查閱人防檔案的利用者涂改或偷撕人防檔案。要及時(shí)提醒平時(shí)養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者。加強(qiáng)利用監(jiān)督，不僅要做到眼勤，勤觀察檔案利用者的動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺之中；而且要做到嘴勤，勤宣傳檔案利用的相關(guān)制度與規(guī)定，勤與檔案利用者交流，掌握其利用檔案的動(dòng)機(jī)與目的；更要做到手勤腦勤，勤分析檔案利用者的實(shí)際情況與利用效果，勤督促落實(shí)利用檔案的登記制度，勤檢查被利用的案卷。在利用者未離去時(shí)，認(rèn)真檢查被利用過的文件和案卷，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問題，并在利用登記簿上備注說明。損毀檔案較為嚴(yán)重可歸類成違法行為，若有發(fā)生，要及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，便于及時(shí)查處，將損失降到最低。

2.2 正確處理好人防檔案的保密與利用

每個(gè)公民負(fù)有保守國家秘密的義務(wù)，這更是檔案管理的工作人員的神圣職責(zé)。因此，檔案管理人員要對工作盡心盡責(zé)，高度重視檔案的保密性。日常工作中，人們往往有著重保輕的想法。人防檔案管理部門要在認(rèn)真做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供良好的保障。要認(rèn)真抓好密級檔案在利用中的保密工作。要在規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、范圍內(nèi)利用。利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會(huì)給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

人防檔案是人防發(fā)展的歷史記載，是人防工作重大事項(xiàng)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。人防工作是國防建設(shè)的重要組成部分，它所形成檔案資料不少帶有較高的密級。所以管理好人防檔案事關(guān)國家安全，用好檔案事關(guān)人防事業(yè)的發(fā)展。我們只有管理好、利用好人防檔案，才能促進(jìn)人防事業(yè)快速發(fā)展，為建設(shè)一個(gè)現(xiàn)代的人民防空體系做岀積極貢獻(xiàn)。

作者簡介

房磊（1968-），女，遼寧省朝陽市人，副研究館員，本科，研究方向：檔案管理。