提高建設(shè)工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量之我見(jiàn)

騫德

摘 要：項(xiàng)目建設(shè)人人關(guān)心，對(duì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量卻沒(méi)有引起普遍重視。而建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量又直接關(guān)系著工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，也是日后查考的直接依據(jù)。所以，項(xiàng)目檔案的質(zhì)量必須引起高度重視。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；項(xiàng)目檔案；質(zhì)量

檔案的本質(zhì)屬性是具有歷史再現(xiàn)性，能夠再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌。建設(shè)工程項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，是檔案管理中一個(gè)重要的方面，同樣具有著檔案的本質(zhì)屬性和一般屬性。同時(shí)，項(xiàng)目檔案相比其他類別的檔案又具有更加顯明的特性，即它具有即時(shí)性的特點(diǎn)。也就是說(shuō)，其他類別的檔案形成之后主要是做好保存與管理，以備將來(lái)利用的因素多一些。一般來(lái)說(shuō)，不論是文書檔案還是工程技術(shù)檔案，在立卷歸檔之后不大會(huì)立即查閱和利用，可能要等到較長(zhǎng)時(shí)間甚至在若干年之后才會(huì)派上用場(chǎng)，至于其質(zhì)量如何也只有到了使用時(shí)或者利用之后出現(xiàn)了后果才會(huì)驗(yàn)證其質(zhì)量的優(yōu)劣。而工程項(xiàng)目檔案形成之后首先是要在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)使用的，然后才同工程交付一道轉(zhuǎn)入常規(guī)管理。因此，項(xiàng)目檔案除擁有其他檔案的共性外，又具有著其獨(dú)特之處，也因此，項(xiàng)目檔案在形成之時(shí)就要發(fā)揮作用，同時(shí)也接受專業(yè)的檢驗(yàn)。合格與否，優(yōu)良與否，會(huì)及時(shí)記錄在案，也會(huì)即時(shí)影響到項(xiàng)目是否會(huì)順利通過(guò)驗(yàn)收。所以，質(zhì)量對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案尤為突出和重要。

近年來(lái)，筆者在工作中接觸到一些建設(shè)工程項(xiàng)目的管理，也經(jīng)歷了一些項(xiàng)目檔案的檢查驗(yàn)收和工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)在建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的形成和管理中往往存在著許多不規(guī)范的問(wèn)題，給工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收造成了很不利的影響。其中有些文件資料先天的缺失和不嚴(yán)謹(jǐn)，也為交工后項(xiàng)目檔案的查考和利用帶來(lái)諸多問(wèn)題。所以，筆者認(rèn)為在重視工程建設(shè)的同時(shí)，一定要高度重視工程項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

那么，怎樣才能提高建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的質(zhì)量呢？筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)歷，在此從五個(gè)方面談一些粗淺的看法。

1 要確立項(xiàng)目檔案意識(shí)

毋容置疑，無(wú)論是地方政府還是企事業(yè)單位，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目都是非常重視的，大家都在想方設(shè)法跑項(xiàng)目、上項(xiàng)目、上大項(xiàng)目，以項(xiàng)目建設(shè)刺激經(jīng)濟(jì)，帶動(dòng)發(fā)展，或者解一時(shí)之困。這都是好思路，好舉措，是值得贊賞的。但是，與此相比，對(duì)項(xiàng)目檔案的重視卻是非常的不夠，普遍存在著重工程進(jìn)度輕文件資料收集整理的現(xiàn)象，有的項(xiàng)目直到驗(yàn)收前才突擊整理文件資料，甚至出現(xiàn)補(bǔ)漏的情況。而這些情況的出現(xiàn)，無(wú)疑會(huì)影響到工程項(xiàng)目檔案的真實(shí)性。所以，項(xiàng)目建設(shè)單位必須要有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)，而且從項(xiàng)目立項(xiàng)之初就要樹(shù)立起相關(guān)人員的檔案意識(shí)，從而做到從前期論證開(kāi)始就重視對(duì)文件資料的收集，隨著工程項(xiàng)目的進(jìn)展不斷完善和整理，最終就能夠形成比較完整、真實(shí)、規(guī)范的項(xiàng)目檔案。這里所說(shuō)的相關(guān)人員，不僅指參與、從事項(xiàng)目建設(shè)的直接工作人員，也包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以及分管領(lǐng)導(dǎo)。要讓大家認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案的必要性和重要性，認(rèn)識(shí)到如果不重視檔案的質(zhì)量，就可能直接影響到項(xiàng)目的驗(yàn)收，即時(shí)僥幸通過(guò)了驗(yàn)收也可能會(huì)在日后給工程設(shè)施的使用、維護(hù)等造成嚴(yán)重的后果。為了強(qiáng)化意識(shí)，一方面講解工程項(xiàng)目建設(shè)的規(guī)范要求，另一方面通過(guò)真實(shí)的尤其是發(fā)生在本地本單位的事例進(jìn)行教育，如果能有當(dāng)事人的現(xiàn)身說(shuō)法會(huì)更為有效。事實(shí)上，許多地方許多單位都曾有過(guò)各種狀況的負(fù)面事例。

2 要明確項(xiàng)目檔案的責(zé)任

一項(xiàng)工作要完成要做好，責(zé)任的落實(shí)很重要。我們有種流行的文化，就是無(wú)論什么事情，似乎都可以提出一個(gè)口號(hào)，“某某事項(xiàng)，人人有責(zé)”。對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)單位或項(xiàng)目部人員來(lái)說(shuō)，要求項(xiàng)目檔案人人有責(zé)應(yīng)該是沒(méi)有錯(cuò)的，但這樣一來(lái)，可能誰(shuí)都不會(huì)重視和關(guān)心，人人有責(zé)就成了誰(shuí)也無(wú)責(zé)。那么項(xiàng)目檔案管理的責(zé)任怎么來(lái)劃分呢？一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目，往往會(huì)涉及許多專業(yè)和單位，如論證、設(shè)計(jì)、勘探、土建、設(shè)備、安裝、監(jiān)理等等方面，也往往會(huì)存在多個(gè)承建方。這樣，工程文件的來(lái)源自然而然就會(huì)是不同地組織和機(jī)構(gòu)，而作為業(yè)主方，就必須明確工程項(xiàng)目檔案的“以我為主”原則。也就是說(shuō)，不論參與工程項(xiàng)目的部門和單位有多少，項(xiàng)目檔案的主體責(zé)任自然在業(yè)主方。其他各相關(guān)方負(fù)有相關(guān)責(zé)任，依據(jù)業(yè)主方的要求提供相關(guān)文件和資料。在項(xiàng)目實(shí)施中，業(yè)主方必然要同各承建方簽訂工程建設(shè)類合同，而且現(xiàn)在也延伸到了附帶簽訂安全、保密、廉政等專項(xiàng)合同或條款，我們不妨參照這些做法也簽訂出檔案資料提供、移交方面的合同或條款，用合同來(lái)保證責(zé)任的落實(shí)，從而達(dá)到提高項(xiàng)目檔案質(zhì)量的目的。

3 要建立項(xiàng)目檔案管理的體系網(wǎng)絡(luò)，實(shí)施全方位控制

明確各方責(zé)任之后，還必須建立起一個(gè)有效的體系網(wǎng)絡(luò)，各方應(yīng)該指定專人（人數(shù)可以根據(jù)實(shí)際情況而定）負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作，以業(yè)主方為主導(dǎo)其他各相關(guān)方通力協(xié)作。體系之中明確由哪些或哪幾位人員來(lái)分工負(fù)責(zé)哪部分工程文件的收集、督促、初步整理、移交，最后由比較專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)歸檔。在這里，最后負(fù)責(zé)歸檔的人員是關(guān)鍵，其職責(zé)是按照項(xiàng)目檔案的規(guī)范要求制定出一套規(guī)則和程序，明確節(jié)點(diǎn)要求，對(duì)檔案資料的合格性做出評(píng)判。其他人員或依專業(yè)、或依對(duì)應(yīng)的乙方（如承建方）根據(jù)要求去收集、移交文件資料。自然，這就需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目之初就務(wù)必要建立起這樣一個(gè)體系，明確體系中每個(gè)人員的職責(zé)，大家各司其職，認(rèn)真履責(zé)，實(shí)施全方位控制，才能保證項(xiàng)目檔案的合格、規(guī)范、高質(zhì)量。談到控制，首先前端控制很關(guān)鍵。工程項(xiàng)目前期形成的文件是工程建設(shè)的依據(jù)性文件材料，是工程開(kāi)工建設(shè)之前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過(guò)程中形成的文件材料。在現(xiàn)實(shí)中工程管理人員一般更注重工程建設(shè)過(guò)程中的控制，包括對(duì)過(guò)程文件資料的管理，而前期文件由于只涉及個(gè)別管理人員，很容易形成疏漏不被重視。同時(shí)，前端控制還應(yīng)該包括制定出項(xiàng)目檔案的管理目標(biāo)、管理思路、規(guī)章制度等內(nèi)容；其次要做好變更環(huán)節(jié)的控制。工程建設(shè)過(guò)程中的變更是不可避免的，也是必要的，是對(duì)設(shè)計(jì)的進(jìn)一步完善，是與實(shí)際情況的更好結(jié)合。但是，由于變更是在正常進(jìn)程中所做的一些調(diào)整，很容易出現(xiàn)文件資料的不完整或不規(guī)范。這就要求相關(guān)責(zé)任人一定要關(guān)注每一個(gè)變更，及時(shí)收集變更提出的理由、審批、實(shí)施等文件資料，以保證整體文件的完整對(duì)接。

4 要建立有效的激勵(lì)約束機(jī)制

沒(méi)有激勵(lì)就沒(méi)有動(dòng)力，沒(méi)有約束就沒(méi)有壓力。要提高項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，就必須要有獎(jiǎng)罰措施，要嚴(yán)格考核兌現(xiàn)，否則，所有要求可能就只會(huì)是說(shuō)說(shuō)而已，最終是不會(huì)落到實(shí)處的。這里所說(shuō)的激勵(lì)約束機(jī)制，應(yīng)該指兩個(gè)層面。一個(gè)是業(yè)主自身的項(xiàng)目檔案管理體系。業(yè)主方對(duì)涉及項(xiàng)目檔案管理的每個(gè)人員依據(jù)其職責(zé)量化出考核標(biāo)準(zhǔn)，明確其獎(jiǎng)罰額度，與項(xiàng)目進(jìn)度一同考核兌現(xiàn)；另一個(gè)層面是對(duì)所有相關(guān)方的。業(yè)主方在簽訂專門條款或?qū)ｍ?xiàng)協(xié)議時(shí)做出約定，最好同工程進(jìn)度款的支付掛起鉤來(lái)。在對(duì)過(guò)程形象進(jìn)度驗(yàn)收時(shí)同時(shí)審核文件資料的質(zhì)量，可以規(guī)定在支付進(jìn)度款時(shí)要有項(xiàng)目檔案管理人員的簽字認(rèn)可，否則不予支付或扣罰一定費(fèi)用；也可以在總體工程費(fèi)用中明確預(yù)留出一定比例的費(fèi)用，根據(jù)對(duì)方檔案文件提供的時(shí)限和質(zhì)量考核兌現(xiàn)。

5 要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平

這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，是必須要做好的。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，項(xiàng)目檔案又有著獨(dú)具特性的規(guī)范要求，并不是文件資料的簡(jiǎn)單收集和歸攏，而是要按照項(xiàng)目規(guī)范和檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格的去做。開(kāi)展建設(shè)工程項(xiàng)目管理規(guī)程和建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范培訓(xùn)，讓管理人員明白什么環(huán)節(jié)收集什么文件，怎么收集，哪些需要移交歸檔，哪些作為參考，如何去甄別、完善，以至歸檔成卷，做到心中有數(shù)，心中有法。這也就要求在項(xiàng)目論證立項(xiàng)的同時(shí)就要有針對(duì)性的做好相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高項(xiàng)目檔案人員的業(yè)務(wù)水平。

項(xiàng)目檔案的歸檔與管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，涉及項(xiàng)目管理和檔案管理知識(shí)，需要各級(jí)管理層的高度重視，需要方方面面的密切協(xié)作，需要業(yè)務(wù)人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)。本文只就如何提高建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的質(zhì)量談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)，僅與同行們交流。