行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度淺析

郭玉花

【摘 要】近年來(lái)隨著國(guó)家打擊腐敗力度的加大，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制引起社會(huì)的高度重視。建立完善的內(nèi)部控制體系，在重要環(huán)節(jié)建立監(jiān)督機(jī)制，是加強(qiáng)行政事業(yè)單位職能運(yùn)行能力和效率的重要措施。本文對(duì)我國(guó)行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及解決對(duì)策進(jìn)行詳細(xì)的分析。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位；內(nèi)部控制；問(wèn)題；對(duì)策

一、行政事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部控制的重要意義

內(nèi)部控制是指一個(gè)單位的各級(jí)管理層，為了保護(hù)其經(jīng)濟(jì)資源的安全、完整，確保經(jīng)濟(jì)和會(huì)計(jì)信息的正確可靠，協(xié)調(diào)經(jīng)濟(jì)行為，利用單位內(nèi)部分工而產(chǎn)生的相互制約、相互聯(lián)系的關(guān)系，形成的一系列具有控制職能的方法、措施和程序。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制是政府部門(mén)管理制度的組成部分。它體現(xiàn)為與行政、管理、財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)系統(tǒng)融為一體的組織管理結(jié)構(gòu)、政策、程序和措施等，是行政事業(yè)單位為履行職能、實(shí)現(xiàn)自我約束和規(guī)范的過(guò)程。行政事業(yè)單位的控制能夠起到節(jié)約行政管理成本，保證國(guó)有資產(chǎn)的安全完整，行政事業(yè)單位對(duì)國(guó)有資產(chǎn)承擔(dān)著管理和使用的職責(zé)，其任何損失和浪費(fèi)都是國(guó)有資產(chǎn)的流失，最終由國(guó)家承擔(dān)。因此要有一套嚴(yán)密的制約機(jī)制，這個(gè)制約機(jī)制要保證國(guó)有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)交易必須嚴(yán)格按照公平、公開(kāi)的原則，杜絕人情交易和暗箱操作，讓交易在陽(yáng)光下進(jìn)行，杜絕低價(jià)、違規(guī)處置，防止國(guó)有資產(chǎn)流失，同時(shí)內(nèi)部控制也能提高行政運(yùn)行效率 ，現(xiàn)在我國(guó)的行政事業(yè)單位，其根本目標(biāo)是社會(huì)效益最大化，它所做的工作是整個(gè)社會(huì)活動(dòng)十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，有的時(shí)候這一環(huán)節(jié)沒(méi)完成，其他許多環(huán)節(jié)都無(wú)法進(jìn)行，這樣行政事業(yè)單位的效率低，在一定程度上降低了整個(gè)社會(huì)的效率。因此建立完善的內(nèi)部控制體系，使重要環(huán)節(jié)建立監(jiān)督機(jī)制，簡(jiǎn)化辦事程序，是加強(qiáng)行政事業(yè)單位職能運(yùn)行能力和效率的重要措施。

二、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的主要問(wèn)題

1.內(nèi)控意識(shí)相對(duì)薄弱

內(nèi)控意識(shí)是內(nèi)控環(huán)境中的一項(xiàng)重要內(nèi)容， 良好的內(nèi)控意識(shí)是確保內(nèi)控制度得以健全和實(shí)施的重要保證。單位財(cái)務(wù)人員特別是單位一把手意識(shí)淡薄，簡(jiǎn)單的認(rèn)為所謂控制就是上級(jí)審計(jì)和紀(jì)檢部門(mén)的職責(zé)，財(cái)政部門(mén)的預(yù)算控制就能代替單位的內(nèi)部控制，單位內(nèi)部不需要制定內(nèi)控制度和設(shè)立內(nèi)控機(jī)構(gòu)，認(rèn)為單位的財(cái)務(wù)部門(mén)就是本單位的“錢袋子”，該部門(mén)的職責(zé)就是算賬、報(bào)賬，至于單位的重要決策則無(wú)需參與，這樣就導(dǎo)致了財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)單位重要決策的過(guò)程和結(jié)果均不了解。并且會(huì)計(jì)人員自身也認(rèn)為決策是領(lǐng)導(dǎo)的事情，自己的本職工作就是把賬算好就行，從而導(dǎo)致單位內(nèi)部缺乏應(yīng)有財(cái)務(wù)監(jiān)督與控制。

2.內(nèi)部控制制度不健全

行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度不健全，會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作比較薄弱有待進(jìn)一步加強(qiáng)。一部分單位缺乏明確的崗位責(zé)任制度，有的單位會(huì)計(jì)人員對(duì)于其所處崗位的職責(zé)內(nèi)容不詳；有的單位本身就沒(méi)有崗位職責(zé)說(shuō)明；有的單位迄今還沒(méi)有單獨(dú)制定內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度， 許多財(cái)務(wù)事項(xiàng)的運(yùn)作與管理措施僅僅依靠以前的慣例來(lái)執(zhí)行，隨意性較大，誰(shuí)也說(shuō)不清應(yīng)該怎么做或做的符不符合當(dāng)前的財(cái)經(jīng)法律、法規(guī)；有的單位雖然制定了內(nèi)部財(cái)務(wù)方面的管理制度， 但很不完整。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，大部分的單位內(nèi)部財(cái)務(wù)制度陳舊，有的都是幾年前制定的制度至今仍掛在墻上；有的單位財(cái)務(wù)人員沒(méi)有一點(diǎn)財(cái)務(wù)方面的知識(shí)，只是領(lǐng)導(dǎo)隨意安排從而出現(xiàn)有的財(cái)務(wù)人員連會(huì)計(jì)上崗證都沒(méi)有。同時(shí)印鑒保管存在很大的漏洞，更為嚴(yán)重的是有的單位將財(cái)務(wù)印章和法人印章交由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人保管或?qū)⒅?、?cái)務(wù)印章和法人印章同時(shí)由出納一人保管。對(duì)于日常票據(jù)管理也不到位，未建立定期或不定期抽查制度，出現(xiàn)延期上繳收入、挪用公款問(wèn)題；對(duì)使用后票據(jù)未能及時(shí)辦理交驗(yàn)、核銷，容易導(dǎo)致收入不入賬、私設(shè)“小金庫(kù)”等問(wèn)題的發(fā)生。這樣就為單位資金的安全埋下很大的隱患。

3.會(huì)計(jì)核算不規(guī)范，，會(huì)計(jì)資料不能及時(shí)入檔， 固定資產(chǎn)管理混亂

有效的內(nèi)部控制需要有健全的會(huì)計(jì)記錄系統(tǒng)。但目前有些單位原始憑證管理不規(guī)范，對(duì)原始憑證審核把關(guān)不嚴(yán)， 原始憑證所規(guī)定的內(nèi)容填寫(xiě)不全。如有的發(fā)票內(nèi)容籠統(tǒng)， 甚至沒(méi)有售貨單位蓋章， 手續(xù)不嚴(yán)密， 購(gòu)買實(shí)物沒(méi)有詳細(xì)的清單或有的即使有清單但在報(bào)銷時(shí)只有領(lǐng)導(dǎo)簽批， 沒(méi)有驗(yàn)收人簽字，這樣容易造成虛開(kāi)發(fā)票現(xiàn)象的發(fā)生或所購(gòu)貨物的丟失。有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于單位的各項(xiàng)開(kāi)支隨意性較大，造成三公經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重超支，大部分財(cái)務(wù)人員認(rèn)為只要領(lǐng)導(dǎo)簽字就給報(bào)銷，至于有的業(yè)務(wù)該不該報(bào)銷那不是自己的職責(zé)，這樣就造成單位出現(xiàn)大量超支現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)對(duì)于以前的會(huì)計(jì)資料不能及時(shí)入檔和建立電子檔案這樣容易造成會(huì)計(jì)資料丟失，導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料不健全。至于固定資產(chǎn)的購(gòu)建現(xiàn)在全部都通過(guò)政府采購(gòu)中心的審批才能購(gòu)置、固定資產(chǎn)的處置也要通過(guò)政府財(cái)政國(guó)有資產(chǎn)管理中心進(jìn)行統(tǒng)一評(píng)估、拍賣。以上雖然在購(gòu)建和處置上進(jìn)行了嚴(yán)格的控制，但一些單位平時(shí)對(duì)固定資產(chǎn)的管理還存在重購(gòu)輕管的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，有的單位賬上顯示的固定資產(chǎn)但在實(shí)際工作中已經(jīng)不存在了，至于什么時(shí)候丟失，誰(shuí)也說(shuō)不清楚，有的單位按規(guī)定購(gòu)置了固定資產(chǎn)，但沒(méi)有及時(shí)入固定資產(chǎn)賬目，還有為了便于工作的順利開(kāi)展擅自與別的單位交換調(diào)整各自的固定資產(chǎn)，從而造成固定資產(chǎn)的賬實(shí)不符，不便于對(duì)固定資產(chǎn)的管理，容易造成固定資產(chǎn)的流失。

4.內(nèi)部控制方法體系不夠完善， 業(yè)務(wù)流程不合理

許多單位內(nèi)部財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)控制方法體系很不完善， 在實(shí)際工作中， 許多單位基于編制有限、人手緊張或財(cái)務(wù)人員欠缺等原因，單位財(cái)務(wù)部門(mén)存一人多崗，這樣有可能造成一個(gè)人同時(shí)兼任《會(huì)計(jì)法》所規(guī)定的不相容的職務(wù)，如出納兼任記賬、出納兼任檔案保管、單位記賬兼任復(fù)核等。這樣就給違法、違紀(jì)制造了一定的生存空間。還有平時(shí)的業(yè)務(wù)流程也有較大的不合理性，授權(quán)審批存在一支筆審批的現(xiàn)象，參與審批的程序不是至下而上的而是由上而下來(lái)進(jìn)行的，這樣參與審批的人一看領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)簽字就對(duì)原始憑證的內(nèi)容在不認(rèn)真審核情況下隨手一簽，從而使單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)監(jiān)督流于形式。

5.內(nèi)部審計(jì)職能發(fā)揮有待加強(qiáng)

內(nèi)部審計(jì)在大部分人的心目中只是審計(jì)財(cái)務(wù)賬目的金額、用途、原始憑證及賬務(wù)的處理是否合法，對(duì)于這種看法我認(rèn)為是片面的，內(nèi)部審計(jì)應(yīng)該是對(duì)與單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)相關(guān)的所有業(yè)務(wù)的監(jiān)督、檢查，象公路工程部門(mén)的審計(jì)就涉及到工程的招標(biāo)是否合理，工程相關(guān)的材料購(gòu)置、保管及消耗是否合規(guī)。一部分單位要么將會(huì)計(jì)法規(guī)規(guī)定的不相容的業(yè)務(wù)交由一個(gè)科室或一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，要么是機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)分工存在交叉安置，這樣容易造成集控制、執(zhí)行、監(jiān)督三權(quán)于一身，辦事程序由一人操縱，決策的任意性很大，從而導(dǎo)致在日常的工作過(guò)程中就會(huì)缺乏相應(yīng)的監(jiān)督。一部分單位的內(nèi)部監(jiān)督都只是分散在日常的業(yè)務(wù)處理過(guò)程中，一年中很少對(duì)于相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行專項(xiàng)監(jiān)督檢查，只是到單位出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)問(wèn)題或上級(jí)審計(jì)部門(mén)在進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題才意識(shí)到單位所存在的問(wèn)題。

三、對(duì)于行政事業(yè)單位內(nèi)部控制所出現(xiàn)的若干問(wèn)題所給出的建議和對(duì)策

1.增強(qiáng)內(nèi)控意識(shí)

加強(qiáng)對(duì)單位負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員及參與審批人員進(jìn)行關(guān)于《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》和《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制基本規(guī)范》等相關(guān)財(cái)經(jīng)、法律法規(guī)知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員及相關(guān)審批人員能熟煉撐握相關(guān)的財(cái)務(wù)知識(shí)，樹(shù)立起較強(qiáng)的內(nèi)控意識(shí)。單位內(nèi)部的控制應(yīng)是由單位領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)的人員來(lái)共同執(zhí)行的，而不是僅靠領(lǐng)導(dǎo)自己來(lái)進(jìn)行控制，如果單位有重大決策應(yīng)聽(tīng)取財(cái)務(wù)人員及相關(guān)人員的建議，作為財(cái)務(wù)人員及相關(guān)人員，也應(yīng)自覺(jué)的參與到單位的重大決策中去，以發(fā)揮自己的專業(yè)知識(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策當(dāng)好參謀。

2.增強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作， 強(qiáng)化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的控制作用

會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作薄弱嚴(yán)重制約了行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制制度建設(shè)和部門(mén)預(yù)算的實(shí)施效果。強(qiáng)化會(huì)計(jì)工作基礎(chǔ)， 需要財(cái)政機(jī)關(guān)加強(qiáng)對(duì)行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)人員的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)法》及相關(guān)財(cái)經(jīng)法律、法規(guī)的培訓(xùn)教育， 單位定期制定一些符合本單位實(shí)際情況的財(cái)務(wù)管理制度，做到以崗定人，并制度上墻，使每個(gè)人都知道自已的工作職責(zé)，并認(rèn)真履行，對(duì)于財(cái)務(wù)人員要堅(jiān)決做到持證上崗，至于印章和票據(jù)的保管要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)法》的有關(guān)規(guī)定來(lái)執(zhí)行，對(duì)于票據(jù)的管理應(yīng)做到定期核票、驗(yàn)票并及時(shí)清繳所收的款項(xiàng)，以防止出現(xiàn)私設(shè)小金庫(kù)或挪用、貪污公款的現(xiàn)象。

3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算的合理性，合理規(guī)范固定資產(chǎn)管理

單位要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)審核人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高審核人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)原始憑證內(nèi)容的審核力度，財(cái)務(wù)人員要做到對(duì)于不合理、審批手續(xù)不全的憑證堅(jiān)決拒絕支付。作為財(cái)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人要及時(shí)對(duì)本單位的各項(xiàng)支出和收入進(jìn)行核算并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于以前出現(xiàn)不合理的開(kāi)支要提出合理化的建議，以為領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決策做好參謀。對(duì)于行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)的購(gòu)建和處置要嚴(yán)格遵守國(guó)家的財(cái)經(jīng)法規(guī)的有關(guān)規(guī)定。這樣加強(qiáng)固定資產(chǎn)的日常管理成為目前一個(gè)非常重要的任務(wù)，各個(gè)單位對(duì)于新購(gòu)置或處置的固定資產(chǎn)要按規(guī)定程序及時(shí)入賬和銷賬，并成立固定資產(chǎn)管理部門(mén)，定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行盤(pán)查，對(duì)于盤(pán)虧的要查明原因、追究到人，對(duì)于盤(pán)盈的要查明原因并調(diào)整固定資產(chǎn)賬目，至于有些單位為了工作便利而與別的單位進(jìn)行固定資產(chǎn)調(diào)換應(yīng)經(jīng)過(guò)財(cái)政部門(mén)國(guó)有資產(chǎn)管理中心履行相應(yīng)的手續(xù)，并進(jìn)行相應(yīng)的賬目調(diào)整，這樣就可以做到賬實(shí)相符，確保國(guó)有資產(chǎn)不被流失。

4.健全單位內(nèi)部控制制度體系， 規(guī)范單位內(nèi)部行為

應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)控制度的制定及執(zhí)行，對(duì)于《會(huì)計(jì)法》中規(guī)定的不相容的職務(wù)應(yīng)按崗位安排相應(yīng)合理的人員。做到以崗定人，責(zé)任到人，以杜絕違法、違紀(jì)事件的發(fā)生，至于會(huì)計(jì)憑證審核的流程我認(rèn)為應(yīng)該至下而上，按業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、紀(jì)檢部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)審批的流程來(lái)進(jìn)行，這樣有利于相關(guān)人員能認(rèn)真履行好自己的職責(zé)。確保各項(xiàng)支出合法、合規(guī)。

5.加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)控制

在單位的日常的審計(jì)過(guò)程中，不僅要審計(jì)財(cái)務(wù)賬目的金額、用途及原始憑證是否合法還要對(duì)相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的審查，這就要審計(jì)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)等相關(guān)的人員共同參與，在審查的過(guò)程中有必要對(duì)貨物等進(jìn)行實(shí)地盤(pán)查，以從細(xì)節(jié)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置及領(lǐng)導(dǎo)的分工對(duì)內(nèi)部的監(jiān)督也至關(guān)重要，因此在機(jī)構(gòu)設(shè)置及領(lǐng)導(dǎo)分工應(yīng)參照財(cái)經(jīng)法律、法規(guī)的職務(wù)不相容的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行合理的分工，以防出現(xiàn)集控制、執(zhí)行、監(jiān)督三權(quán)于一身，辦事程序由一人操縱等違法現(xiàn)象的發(fā)生，要使單位各種違法被及時(shí)發(fā)現(xiàn)就要求單位內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期不定期對(duì)單位的相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督、檢查。

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