企業(yè)財務(wù)管理應(yīng)用ERP系統(tǒng)的作用及制約因素

吳微微

【摘 要】本文剖析了ERP系統(tǒng)對優(yōu)化我國石油企業(yè)業(yè)務(wù)流程，提升成本管理和財務(wù)管理水平所具有的積極作用，以及當(dāng)前制約ERP發(fā)揮最佳效用的主要因素，并對此提出對策建議。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)管理；ERP；集成度；準確性；時效性

SAP R/3 系統(tǒng)作為世界上最為著名的ERP信息系統(tǒng)，能夠通過高度集成企業(yè)財務(wù)和各業(yè)務(wù)模塊，全面地反映企業(yè)物資流、信息流和資金流等重要信息內(nèi)容，為企業(yè)真實、科學(xué)、合理地進行報表分析、成本管理、投資管理和資金管理提供所需資料，業(yè)已廣泛應(yīng)用于中石油、中石化和中海油下屬各企業(yè)之中，對提升我國石油行業(yè)財務(wù)管理水平產(chǎn)生了積極的影響。

一、ERP系統(tǒng)對石油企業(yè)財務(wù)管理的積極作用

1.財務(wù)管理體系更加完整

在應(yīng)用ERP以前，企業(yè)財務(wù)管理主要是根據(jù)會計核算和記賬后的數(shù)據(jù)進行各項指標的分析，此種管理體系主要是以事中和事后控制為主。而ERP系統(tǒng)則從企業(yè)生產(chǎn)、物料需求等全供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)出發(fā)，通過對整個供應(yīng)鏈物料、資金以及信息等各種資源的計劃、配置、使用以及自動生成會計記錄，進而實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的全過程控制，使財務(wù)管理體系更加完整。

2.成本核算體系更加細化

首先，ERP系統(tǒng)成本核算體系呈樹狀分布，以企業(yè)作為一個大的成本中心，并按照分公司、部門等隸屬關(guān)系逐級將整個成本中心劃分為各個隸屬成本中心組以及組內(nèi)的小成本中心，進而實現(xiàn)對成本要素計劃、分攤和歸集的高度控制。其次，ERP系統(tǒng)通過編制物料編碼使石油企業(yè)成本核算對象得到進一步細化，每一項物資都有唯一的物資編碼，不僅實現(xiàn)了油田上市企業(yè)物資內(nèi)部調(diào)動的全過程監(jiān)控，而且每一項物料從下達采購計劃到采購入庫再到材料出庫，都能夠按照標準成本進行核算，同時全過程的數(shù)據(jù)都能夠通過EPR信息系統(tǒng)得到及時準確的記錄，使企業(yè)能夠?qū)崟r監(jiān)控物資實際采購價格或者消耗數(shù)量與標準成本之間的差異，達到有效成本控制的目的。

3.財務(wù)管理流程更加優(yōu)化

ERP系統(tǒng)能夠在處理每一項物資編碼清單出入庫的過程中直接生成記賬憑證，極大地優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程，減少了物資部門和財務(wù)部門之間原始單據(jù)和信息傳遞的往來環(huán)節(jié)。同時ERP系統(tǒng)通過預(yù)算模塊為企業(yè)工程項目提供項目預(yù)算編制和預(yù)算調(diào)整功能，從而增強了對工程項目投資支出、設(shè)計變更、項目決算和固定資產(chǎn)核算等方面的管理控制，不僅有效預(yù)防了管理漏洞的產(chǎn)生，而且使會計核算更為準確。

二、制約ERP系統(tǒng)發(fā)揮最佳效用的主要因素

1.原有財務(wù)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)集成度有待提升

原生的完整SAP R/3共包括十三個模塊，即財務(wù)會計模塊（FI）、管理會計模塊（CO）、資產(chǎn)管理模塊（AM）、銷售與分銷模塊（SD）、物料管理模塊（MM）、生產(chǎn)計劃模塊（PP）、工廠維護模塊（PM）、質(zhì)量管理模塊（QM）、人事管理模塊（HR）、項目管理模塊（PS）、工作管理模塊（WF）、流程集成模塊（PI）和行業(yè)解決方案（IS）。但是由于各石油企業(yè)原有諸如資金管理平臺等系統(tǒng)在應(yīng)用和運行上已經(jīng)較為成熟，加之ERP系統(tǒng)界面設(shè)計符合西方國家的使用習(xí)慣，國內(nèi)在使用時普遍存在交互界面不友好的問題，因而石油企業(yè)在 ERP模塊時并不需要將所有的模塊全部上線使用，而是選擇了企業(yè)原來不具備的管理模塊，同時保留原有已經(jīng)成熟的財務(wù)系統(tǒng)，將兩者通過PI系統(tǒng)集成在一起。

目前，石油企業(yè)ERP系統(tǒng)雖然上線了除QM、WF和IS外的其他所有基礎(chǔ)模塊，但是和原有財務(wù)系統(tǒng)集成度不夠，制約了ERP系統(tǒng)發(fā)揮最大效用：一方面，已上線的幾大ERP模塊功能并不完全，例如，F(xiàn)I模塊只是通過對供應(yīng)商和客戶的管理，來加強對應(yīng)收應(yīng)付款的管理，而對于現(xiàn)金和備用金的管理功能并沒有上線運行，從而影響了ERP系統(tǒng)與原有財務(wù)系統(tǒng)的充分對接；另一方面，ERP各模塊與原有各財務(wù)系統(tǒng)的集成實際上也只是業(yè)務(wù)流程的移植和對會計電算化形成的現(xiàn)有數(shù)據(jù)的二次加工。

2.信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和時效性存在風(fēng)險

由于ERP系統(tǒng)能夠直接將業(yè)務(wù)前端的信息數(shù)據(jù)生成會計記錄，原始票據(jù)和發(fā)票校驗都在線上完成，雖然簡化了原始票據(jù)業(yè)務(wù)流程，但是信息傳遞環(huán)節(jié)的省略也在一定程度上削弱了財務(wù)對前端數(shù)據(jù)的管理能力，料單和發(fā)票傳遞延誤的現(xiàn)象時有發(fā)生，極大地影響了業(yè)務(wù)處理的時效性。此外，由于責(zé)任心不強，全段業(yè)務(wù)人員數(shù)據(jù)錄入錯誤情況也屢見不鮮，加之流程前端的業(yè)務(wù)人員往往并不能夠熟悉掌握各項財務(wù)規(guī)章制度，使前端數(shù)據(jù)準確性存在著風(fēng)險。

三、提升ERP系統(tǒng)財務(wù)管理效用的對策

1.二次開發(fā)ERP系統(tǒng)，提升軟件集成度

與時俱進地分析石油企業(yè)各項業(yè)務(wù)的需求，從ERP系統(tǒng)與原有各系統(tǒng)之間關(guān)系出發(fā)，完善管理環(huán)節(jié)，建立標準化、規(guī)范化的管理流程，在此基礎(chǔ)上加大對ERP系統(tǒng)的二次開發(fā)，不斷完善ERP系統(tǒng)各模塊及其功能的組合，尤其是要注重開發(fā)原系統(tǒng)未涵蓋業(yè)務(wù)的相關(guān)功能模塊以及與財務(wù)管理各項分析有關(guān)的系統(tǒng)模塊，確保ERP系統(tǒng)與原有各系統(tǒng)實現(xiàn)真正的緊密集成，不僅要使相關(guān)的業(yè)務(wù)信息能夠自動地在正確時間傳送到指定的地點，還要能夠根據(jù)系統(tǒng)間業(yè)務(wù)的相關(guān)性對各項數(shù)據(jù)進行高集中度的財務(wù)分析，讓ERP系統(tǒng)按照其真正自動化的方式去運行，實現(xiàn)對企業(yè)財務(wù)管理的全方位、全自動控制。

2.健全前端業(yè)務(wù)流程，提升基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準確性

針對物資結(jié)算、工程項目結(jié)算等各項ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)制定完善的業(yè)務(wù)處理流程，明確前端業(yè)務(wù)處理的具體要求。此外，還要建立標準化數(shù)據(jù)管理體系，在系統(tǒng)中對各項業(yè)務(wù)流程的各節(jié)點進行合理的功能分解，并在系統(tǒng)中制定相應(yīng)的數(shù)據(jù)準確率考核標準，對錯誤率較高的前端單位或者人員進行相應(yīng)處罰，使ERP前端初始數(shù)據(jù)的準確性得到保障。

參考文獻：

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