ERP員工報(bào)銷系統(tǒng)的探討

陳楊

【摘 要】由于傳統(tǒng)的報(bào)銷模式程序復(fù)雜、效率低已無法適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，ERP員工報(bào)銷系統(tǒng)的出現(xiàn)是時(shí)代進(jìn)步的產(chǎn)物。本文通過對ERP員工報(bào)銷系統(tǒng)的介紹，并與傳統(tǒng)報(bào)銷模式的對比進(jìn)一步說明了其優(yōu)勢，也對ERP員工報(bào)銷的待完善的之處提出作者本人的看法與建議。

【關(guān)鍵詞】ERP；員工報(bào)銷系統(tǒng)；問題；建議

隨著信息化工作的統(tǒng)一部署和財(cái)務(wù)集約化的要求，傳統(tǒng)意義上的企業(yè)員工報(bào)銷模式已不再適應(yīng)時(shí)代的步伐，ERP員工報(bào)銷的出現(xiàn)，也將傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的改革推進(jìn)了一大步，為提高企業(yè)運(yùn)營的信息化水平，財(cái)務(wù)集約化管理奠定了良好的基礎(chǔ)。

一、ERP員工報(bào)銷系統(tǒng)概述

1.ERP員工報(bào)銷的定義

ERP員工報(bào)銷系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)人、財(cái)、物集中管控的重要內(nèi)容之一，該模塊技術(shù)先進(jìn)、功能實(shí)用，集報(bào)表查詢、單據(jù)審批、單據(jù)填報(bào)、財(cái)務(wù)處理及報(bào)表功能于一體。該系統(tǒng)包括差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、醫(yī)藥費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等、備用金借款、車輛使用費(fèi)、職工福利費(fèi)、職工教育經(jīng)費(fèi)、其他運(yùn)營費(fèi)用10大類，共37項(xiàng)具體業(yè)務(wù)類型。

2.傳統(tǒng)報(bào)銷模式存在的問題

傳統(tǒng)的報(bào)銷模式采用的是線下手工報(bào)銷，需要報(bào)銷員工將取得的原始憑證粘好后附上相關(guān)證明資料，再經(jīng)過部門主管及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字后方可到財(cái)務(wù)部報(bào)賬。這個(gè)過程不僅手續(xù)繁雜，而且效率很低，因?yàn)槟骋晃活I(lǐng)導(dǎo)出差，可能報(bào)銷的費(fèi)用需要領(lǐng)導(dǎo)回來后才能處理，不但影響到員工的報(bào)銷速度，也一定程度影響到了入賬時(shí)間，使財(cái)會(huì)部門無法及時(shí)準(zhǔn)確的反映出相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，無法做好預(yù)算及資金管理工作。

另外，傳統(tǒng)模式需要手工填制報(bào)銷單、報(bào)銷數(shù)據(jù)相關(guān)資料，由于手工填制就會(huì)出現(xiàn)字跡潦草、費(fèi)用金額數(shù)據(jù)不詳實(shí)、給記賬、審核等工作都帶來了很多不便，同時(shí)，如果出現(xiàn)無法確定的問題還需要向報(bào)賬人員重新核對數(shù)據(jù)，這樣延長了報(bào)銷的時(shí)間。

與此同時(shí)，如果采用手工支付方式，財(cái)務(wù)人員無法實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)分析各部門費(fèi)用使用情況，不能進(jìn)行預(yù)算控制，員工也不能實(shí)現(xiàn)查詢自已報(bào)銷單據(jù)狀態(tài)，進(jìn)而影響工作效率。

3.ERP員工報(bào)銷系統(tǒng)的優(yōu)勢

ERP員工報(bào)銷系統(tǒng)通過員工報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)施，提高了憑證的流轉(zhuǎn)速度和管理效率，實(shí)現(xiàn)原始憑證的全壽命的周期管理，加強(qiáng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重點(diǎn)業(yè)務(wù)管控，解決會(huì)計(jì)原始憑證線外審批長、傳遞速度慢等問題，構(gòu)建流程優(yōu)化、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的原始憑證管理體系。

（1）程序合理，有效的控制費(fèi)用。根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型（如差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、車輛費(fèi)用），實(shí)現(xiàn)了經(jīng)辦人進(jìn)行報(bào)銷申請、主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批、不符合標(biāo)準(zhǔn)予以退回的流程和處理人實(shí)時(shí)信息查詢，無論進(jìn)行到哪一個(gè)流程只要點(diǎn)擊查詢此業(yè)務(wù)單據(jù)就可以查詢當(dāng)前狀態(tài)。ERP員工報(bào)銷系統(tǒng)還能根據(jù)實(shí)際需要的相關(guān)人員對員工報(bào)銷人員的實(shí)際金額或其他限制性業(yè)務(wù)權(quán)限進(jìn)行控制。

（2）避免了手工錄入支付憑證的問題，不再需要用手工填制原始憑證的相關(guān)信息，報(bào)銷業(yè)務(wù)涉及到的大量會(huì)計(jì)賬務(wù)處理工作，由相關(guān)人員提交的信息自動(dòng)生成的相關(guān)憑證信息，直接到會(huì)計(jì)核算崗位，其工作人員根據(jù)已流轉(zhuǎn)到本崗位的業(yè)務(wù)信息，經(jīng)確認(rèn)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證。這樣一來在減少了工作環(huán)節(jié)的同時(shí)更保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（3）功能齊全，方便查詢。員工報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)個(gè)人管理功能，方便員工了解賬務(wù)情況的查詢和管理，可以進(jìn)行“一站式”查詢，即只要輸入員工編號(hào)或姓名即可查詢該員工為哪個(gè)部門、已報(bào)銷單據(jù)、單據(jù)到哪個(gè)環(huán)節(jié)、報(bào)銷金額、報(bào)銷事項(xiàng)、單據(jù)退回原因等等相關(guān)問題。更主要的是系統(tǒng)解決了員工借款查詢的問題，傳統(tǒng)的報(bào)銷方式報(bào)銷前要到相關(guān)部門確認(rèn)是否有個(gè)人借款，如未清理，則不予支付。而ERP員工報(bào)銷系統(tǒng)則可以實(shí)現(xiàn)查詢功能，不再需要到財(cái)務(wù)往來會(huì)計(jì)處再去核對數(shù)據(jù)。

二、ERP員工報(bào)銷系統(tǒng)尚待完善之處

1.人員素質(zhì)有待提高

由于ERP員工報(bào)銷系統(tǒng)是科學(xué)先進(jìn)的報(bào)銷程序，每名員工都應(yīng)對其掌握。不過有些員工由于思想意識(shí)淡薄，對前期工作處理不充分，憑證分類不細(xì)，相關(guān)手續(xù)不規(guī)范，可能會(huì)影響員工報(bào)銷的流程的順利進(jìn)行。

另外有些企業(yè)現(xiàn)有部分員工，特別是年齡稍大一些的人員，由于原本就對電腦不太感興趣，一遇到電腦相關(guān)問題就會(huì)求助于他人幫忙，對該ERP員工報(bào)銷可能也會(huì)有些近而遠(yuǎn)之，除了對有些系統(tǒng)不會(huì)操作外，也有個(gè)別員工對新的技術(shù)改革尚不認(rèn)同。

2.增加系統(tǒng)功能性

雖然ERP員工報(bào)銷系統(tǒng)是一套相對成熟的系統(tǒng)，如果有些功能再做深入細(xì)致就更加完美。比如：某一個(gè)員工由于工作原因借調(diào)到其他崗位或部門，借調(diào)期間再進(jìn)行員工報(bào)銷單據(jù)，系統(tǒng)還會(huì)默認(rèn)為原工作單位的主管領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)人，而此時(shí)就會(huì)出現(xiàn)知情領(lǐng)導(dǎo)不能簽字，能簽字領(lǐng)導(dǎo)不知情的現(xiàn)象。而且可能會(huì)出現(xiàn)部門不一樣，相關(guān)的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)不同。

3.原始憑證仍需審核

ERP員工報(bào)銷雖然在一定程度上節(jié)約了員工報(bào)銷的時(shí)間，也提高了財(cái)會(huì)人員的工作效率，但是由于原始憑證還要?dú)w集到財(cái)會(huì)，所以這個(gè)程序還是有些繁瑣。特別是外來原始憑證審核還是有其不便之處，大多數(shù)企業(yè)還未行前端原始憑證可視化審批，要確定取得發(fā)票的真?zhèn)芜€需要財(cái)會(huì)人員到相關(guān)地區(qū)的稅務(wù)網(wǎng)站去查詢，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有問題，還要找到相關(guān)報(bào)銷人員重新取得，這樣就增加了重復(fù)工作量。

4.加強(qiáng)信息安全性建設(shè)

信息安全性問題，它不僅涉及會(huì)計(jì)軟件功能，還涉及諸如系統(tǒng)安全、職責(zé)分工和流程設(shè)計(jì)等諸多問題。由于ERP員工報(bào)銷的流程規(guī)定，每一名審批人員都有相應(yīng)的用戶登錄名與密碼，這就相當(dāng)于門和鑰匙一樣，一旦被人盜用，后果不堪設(shè)想。

三、完善ERP員工報(bào)銷的建議

1.做好人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作

首先，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)分析線上、線下報(bào)銷的實(shí)際情況的差異，總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)交流手冊，讓更多的員工認(rèn)識(shí)到運(yùn)用系統(tǒng)的優(yōu)越性；其次，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充分利用電力報(bào)賬標(biāo)準(zhǔn)化操作批導(dǎo)，加強(qiáng)對操作手冊的學(xué)習(xí)和研究工作；第三，除運(yùn)用系統(tǒng)各項(xiàng)功能外，也可根據(jù)實(shí)際遇到的各式各樣的問題自制相關(guān)表數(shù)據(jù)，提高核算效率。

2.加強(qiáng)系統(tǒng)的實(shí)用性

ERP員工報(bào)銷系統(tǒng)應(yīng)有針對性的對員工報(bào)銷過程中的實(shí)際問題進(jìn)行分析，首先，從功能上加以完善，根據(jù)日常工作中每一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行細(xì)分類、小匯總，即報(bào)銷人員不但可以查已報(bào)數(shù)據(jù)及流程，還可以通過相關(guān)程序從多方位全角度按具體明細(xì)科目查詢到每一細(xì)項(xiàng)的匯總金額及相關(guān)內(nèi)容。例如：系統(tǒng)的初使化設(shè)置里體現(xiàn)崗位變動(dòng)及臨時(shí)變動(dòng)情況，在系統(tǒng)的靈活性上再進(jìn)行改進(jìn)，這樣才可以保證各部門費(fèi)用歸集準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)真實(shí)、相關(guān)成本的可靠。

其次在對原始憑證信息化與規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)各部門的銜接，比如：財(cái)務(wù)部門、物資部門、業(yè)務(wù)部門等實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)對接，相關(guān)業(yè)務(wù)可以完全實(shí)現(xiàn)流程化管理，制定相應(yīng)的內(nèi)控制度，全面提升信息化水平，使其能夠完全實(shí)現(xiàn)電子化。

3.推進(jìn)原始憑證可視化審批

通過實(shí)現(xiàn)報(bào)賬系統(tǒng)原始單據(jù)的可視化審批實(shí)現(xiàn)報(bào)銷業(yè)務(wù)在線流轉(zhuǎn)以及憑證穿透查詢。主要是由前端業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)原始憑證電子附件的上傳，財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)原始憑證與會(huì)計(jì)憑證對應(yīng)關(guān)系維護(hù)，即各級(jí)審批部門不僅僅能看到報(bào)銷人員提交的各項(xiàng)信息，還可以在線查看到各類報(bào)銷單據(jù)附件，這樣一來增強(qiáng)各部門的相互監(jiān)督，加強(qiáng)財(cái)務(wù)與前端業(yè)務(wù)集成，提高經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)在線審批、稽核效率。

另外針對發(fā)票真?zhèn)尾樵儐栴}，建議與稅務(wù)機(jī)關(guān)、軟件企業(yè)進(jìn)行合作，共同開發(fā)將識(shí)別發(fā)票真?zhèn)蔚牟樵兿到y(tǒng)運(yùn)用到ERP員工報(bào)銷系統(tǒng)中。實(shí)現(xiàn)員工報(bào)銷時(shí)取得的外來原始發(fā)票只要在原始憑證電子附件的上傳中即可實(shí)現(xiàn)發(fā)票真?zhèn)尾樵儯蛊淠軌蚵?lián)動(dòng)。

4.多舉并用，保證相關(guān)信息安全性

ERP員工報(bào)銷對安全性要求很高，因?yàn)樗婕昂芏鄷?huì)計(jì)信息及個(gè)人信息，眾所周知電子信息中個(gè)人密碼是最好的防護(hù)措施，特別是領(lǐng)導(dǎo)審批過程中。但在這個(gè)科技信息發(fā)展迅速的時(shí)代，各種高科技竊取手段也隨之而來，防止密碼篡改是確保相關(guān)資料的基本要求。

首先要提示每名使用的員工，增強(qiáng)安全意識(shí)，注意保護(hù)好相應(yīng)的個(gè)人信息，以免外泄，造成不必要的麻煩。其次建議結(jié)合電子簽名來完成領(lǐng)導(dǎo)簽字?，F(xiàn)在的電子信息技術(shù)已經(jīng)很先進(jìn)，電子簽名已運(yùn)用到很多領(lǐng)域，人們常見的到醫(yī)院去看病醫(yī)生們開的處方都已運(yùn)用了此技術(shù)。所以電子簽名也應(yīng)該運(yùn)用到財(cái)會(huì)領(lǐng)域，提高安全效率。與此同時(shí)也要加強(qiáng)系統(tǒng)本身的安全防護(hù)系統(tǒng)，增加防盜或者記憶功能，結(jié)合系統(tǒng)本身的功能模塊增加驗(yàn)證、授權(quán)、加密切等措施，以便保護(hù)信息安全。

四、結(jié)束語

ERP員工報(bào)銷系統(tǒng)的應(yīng)用，使日常工作得到了規(guī)范與控制，同時(shí)降低了企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)隱患，是企業(yè)財(cái)務(wù)集約化的體現(xiàn)，有力推動(dòng)了企業(yè)管理提升和效益提升。

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