煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)路徑探討

文/侯立新

煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)路徑探討

文/侯立新

近年來，隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，數(shù)字化技術(shù)在各個行業(yè)的運用日益廣泛，也推動了檔案事業(yè)的發(fā)展。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》指出，要加強以計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，加快數(shù)字檔案建設(shè)，推動傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化。檔案事業(yè)的“十二五”規(guī)劃為今后檔案工作指明了方向。新形勢下，煤炭企業(yè)也要抓住檔案事業(yè)發(fā)展的契機，積極采用新技術(shù)和新方法，加快檔案數(shù)字化建設(shè)工作，實現(xiàn)煤炭企業(yè)又好又快發(fā)展。

一、煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時代發(fā)展的必然要求

當(dāng)前，信息時代潮流下，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案工作的發(fā)展提供了技術(shù)支持，檔案數(shù)字化成為檔案管理發(fā)展的新方向，檔案數(shù)字化是信息時代的必然產(chǎn)物。近年來，信息資源以硬盤、光盤為載體，以電子檔案形式的出現(xiàn)，要求檔案工作在收集、保管和利用等過程中也要作出相應(yīng)的改變。煤炭企業(yè)也只有加快檔案數(shù)字化建設(shè)，才能最大限度地開發(fā)和利用檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，才能緊跟信息時代發(fā)展的腳步，使煤炭企業(yè)更好地服務(wù)于經(jīng)濟和社會發(fā)展。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)是煤炭企業(yè)提升自身價值的需要

檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的利用效率，發(fā)揮信息資源原有的信息價值，真正實現(xiàn)資源共享和遠(yuǎn)程傳輸，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，煤炭企業(yè)的技術(shù)改造和技術(shù)更新?lián)Q代也不斷加快。新形勢下，煤炭企業(yè)的信息化建設(shè)成為促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，提高企業(yè)效益的重要途徑。在企業(yè)中，檔案部門作為重要的信息中心，在提升企業(yè)價值方面發(fā)揮著不可替代的作用，但當(dāng)前很多煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)滯后于其他部門和整個企業(yè)，檔案數(shù)字化建設(shè)成為當(dāng)前煤炭企業(yè)亟待解決的問題。

3.檔案數(shù)字化建設(shè)是煤炭企業(yè)檔案管理發(fā)展的需要

檔案數(shù)字化相對于傳統(tǒng)的實體檔案，其時效性強，載體豐富，能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的實時共享，檔案數(shù)字化優(yōu)勢明顯。當(dāng)前，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，很多煤炭企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理的難度不斷加大，煤炭檔案管理基本處于半封閉狀態(tài)，有些寶貴的信息資源得不到充分的利用，信息資源也無法實現(xiàn)在各單位和各部門之間的共享，阻礙了煤炭企業(yè)檔案工作的發(fā)展。而檔案數(shù)字化建設(shè)則迎合了當(dāng)前信息時代的潮流，新的技術(shù)手段和方法將極大地促進(jìn)煤炭企業(yè)檔案工作的發(fā)展。

二、提升煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)水平的路徑

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高對檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識

檔案數(shù)字化能夠有效地提高企業(yè)信息和資源的利用效率，減少勞動成本，增強企業(yè)的運營能力，最終提升企業(yè)的經(jīng)濟效益，實現(xiàn)企業(yè)價值的最大化。因此，檔案數(shù)字化的人力、物力、財力的投入是值得的，要從企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度來對待數(shù)字化建設(shè)，不斷加大投入，將檔案數(shù)字化與企業(yè)的信息化建設(shè)同步進(jìn)行，共同發(fā)展。煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)信息社會發(fā)展的潮流和趨勢，也是市場經(jīng)濟環(huán)境下企業(yè)競爭的重要因素。煤炭企業(yè)的管理者要充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性，要有改革的決心，要更新觀念，從思想上摒棄傳統(tǒng)檔案管理的理念。

2.加強檔案數(shù)字化的軟硬件設(shè)施建設(shè)

首先，煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，需要有良好的硬件作為基礎(chǔ)，在硬件的購置上要具有前瞻性，充分考慮數(shù)字化對象的數(shù)量和種類，然后選擇相應(yīng)性能的硬件設(shè)備。由于信息技術(shù)設(shè)備的更新速度快，企業(yè)要根據(jù)需求的發(fā)展不斷對硬件設(shè)備進(jìn)行更新。其次，對于軟件系統(tǒng)。企業(yè)要購置先進(jìn)的管理系統(tǒng)，有條件的企業(yè)可以根據(jù)煤炭行業(yè)和企業(yè)的具體情況，與軟件企業(yè)聯(lián)合開發(fā)適合企業(yè)實際的軟件系統(tǒng)，并關(guān)注企業(yè)現(xiàn)有軟件系統(tǒng)的兼容性。第三，在數(shù)據(jù)庫方面，可以根據(jù)電子文件管理和數(shù)字檔案建設(shè)的功能要求，配備和開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，建立和強化數(shù)據(jù)平臺，提高綜合檔案管理平臺的使用頻率和效率。

3.重視標(biāo)準(zhǔn)化研究，制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

煤炭企業(yè)檔案文件來源廣泛，在進(jìn)行檔案管理流程中要制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等可行的規(guī)章制度，否則會嚴(yán)重影響檔案數(shù)字化的進(jìn)程?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中指出，“要制定文書類檔案長期保存格式標(biāo)準(zhǔn)，研發(fā)文書類檔案長期保存格式產(chǎn)品和轉(zhuǎn)化工具并組織試點和示范”。煤炭企業(yè)在檔案數(shù)字化建設(shè)中要在文件格式、軟件開發(fā)、數(shù)據(jù)管理方面統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，按照國家發(fā)布的檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，做到企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，企業(yè)部門之間信息資源實時共享，軟件系統(tǒng)相兼容，并在條件成熟的前提下與企業(yè)外部接軌。

4.大力培養(yǎng)檔案數(shù)字化專業(yè)技術(shù)人才

煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才是關(guān)鍵。企業(yè)要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行知識結(jié)構(gòu)的調(diào)整，對其加強計算機技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的培訓(xùn)，使其適應(yīng)當(dāng)前科技迅速發(fā)展和檔案管理信息化的趨勢。要更新知識架構(gòu)，提高檔案管理人員的綜合能力，建立一支技術(shù)和素質(zhì)過硬的檔案管理人員隊伍。煤炭企業(yè)還可以積極引進(jìn)外部數(shù)字化專業(yè)人才，通過招聘的方式，不斷為檔案部門補充新鮮血液，保證與時俱進(jìn)，更好地推動檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。

5.加大檔案數(shù)字化過程中的信息安全保護(hù)

煤炭企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)安全方面，在加大對防毒軟件的投入，不斷的更新升級防毒軟件，防止信息泄露和黑客攻擊。對于企業(yè)的軟件盡量使用國產(chǎn)軟件，到相關(guān)部門進(jìn)行安全檢測，與軟件的提供單位簽訂信息保密合同。煤炭企業(yè)在數(shù)字化進(jìn)程中，會涉及除了檔案管理人員以外的其他人員，要加強對其安全保密教育，提高做好保密工作的自覺性，對數(shù)字化過程中的各環(huán)節(jié)設(shè)立審查環(huán)節(jié)，對信息錄入員、程序操作員等人員的作業(yè)流程有所規(guī)范，確保信息安全。

檔案數(shù)字化是當(dāng)前檔案管理工作的新模式，對于適應(yīng)當(dāng)前信息化時代潮流，提升煤炭企業(yè)自身價值具有重要意義。煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期的系統(tǒng)工程，數(shù)字化建設(shè)需要先進(jìn)計算機技術(shù)支撐，資金投入也比較大，目前建設(shè)中還存在諸多問題，需要企業(yè)在探索中不斷前進(jìn)。在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，煤炭企業(yè)只有結(jié)合行業(yè)和企業(yè)的實際情況，因地制宜，各部門協(xié)調(diào)合作，在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化的前提下，循序漸進(jìn)，才能不斷加快檔案信息化建設(shè)的步伐，提高檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。

（作者單位：冀中能源峰峰集團）

（責(zé)任編輯：劉宏偉）