試論人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

李巍巍

摘要：為轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)“人事檔案”無(wú)用論觀念和思想，我們應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進(jìn)一步完善我國(guó)的人事檔案管理機(jī)制，使之能夠符合社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)政治體制改革的需要，為新時(shí)期人才管理和使用提供更好的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：人事；檔案；管理

人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷和實(shí)踐的歷史記錄，是個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長(zhǎng)過(guò)程的真實(shí)寫照，人事檔案既能反映出人們經(jīng)歷、學(xué)歷和技術(shù)職稱，同時(shí)又能反映個(gè)人的社會(huì)關(guān)系和獎(jiǎng)懲等情況。在為個(gè)人求職、單位求才提供動(dòng)態(tài)、真實(shí)、有效的原始資料和數(shù)據(jù)方面，人事檔案起著舉足輕重的作用。因此，人事檔案必須保管好，管好、用好人事檔案，對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。

1當(dāng)前人事檔案管理中存在的不足

1.1部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作不夠重視

這種情況由來(lái)已久，這些領(lǐng)導(dǎo)總是將人事檔案管理工作看成是保管的事務(wù)性工作，對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，在他們看來(lái)，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時(shí)又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。在這種錯(cuò)誤意識(shí)影響下，相當(dāng)一部分單位忽視人事檔案管理工作，具體表現(xiàn)在實(shí)際工作中，就會(huì)出現(xiàn)檔案工作沒(méi)計(jì)劃，檔案工作沒(méi)安排，與此同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)在場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員上沒(méi)有保障的現(xiàn)象。

1.2部分單位在檔案硬件設(shè)施上投入不足

檔案室本來(lái)應(yīng)是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實(shí)際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設(shè)施，也不愿在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致大部分檔案室設(shè)備簡(jiǎn)陋。

1.3檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后

在實(shí)際工作中，由于對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作沒(méi)有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職這種辦法來(lái)應(yīng)付，兼職管檔人員工作變動(dòng)頻繁，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，就會(huì)體現(xiàn)管理手段較陳舊，由于不懂得人事檔案管理，往往在調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式反復(fù)調(diào)用原件，這樣做的后果就會(huì)導(dǎo)致紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

1.4人事檔案收集工作力度不夠

要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒(méi)有這樣的制度。從而導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)的現(xiàn)象出現(xiàn)。

1.5人事檔案管理的信息化程度不高

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)得到了普遍應(yīng)用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。 然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。

2人事檔案管理的對(duì)策與思考

2.1收集材料是基礎(chǔ)

干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。管檔人員必須將職工年度考核、學(xué)歷變化、聘任、晉升等各種材料及時(shí)收集齊并及時(shí)歸檔。

2.2加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)

要將檔案工作當(dāng)做一件大事來(lái)抓，高度重視這項(xiàng)工作，并在檔案工作中嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》第二十七條規(guī)定去做，一方面要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫(kù)房面積每千卷需20~25 m2。

3加快現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

社會(huì)發(fā)展至今，各個(gè)單位都有著幾十年的歷史，這期間各單位變化都很大，體現(xiàn)在人事檔案管理工作方面尤為明顯。一方面表現(xiàn)為人事變動(dòng)大而且復(fù)雜，另一方面表現(xiàn)為現(xiàn)存的檔案材料數(shù)量大、占據(jù)空間大，在管理和使用方面都很不便，這一現(xiàn)狀要求我們必須加快信息化建設(shè)，將其逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)加以整理和規(guī)范，全面提高工作效率。人事檔案信息化建設(shè)將對(duì)人事、組織工作產(chǎn)生重大影響，主要表現(xiàn)在：

3.1有利于組織人事部門“選人用人”和為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)

人事檔案信息化的最大好處就是能讓組織人事部門和領(lǐng)導(dǎo)方便快捷地了解各級(jí)干部隊(duì)伍狀況，迅速掌握干部在“德、能、勤、績(jī)、廉，方面的最新信息。

3.2有利于提高人事檔案管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量

傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于檔案實(shí)體管理，管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案管理更多地體現(xiàn)自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，在局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，從而使庫(kù)房查找變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)即時(shí)檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率。在日后有關(guān)干部職務(wù)聘任及技術(shù)晉升時(shí)，都要用到個(gè)人相關(guān)時(shí)期的考核表及評(píng)審表，需要查找、撤出、復(fù)印，然后和其他相關(guān)材料裝訂成冊(cè)。這無(wú)形之間都造成了大量人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。如果實(shí)施了人事檔案數(shù)據(jù)共享，上級(jí)人事、組織部門只需調(diào)用實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，而無(wú)需再重復(fù)的復(fù)印、裝訂，對(duì)檔案的保護(hù)起到了重要的作用。

3.3有利于信息的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)更新

人事檔案信息化后，檔案管理人員就會(huì)降低勞動(dòng)強(qiáng)度，大大提高工作效率。一方面檔案管理人員會(huì)第一時(shí)間保證人事檔案信息的準(zhǔn)確和完整，另一方面會(huì)及時(shí)更新檔案信息，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱，為組織人事部門科學(xué)決策提供準(zhǔn)確信息。

3.4有利于檔案管理員業(yè)務(wù)水平的提高

人事檔案信息化后，將檔案管理人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)?！?/p>

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