探析信息化時代企業(yè)管理中的溝通問題

孫玉凌

摘要：本文著重闡述了企業(yè)管理中溝通交流的重要性和內(nèi)部交流不暢導(dǎo)致的后果，提出了解決問題的途徑。

關(guān)鍵詞：溝通管理；企業(yè)管理；信息化

一、企業(yè)溝通管理的重要意義

溝通是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息由一個人傳達(dá)給另一個人，逐漸廣泛傳播的過程。沒有溝通，就沒有管理。溝通不良幾乎是每個企業(yè)都存在的老毛病，企業(yè)的機(jī)構(gòu)越是復(fù)雜，其溝通越是困難。往往基層的許多建設(shè)性意見未及反饋至高層決策者，便已被層層扼殺，而高層決策的傳達(dá)，常常也無法以原貌展現(xiàn)在所有人員之前。

溝通管理是企業(yè)組織的生命線。通過了解客戶的需求，整合各種資源，創(chuàng)造出好的產(chǎn)品和服務(wù)來滿足客戶，從而為企業(yè)和社會創(chuàng)造價值和財富。企業(yè)是個有生命的有機(jī)體，而溝通則是機(jī)體內(nèi)的血管，通過流動來給組織系統(tǒng)提供養(yǎng)分，實(shí)現(xiàn)機(jī)體的良性循環(huán)。溝通管理是企業(yè)管理的核心內(nèi)容和實(shí)質(zhì)。

二、溝通在企業(yè)人力資源管理中的作用

（一）促進(jìn)合作，提高效率。員工的工作動機(jī)不僅是為了金錢或物質(zhì)利益方面的滿足，還有精神方面或心理上的需要和滿足，這決定了組織對員工的重視程度。它對員工的情緒影響極大，而有效的溝通正是為了滿足員工參與感的強(qiáng)烈需要。組織內(nèi)部溝通渠道順暢，可以使各種管理信息得以及時地傳達(dá)和反饋，促進(jìn)內(nèi)部成員之間加強(qiáng)合作，培養(yǎng)團(tuán)隊精神，提高組織內(nèi)部的運(yùn)行效率。

（二）人格尊重，有效激勵。組織內(nèi)部激勵的整個過程都要依靠溝通來完成。 對組織成員的出色工作給予及時的肯定、獎勵或獎賞，可以調(diào)動員工工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性，激發(fā)員工的斗志，而這一切的完成離不開順暢的溝通渠道。

（三）有效溝通，解決沖突?，F(xiàn)代分工日益細(xì)密，每個人的工作只是整個組織體系中的一環(huán)，都與其他員工的工作緊密相連。 所以，整個組織應(yīng)該建立和保持一個有效的組織溝通網(wǎng)，以保證工作的協(xié)調(diào)和目標(biāo)的完成。

（四）協(xié)調(diào)關(guān)系，便于領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)者為了執(zhí)行某個決策或者推行某項(xiàng)改革，必須說服、激勵和領(lǐng)導(dǎo)別人，以影響和改變他人的態(tài)度和行為，博得上級的支持和下屬的合作，為了這一點(diǎn)，就必須進(jìn)行有效的溝通。 它同時還可以增進(jìn)彼此的了解，消除人們之間的隔閡，加深彼此之間的感情，產(chǎn)生共鳴，改善人際關(guān)系，便于進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)。

三、溝通管理存在的問題

（一）對溝通管理的認(rèn)識不夠深入。很多管理者沒有認(rèn)識到溝通管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性，同時也沒有認(rèn)識到溝通能力已經(jīng)成為管理者所具備的基本能力。一方面，部分管理者認(rèn)為企業(yè)的投資者、供應(yīng)商、政府機(jī)構(gòu)、客戶以及競爭對手對于企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生重大影響，因此把大部分精力都花在這方面上，覺得只要做好外部溝通就可以了；另一方面，在企業(yè)的內(nèi)部管理層面上，決策是由管理者所制定的，由于溝通不暢通，很多決策都無法與員工進(jìn)行及時、有效的溝通，這就降低了決策的可執(zhí)行性，達(dá)不到?jīng)Q策預(yù)期的效果。

（二）企業(yè)缺乏有效的溝通戰(zhàn)略。企業(yè)的溝通需要管理者將其提升到戰(zhàn)略高度，需要根據(jù)企業(yè)的總體戰(zhàn)略目標(biāo)來制定溝通戰(zhàn)略目標(biāo)與戰(zhàn)略規(guī)劃，這樣才能夠按部就班的加以實(shí)施。戰(zhàn)略規(guī)劃在實(shí)施的過程中，如果遇到問題，需要對其進(jìn)行調(diào)整，使溝通管理進(jìn)入一種良性循環(huán)的狀態(tài)。

（三）溝通渠道不暢通。管理者能夠全面獲取一項(xiàng)信息最重要的就是溝通的范圍。而管理者能夠在多大的范圍內(nèi)來獲取一項(xiàng)信息，主要是取決于溝通渠道是否暢通。目前，我國企業(yè)在這方面存在著很多問題，比如縱向多、橫向少；正式多、非正式少；間接多、直接少等，這些問題存在的一個重要原因，就是許多企業(yè)的管理者不能深入到員工中去了解情況，員工對于企業(yè)的滿意程度很低，并且內(nèi)心有很嚴(yán)重的離職傾向。

（四）缺少專門的溝通管理機(jī)構(gòu)。溝通對于企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)管理職能的實(shí)現(xiàn)以及各個組織機(jī)構(gòu)之間的機(jī)構(gòu)管理的協(xié)調(diào)有著無可替代的巨大作用，因此，企業(yè)有必要設(shè)立一個專門的組織機(jī)構(gòu)，并且配備專門人員負(fù)責(zé)企業(yè)的內(nèi)部、外部溝通工作。目前，我國受思想觀念、資金、人才等方面的共同影響，多數(shù)企業(yè)都沒有專門的組織機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)溝通協(xié)調(diào)工作，這也是企業(yè)溝通管理工作無法有效進(jìn)行的一個重要原因。

四、溝通管理中出現(xiàn)問題的原因分析

（一）管理者與下屬員工地位不一樣，需要就不同，利害不一，所以形成了觀念的不一致。在溝通過程中雙方都出于這樣或那樣的考慮，所以在溝通時不能做到暢所欲言。被動的、敵意的情緒都是不適合團(tuán)隊、不利于有效溝通的。另外，男女有別，性別的差異使得溝通風(fēng)格也存在一些差異。

（二）人的經(jīng)歷、知識結(jié)構(gòu)的差異難免會出現(xiàn)溝通障礙。語言文字是溝通的基礎(chǔ)，有時口齒不清、鄉(xiāng)音過重、詞不達(dá)意、誤傳以及不能以有限的文字表達(dá)無限的意思，這些都會造成溝通受阻。

（三）一般組織內(nèi)部都實(shí)行的是金字塔型的結(jié)構(gòu)。這種金字塔型的結(jié)構(gòu)過于龐大，層次過多，使信息溝通輾轉(zhuǎn)相承，傳遞緩慢，嚴(yán)重影響了組織效率，另外，傳遞資料大量重復(fù)，使組織流程和傳遞的信息被人為地分割支離破碎。

五、提高企業(yè)溝通管理水平的措施

（一）強(qiáng)化企業(yè)溝通知識的培訓(xùn)。管理人員要通過專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，充分認(rèn)識溝通在現(xiàn)代企業(yè)管理中的地位和作用，掌握企業(yè)溝通的基本知識和方法，不斷提高自身的溝通能力和管理能力。企業(yè)管理者的溝通意識，直接關(guān)系到企業(yè)溝通是否能夠卓有成效的開展。管理者要率先改變觀念，樹立溝通意識,提高思考層次，倡導(dǎo)開放、自由的溝通方式，應(yīng)有主動的溝通態(tài)度，讓下屬員工有充分表達(dá)意見的機(jī)會。

（二）借鑒創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織的理念。在企業(yè)中推廣以形成系統(tǒng)思考、追求自我超越、改善心智模式、建立共同愿景、開展團(tuán)體學(xué)習(xí)為核心內(nèi)容的學(xué)習(xí)型組織。在信息化的今天，形成溝通障礙的主要因素不再是溝通媒介，而是溝通主體的主觀方面，包括溝通主體的思維方式、工作態(tài)度、知識與技能、文化與價值觀等等。通過變革使溝通主體自覺克服自身缺陷，消除不良情緒影響，拋棄妨礙相互之間坦誠交流的假設(shè)思維模式，建立和堅持更高境界的價值觀、人生觀，強(qiáng)化整體使命感和集體歸屬感，通過倡導(dǎo)深度會談和討論等方式增強(qiáng)部門、員工之間奉獻(xiàn)和合作精神，從企業(yè)發(fā)展全局的角度來認(rèn)識溝通的重要性，積極分析影響溝通效果的各種因素，尋找改善溝通的有效方法。

（三）充分掌握和挖掘現(xiàn)代科技手段，不斷提高企業(yè)溝通的技術(shù)含量，使企業(yè)溝通的效率實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。為使企業(yè)溝通被有效地管理起來，為企業(yè)快速、有效地部署溝通管理系統(tǒng)提供強(qiáng)有力的工具，要盡快在管理中實(shí)現(xiàn)ERP (企業(yè)資源配置)、

CRM(客戶關(guān)系管理)和ECM (高效溝通管理)的全方位結(jié)合，利用最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信手段(電話、WEB、電子郵件、手機(jī)短信、傳真等)，在企業(yè)內(nèi)部建立信息共享平臺，使各利益相關(guān)實(shí)體之間的信息流高速地流動起來，使企業(yè)運(yùn)營中的各類溝通快速、有效地完成，確保企業(yè)在激烈的市場競爭中獲勝。

（四）建立完善的企業(yè)內(nèi)部溝通機(jī)制。為使管理者和員工更好地了解企業(yè)的情況，可以在部刊物中開辟信息專欄，刊載經(jīng)營情況和員工意見。還可以建立定期的溝通例會制度，使有關(guān)的工作情況在會上得到及時溝通。經(jīng)常召開員工座談會,實(shí)行不同等級人員的直接接觸、直接溝通。

（五）建立卓有成效的企業(yè)對外溝通機(jī)制。公關(guān)是企業(yè)對外溝通的重要方式之一，利用公共關(guān)系進(jìn)行溝通是企業(yè)處理與顧客、社區(qū)、新聞界關(guān)系的基本方法。通過公關(guān)事務(wù)策劃，開展諸如企業(yè)形象調(diào)查、公關(guān)廣告、公益贊助等活動，一方面可以塑造企業(yè)形象，另一方面又能廣泛聽取社會各界的意見。還可以借鑒外交慣例,定期或不定期召開信息與新聞發(fā)布會，主動與媒體和公眾進(jìn)行產(chǎn)品信息或危機(jī)事件溝通，有效地控制或擴(kuò)散輿論傳播，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對外溝通機(jī)制的良性互動。

參考文獻(xiàn)：

[1] 淺談人力資源管理中的溝通管理.宓小婷.魅力中國，2012年2月

[2] 企業(yè)溝通管理優(yōu)化策略分析.曲澤偉.商業(yè)文化，2012年5月

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