論無(wú)紙化辦公在企業(yè)中的利與弊

王瑜

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)我們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鞯挠绊懺絹?lái)越大，這就使得無(wú)紙化辦公的概念得到了極大的拓展并能夠很好的實(shí)現(xiàn)。無(wú)紙化辦公是集成了計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信、行為科學(xué)等等技術(shù)學(xué)科的一個(gè)綜合化的技術(shù)理念，隨著社會(huì)不斷的發(fā)展以及“低碳”經(jīng)濟(jì)理念的完善，無(wú)紙化辦公將會(huì)更加的繁榮。無(wú)紙化辦公將不同的工作設(shè)備結(jié)合在一起，提高了工作效率、加強(qiáng)了事情處理能力、加快的信息的流通等等，這是整個(gè)社會(huì)變革的一個(gè)重要表現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：無(wú)紙化辦公；優(yōu)勢(shì)；風(fēng)險(xiǎn)

無(wú)紙化辦公是以計(jì)算機(jī)等等電子產(chǎn)品作為媒介來(lái)，通過(guò)現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的自動(dòng)辦公，主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)中編輯軟件例如：office等辦公軟件進(jìn)行工作，達(dá)到不需要使用紙和筆就能處理事情的程度。無(wú)紙化辦公是現(xiàn)代科技對(duì)辦公模式一個(gè)重要的改變，無(wú)紙化辦公將人們的雙手從筆和紙張中解放出來(lái)，簡(jiǎn)化了文件處理的程序，讓人們把精力都是集中在核心事件中，大大的提高了辦公的效率，同時(shí)也節(jié)約了辦公成本。

一、什么是無(wú)紙化辦公

無(wú)紙化辦公簡(jiǎn)而言之就是不使用紙張進(jìn)行辦公，但是無(wú)紙化辦公并不是絕對(duì)意義上的不用紙，因?yàn)槟壳八修k公系統(tǒng)都要使用到一些紙張的。無(wú)紙化對(duì)于我們來(lái)講是要做到合理、節(jié)約的使用紙張，提倡一種綠色環(huán)保的工作理念?？茖W(xué)技術(shù)不斷發(fā)展使得紙張一些功能被代替了，但是紙張仍然是我們不可或缺的辦公和生活用品。

二、什么是自動(dòng)化辦公

辦公自動(dòng)化歸根結(jié)底就是怎樣提高辦公效率，按照這一標(biāo)準(zhǔn)，我們很多工作都可以歸納到自動(dòng)化辦公的處理范疇中，例如文字處理、公文管理、資料整理和保存以及人事管理等等，都可以通過(guò)自動(dòng)化辦公來(lái)完成。

但是要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化還有一定的阻力。首先人們?cè)谒枷肷细敢饨邮堋鞍准埡谧帧?，這也是由于紙張所獨(dú)有的性質(zhì)決定紙張閱讀不受時(shí)間的限制，并且可以對(duì)紙張上的信息進(jìn)行修改。

三、無(wú)紙化辦公在企業(yè)中的優(yōu)勢(shì)

（一）整合資源。在辦公中我們會(huì)遇到各種資源信息，制度、文化、客戶(hù)等等的資源信息，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將這些資源收集整合起來(lái)，統(tǒng)一進(jìn)行管理使用，從而使各種資源之間形成一種相互促進(jìn)的機(jī)制來(lái)實(shí)現(xiàn)資源的升值。這保證了企業(yè)能夠形成一種正規(guī)的、科學(xué)的管理體系和企業(yè)文化，使企業(yè)持續(xù)的保持旺盛的生命力。

（二）提高信息的傳輸效率。通過(guò)紙質(zhì)載體進(jìn)行信息傳輸比較耗時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層在下達(dá)文件或者精神時(shí)往往會(huì)需要很長(zhǎng)時(shí)間才能被相關(guān)人員接收，但是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳輸能夠有效的避免在信息傳播中的環(huán)節(jié)，更加快速的將信息傳達(dá)給相關(guān)人員。同時(shí)相關(guān)人員在向領(lǐng)導(dǎo)反映意見(jiàn)和建議時(shí)更加順暢，便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。員工之間也能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)進(jìn)行更直接、公平的發(fā)言，這對(duì)建立一個(gè)融洽的企業(yè)團(tuán)隊(duì)有很大的幫助。

（三）規(guī)范辦公程序，查漏補(bǔ)缺。建立無(wú)紙化的辦公體制，將各種文件和信息整合起來(lái)使整個(gè)辦公過(guò)程緊密、協(xié)調(diào)、透明、高效。將各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任明確到每一個(gè)人身上，做到權(quán)責(zé)分明、查有所依，杜絕一切扯皮現(xiàn)象發(fā)生，保證信息的傳遞不會(huì)出現(xiàn)阻塞、失真和延誤。

（四）提高辦事的效率。自動(dòng)化辦公可以將文件數(shù)字化，促使文件的管理、修改、存儲(chǔ)更加簡(jiǎn)便。如文件打印和發(fā)布之前可以對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行無(wú)限制的修改，在信息產(chǎn)生和發(fā)送過(guò)程中省略了打印、傳遞的環(huán)節(jié)。紙質(zhì)文件被數(shù)字媒體代替，人力傳輸被網(wǎng)絡(luò)傳輸代替等，幫助了各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)，串聯(lián)了各部門(mén)事務(wù)，實(shí)現(xiàn)了高效的辦公，領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)也能夠更方便的進(jìn)行任務(wù)的分配和追查，提高辦事和執(zhí)行的效率。

（五）防止腐敗的發(fā)生。無(wú)紙化辦公將各種信息進(jìn)行整理，整個(gè)工作的流程被放在陽(yáng)光之下各個(gè)部門(mén)的工作情況工作任務(wù)一目了然，賬目的情況也是更加的透明化有效的杜絕虛假發(fā)票，公款私用公款吃喝等腐敗的問(wèn)題。

四、無(wú)紙化辦公存在的風(fēng)險(xiǎn)

（一）對(duì)操作者的專(zhuān)業(yè)知識(shí)需求更多。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用對(duì)使用者提出更高的知識(shí)要求，即對(duì)操作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。對(duì)計(jì)算機(jī)操作不熟練很容易出錯(cuò)，將會(huì)出現(xiàn)資料誤刪，或者是發(fā)送對(duì)象錯(cuò)誤導(dǎo)致的數(shù)據(jù)流失，從而直接導(dǎo)致工作效率的降低。

（二）設(shè)備的脆弱性。由于使用了大量的數(shù)字化設(shè)備，而這些數(shù)字化設(shè)備十分的脆弱，例如硬盤(pán)、內(nèi)存等等損壞之后就會(huì)造成資料內(nèi)容不可挽回，又或者操作過(guò)程中突然斷電，進(jìn)而直接導(dǎo)致文件的丟失。

（三）黑客的攻擊導(dǎo)致了文件的安全性。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的頻繁使用就會(huì)受到黑客的攻擊。近年來(lái)各種網(wǎng)絡(luò)病毒給各大企業(yè)和個(gè)人造成了嚴(yán)重的損失，過(guò)于依賴(lài)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)對(duì)整個(gè)辦公系統(tǒng)來(lái)說(shuō)是致命的。病毒并不僅僅是依賴(lài)于網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播，外來(lái)的插件或者是優(yōu)盤(pán)等移動(dòng)設(shè)備攜帶的病毒都會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)造成傷害。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，知識(shí)量的不斷擴(kuò)大，對(duì)知識(shí)儲(chǔ)備和傳輸?shù)男枨蠛鸵蟾撸瑹o(wú)紙化辦公將會(huì)越來(lái)越多的走進(jìn)人們的生活中去。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李濤.網(wǎng)絡(luò)安全概論[M].北京：電子工業(yè)出版社，2006

[2] 王俊程.無(wú)紙化辦公的難點(diǎn)及對(duì)策分析[J].蘭臺(tái)世界，2008（12）：8-9

endprint