淺議醫(yī)院檔案管理存在的問題及解決途徑

作者簡介：李國琳(1971-),女(漢族)，山西省太原市，山西省腫瘤醫(yī)院，主要從事檔案管理。

摘要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院的信息儲藏中心，對醫(yī)院的發(fā)展具有重要貢獻。但是傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)了一些問題，本文擬對存在問題進行分析，結合自身工作經(jīng)驗提出幾點建議。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；體制改革醫(yī)院檔案作為醫(yī)院整體結構中一員，是醫(yī)院的信息儲藏中心?？梢哉f是情報的來源之地，其任務是搜集、整理、傳播、利用檔案情報資料。隨著科技的不斷進步，醫(yī)院檔案與高科技相結合，利用網(wǎng)絡技術手段，一方面為醫(yī)務人員提供知識信息，另一方面為臨床大夫提供高質(zhì)量、多元化的知識創(chuàng)新服務以保證其業(yè)務水平的提高。因此，醫(yī)院檔案管理工作非常重要，但是許多醫(yī)院目前的管理體制仍是較傳統(tǒng)的方式，已經(jīng)不能適應現(xiàn)代化建設的需要。主要面臨的問題有兩個方面，一是要學習最先進的醫(yī)療技術，與醫(yī)療現(xiàn)代化接軌；二是傳統(tǒng)古典醫(yī)籍的現(xiàn)代化學習，將古籍中經(jīng)典醫(yī)學與現(xiàn)代化的科技相結合，實現(xiàn)古典醫(yī)籍的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。筆者通過多年的工作總結，發(fā)現(xiàn)一些存在的問題并提出幾點建議，以供參考。

1.檔案管理存在的問題

1.1醫(yī)院檔案的作用不被重視，各醫(yī)院間聯(lián)系不緊密

我國醫(yī)院檔案的管理主要是由各醫(yī)院的行政主管機構負責，多數(shù)由各自醫(yī)院的行政部門管理，由于資金和人員配置等方面存在的問題，往往使醫(yī)院的檔案管理工作不被重視。此外，各醫(yī)院之間形成了各自為政的管理發(fā)展模式，彼此交流甚少。

1.2醫(yī)院檔案管理模式不健全，存在結構不合理，資源共享難的問題

目前,檔案儲存的館藏資料和數(shù)據(jù)不全面、不精細，資源浪費的同時也出現(xiàn)了資源閑置。資源的整理應既包括最前沿的知識，也不能忽略古籍醫(yī)院資料的整理儲存。二者都不可或缺，因此，檔案管理的結構要合理化，種類也要健全化。

1.3人事管理體制不健全、機制不完善

據(jù)了解，目前多家醫(yī)院的檔案管理人員缺少正規(guī)編制，人員年齡較大，且許多人員不是檔案管理專業(yè)出身，對學歷的要求也是參差不齊。這些人員的知識結構不盡合理，在職人員新舊更替困難，如此不合理的人員結構、加上專業(yè)人才的缺乏直接制約著醫(yī)院檔案各方面的發(fā)展。

1.4資源不足，缺少財力物力支持，信息更新緩慢

現(xiàn)在醫(yī)院采取的都是自給自足的經(jīng)營模式，而醫(yī)院財務支配的重點是引進最新的技術設備、培養(yǎng)人才等方面，醫(yī)院檔案管理自然不是財務出資的主要方面。對檔案管理的投入較少，造成資源分配的不足，醫(yī)院檔案的陳舊，無法實現(xiàn)信息化，自然就不能更好地培養(yǎng)醫(yī)院職員，為科研提供人才。

2.解決的辦法與途徑

2.1明確管理目標，完善管理體制

醫(yī)院檔案管理的主要目標是為醫(yī)療本身、教學科研提供服務，為醫(yī)務人員提供文獻資料。因此，明確其管理目標，加強文獻資料的實效性成為目前需要改進的地方?？梢岳矛F(xiàn)代化的信息技術，網(wǎng)絡化的發(fā)展實現(xiàn)資源的有效共享。尤其是在臨床醫(yī)用方面，不斷涌現(xiàn)的新技術，對科研人員來說必須掌握和了解才能避免重復的、無用的工作。

臨床科研的研究中，文獻參考成為不可缺少的一部分，由于目前文獻研究具有更新速度快，研究范圍廣等特點，因此對各方面文獻的參考的了解也成為臨床科研研究工作的一部分。醫(yī)院檔案管理在不斷整合資源的同時，不斷的改變自己的服務目標以適應現(xiàn)代化發(fā)展的需要，做到實事求是。不斷加強對檔案資料的管理，豐富檔案的數(shù)目、種類、讓檔案變成一個現(xiàn)代與古典，數(shù)字與實體相結合的服務機構。

2.2重視人才培養(yǎng)，加強人事管理

首先，要加強檔案工作人員的管理。加強檔案工作人員團隊的思想建設，提高工作人員的業(yè)務水平和技能，完善人員的分配結構。不同的技術人員要結構合理、層次分明、具有穩(wěn)定性?？梢圆捎迷u聘結合,責權利統(tǒng)一的模式。嚴格管理程序，在錄用上審慎選擇相關專業(yè)人員，合理調(diào)配人員配置，對工作人員定期培訓以完善其業(yè)務水平。

此外為調(diào)動工作人員的積極性和主動性，制定相應的考核、績效、福利、獎懲等各方面管理政策，并保證有效實施。同時，加強各部門的有效聯(lián)系，實現(xiàn)資源的共享。其次，檔案管理人員還包括讀者，也就是資源的接收者。要想實現(xiàn)資源的有效利用，醫(yī)務人員必須對檔案管理的資料進行學習，各取所需，不斷提高自身的科研、業(yè)務水平。

2.3合理分配資源，加大財力物力投入

醫(yī)院為檔案管理提供的經(jīng)費是支持檔案系統(tǒng)正常運行的能量來源。各醫(yī)院應該加強對醫(yī)院檔案管理部門的重視，并根據(jù)其發(fā)展規(guī)劃和要求，平衡安排其經(jīng)費的使用情況。針對各醫(yī)院自身的發(fā)展狀況，有計劃的添置相關設備，例如，計算機、聲像、復印等設備。同時，醫(yī)院可以建立相關的審核、監(jiān)督機制，來確保經(jīng)費的合理有效支出，以杜絕浪費。

2.4有效利用時間，實現(xiàn)科學管理

時間就是效率和速度的不斷完善，在完善各方面管理的同時，時間管理也是不可忽略的一部分。科學制定文獻在各個環(huán)節(jié)中的運行時間，包括采訪、編目、檔案的保管、資料借出和歸還的期限等。合理規(guī)劃這些環(huán)節(jié)的時間，能夠促進資源的有效利用和檔案流通速度的提高。從而提高工作效率，杜絕資源浪費。此外，也可以調(diào)整檔案開放時間，為醫(yī)務、科研人員提供更多的查閱資料的機會。

3.結語

醫(yī)院檔案有其自身的發(fā)展特點，在科技化、信息化的時代，資源的共享顯得尤為重要。借助政府出臺的各種優(yōu)惠政策，以科學的發(fā)展方式指導改革現(xiàn)行的管理體制。結合各醫(yī)院自身的實際情況建立創(chuàng)新發(fā)展模式。集中人力、物力、財力等各方面資源，不斷完善管理體制，實現(xiàn)科學管理，為醫(yī)務人員提供最大方便，促進科技的進步和資源的有效交流，實現(xiàn)檔案管理的目標，為醫(yī)院的發(fā)展做貢獻。