對(duì)提高企業(yè)檔案管理歸檔率的思考與實(shí)踐

何俐

摘 要：完善集團(tuán)檔案歸檔管理工作，進(jìn)一步提高檔案歸檔率，特別是重要檔案的歸檔率，既是規(guī)范檔案管理的要求，也是提高經(jīng)營(yíng)效率的必要保證，筆者就如何提高企業(yè)檔案管理歸檔率，結(jié)合實(shí)踐作初步的思考與探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；歸檔率

企業(yè)運(yùn)行最關(guān)注經(jīng)濟(jì)效益，往往對(duì)檔案管理重視程度不夠高，加上還有旗下眾多的分公司、項(xiàng)目部，且分散在不同地點(diǎn)，檔案種類(lèi)繁多，人員流動(dòng)性大，檔案歸檔率常常不高，進(jìn)而對(duì)企業(yè)的正常有序運(yùn)行帶來(lái)了負(fù)面影響。各類(lèi)檔案的及時(shí)歸檔，完整歸檔，既是規(guī)范檔案管理的要求，也是提高經(jīng)營(yíng)效率的必要保證，筆者就如何提高企業(yè)檔案管理歸檔率，結(jié)合實(shí)踐作初步的思考與探討。

一、針對(duì)不同檔案類(lèi)型，選擇合適的辦法

鑒于目前檔案部門(mén)對(duì)檔案歸檔數(shù)量很難核查的狀況，為切實(shí)完善集團(tuán)檔案歸檔管理工作，進(jìn)一步提高檔案歸檔率，特別是重要檔案的歸檔率，我們從檔案產(chǎn)生的關(guān)鍵環(huán)節(jié)切入，多管齊下，通過(guò)加強(qiáng)印鑒管理、文書(shū)管理等提高檔案歸檔完整性，杜絕檔案漏存現(xiàn)象。

1.不同產(chǎn)生途徑的檔案，采取不同的方法

從集團(tuán)重要檔案資料產(chǎn)生的途徑來(lái)看，大體上可分為內(nèi)部形成和外部形成兩大途徑。

內(nèi)部形成的重要檔案主要有發(fā)文、申報(bào)材料、各類(lèi)合同、協(xié)議等。這幾類(lèi)檔案的歸檔工作均可通過(guò)重新設(shè)計(jì)印鑒登記臺(tái)賬來(lái)完善。外部形成的重要檔案，主要包括各類(lèi)證件、榮譽(yù)證書(shū)、會(huì)議材料等，可通過(guò)文書(shū)管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)跟蹤等方法來(lái)完善。

2.工程中標(biāo)通知書(shū)、竣工備案表/竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告類(lèi)

具體做法是：（1）封標(biāo)臺(tái)賬表加一欄 “中標(biāo)歸檔情況”，每月由封標(biāo)人統(tǒng)計(jì)填寫(xiě)，檔案員與合約部存檔的中標(biāo)通知書(shū)核對(duì)，查漏補(bǔ)缺。（2）竣工備案類(lèi)資料印鑒臺(tái)賬表格加一欄“歸檔情況”竣工備案類(lèi)資料一般三個(gè)月內(nèi)歸檔。建議檔案歸檔完整后方可進(jìn)行工程結(jié)算。

3.人事檔案

配合人力資源管理中心建立人事電子檔案，為集團(tuán)資質(zhì)及各類(lèi)榮譽(yù)申報(bào)提供保障，也為個(gè)人定薪定級(jí)提供依據(jù)，具體做法是：（1）建立集團(tuán)人員情況匯總表及身份證、學(xué)歷證書(shū)、職稱(chēng)證書(shū)電子檔案庫(kù)。（2）建立個(gè)人人事電子檔案文件夾包括個(gè)人情況登記表、身份證、學(xué)歷證書(shū)、職稱(chēng)證書(shū)等。

二、提高歸檔率的幾點(diǎn)做法

1.重點(diǎn)切入，制度管理

我們通過(guò)對(duì)集團(tuán)檔案產(chǎn)生的各環(huán)節(jié)進(jìn)行研究，從檔案產(chǎn)生的重點(diǎn)環(huán)節(jié)切入，并進(jìn)行相關(guān)制度化建設(shè)，在原有檔案管理方案的基礎(chǔ)上制定《關(guān)于通過(guò)加強(qiáng)印鑒管理等以完善檔案歸檔管理》的補(bǔ)充方案，即通過(guò)加強(qiáng)印鑒管理、文書(shū)管理等提高檔案歸檔完整性，杜絕檔案漏存現(xiàn)象。通過(guò)加強(qiáng)印鑒管理以完善檔案歸檔管理，今年我們主動(dòng)收回檔案300余件，為集團(tuán)帶來(lái)了管理效益和一定的經(jīng)濟(jì)效益。其次，我們充分挖掘檔案隱性的、潛在的價(jià)值，加大對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)力度，使檔案編研成果更具時(shí)效性、前瞻性。

2.源頭導(dǎo)向，規(guī)范管理

為進(jìn)一步提高檔案歸檔率，并對(duì)檔案產(chǎn)生及使用的各環(huán)節(jié)加強(qiáng)監(jiān)管，我們從檔案產(chǎn)生的源頭著手，不斷完善工作流程，進(jìn)行規(guī)范管理。

從集團(tuán)重要檔案資料產(chǎn)生的源頭來(lái)看，大體上可分為內(nèi)部形成和外部形成兩大途徑。內(nèi)部形成的重要檔案主要有發(fā)文、申報(bào)材料、各類(lèi)合同、協(xié)議等。對(duì)于上述幾類(lèi)檔案的歸檔工作，我們通過(guò)重新設(shè)計(jì)印鑒登記臺(tái)賬來(lái)進(jìn)一步規(guī)范化管理。我們?cè)谟¤b登記臺(tái)賬表格后加一欄“歸檔情況”，能立即歸檔的當(dāng)場(chǎng)歸檔，不能立即歸檔的一個(gè)月內(nèi)歸檔，到期仍不能歸檔的，簡(jiǎn)要注明該檔案去向用途，并標(biāo)注計(jì)劃歸檔時(shí)間。月底檔案部根據(jù)印鑒管理員提供的登記臺(tái)賬內(nèi)容數(shù)量核對(duì)存檔情況。對(duì)已有計(jì)劃歸檔時(shí)間但尚未歸檔的資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)跟蹤，對(duì)已到計(jì)劃歸檔時(shí)間但尚未歸檔的資料進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤，對(duì)超出計(jì)劃歸檔時(shí)間一定期限的，報(bào)相關(guān)主管會(huì)議，并追究相關(guān)責(zé)任人員，與績(jī)效掛鉤。

外部形成的重要檔案，主要包括各類(lèi)證件、榮譽(yù)證書(shū)、會(huì)議材料等。首先通過(guò)對(duì)報(bào)銷(xiāo)發(fā)票的核查以提高相關(guān)檔案存檔的完整性。其次通過(guò)來(lái)文承辦表來(lái)控制，在《來(lái)文承辦表》上加一欄“資料是否已歸檔”。證件榮譽(yù)類(lèi)通過(guò)申報(bào)材料印鑒登記臺(tái)賬來(lái)跟蹤，每季度與兼職檔案員對(duì)接讓其提供申報(bào)成功數(shù)量，專(zhuān)職檔案員核對(duì)與存檔數(shù)量是否相符。

每月由本單位兼職檔案員對(duì)照存檔情況填寫(xiě)《存檔情況統(tǒng)計(jì)表》，由檔案部專(zhuān)職檔案員對(duì)照存檔情況，逐項(xiàng)核對(duì)。經(jīng)檔案部負(fù)責(zé)人簽字，提交人力資源管理中心。其次檔案部對(duì)各單位每月績(jī)效材料存檔數(shù)據(jù)與實(shí)際存檔數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，也極大地提高了歸檔率。

3.歸納總結(jié)，效率管理

通過(guò)對(duì)日常檔案收集，調(diào)閱工作進(jìn)行大量數(shù)據(jù)分析并歸納總結(jié)，我們將工作中經(jīng)常被查閱利用的公司各項(xiàng)基礎(chǔ)資料的信息摘要進(jìn)行匯編并裝訂成冊(cè)，截止目前，共編研了集團(tuán)公司和下屬分公司的15項(xiàng)基礎(chǔ)資料匯編，內(nèi)容包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開(kāi)戶(hù)許可證、章程、驗(yàn)資報(bào)告、變更資料等，這些編研資料極大的提高了調(diào)檔效率，減少了檔案原件在利用中的間接磨損，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供了快捷、方便的信息服務(wù)，提高了公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)效率。檔案編研工作是檔案信息資源開(kāi)發(fā)的重要手段，也是體現(xiàn)整個(gè)檔案工作水平的標(biāo)志，今后我們將依然做好做精此項(xiàng)工作，以提高企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行效率。endprint