基于“綠色辦公”理念下word2003郵件合并功能的應(yīng)用研究

謝鳳梅

摘要：在日常工作中，常常需要編輯大量格式一致，數(shù)據(jù)字段相同，卻因?yàn)槠渲胁糠謹(jǐn)?shù)據(jù)不同而一份一份編輯打印的文件，雖然每份文件只需修改個(gè)別數(shù)據(jù)，一旦份數(shù)比較多，就成了一件非?？鄲赖氖隆１热缰谱髋c打印考生準(zhǔn)考證、錄取通知書、請(qǐng)柬、工資條、榮譽(yù)證書等工作，都因?yàn)閿?shù)據(jù)量較多而損耗大量的工作時(shí)間，有了“郵件合并”功能便可實(shí)現(xiàn)批量制作與打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作帶照片的考生準(zhǔn)考證為例介紹基于word2003郵件合并功能的靈活應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：word2003；郵件合并；批量打印

中圖分類號(hào)：G710 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2014）19-0187-02

何為“郵件合并”？郵件合并功能并不是一定要你發(fā)郵件，簡(jiǎn)易解釋，其實(shí)就是在Office中，先建立兩個(gè)文檔：一個(gè)WORD包括所有文件共有內(nèi)容的主文檔和一個(gè)EXCEL包括變化信息的數(shù)據(jù)源，兩者合一，合成后的文件保存為Word文檔，該文檔便是我們所要的結(jié)果，檢查無誤直接打印即可。在日常工作中，常常需要編輯大量格式一致，數(shù)據(jù)字段相同，卻因?yàn)槠渲胁糠謹(jǐn)?shù)據(jù)不同而一份一份編輯打印的文件，雖然每份文件只需修改個(gè)別數(shù)據(jù)，一旦份數(shù)比較多，就成了一件非?？鄲赖氖?。比如制作與打印考生準(zhǔn)考證、錄取通知書、請(qǐng)柬、工資條、榮譽(yù)證書等工作，都因?yàn)閿?shù)據(jù)量較多而損耗大量的工作時(shí)間，有了“郵件合并”功能便可實(shí)現(xiàn)批量制作與打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作帶照片的考生準(zhǔn)考證為例介紹基于word2003郵件合并功能的靈活應(yīng)用。

一、準(zhǔn)備工作

準(zhǔn)備一個(gè)Word2003文檔，命名為“主文檔”，格式如圖1-1所示；準(zhǔn)備一個(gè)Excel文檔，命名為“數(shù)據(jù)源”，格式如圖1-2所示；準(zhǔn)備學(xué)生一寸照片；并將它們放入同一個(gè)文件夾內(nèi)管理。

二、操作過程

1.打開“主文檔”，選擇菜單“視圖—工具欄—郵件合并”，彈出“郵件合并”工具條。設(shè)置文檔類型為目錄，這樣可以在同一張A4紙中打印多份學(xué)生準(zhǔn)考證，便于節(jié)省耗材。

2.設(shè)置數(shù)據(jù)源。選擇“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，在彈出的對(duì)話框中選擇之前備好的excel文檔“數(shù)據(jù)源”。

3.插入excel數(shù)據(jù)。選擇“插入域”按鈕，在彈出的對(duì)話框中分別將相應(yīng)的字段放入姓名、考生號(hào)、身份證號(hào)、考試地點(diǎn)、座位號(hào)顯示位置即可。

4.插入域“Includepicture”。選擇菜單“插入—域—includepicture”，然后調(diào)整好該域的大小。

5.插入照片地址。選中照片顯示處的圖片域，按下alt+F9快捷鍵，然后選中代碼中的“1”，選擇“插入域”按鈕，將字段“照片地址”插入，再alt+F9刷新即可（切記代碼不可手工輸入，否則無效果）。

6.合并。按下“合并到新文檔”按鈕，根據(jù)對(duì)話框提示選擇需要合并的數(shù)據(jù)，即可生一個(gè)新的文檔，按下alt+A快捷鍵，再按ctrl+S鍵保存該新文檔至上述所建的文件夾內(nèi)。若要顯示照片，則還需按下alt+F9，到此大功告成。

7.打印輸出。檢查無誤后可一次性全部打印，再也不用一份一份編輯打印了。

三、常見問題

1.為什么學(xué)生照片不顯示？答：該情況是找不到照片，所以要確保照片地址正確，建議照片放于根目錄。

2.為什么總是顯示同一張照片？答：因?yàn)樵诤喜⒌叫挛臋n之前進(jìn)行了保存操作，應(yīng)該之后再保存。

3.為什么設(shè)置了目錄類型還是一頁(yè)只顯示了一條記錄？答：應(yīng)該在主文檔內(nèi)容最后一行，插入空白行，以便與其他記錄間隔。

4.如何設(shè)置插入域的字體大?。看穑褐灰x中域，然后設(shè)置字體大小，合并后所有字體同樣大小。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳大銀.使用Office制作成績(jī)表、單之技巧[J].軟件導(dǎo)刊，2012，（08）.endprint

摘要：在日常工作中，常常需要編輯大量格式一致，數(shù)據(jù)字段相同，卻因?yàn)槠渲胁糠謹(jǐn)?shù)據(jù)不同而一份一份編輯打印的文件，雖然每份文件只需修改個(gè)別數(shù)據(jù)，一旦份數(shù)比較多，就成了一件非?？鄲赖氖?。比如制作與打印考生準(zhǔn)考證、錄取通知書、請(qǐng)柬、工資條、榮譽(yù)證書等工作，都因?yàn)閿?shù)據(jù)量較多而損耗大量的工作時(shí)間，有了“郵件合并”功能便可實(shí)現(xiàn)批量制作與打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作帶照片的考生準(zhǔn)考證為例介紹基于word2003郵件合并功能的靈活應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：word2003；郵件合并；批量打印

中圖分類號(hào)：G710 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2014）19-0187-02

何為“郵件合并”？郵件合并功能并不是一定要你發(fā)郵件，簡(jiǎn)易解釋，其實(shí)就是在Office中，先建立兩個(gè)文檔：一個(gè)WORD包括所有文件共有內(nèi)容的主文檔和一個(gè)EXCEL包括變化信息的數(shù)據(jù)源，兩者合一，合成后的文件保存為Word文檔，該文檔便是我們所要的結(jié)果，檢查無誤直接打印即可。在日常工作中，常常需要編輯大量格式一致，數(shù)據(jù)字段相同，卻因?yàn)槠渲胁糠謹(jǐn)?shù)據(jù)不同而一份一份編輯打印的文件，雖然每份文件只需修改個(gè)別數(shù)據(jù)，一旦份數(shù)比較多，就成了一件非常苦惱的事。比如制作與打印考生準(zhǔn)考證、錄取通知書、請(qǐng)柬、工資條、榮譽(yù)證書等工作，都因?yàn)閿?shù)據(jù)量較多而損耗大量的工作時(shí)間，有了“郵件合并”功能便可實(shí)現(xiàn)批量制作與打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作帶照片的考生準(zhǔn)考證為例介紹基于word2003郵件合并功能的靈活應(yīng)用。

一、準(zhǔn)備工作

準(zhǔn)備一個(gè)Word2003文檔，命名為“主文檔”，格式如圖1-1所示；準(zhǔn)備一個(gè)Excel文檔，命名為“數(shù)據(jù)源”，格式如圖1-2所示；準(zhǔn)備學(xué)生一寸照片；并將它們放入同一個(gè)文件夾內(nèi)管理。

二、操作過程

1.打開“主文檔”，選擇菜單“視圖—工具欄—郵件合并”，彈出“郵件合并”工具條。設(shè)置文檔類型為目錄，這樣可以在同一張A4紙中打印多份學(xué)生準(zhǔn)考證，便于節(jié)省耗材。

2.設(shè)置數(shù)據(jù)源。選擇“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，在彈出的對(duì)話框中選擇之前備好的excel文檔“數(shù)據(jù)源”。

3.插入excel數(shù)據(jù)。選擇“插入域”按鈕，在彈出的對(duì)話框中分別將相應(yīng)的字段放入姓名、考生號(hào)、身份證號(hào)、考試地點(diǎn)、座位號(hào)顯示位置即可。

4.插入域“Includepicture”。選擇菜單“插入—域—includepicture”，然后調(diào)整好該域的大小。

5.插入照片地址。選中照片顯示處的圖片域，按下alt+F9快捷鍵，然后選中代碼中的“1”，選擇“插入域”按鈕，將字段“照片地址”插入，再alt+F9刷新即可（切記代碼不可手工輸入，否則無效果）。

6.合并。按下“合并到新文檔”按鈕，根據(jù)對(duì)話框提示選擇需要合并的數(shù)據(jù)，即可生一個(gè)新的文檔，按下alt+A快捷鍵，再按ctrl+S鍵保存該新文檔至上述所建的文件夾內(nèi)。若要顯示照片，則還需按下alt+F9，到此大功告成。

7.打印輸出。檢查無誤后可一次性全部打印，再也不用一份一份編輯打印了。

三、常見問題

1.為什么學(xué)生照片不顯示？答：該情況是找不到照片，所以要確保照片地址正確，建議照片放于根目錄。

2.為什么總是顯示同一張照片？答：因?yàn)樵诤喜⒌叫挛臋n之前進(jìn)行了保存操作，應(yīng)該之后再保存。

3.為什么設(shè)置了目錄類型還是一頁(yè)只顯示了一條記錄？答：應(yīng)該在主文檔內(nèi)容最后一行，插入空白行，以便與其他記錄間隔。

4.如何設(shè)置插入域的字體大?。看穑褐灰x中域，然后設(shè)置字體大小，合并后所有字體同樣大小。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳大銀.使用Office制作成績(jī)表、單之技巧[J].軟件導(dǎo)刊，2012，（08）.endprint

摘要：在日常工作中，常常需要編輯大量格式一致，數(shù)據(jù)字段相同，卻因?yàn)槠渲胁糠謹(jǐn)?shù)據(jù)不同而一份一份編輯打印的文件，雖然每份文件只需修改個(gè)別數(shù)據(jù)，一旦份數(shù)比較多，就成了一件非?？鄲赖氖?。比如制作與打印考生準(zhǔn)考證、錄取通知書、請(qǐng)柬、工資條、榮譽(yù)證書等工作，都因?yàn)閿?shù)據(jù)量較多而損耗大量的工作時(shí)間，有了“郵件合并”功能便可實(shí)現(xiàn)批量制作與打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作帶照片的考生準(zhǔn)考證為例介紹基于word2003郵件合并功能的靈活應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：word2003；郵件合并；批量打印

中圖分類號(hào)：G710 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2014）19-0187-02

何為“郵件合并”？郵件合并功能并不是一定要你發(fā)郵件，簡(jiǎn)易解釋，其實(shí)就是在Office中，先建立兩個(gè)文檔：一個(gè)WORD包括所有文件共有內(nèi)容的主文檔和一個(gè)EXCEL包括變化信息的數(shù)據(jù)源，兩者合一，合成后的文件保存為Word文檔，該文檔便是我們所要的結(jié)果，檢查無誤直接打印即可。在日常工作中，常常需要編輯大量格式一致，數(shù)據(jù)字段相同，卻因?yàn)槠渲胁糠謹(jǐn)?shù)據(jù)不同而一份一份編輯打印的文件，雖然每份文件只需修改個(gè)別數(shù)據(jù)，一旦份數(shù)比較多，就成了一件非?？鄲赖氖?。比如制作與打印考生準(zhǔn)考證、錄取通知書、請(qǐng)柬、工資條、榮譽(yù)證書等工作，都因?yàn)閿?shù)據(jù)量較多而損耗大量的工作時(shí)間，有了“郵件合并”功能便可實(shí)現(xiàn)批量制作與打印，迅速提高工作效率。本文以批量制作帶照片的考生準(zhǔn)考證為例介紹基于word2003郵件合并功能的靈活應(yīng)用。

一、準(zhǔn)備工作

準(zhǔn)備一個(gè)Word2003文檔，命名為“主文檔”，格式如圖1-1所示；準(zhǔn)備一個(gè)Excel文檔，命名為“數(shù)據(jù)源”，格式如圖1-2所示；準(zhǔn)備學(xué)生一寸照片；并將它們放入同一個(gè)文件夾內(nèi)管理。

二、操作過程

1.打開“主文檔”，選擇菜單“視圖—工具欄—郵件合并”，彈出“郵件合并”工具條。設(shè)置文檔類型為目錄，這樣可以在同一張A4紙中打印多份學(xué)生準(zhǔn)考證，便于節(jié)省耗材。

2.設(shè)置數(shù)據(jù)源。選擇“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，在彈出的對(duì)話框中選擇之前備好的excel文檔“數(shù)據(jù)源”。

3.插入excel數(shù)據(jù)。選擇“插入域”按鈕，在彈出的對(duì)話框中分別將相應(yīng)的字段放入姓名、考生號(hào)、身份證號(hào)、考試地點(diǎn)、座位號(hào)顯示位置即可。

4.插入域“Includepicture”。選擇菜單“插入—域—includepicture”，然后調(diào)整好該域的大小。

5.插入照片地址。選中照片顯示處的圖片域，按下alt+F9快捷鍵，然后選中代碼中的“1”，選擇“插入域”按鈕，將字段“照片地址”插入，再alt+F9刷新即可（切記代碼不可手工輸入，否則無效果）。

6.合并。按下“合并到新文檔”按鈕，根據(jù)對(duì)話框提示選擇需要合并的數(shù)據(jù)，即可生一個(gè)新的文檔，按下alt+A快捷鍵，再按ctrl+S鍵保存該新文檔至上述所建的文件夾內(nèi)。若要顯示照片，則還需按下alt+F9，到此大功告成。

7.打印輸出。檢查無誤后可一次性全部打印，再也不用一份一份編輯打印了。

三、常見問題

1.為什么學(xué)生照片不顯示？答：該情況是找不到照片，所以要確保照片地址正確，建議照片放于根目錄。

2.為什么總是顯示同一張照片？答：因?yàn)樵诤喜⒌叫挛臋n之前進(jìn)行了保存操作，應(yīng)該之后再保存。

3.為什么設(shè)置了目錄類型還是一頁(yè)只顯示了一條記錄？答：應(yīng)該在主文檔內(nèi)容最后一行，插入空白行，以便與其他記錄間隔。

4.如何設(shè)置插入域的字體大??？答：只要選中域，然后設(shè)置字體大小，合并后所有字體同樣大小。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳大銀.使用Office制作成績(jī)表、單之技巧[J].軟件導(dǎo)刊，2012，（08）.endprint