淺談海外工程項(xiàng)目檔案的收集與整理

文/中國(guó)土木工程集團(tuán)有限公司 任嘉

淺談海外工程項(xiàng)目檔案的收集與整理

文/中國(guó)土木工程集團(tuán)有限公司 任嘉

在海外工程項(xiàng)目中，現(xiàn)行的項(xiàng)目檔案收集和整理的方法與制度存在著一系列的問題，再加上項(xiàng)目背景和工程特點(diǎn)的不盡相同，對(duì)海外工程來說也是一項(xiàng)不小的挑戰(zhàn)。本文針對(duì)面臨的相關(guān)問題，重點(diǎn)闡述一下海外工程項(xiàng)目檔案的收集與整理。

海外工程；項(xiàng)目檔案；收集；整理

一、項(xiàng)目檔案的重要性

項(xiàng)目檔案是企業(yè)中記錄工程的一項(xiàng)憑證，在工作中往往會(huì)起到非常重要的參考作用。海外工程項(xiàng)目檔案也是一樣，它會(huì)詳細(xì)并且毫無遺漏地記錄公司在海外生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際狀況，并跟蹤記錄全部的管理、決策活動(dòng)。通過項(xiàng)目檔案往往可以對(duì)未來決策作出參考，并有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。海外項(xiàng)目檔案在海外項(xiàng)目中占有非常重要的地位，它不但會(huì)影響企業(yè)應(yīng)獲得的利益，還會(huì)關(guān)系到國(guó)家的整體形象。因此在進(jìn)行企業(yè)文化教育時(shí)，要對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行宣傳教育，不論是中高層領(lǐng)導(dǎo)還是一線工人，都應(yīng)該了解并重視檔案的重要性。檔案是非常重要的數(shù)據(jù)資料，在進(jìn)行完各項(xiàng)工程任務(wù)后，應(yīng)該及時(shí)做到檔案的收集和整理。海外項(xiàng)目檔案的管理工作也要始終存在于從項(xiàng)目啟動(dòng)到工程結(jié)束的全過程。

二、海外工程項(xiàng)目檔案收集與整理中面臨的問題

項(xiàng)目檔案在企業(yè)發(fā)展中占有不容忽視的地位，因此檔案的收集就顯得非常重要。但多樣化的經(jīng)濟(jì)格局和海外工程復(fù)雜多樣的工作環(huán)境對(duì)檔案的收集與整理來說是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)。再加上我國(guó)針對(duì)海外工程的研究較少，經(jīng)驗(yàn)不足，因此在收集與整理中往往會(huì)出現(xiàn)很多問題。

（一）檔案收集與整理人員的流動(dòng)性較大。海外工程不同于國(guó)內(nèi)工程，缺乏團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)換等情況，工程項(xiàng)目檔案的收集與整理人員變動(dòng)很大。部分單位往往不具備專職檔案員，更有少量單位經(jīng)常對(duì)專兼職檔案員進(jìn)行頻繁更換，從而造成檔案人員思想不穩(wěn)定，對(duì)檔案的收集工作帶來不利的影響。在進(jìn)行專兼職檔案管理人員調(diào)換的過程中，往往沒有按照已經(jīng)成文的規(guī)定進(jìn)行文件的交接程序，甚至部分人員會(huì)將有價(jià)值的資料占為己有，導(dǎo)致了大量資料的丟失，從而影響了公司相關(guān)工作的開展。

（二）缺乏對(duì)項(xiàng)目檔案收集的意識(shí)。海外工程項(xiàng)目檔案收集工作是項(xiàng)目檔案管理不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)，收集工作是否做得完善將會(huì)影響到整個(gè)項(xiàng)目檔案的管理和應(yīng)用。缺乏檔案收集工作，那么檔案真正的價(jià)值將無法體現(xiàn)，同時(shí)檔案的完整性、實(shí)用性和真實(shí)性也就無法實(shí)現(xiàn)。檔案收集工作是整個(gè)檔案管理的起點(diǎn)，更是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，但多數(shù)職工對(duì)檔案收集工作的意識(shí)不強(qiáng)，不重視檔案工作的開展，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案資料的收集工作存在很大的難度。

（三）檔案收集與整理人員的外語水平較差。在海外進(jìn)行工作勢(shì)必會(huì)受到語言障礙的影響，尤其對(duì)于項(xiàng)目檔案收集工作來說更為嚴(yán)重，許多資料需要翻譯或整理，而檔案收集與整理人員的外語水平則決定了工作開展的程度。有限的翻譯人員需要投入到經(jīng)營(yíng)銷售崗位中去，那么部分外文檔案收集工作只能由這些人兼任，由于不能細(xì)致地了解，便會(huì)出現(xiàn)很多資料混亂、整理無序的情況。項(xiàng)目檔案收集與整理人員的語言障礙對(duì)檔案的分類、整理、歸檔等造成明顯影響，只有加強(qiáng)對(duì)外語的學(xué)習(xí)，使其外語水平能夠與復(fù)雜的語言情況相稱，才能夠減少對(duì)檔案收集與整理工作的制約，從而更完整地完成檔案收集與整理工作。

三、 針對(duì)項(xiàng)目檔案資料收集問題的措施

海外工程項(xiàng)目檔案記錄了海外項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)管理活動(dòng)的重要過程。以具有查考和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子、實(shí)物等文件材料的形式為當(dāng)前和今后的工作提供參考的憑證。針對(duì)海外工程文件資料有以下9個(gè)重要的方面，分別是：收集、歸檔、接收、整理、立卷、對(duì)外發(fā)送、電子文件管理、鑒定與銷毀。其中檔案資料的收集是非常復(fù)雜的一環(huán)。因此從整個(gè)項(xiàng)目的準(zhǔn)備階段開始到項(xiàng)目的完工驗(yàn)收，都應(yīng)該重視資料的收集和積累。檔案收集工作應(yīng)該與工程項(xiàng)目建設(shè)一起進(jìn)行，在項(xiàng)目建設(shè)期間進(jìn)行資料的積累、審查和整理，在竣工后，完成對(duì)資料的歸檔和驗(yàn)收。針對(duì)海外工程項(xiàng)目檔案收集現(xiàn)存的問題，提出項(xiàng)目檔案資料收集的措施。

（一）檔案收集要注重全面。檔案是工程項(xiàng)目的真實(shí)記錄，它全面展現(xiàn)了整個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)的全部過程和結(jié)果。因此在進(jìn)行檔案收集的過程中，必須要注重全面，要保持寧多勿漏的態(tài)度進(jìn)行資料的收集。在檔案收集過程中，凡是認(rèn)為有用處的資料都應(yīng)該收集上來，無論用處大小都應(yīng)該分類進(jìn)行儲(chǔ)存保管。檔案的價(jià)值不僅僅在于其本身給企業(yè)帶來的利益，還要包括社會(huì)對(duì)檔案的屬性要求，只要有利于經(jīng)濟(jì)發(fā)展，對(duì)社會(huì)有借鑒意義的檔案資料均應(yīng)該收集上來。

（二）規(guī)范資料收集與使用的步驟。文件材料收集起來的困難之處在于資料擁有者的私藏或抵制。這種情況的出現(xiàn)是因?yàn)楝F(xiàn)行狀態(tài)下材料使用的復(fù)雜性，為了方便自己的使用，他們便將資料進(jìn)行自我保存。面對(duì)這種情況，檔案管理人員要做的就是改善自己的運(yùn)行模式，提高服務(wù)質(zhì)量和效率。當(dāng)文件材料可以很方便地進(jìn)行取放時(shí)，材料擁有者便會(huì)主動(dòng)地將材料上交進(jìn)行保管。另外可以提供高效多樣的服務(wù)模式，例如工作人員可以通過年份、項(xiàng)目、特點(diǎn)查詢相關(guān)的資料，資料的豐富性會(huì)更加有力于材料的收集。

（三）防止文件材料的散失。檔案作為比較重要的文件材料，在工作的過程中，必須通過完整健全的檔案管理制度來進(jìn)行資料管理，從而有效防止文件材料的缺失。加強(qiáng)管理，進(jìn)行文件查閱等級(jí)制度來時(shí)刻把握資料的流向，制定相應(yīng)時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，保證資料能夠在短期內(nèi)歸還。

四、針對(duì)海外工程項(xiàng)目檔案資料整理問題的措施

檔案在收集之后想要得到有效的應(yīng)用，必須進(jìn)行有系統(tǒng)的整理。項(xiàng)目檔案整理就是在歸檔前根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，以文件為單位進(jìn)行歸納整理的過程。檔案資料是否得到有效的整理將影響以后文件查閱的便捷性，因此必須采取多種手段加強(qiáng)對(duì)海外工程項(xiàng)目檔案資料的整理。

（一）加強(qiáng)人員配備，責(zé)任落實(shí)到人。為了有效地對(duì)檔案資料進(jìn)行掌控，必須安排專門的檔案管理人員，并設(shè)定相應(yīng)崗位，使其在長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)保持穩(wěn)定。對(duì)于較小的分支機(jī)構(gòu)，也要考慮安排兼職人員進(jìn)行管理，不能出現(xiàn)檔案管理的空缺和漏洞。規(guī)定管理人員的職責(zé)范圍，將責(zé)任具體到人，并經(jīng)常開展檔案管理人員的培訓(xùn)教育。

（二）對(duì)海外項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)分類。海外工程的復(fù)雜性導(dǎo)致檔案整理的復(fù)雜性，必須進(jìn)行詳細(xì)的分類歸納才能夠?qū)n案進(jìn)行妥善的安排?？梢愿鶕?jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行檔案劃分，也可以根據(jù)地區(qū)工程劃分檔案，還可以根據(jù)其重要程度劃分核心檔案或一般檔案。針對(duì)不同的情況對(duì)檔案進(jìn)行妥善的安排和處置，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)制度進(jìn)行資料的有效整理。只有健全了相應(yīng)的規(guī)范管理制度，才能夠明確資料的收集和取放，從而提高檔案整理的可操作性。

（三）利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行海外項(xiàng)目檔案的整理?，F(xiàn)代化信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫的發(fā)展給檔案管理帶來了新的革命。在復(fù)雜多樣的國(guó)際背景下，海外工程項(xiàng)目檔案完全可以依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)行整理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以有效地進(jìn)行電子版海外工程項(xiàng)目的整理工作，避免了整理紙質(zhì)檔案的不便。此外，電子檔案更有利于信息的流通和傳輸，可以很方便地在企業(yè)各部門之間進(jìn)行傳輸查閱。可以考慮建立各公司和各項(xiàng)目的電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高海外項(xiàng)目檔案的現(xiàn)代化管理水平。

在海外工程項(xiàng)目檔案管理中，項(xiàng)目檔案的收集和整理是其中很重要的環(huán)節(jié)，也是管理工作的基礎(chǔ)。因此企業(yè)應(yīng)該仔細(xì)發(fā)現(xiàn)和分析項(xiàng)目檔案收集和整理過程中存在的種種問題，并根據(jù)問題作出相應(yīng)改善方案，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的收集和整理工作，以支持企業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。

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