淺析新形式下會計檔案的管理

王素花

摘要：在企事業(yè)單位檔案中，會計檔案是重要的組成部分，作為重要的史料和證據(jù)，它記錄和反映著各單位的經(jīng)濟業(yè)務。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，科學技術(shù)的不斷進步，會計工作中的新情況、新問題不斷出現(xiàn)。本文對會計檔案的特點、新形勢下存在的問題及應對措施進行了簡單的分析。

關(guān)鍵詞：會計檔案 特點 問題 應對措施

隨著社會經(jīng)濟和科學技術(shù)的快速發(fā)展，會計工作中的新情況、新問題不斷出現(xiàn)。企事業(yè)單位的會計檔案的組成及管理也出現(xiàn)了一些不相適應問題，進而在檔案管理工作中，出現(xiàn)一些薄弱的環(huán)節(jié)，單位檔案管理工作的質(zhì)量和查考利用受到直接的影響。

1 會計檔案的特點

會計檔案是記錄和反映各單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，通常情況下是指在財務管理和經(jīng)濟核算活動中，企業(yè)單位形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告、電子會計資料等會計資料。這些會計資料與文書檔案、基建檔案和實物檔案等存在一定的差異，不僅僅是開展財務分析、會計監(jiān)督和改善企事業(yè)單位經(jīng)營管理等工作的重要依據(jù)，而且是研究經(jīng)濟活動的真實歷史資料。它是一種原始記錄，以豐富的數(shù)據(jù)信息記載著各單位經(jīng)濟活動，具有很強的憑證性，是各單位財務管理、績效評價、審計監(jiān)督等活動的重要依據(jù)。具有以下特點：①會計檔案形成范圍的普通性。凡是獨立核算的單位都形成會計檔案。②各類會計檔案之間的關(guān)聯(lián)性。會計憑證、賬薄、會計報告等會計檔案具有密不可分的內(nèi)在聯(lián)系。③會計檔案類別的穩(wěn)定性?；窘M成是會計憑證、會計賬薄、財務報告等。④會計檔案外在形式的多樣性。會計檔案不像文書檔案大小基本一致，而是大小不一，形式多樣。單單會計賬薄就有訂本式、活頁式、卡片式。

2 現(xiàn)階段會計檔案管理存在的問題

2.1 案卷不規(guī)范。對于會計資料來說，通常情況下，主要是由會計檔案的要件組成，進而在會計核算過程中，形成多種外在形式多樣的資料，這些資料記錄并反映了經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生和執(zhí)行情況。按照《會計檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，會計檔案進行整理、立卷和裝訂由會計機構(gòu)的會計人員來進行，因此，會計檔案的質(zhì)量受到會計人員對會計資料的鑒定審核及收集裝訂等因素的影響和制約。對于會計資料來說，通過進行鑒定和審核，進一步確保其質(zhì)量，同時這也是會計人員的主要職責。在日常工作過程中，由于對會計職能進行了弱化，會計鑒定審核的作用沒有得到充分的發(fā)揮，進而難以保證會計資料的真實性、合法性、齊全性。同時由于立卷、裝訂是由會計人員來完成，一般會計人員只注重會計核算過程，對檔案整理、立卷的標準要求了解不夠，所以難以保證會計檔案的案卷統(tǒng)一規(guī)范。

2.2 有些單位沒有設置檔案管理機構(gòu)。對于會計檔案管理工作來說，檔案機構(gòu)作為組織保證，需要依據(jù)法律法規(guī)設置獨立的檔案機構(gòu)，進而滿足工作的需要。但是，在實際工作中，企業(yè)領(lǐng)導只關(guān)注職責范圍內(nèi)的工作，對檔案的重要性缺乏必要的認識，沒有設置此機構(gòu)，各類檔案沒有集中統(tǒng)一管理，各種各樣資料由產(chǎn)生使用部門保管，由會計人員負責會計憑證、會計賬簿等，甚至有的會計機構(gòu)對會計檔案的管理，在內(nèi)部根本沒有指定專人負責，在會計資料存放、管理等方面暴露出許多薄弱的環(huán)節(jié)。另外，沒有及時打印電算化會計資料，更沒有進行清點、裝訂等，進而導致檔案保管不規(guī)范，會計檔案的完整性、安全性受到威脅，不利于查考和利用。

2.3 移交會計檔案不及時。在我國的《會計檔案管理辦法》中，對會計檔案的移交進行了明確：設有檔案機構(gòu)的單位組織，對于當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，會計機構(gòu)對會計檔案進行編制清冊處理，然后移交本單位檔案管理機構(gòu)。會計機構(gòu)必須將歸檔的會計檔案，按期全部移交檔案部門。但是，在實際的日常工作中，為了便于查詢和使用，或者沒有對會計檔案進行裝訂歸檔，使得會計檔案在財務部門長期存放，沒有按期將會計檔案移交給檔案機構(gòu)，甚至根本沒有進行移交。

2.4 會計檔案未能充分開發(fā)利用。會計檔案屬專業(yè)檔案，一方面具有普通檔案的一般特征，另一方面具有自身的專業(yè)性，因此，懂得會計專業(yè)知識這是對會計檔案管理人員的基本要求。目前，會計管理機構(gòu)在檔案管理人才方面比較缺乏，具備會計專業(yè)知識的檔案管理人員，單位的檔案機構(gòu)更是缺乏，進而決定了檔案機構(gòu)僅能對重要經(jīng)濟史料、會計檔案等進行簡單的收集、整理和歸檔，以及進行保存和提供利用等，根本沒有重視會計檔案的經(jīng)濟價值，在開發(fā)利用方面幾乎是空白。對會計檔案的利用局限于日常工作和審計時查考，由于對會計檔案缺乏開發(fā)利用，會計檔案的經(jīng)濟價值沒有充分的體現(xiàn)，導致人們沒有意識到會計檔案的重要性，因此不能有效利用和管理會計檔案。

2.5 不能按規(guī)定銷毀會計檔案。在會計檔案管理中，銷毀會計檔案是一項重要的工作。實際工作中會計檔案到期進行鑒定銷毀的寥寥無幾，存在著無人來銷、無人敢銷毀的局面。大量期滿會計檔案不能按時、規(guī)范的進行鑒定銷毀，占據(jù)著單位檔案機構(gòu)的各種存儲資源。究其原因，一方面是鑒定銷毀缺乏可操作性規(guī)定，沒有規(guī)范的會計檔案鑒定標準。另一方面積壓數(shù)量大，開展工作需花費大量的人力物力。

3 完善會計檔案管理的措施

3.1 加強領(lǐng)導，提高認識，規(guī)范管理。對于會計檔案的管理，在我國的《中華人民共和國檔案法實施辦法》中指出：“為了依法開展檔案工作，對本單位的檔案工作，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位，以及其他的組織等需要加強領(lǐng)導?！庇纱丝梢?，對會計檔案進行管理，從法律的角度看是一種嚴肅的行為。在會計檔案管理方面，各單位的領(lǐng)導需要提高認識，依法加強管理，并且在領(lǐng)導的工作議事日程中，納入會計檔案管理，使會計檔案管理逐漸走上規(guī)范化、法制化管理道路。

3.2 對會計檔案管理人員加強教育和培訓，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。對于會計檔案管理人員來說，自身具備的思想素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德等綜合素質(zhì)是做好本職工作的基礎(chǔ)。在會計檔案管理工作中，會計人員作為第一責任人，需要熟知會計檔案管理的規(guī)范化，為提高會計檔案的案卷質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。因此，在操作技能方面，需要對會計檔案管理人員加大教育培訓的力度，在上崗前對會計人員進行崗前培訓，從會計檔案管理的基礎(chǔ)學起，掌握會計檔案管理的知識與技能，從源頭上做好會計檔案整理工作。另外，對會計檔案管理人員進行繼續(xù)教育，在管理會計檔案的過程中，需要統(tǒng)一思想，通過科學管理，避免工作中出現(xiàn)問題，不斷提高會計檔案的信息質(zhì)量。通過對會計檔案的數(shù)據(jù)信息進行充分的利用，對會計檔案加強開發(fā)和利用，進一步增強企業(yè)的競爭力。

3.3 建立和完善會計檔案管理規(guī)章制度。通過規(guī)章制度對會計檔案進行規(guī)范化管理。將會計檔案管理納入日常工作中，同時明確相應的責任，進一步建立和完善《會計檔案工作人員職責》、《會計檔案保管制度》等制度，在對會計檔案資料進行收集、整理、歸檔、保存、利用的過程中，通過規(guī)章制度對檔案資料進行規(guī)范化管理，進而為會計檔案管理工作提供參考依據(jù)。

3.4 對會計檔案進行定期的鑒定和銷毀。按照《會計檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，明確規(guī)定了保管期滿的會計檔案的銷毀程序。檔案機構(gòu)與財會部門要相互合作，對會計檔案做好鑒定工作，結(jié)合《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，妥善保管已過保管期的但是有價值的會計檔案，對于沒有保存價值的會計檔案資料要進行銷毀?！稌嫏n案管理辦法》中保管期限為最低保管期限，為了穩(wěn)妥起見，可以根據(jù)本單位的實際情況將保管期限順延5年。對于原始憑證，如果期限已滿、債權(quán)債務暫未清結(jié)，以及其它沒有明確的事項等，在這種情況下，不得銷毀，對于這些檔案資料需要進行單獨的抽出，并且進行重新立卷處理，同時將相關(guān)信息在銷毀清冊的備注欄及保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)進行注明。

3.5 對會計電算化電子檔案加強管理。隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，原始的紙質(zhì)會計檔案逐漸轉(zhuǎn)變成電子的、磁質(zhì)的電子檔案，由于電子系統(tǒng)數(shù)據(jù)容易修改，在使用電子檔案的過程中，通過采用會計軟件多用戶、分權(quán)限管理的方法，對電子檔案數(shù)據(jù)進行及時的維護、備份，避免人為惡意修改，同時防止病毒侵害，進一步造成信息損失和失真。選用優(yōu)質(zhì)的磁帶、磁盤、光盤、微縮膠卷等介質(zhì)存儲電算化會計資料，同時在遠離磁場的地方放置磁性儲存介質(zhì)，并且做好防高溫、防霉、防塵處理。

會計檔案它既是本單位檔案的一部分，也是國家全部檔案的重要組成部分。各單位要提高認識，加強領(lǐng)導，加強會計檔案的管理工作，以確保檔案的質(zhì)量、安全和開發(fā)利用。

參考文獻：

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