管理信息系統(tǒng)建設(shè)中的非技術(shù)因素探討

何旭

在信息化浪潮的推動(dòng)下，各行各業(yè)都在爭(zhēng)相建設(shè)MIS。應(yīng)用MIS是為了提高管理效率，降低組織運(yùn)營(yíng)成本，非技術(shù)因素對(duì)MIS建設(shè)的成功與否有很大影響，本文通過(guò)總結(jié)MIS建設(shè)中存在的非技術(shù)因素，提出在MIS建設(shè)中要充分考慮管理重組問(wèn)題，要重視人和社會(huì)的因素，以更好地提高M(jìn)IS建設(shè)的成功率。

管理信息系統(tǒng)MISERP非技術(shù)因素一、引言

近十年來(lái)，信息全球化的步伐越來(lái)越快，Internet也普及到了世界的每一個(gè)角落，使得商業(yè)空間發(fā)展到全球性的規(guī)模。為此，絕大部分企業(yè)愈加重視管理的科學(xué)化以及管理手段的現(xiàn)代化，以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信和信息技術(shù)為基礎(chǔ)的管理信息系統(tǒng)（MIS）的應(yīng)用已經(jīng)成為企業(yè)管理現(xiàn)代化必不可少的發(fā)展方向，但是一些非技術(shù)因素卻被忽視，以至于技術(shù)方面不能最好的利用，造成了資源的浪費(fèi)。

二、MIS建設(shè)中的非技術(shù)因素分析

（一）MIS建設(shè)中的社會(huì)因素

我國(guó)信息咨詢業(yè)自20世紀(jì)80年代開創(chuàng)以來(lái)，現(xiàn)已初具規(guī)模并建立了包括政策咨詢、管理咨詢、工程咨詢、國(guó)際咨詢或涉外咨詢等幾乎涵蓋各個(gè)領(lǐng)域的信息咨詢服務(wù)體系，具有如下特點(diǎn)：

1.我國(guó)信息咨詢業(yè)的規(guī)模在不斷擴(kuò)大。截止2004年初，全國(guó)各類信息機(jī)構(gòu)已達(dá)14萬(wàn)5千家，從業(yè)人員370萬(wàn)人。年收入從1996年的21億元增長(zhǎng)到382億元。

2.信息咨詢的人才培養(yǎng)體系已初具規(guī)模。

3.信息咨詢機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施得到明顯改善。

盡管我國(guó)信息咨詢業(yè)的發(fā)展已取得長(zhǎng)足進(jìn)步，但與西方發(fā)達(dá)國(guó)家比較起來(lái)，我國(guó)的信息咨詢業(yè)還處于剛剛起步階段，存在著許多困難和問(wèn)題,主要表現(xiàn)在：信息意識(shí)淡薄、從業(yè)人員素質(zhì)偏低，相關(guān)立法滯后。在我國(guó)，信息咨詢行業(yè)的咨詢行為不規(guī)范，應(yīng)用的程序和規(guī)則不健全,有關(guān)信息咨詢行業(yè)的法律、規(guī)則、條例等還屬空白，由此導(dǎo)致信息咨詢機(jī)構(gòu)大都處于無(wú)序狀態(tài)，嚴(yán)重制約其發(fā)展。

（二）MIS建設(shè)中人的因素

人是科學(xué)技術(shù)中最活躍的因素。同樣，在建設(shè)企業(yè)MIS中，人才是起決定作用的因素，而人才又是可以分成不同層次、不同類型的。從橫的角度分析企業(yè)MIS的人才結(jié)構(gòu)可以分成三種不同類型：企業(yè)管理人員、信息處理人員和業(yè)務(wù)處理人員。從縱的角度分析企業(yè)MIS的人才結(jié)構(gòu)可以分成三個(gè)層次，這是一個(gè)可分為上層、中層和下層的“金”字塔形結(jié)構(gòu)。最上層是決策層，位于塔尖上的人員是企業(yè)的最高層經(jīng)理，在其下面是企業(yè)有關(guān)副職領(lǐng)導(dǎo)和各總師，其中最重要的成員是系統(tǒng)分析員。中層是業(yè)務(wù)層，其組成人員主要有經(jīng)濟(jì)師、會(huì)計(jì)師、專業(yè)工程師以及計(jì)算機(jī)軟硬件工程師、通訊工程師、數(shù)據(jù)工程師等。下層是操作層，其人數(shù)最多，主要包括計(jì)算機(jī)和通訊的操作人員、維護(hù)人員，數(shù)據(jù)處理人員，以及分布在企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)人員。

只有充分利用到所能利用的所有人才，那么MIS項(xiàng)目的建設(shè)才有可能成功。

1.領(lǐng)導(dǎo)層的參與和支持

MIS的建設(shè)在本質(zhì)上不是一個(gè)信息化項(xiàng)目，而是一個(gè)企業(yè)管理項(xiàng)目，它帶給企業(yè)的是一種全新的管理思想，這種全新的管理思想與現(xiàn)有的管理機(jī)構(gòu)、管理體制不能很好融為一體時(shí)，這就要求對(duì)現(xiàn)有的管理機(jī)構(gòu)加以調(diào)整，對(duì)管理體制加以改造，這個(gè)過(guò)程被稱為企業(yè)流程重組。

若高層領(lǐng)導(dǎo)僅在項(xiàng)目初始階段參與，那么后期的項(xiàng)目進(jìn)展將非常困難；高層領(lǐng)導(dǎo)的決策力是MIS項(xiàng)目成功實(shí)施的前提條件，高層領(lǐng)導(dǎo)支持堅(jiān)強(qiáng)程度是MIS項(xiàng)目成功實(shí)施的晴雨表，高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)MIS項(xiàng)目支持的堅(jiān)韌性是關(guān)鍵因素。

2.業(yè)務(wù)部門的投入與協(xié)作

業(yè)務(wù)部門的真正投入和部門之間的溝通協(xié)作是項(xiàng)目順利推進(jìn)的關(guān)鍵。對(duì)于業(yè)務(wù)部門主管來(lái)說(shuō)，參加信息化項(xiàng)目對(duì)其職業(yè)生涯一般不會(huì)帶來(lái)太多貢獻(xiàn)，甚至還會(huì)擔(dān)心MIS建設(shè)后，權(quán)力結(jié)構(gòu)的變化、管理方式的改變以至于自己在這種變革中受到影響。從而表現(xiàn)出猶豫觀望的態(tài)度，一旦他們結(jié)合起來(lái)，就會(huì)形成一種勢(shì)力成為MIS建設(shè)中致命的問(wèn)題。具體的阻力如表1所示。

這就需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)運(yùn)用科學(xué)的管理方法對(duì)這些MIS建設(shè)過(guò)程中的阻力加以疏通，同時(shí)業(yè)務(wù)部門主管也必須認(rèn)識(shí)到MIS的建設(shè)不是信息化項(xiàng)目，而是業(yè)務(wù)提升和改進(jìn)的管理。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中涉及大量的業(yè)務(wù)部門間的溝通、協(xié)調(diào)甚至爭(zhēng)論，需要業(yè)務(wù)部門主管親身投入到MIS工作中。

3.業(yè)務(wù)流程梳理與軟件實(shí)施結(jié)合

以業(yè)務(wù)需求為驅(qū)動(dòng)，結(jié)合業(yè)務(wù)流程梳理推進(jìn)MIS建設(shè)，才能得到良好的結(jié)果。MIS建設(shè)的重要目的是通過(guò)一個(gè)優(yōu)秀的信息化工具固化價(jià)值驅(qū)動(dòng)的業(yè)務(wù)流程，它需要在業(yè)務(wù)流程完整明確、定義標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行，才能達(dá)到最好的效果。

4.有效的項(xiàng)目管理

在MIS項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中存在一個(gè)項(xiàng)目范圍有不斷擴(kuò)大趨勢(shì)的現(xiàn)象，這些范圍的擴(kuò)大會(huì)造成項(xiàng)目目標(biāo)的偏差和資源的浪費(fèi)。同時(shí)在實(shí)施過(guò)程中，對(duì)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的一些調(diào)整和優(yōu)化是不可避免，但最關(guān)鍵的是要管理和控制好這種設(shè)計(jì)變更的度和量，否則將對(duì)項(xiàng)目的目標(biāo)、進(jìn)度和質(zhì)量帶來(lái)嚴(yán)重影響。

5.充分的理念和技能培訓(xùn)

大范圍、高密度、多輪次的嚴(yán)格的培訓(xùn)是MIS項(xiàng)目一項(xiàng)十分重要而艱巨的任務(wù)。它包括以下幾個(gè)方面。

其一，溝通。制定并執(zhí)行溝通計(jì)劃，包括，確認(rèn)溝通信息、參與的聽眾、交流的媒體、溝通方法及頻繁程度等。

其二，業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)換協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)項(xiàng)目組與業(yè)務(wù)流程重組顧問(wèn)和客戶業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)換實(shí)施小組之間的關(guān)系。

其三，培訓(xùn)任務(wù)協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)最終用戶培訓(xùn)并幫助安排培訓(xùn)人員、講師、培訓(xùn)環(huán)境及培訓(xùn)方案等。

6.上線后的管理

MIS系統(tǒng)上線后，系統(tǒng)使用人員將面臨著新的挑戰(zhàn)，主要涉及到工作方法的變化、工作習(xí)慣的變化，工作量的變化。系統(tǒng)使用人員應(yīng)該積極參加培訓(xùn)，盡快熟悉系統(tǒng)，使系統(tǒng)的作用盡快體現(xiàn)出來(lái)。

同時(shí)，MIS的上線后，必須要有特定的系統(tǒng)維護(hù)人員。維護(hù)人員不僅要負(fù)責(zé)對(duì)硬件設(shè)備的維護(hù)，還有負(fù)責(zé)對(duì)軟件系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的維護(hù)。由于管理體制在不斷變化，當(dāng)系統(tǒng)投入運(yùn)行后，系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)任重道遠(yuǎn)。如果系統(tǒng)維護(hù)人員不稱職，那么即便是開發(fā)時(shí)再成功、可靠的系統(tǒng)，其結(jié)局也是可想而知的。因此，高素質(zhì)的維護(hù)人員是系統(tǒng)正常、快速、優(yōu)化運(yùn)行的保障。

三、結(jié)束語(yǔ)

MIS的建設(shè)是技術(shù)人員、業(yè)務(wù)人員、管理人員共同合作的成果。MIS建設(shè)的成功與否往往不是硬件的好與壞、軟件的易用與難用，而是取決于MIS所帶來(lái)的新的管理思想和方法的接受度、更適用更便捷的業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行度、以及一大批信息和業(yè)務(wù)人才的配合力度。

MIS的建設(shè)是一項(xiàng)龐大且復(fù)雜的系統(tǒng)工程，對(duì)其應(yīng)該實(shí)施難度應(yīng)該有充分的估計(jì)，要制定規(guī)劃成立強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)使用人員的培訓(xùn)并嚴(yán)格執(zhí)行管理制度。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的參與度，切實(shí)落實(shí)一把手原則，重視知識(shí)型員工的利用是MIS建設(shè)成功的重要保證。