關(guān)于手工填寫(xiě)會(huì)計(jì)憑證的幾點(diǎn)思考

劉東輝

關(guān)于手工填寫(xiě)會(huì)計(jì)憑證的幾點(diǎn)思考

劉東輝

筆者長(zhǎng)期從事會(huì)計(jì)教學(xué)，在教學(xué)過(guò)程中十分關(guān)注行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，經(jīng)常與一些從事會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)工作的人士交流，在談到手工會(huì)計(jì)憑證的填寫(xiě)時(shí)，對(duì)于幾個(gè)細(xì)節(jié)之處存在不同看法，在此提出與財(cái)會(huì)同行進(jìn)行探討。

一、關(guān)于金額欄空行的劃線注銷(xiāo)

無(wú)論是原始憑證還是記賬憑證，金額欄均有多行，為有效地防范造假行為，通常要對(duì)金額欄的空行進(jìn)行劃線注銷(xiāo)。根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條的規(guī)定，記賬憑證填制完經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)后，如果有空行，應(yīng)當(dāng)自金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行處至合計(jì)數(shù)上的空行處劃線注銷(xiāo)。而對(duì)于劃線的式樣以及原始憑證的空行劃線注銷(xiāo)并沒(méi)有具體的規(guī)定。

對(duì)于外來(lái)原始憑證，由于要在不同單位不同人員間進(jìn)行傳遞，憑證數(shù)據(jù)被改動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)較大，人們?cè)谠O(shè)計(jì)憑證式樣時(shí)充分考慮到這一點(diǎn)，要求在填寫(xiě)小寫(xiě)金額的同時(shí)要填寫(xiě)大寫(xiě)金額。由于大寫(xiě)金額很難改動(dòng)，那么小寫(xiě)金額被改動(dòng)的可能性也相應(yīng)減小，金額欄空行進(jìn)行劃線注銷(xiāo)的必要性并不大。

對(duì)于單位內(nèi)部自制原始憑證，上述情形同樣存在。如果填制的原始憑證只有小寫(xiě)金額欄而沒(méi)有大寫(xiě)金額時(shí)，那么對(duì)小寫(xiě)金額欄存在的空行就有必要進(jìn)行劃線注銷(xiāo)，以防他人隨意添加。注銷(xiāo)時(shí)應(yīng)由金額欄空白行的左下角劃線至右上角。至于是劃“S”型的波浪線還是劃一條斜直線所起的作用都是一樣的，應(yīng)該都是可以的。

對(duì)于記賬憑證而言，盡管《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》規(guī)定應(yīng)當(dāng)對(duì)金額欄空行劃線注銷(xiāo)，但筆者認(rèn)為也不盡然。首先記賬憑證通常只有小寫(xiě)金額沒(méi)有大寫(xiě)金額，但金額欄數(shù)據(jù)有合計(jì)金額的控制，并且所附原始憑證也能充分保證記賬憑證數(shù)據(jù)不能輕易被篡改。其次，在實(shí)務(wù)中記賬憑證的格式并不完全統(tǒng)一，有些格式的記賬憑證金額欄分為借方金額和貸方金額，由于填寫(xiě)的借貸方金額不在同一行，如果要對(duì)空行劃線注銷(xiāo)，就需要分別對(duì)借貸方金額欄進(jìn)行空行的劃線注銷(xiāo)，既不美觀也不必要。再次，記賬憑證由單位內(nèi)部財(cái)會(huì)人員編制，制單人如果想更改數(shù)據(jù)完全可以按自己的想法重新填寫(xiě)一張記賬憑證，既使劃線注銷(xiāo)空行也起不到防范的作用。

因此筆者認(rèn)為，只有在填制僅有小寫(xiě)金額欄且沒(méi)有合計(jì)項(xiàng)的原始憑證時(shí)，對(duì)存在的空行才有必要進(jìn)行劃線注銷(xiāo)。

二、關(guān)于人民幣符號(hào)的寫(xiě)法和使用

對(duì)于人民幣符號(hào)的寫(xiě)法，有人認(rèn)為是“Y”字上加一橫“￥”，主要理由是書(shū)本上印刷的人民幣符號(hào)多為“￥”，使用電腦打字時(shí)在WORD中使用插入特殊符號(hào)顯示為“￥”，各個(gè)網(wǎng)站轉(zhuǎn)載的《中國(guó)銀行關(guān)于統(tǒng)一使用人民幣貨幣符號(hào)的通知》中顯示出來(lái)的人民幣符號(hào)也是“￥”。其實(shí)，“￥”是由于軟件的原因造成的錯(cuò)誤，因?yàn)殡娔X系統(tǒng)字庫(kù)里設(shè)置的特殊字符為“￥”，所以顯示出來(lái)為“￥”，人民幣符號(hào)的正確寫(xiě)法是“Y”字上加兩橫而寫(xiě)成“￥”。

1955年3月1日，中國(guó)人民銀行發(fā)行第二套人民幣時(shí)首次正式確定人民幣的符號(hào)。因?yàn)槿嗣駧艈挝粸椤霸?，而“元”的漢語(yǔ)拼音是“yuán”，因此，人民幣符號(hào)就采用“元”字漢語(yǔ)拼音首字母的大寫(xiě)“Y”。為了防止與“Y”和阿拉伯?dāng)?shù)字誤認(rèn)、誤寫(xiě)，就在“Y”字上加上兩橫而寫(xiě)成“￥”，讀音為“元”。這是對(duì)人民幣符號(hào)寫(xiě)為“￥”的非常明確的說(shuō)明。

此外，RMB、CNY也是人民幣的標(biāo)識(shí)符號(hào)，RMB是漢語(yǔ)“人民幣RENMINBI”這三個(gè)字拼音開(kāi)首字母組合；CNY是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織規(guī)定給人民幣的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)代碼。

“￥”是以人民幣為記賬貨幣時(shí)使用的符號(hào)，一般用在數(shù)字金額的前面，并且緊挨著數(shù)字，可以避免數(shù)字金額被人為地篡改。

《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十二條規(guī)定：“阿拉伯金額數(shù)字前面應(yīng)當(dāng)書(shū)寫(xiě)貨幣幣種符號(hào)或者貨幣名稱(chēng)簡(jiǎn)寫(xiě)和幣種符號(hào)。幣種符號(hào)與阿拉伯金額數(shù)字之間不得留有空白。凡阿拉伯?dāng)?shù)字前寫(xiě)有幣種符號(hào)的，數(shù)字后面不再寫(xiě)貨幣單位。”根據(jù)這一規(guī)定，在會(huì)計(jì)憑證中用阿拉伯?dāng)?shù)字逐位填寫(xiě)金額時(shí)，應(yīng)在金額首位之前加一個(gè)“￥”符號(hào)，既可防止在金額前填加數(shù)字，又可表明是人民幣的金額數(shù)量。由于“￥”本身表示人民幣的單位“元”，所以，凡是在金額前加了“￥”符號(hào)的，金額后就不需要再加“元”字。

那么，是否所有的數(shù)字金額前都要加人民幣符號(hào)封口呢？由于在數(shù)字金額前加人民幣符號(hào)封口的目的是避免數(shù)據(jù)被填涂而改變金額，因此是否加填人民幣符號(hào)應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)存在的實(shí)際情況確定。早些年，人們只是在原始憑證的數(shù)字金額合計(jì)欄前必須填加人民幣符號(hào)，而在記賬憑證金額欄前鮮有填加人民幣符號(hào)的。近些年，由于舞弊現(xiàn)象大量存在，人們的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不斷增強(qiáng)，越來(lái)越多的人認(rèn)可在記賬憑證金額合計(jì)數(shù)前加填人民幣符號(hào)的做法，并且有的已作為一種規(guī)范出現(xiàn)在文件、教材中。筆者認(rèn)為，這種做法有利無(wú)弊，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持。在手工填寫(xiě)會(huì)計(jì)憑證時(shí)，雖然不必在每一數(shù)字金額前加填人民幣符號(hào)，但必須在數(shù)字金額合計(jì)欄前面填加人民幣符號(hào)。

三、關(guān)于數(shù)字金額的漢字大寫(xiě)

《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十二條規(guī)定的填制會(huì)計(jì)憑證的要求之（三）：漢字大寫(xiě)數(shù)字金額如零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬(wàn)、億等，一律用正楷或者行書(shū)體書(shū)寫(xiě)，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等簡(jiǎn)化字代替，不得任意自造簡(jiǎn)化字。

查閱字典可知，“佰”為“百”的大寫(xiě)，“仟”為“千”的大寫(xiě)。司馬貞索隱：“仟佰，謂千人百人之長(zhǎng)也?！薄妒酚洝罚骸败b足行伍之間，絻仰仟佰之中?！庇纱丝闯?，“佰”和“仟”二者的出處和用法是一致的。如果“佰”可以寫(xiě)為“百”，那么“仟”就可以寫(xiě)為“千”。對(duì)此筆者以為，由于“千”字筆劃少、易涂改，不宜使用，也同樣不宜使用“百”字，所以應(yīng)以《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中的寫(xiě)法為準(zhǔn)，即大寫(xiě)數(shù)字金額時(shí)要寫(xiě)帶“亻”旁的“佰”和“仟”。

《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十二條還規(guī)定：大寫(xiě)金額數(shù)字到元或者角為止的，在“元”或者“角”字之后應(yīng)當(dāng)寫(xiě)“整”字或者“正”字；大寫(xiě)金額數(shù)字有分的，分字后面不寫(xiě)“整”或者“正”字。對(duì)于寫(xiě)“整”字或者“正”字，筆者持不同態(tài)度?！罢弊趾汀罢弊忠敉獠煌?，“正”字不是“整”字的簡(jiǎn)化，也不是“整”字演變而來(lái)的。因此，筆者認(rèn)為這里應(yīng)寫(xiě)“整”字而不應(yīng)寫(xiě)“正”字。

上述規(guī)定明確指出當(dāng)金額數(shù)字無(wú)分或無(wú)角、分時(shí)，大寫(xiě)金額最后要寫(xiě)“整”字。但是筆者在一些資料中看到這樣的提法：“‘角’之后可加也可以不加‘整’或‘正’字”，感覺(jué)十分不妥。盡管隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，企事業(yè)單位財(cái)會(huì)部門(mén)記錄的金額數(shù)據(jù)越來(lái)越大，有時(shí)需要以“萬(wàn)”、“百萬(wàn)”作為計(jì)量單位，計(jì)量到分的情形很少見(jiàn)了。然而，分也是錢(qián)，對(duì)于財(cái)務(wù)上來(lái)說(shuō)，“失之毫厘，差之千里”。如果在“角”之后不加“整”字，一旦發(fā)生在角之后填加上幾分的情況，就會(huì)給工作帶來(lái)很大麻煩。所以，在“元”或者“角”字之后一定要寫(xiě)“整”字。

四、關(guān)于附件張數(shù)的計(jì)算和書(shū)寫(xiě)

記賬憑證的附件是指所附的原始憑證，填制記賬憑證所依據(jù)的原始憑證必須附在相應(yīng)的記賬憑證后面，并在記賬憑證上標(biāo)明所附原始憑證的張數(shù)。在目前的會(huì)計(jì)技術(shù)方法和處理手段下，不僅在手工填制記賬憑證時(shí)需要計(jì)算確定附件的張數(shù)，會(huì)計(jì)電算化下使用計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證時(shí)也同樣的需要計(jì)算確定附件張數(shù)。

然而，對(duì)于記賬憑證附件張數(shù)的計(jì)算一直沒(méi)有明確的法規(guī)制度規(guī)定，導(dǎo)致在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)工作中存在著不同的做法。有的將所附的單據(jù)（包括由若干張?jiān)紤{證匯總而來(lái)的單據(jù)）全部計(jì)算在附件張數(shù)內(nèi)，有幾張算幾張；有的則以簽字的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)數(shù)為準(zhǔn)，對(duì)于由若干張?jiān)紤{證匯總而來(lái)的單據(jù)只將匯總單據(jù)計(jì)入附件張數(shù)；對(duì)于粘貼單有人認(rèn)為有字的應(yīng)計(jì)入附件，也有人認(rèn)為不應(yīng)計(jì)入；對(duì)于證明、批復(fù)、通知等輔助性說(shuō)明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的附件是否計(jì)入附件張數(shù)也有人持不同觀點(diǎn)。由于附件張數(shù)計(jì)算的不同，給人們利用記載在記賬憑證上的這一信息造成了一定混亂。

只有采用明確統(tǒng)一的方法計(jì)算確定原始憑證張數(shù)，才能夠通過(guò)記賬憑證的記載復(fù)核原始憑證的張數(shù)，才能夠印證原始憑證的完整性和一定程度的真實(shí)性，因此筆者認(rèn)為有必要對(duì)此進(jìn)行規(guī)范。

解決這個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵在于明確記賬憑證附原始憑證的目的是什么？原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)。它不僅能用來(lái)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況，還可以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作的原始資料和重要依據(jù)，是會(huì)計(jì)資料中最具有法律效力的一種文件。原始憑證是編制記賬憑證的依據(jù)。在編制記賬憑證之后，附上所依據(jù)的原始憑證，便于對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)處理情況進(jìn)行檢查。在記賬憑證上寫(xiě)明附件張數(shù)，就是為了保證原始憑證的完整性，以此為依據(jù)能夠發(fā)現(xiàn)原始憑證不慎失落或人為抽換等情況。

既然如此，計(jì)算原始憑證的張數(shù)就不必考慮什么邏輯張數(shù)，也不必考慮什么正件、副件，而是直接按原始憑證的自然張數(shù)計(jì)算即可。也就是說(shuō)，記賬憑證附件的張數(shù)就是其后面所粘貼原始憑證的張數(shù)。附在記賬憑證后的與賬憑證中的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄有關(guān)每一張證據(jù)，都應(yīng)作為原始憑證，因此都應(yīng)作為記賬憑證附件計(jì)算張數(shù)。由若干張?jiān)紤{證匯總而來(lái)的單據(jù)（原始憑證匯總表）應(yīng)按張數(shù)與原始憑證一起計(jì)入附件張數(shù)之內(nèi)。需要注意的是，原始憑證粘貼單不應(yīng)計(jì)算附件張數(shù)，因?yàn)槠渥饔弥皇菫榱吮阌诹闵⑵比仍紤{證的粘貼，相當(dāng)于增大或增厚了原來(lái)的原始憑證，即使粘貼單上有簽字說(shuō)明，也只是取代了在每一張零散票券等原始憑證上的簽字而已，粘貼單本身并不能獨(dú)立證明什么，所以不應(yīng)計(jì)算附件張數(shù)。經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件，所以計(jì)算附件張數(shù)應(yīng)包含在內(nèi)。

那么，附件張數(shù)在記賬憑證上是大寫(xiě)還是小寫(xiě)呢？實(shí)務(wù)中，多少年來(lái)會(huì)計(jì)人員都是小寫(xiě)附件張數(shù)的，可是近年來(lái)卻有些教學(xué)資料中出現(xiàn)了大寫(xiě)的要求，而筆者認(rèn)為沒(méi)有必要大寫(xiě)。與前面述及金額欄空行的劃線注銷(xiāo)相同的道理，記賬憑證由單位內(nèi)部財(cái)會(huì)人員編制，制單人如果想更改附件張數(shù)完全可以按自己的想法重新填寫(xiě)一張記賬憑證，既使大寫(xiě)附件張數(shù)也起不到防范的作用。為了防止重復(fù)報(bào)銷(xiāo)或抽換，可以采用已有很多單位實(shí)行的做法，將作為附件的原始憑證加蓋“注銷(xiāo)”或“附件”戳記。所以，附件張數(shù)在記賬憑證上小寫(xiě)即可。

五、“賬”與“帳”是否通用

目前，在日常工作生活甚至是學(xué)術(shù)領(lǐng)域內(nèi)，“賬”與“帳”兩個(gè)字一直在混用。大多數(shù)人認(rèn)為“賬”字更“規(guī)范”，如在《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》、《企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告條例》、《金融企業(yè)會(huì)計(jì)制度》、《小企業(yè)會(huì)計(jì)制度》、《事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法規(guī)中均使用“賬”字。但也有一些出臺(tái)較早的法規(guī)，如1996年頒布的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中使用的是“帳”字。在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)工作中，很多空白賬冊(cè)在印制時(shí)就印成了“記帳憑證”、“帳簿”，財(cái)會(huì)人員對(duì)此司空見(jiàn)慣，逐漸對(duì)“賬”與“帳”不加區(qū)別地混用。而在一些財(cái)會(huì)方面的論文、教材中大多使用“賬”字，偶爾也會(huì)出現(xiàn)“帳”字。有人說(shuō)，文字只是一種語(yǔ)音符號(hào)而已，“帳”與“賬”只是書(shū)寫(xiě)不同，對(duì)會(huì)計(jì)人員而言的含義都是一樣的。既然不會(huì)產(chǎn)生疑義和偏差，大可不必一定要去區(qū)分出哪一個(gè)更加的規(guī)范，其實(shí)不然。

教育部、國(guó)家語(yǔ)委發(fā)布的《第一批異形詞整理表》（2002年3月31日試行）的注釋10：“賬”是“帳”的分化字。古人常把賬目記于布帛上懸掛起來(lái)以利保存，故稱(chēng)日用的賬目為“帳”。后來(lái)為了與帷帳分開(kāi)，另造形聲字“賬”，表示與錢(qián)財(cái)有關(guān)。“賬”、“帳”并存并用后，形成了幾十組異形詞?！百~”、“帳”二字分工如下：“賬”用于貨幣和貨物出入的記載、債務(wù)等，如“賬本、報(bào)賬、借賬、還賬”等；“帳”專(zhuān)表用布、紗、綢子等制成的遮蔽物，如“蚊帳、帳篷、青紗帳（比喻用法）”等。

《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》（2002年增補(bǔ)本）只有“賬戶(hù)”詞條，而無(wú)“帳戶(hù)”詞條，對(duì)“賬戶(hù)”的解釋是：會(huì)計(jì)上指賬簿中對(duì)各種資金運(yùn)用、來(lái)源和周轉(zhuǎn)過(guò)程等設(shè)置的分類(lèi)。經(jīng)國(guó)家語(yǔ)委等修改而成的《圖書(shū)編校質(zhì)量差錯(cuò)認(rèn)定細(xì)則》中的第七條列舉了“常見(jiàn)的較難界定的別字”，其中有“欠賬（帳）、賬（帳）簿”等，并特別說(shuō)明“括號(hào)里的字是錯(cuò)的”。新華社2002年印發(fā)的《新華社采編人員手冊(cè)》“新聞報(bào)道中容易用錯(cuò)的字詞”這部分內(nèi)容中，也明確說(shuō)明，表示“財(cái)物出入的記載”和“債”的義項(xiàng)時(shí)，不能寫(xiě)作“帳”。從以上資料可以得出結(jié)論，“賬”與“帳”不能通用，會(huì)計(jì)上應(yīng)使用“賬”字，如記賬憑證、賬簿、結(jié)賬等等。

（作者單位：哈爾濱金融學(xué)院會(huì)計(jì)系）