論高等院校會計檔案管理

王國強

論高等院校會計檔案管理

王國強

隨著制度和科技的日新月異，高等院校經(jīng)濟業(yè)務也得到迅猛發(fā)展，高等院校的會計檔案管理問題也應與時俱進。高校會計檔案工作是財務工作的重要組成部分，也是容易被忽視的環(huán)節(jié)。本文針對現(xiàn)如今高等院校在會計檔案管理中存在的問題提出相應的解決方案，為高校會計檔案有序管理出謀劃策。

會計檔案；管理；問題

一、高校會計檔案的概念界定及其分類

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)資料。在如今會計電算化取代手工核算的時代，會計檔案不僅包括最終打印輸出的證、賬、表等紙質(zhì)檔案，還應包含整個財務電算化系統(tǒng)開發(fā)、應用所形成的全套電子檔案。相應的磁性介質(zhì)也視為會計檔案范疇，也應列入檔案管理。高校的會計檔案是高校檔案管理的重要組成部分，同時也是記錄和反映高校經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。會計檔案的真實性、完備性、準確性、管理的科學性對高校財務決策起到重要的輔助作用。

二、高校會計檔案管理目前存在的問題

（一）相關人員對會計檔案管理的重視程度有待提高

會計檔案從形成、整理到收錄歸檔需要全體經(jīng)辦人員協(xié)調(diào)配合才能井井有條。然而，會計檔案的日常管理卻較易被忽略，或不能引起足夠的重視。首先，檔案的管理與其形成過程息息相關，會計檔案責任人卻往往抱有“各司其職”的錯誤觀念，將檔案管理事宜完全歸于檔案管理人員。其次，會計檔案的收集、歸檔工作是一件對耐心與細心要求很高的工作，檔案管理人員要時刻提高責任意識，整理歸檔要及時、規(guī)范，不應存在松懈意識。第三，管理者往往將精力大部分放在對會計核算及資金管理和財務決策上，對會計檔案的管理工作往往忽視。

（二）會計檔案管理制度的不完善或執(zhí)行力差

很多高校只是根據(jù)國家法規(guī)的要求管理會計檔案，并沒有結(jié)合自身情況制定適用于本單位的會計檔案管理制度，或者制定的檔案管理制度不能從程序上明確指導工作。有些高校也存在有制度卻沒有嚴格執(zhí)行的情況。這兩方面的原因下，會計檔案的管理易造成職責不清、程序混亂、內(nèi)容缺失、手續(xù)不全等問題，最終導致會計檔案管理工作錯漏叢生，問題不斷。

（三）會計檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)有待提高

目前，許多高校并沒有專職的會計檔案管理員，這一職能大部分由會計人員兼管。會計人員往往沒有受過專業(yè)的檔案管理業(yè)務培訓，同時缺乏相關工作經(jīng)驗。對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，使得整理出來的財務檔案案卷質(zhì)量不高，裝訂不規(guī)范，難以保證檔案的完整性和安全性。會計電算化檔案的管理人員往往并非專業(yè)電算化人才，會計人員對計算機系統(tǒng)及財務電子系統(tǒng)不甚精通，導致電子檔案的備份不完善，沒有做到操作系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫的完全備份。電子檔案的整理與提交也存在不規(guī)范的問題。檔案人員的不專業(yè)性使得會計檔案的完整性和安全性難以得到保障。

（四）會計檔案管理業(yè)務流程不細致、不規(guī)范

財務檔案管理機構(gòu)是進行財務檔案管理工作的組織保證，也是會計檔案管理的工作需要。但實際工作中各高校都未設置此機構(gòu)，檔案工作由不同部門人員協(xié)同管理。會計檔案的歸檔方面，根據(jù)《會計檔案管理辦法》，每年形成的會計檔案應由會計機構(gòu)負責立卷、裝訂、編制會計檔案管理清冊。當年形成的會計檔案可由財會部門保管一年。然而在實際工作中，大多數(shù)高校并未編制完整的檔案保管清冊，部分檔案也未能做到及時移交。會計部門電子檔案保存凌亂，紙質(zhì)檔案與電子檔案未能做到同步歸檔。會計檔案的保管過程中，檔案的存放庫房沒有完全符合“七防”的要求，檔案的安全性存在隱患。在會計檔案的查閱管理上，很多高校沒有建立專門的會計檔案查詢系統(tǒng)，導致查詢費時費力。檔案的查閱手續(xù)不齊全，程序不規(guī)范。會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，大有無人來銷、無人敢銷的局面。即使超過保管期限數(shù)年，也不愿銷毀，由于種種原因?qū)е聦W校會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

三、高校財務會計檔案管理存在問題的解決辦法

（一）加強領導，提高對會計檔案管理重要性的認識

主管領導要高度重視會計檔案管理工作，會計檔案的收集、整理、歸檔、查閱、移交等工作要明確專人負責。培養(yǎng)全體會計人員良好的檔案管理意識，按照《財務檔案管理工作規(guī)定》，實行邊核算邊整理，業(yè)務完成立卷完成的原則，及時完成這項工作。樹立財務人員之間崗位交接的經(jīng)驗交流意識，做好“傳、幫、帶”工作，將檔案管理的經(jīng)驗、規(guī)則、技術認真?zhèn)鞒?，避免新手?jīng)驗不足導致的檔案凌亂問題。檔案主管機關也應定期針對會計檔案管理進行業(yè)務指導，以進一步提高會計檔案的管理水平。

（二）加強檔案管理人員培訓，提高人員業(yè)務素質(zhì)

隨著新制度、新技術的更新和發(fā)展，高校會計檔案管理人員必須提高自身業(yè)務素質(zhì)，以適應新形勢的需要。要高度重視會計檔案管理業(yè)務培訓，將會計檔案管理及操作技能培訓納入會計人員崗前培訓和繼續(xù)教育培訓的重要內(nèi)容，努力使會計人員熟練掌握會計檔案整理的基本知識、基礎業(yè)務與操作技能，從源頭上做好會計檔案管理的基礎工作。

（三）建立健全高校財務檔案管理的規(guī)章制度

要使高校會計檔案納入規(guī)范化管理，必須制定一套完善的會計檔案管理制度。同時，在制度的實施過程中要做到嚴格執(zhí)行。

（四）規(guī)范會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作

1.規(guī)范會計檔案立卷、歸檔工作。首先，結(jié)合單位業(yè)務內(nèi)容對會計檔案進行分類，制定相應科學合理的立卷、歸檔方案，準備好預設案卷。其次，會計憑證的粘貼整理要做到及時、規(guī)范、簽章齊全、憑證封面所列事項完整，薄厚適中。裝訂完畢按時間先后順序裝入檔案盒，并完整填寫檔案盒上內(nèi)容。其他會計檔案也要做到收錄齊全、整理及時，并建立規(guī)范的會計檔案保管清冊。會計年度終了，要將打印輸出的各類會計賬頁分類整理，按科目及時間順序用號碼機打印序號后編制目錄，按科目填寫賬簿啟用表，分類分科目裝訂后封粘，裝訂人員在封粘處簽章。將會計報表分月逐頁編制序號，并按序號編制目錄，最后按時間先后順序裝訂，裝訂人員在封粘處簽章。其他會計資料的裝訂同會計報表的裝訂。

2.規(guī)范會計檔案的保管。目前，各高校均建有綜合檔案室。會計檔案由財務部門保管一年后要交由檔案室保管，在提交紙質(zhì)檔案的同時要一并提交同步的電算化會計檔案。會計人員在進行檔案交接的過程中，要按照相關程序認真辦理交接手續(xù)，以明確職責。

3.嚴格執(zhí)行會計檔案的查閱、銷毀制度。會計檔案的查閱、借出必須嚴格執(zhí)行相關審批程序，未經(jīng)相關負責人批準不得私自借閱及復制。借閱登記要及時，借閱人、借閱時間、案卷名稱要登記齊全。對于已到保管期限的會計檔案要及時銷毀，進行銷毀要嚴格執(zhí)行相關法律法規(guī)。對需要銷毀的會計檔案要編制會計檔案銷毀清冊，列明檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止日期和檔案編號、應保管年限、已保管年限、銷毀時間等內(nèi)容，并由單位負責人在檔案銷毀清冊上簽署意見。保管期滿但有未完結(jié)賬項的會計檔案，按規(guī)定不得銷毀，要單獨抽出立卷并在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明，保管到未了事項完結(jié)時為止。銷毀會計檔案時，應嚴格執(zhí)行由相關部門監(jiān)銷制度。

[1]黃煥敏.行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題.合作經(jīng)濟與科技.2014[1].

[2]戴敏.高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法[J]中國證券期貨，2013[4]:142.

[3]財政部及國家檔案局.會計檔案管理辦法.

（作者單位：遼寧醫(yī)學院財務處）