基于ISO9001質量管理體系與ERP信息系統(tǒng)基礎上的總編室工作探討

[摘要]ISO9001與ERP基礎上一種全新的管理環(huán)境與管理手段在出版社正式建立后，總編室的管理職能和工作模式發(fā)生了相應的轉變。在內部管理更加規(guī)范的情況下，總編室的管理水平與執(zhí)行力得到提高，其工作的主動性與積極性得到發(fā)揮，工作效率也相應得到提升。

[關鍵詞]ISO9001質量管理體系；ERP信息系統(tǒng)；管理職責；過程管理

[作者簡介]周云，安徽少年兒童出版社。

近年來，隨著我國出版社轉企改制進程的不斷推進，在出版社建立科學合理的現代企業(yè)制度，引進其他行業(yè)的先進管理經驗和管理方法，提升出版社的競爭能力，已經成為各出版社的一項戰(zhàn)略舉措。2008年6月，安徽出版集團有限責任公司旗下的時代出版?zhèn)髅焦煞萦邢薰炯跋聦?家出版社整體啟動引入ISO9001質量管理體系這一重要戰(zhàn)略舉措，并于2009年11月正式通過中國質量認證中心的現場審核，成功建立起基于ISO9000標準的質量管理體系；與此同時，8家出版社同步導入ERP系統(tǒng)這一信息化管理手段。ISO9001質量管理體系為ERP提供了一個規(guī)范的管理環(huán)境，ERP又為ISO9001質量管理體系提供了一個科學、高效的運行平臺?；贗SO9001與ERP基礎上的一種全新管理環(huán)境與管理手段在出版社正式建立之后，總編室管理職能和工作模式也需要做出相應調整，進行必要的轉變。

一、管理職責與權限的明晰化

1. 管理水平與執(zhí)行力的提高

ISO9001標準將“管理職責、過程管理”等四個基本過程作為質量管理過程的全部活動，其中“管理職責”要求對企業(yè)內部每一個部門的職責進行劃分并形成文字，明確每一個部門的相應職責。ERP系統(tǒng)則利用多種技術手段為“管理職責”提供了很好的支持。例如，通過ERP的建模，出版社可以按照ISO9001“管理職責”的要求，形象地表述出版社部門崗位的職責與權限。在實際工作中，則體現為管理職責從紙質制度化的層面落實到實際的、可見的流程上。在實際的日常工作中，由于種種原因，內部管理經常會出現管理不到位、責任不明確等現象。導入具有國際先進管理水平的ISO9001質量管理體系和ERP信息化系統(tǒng)之后，由于每個工作流程都有相應的記錄，形成了可追溯性，在某個問題出現時能清楚找出責任人，有效避免了“職責不清、責任不明”現象的發(fā)生，提高了出版社管理的規(guī)范性和科學性，完善與提升了出版社的內部管理水平。

在規(guī)范的管理制度基礎上，借助ERP信息系統(tǒng)這一管理抓手，總編室工作人員可以更好地對選題申報材料的填寫、書稿三審的質量情況、圖書出版流程的規(guī)范等加強管理。一方面避免了各項資料的錯誤及缺失以及不規(guī)范情況的發(fā)生，另一方面也提高了自身的執(zhí)行力，提升了總編室的管理效率和服務水平。

2. 平凡事做經典，瑣屑事做完美

由于處于出版業(yè)務的中樞位置，總編室工作具有“多、雜、繁、亂”的特點。無論是選題計劃制定申報、出版單位等級評估材料準備，還是領導指示與精神的上傳下達、各種報獎及重點項目材料報送，不僅工作量大，而且瑣碎?？偩幨夜ぷ鞯闹貜托约暗蛣?chuàng)新性，導致大多數總編室工作人員疲于應付，工作積極性不高。ISO9001質量管理體系強調工作流程中每一個小事都會對產品的質量產生直接影響，任何一個環(huán)節(jié)或者節(jié)點的疏漏都可能導致最終結果的不可控。工業(yè)產品的不合格可以通過“召回”來減小乃至消除對消費者安全的隱患，而不合格圖書對讀者乃至文化傳承、精神文明建設的不良影響則是不可估量的。

總編室工作人員應積極踐行“平凡事做經典，瑣屑事做完美”的管理要求，充分發(fā)掘ISO9001質量管理體系和ERP信息化系統(tǒng)的管理優(yōu)勢，并積極運用到實際工作中，協助社領導做好選題規(guī)劃，滿足編輯業(yè)務與專業(yè)發(fā)展需求，協調好社內外各種關系，不斷發(fā)揮總編室的組織、協調、管理、服務四大基本職能。

二、管理方式與管理手段的更新

在傳統(tǒng)出版模式下，出版社的管理主要依托手工管理、紙質管理?；贗SO9001質量管理體系與ERP信息系統(tǒng)基礎上的一種全新管理環(huán)境與管理手段在出版社正式建立之后，ERP系統(tǒng)作為規(guī)范管理的抓手，必然給總編室的管理工作帶來挑戰(zhàn)。面對這些新工作方式的轉變，我們要通過不斷優(yōu)化工作方法，創(chuàng)新工作思維。

1. 精細化的管理

ISO9001質量管理體系與ERP信息系統(tǒng)強調的是一種精細化的管理模式，通過精細化的管理，對每一個“生產”流程都做到監(jiān)控到位、管理到位，以確保產品（即圖書）質量合格。ISO9001質量管理體系強調對一本圖書的全流程進行分析，對影響圖書質量的關鍵流程的操控程序予以規(guī)定，遵循“按做的寫，按寫的做”這一規(guī)則。ERP信息平臺則通過借助信息技術這一手段，對圖書選題策劃及圖書流程管理進行更加精細化的管理。從選題策劃到圖書銷售，責任人、操作時間等每一個細節(jié)都可以在ERP信息系統(tǒng)中呈現，期間一系列數據的采集及儲存也變得更加清晰、方便和快捷。細節(jié)的精細化呈現，不僅便于總編室的管理，也為各級領導做出相應決策提供較好的數據支持。

在貫徹質量管理體系的過程中，總編室需要承擔相當一部分的監(jiān)督檢查職責，具體有參與編制文件，學習質量管理標準，檢查各部門執(zhí)行情況，收集整理貫徹標準所產生的各種材料、數據等。在ERP信息系統(tǒng)的操作過程中，同樣有許多關鍵節(jié)點的控制，如選題立項、工作任務指派、書號核準、流程檢查、數據導出等，這些都需要由總編室工作人員來具體操作。鑒于此，總編室工作人員要主動接受ISO9001質量管理體系的管理理念，積極參加ERP信息系統(tǒng)的操作培訓，努力接受新的管理模式，力爭快速掌握新的工作方法，積極進入新的工作狀態(tài)。

2. 系統(tǒng)化的管理

ISO9001質量管理體系與ERP信息系統(tǒng)所強調的精細化管理模式，建立在系統(tǒng)化的規(guī)范管理基礎上。ISO9001質量管理體系依托的是PDCA循環(huán)管理模式，ERP信息系統(tǒng)則依靠計算機系統(tǒng)的強制性建立起流程的合理化與規(guī)范化，通過系統(tǒng)各管理模塊的提前設定，明確各部門的管理職能。這樣做的好處是：各種數據和信息的流轉程序不能隨意變動，從而做到信息準確；不規(guī)范的做法會遭到系統(tǒng)的拒絕，并能使不規(guī)范操作得到及早發(fā)現，最大限度地杜絕因管理漏洞或管理缺失導致的嚴重后果。

在總編室的業(yè)務管理過程中，選題的策劃申報、書稿的三審、書稿的三校一通讀、書號的核發(fā)、CIP數據的申領等節(jié)點比較重要。如果選題的策劃與申報關系到出版社的出版方向，那么書稿的“三審三?！眲t涉及出版社的導向問題，書號與CIP的申領則體現出版社遵循國家管理要求的程度。這幾個環(huán)節(jié)都是由總編室在其間承擔著協調、管理以及服務的職能。采用ERP信息系統(tǒng)工作平臺后，從編輯在系統(tǒng)上填寫選題申報開始，一直到三審記錄的填寫、書號及CIP數據的申請，總編室工作人員均可以通過系統(tǒng)在線查看。無論是資料是否健全，還是流程是否順暢，甚至是相關人員的工作是否高效，都可以在系統(tǒng)上一目了然。這不僅減少了手工操作的環(huán)節(jié)，縮短了信息傳遞、處理的時間，而且降低了操作過程中出現誤差的概率，便于相關人員自我約束。

三、對過程管理的進一步重視

ISO9001質量管理體系關注“過程方法”，即強調對流程的監(jiān)控與管理。根據系統(tǒng)是由過程組成的網絡，過程是活動的流程，活動是過程的節(jié)點這樣的原理，ERP系統(tǒng)依據出版社的過程或者活動中一系列操作規(guī)則在系統(tǒng)中生成了相應的過程模型。具體到實際工作中，即通過對圖書的選題策劃、編輯校對、出版印刷、發(fā)行儲運等過程加以識別乃至控制，確保每一個環(huán)節(jié)“輸出”到下一個流程的工作都是“合格品”，實現各個環(huán)節(jié)之間的無縫對接，這是保證圖書質量的一個重要舉措。ERP信息系統(tǒng)以產品的實現過程為主線，通過對圖書出版流程各環(huán)節(jié)的控制，借助上一個流程的“輸出”，鏈接到下一個流程的“輸入”，通過不斷的“鏈接”，最終實現對產品質量的全過程跟蹤?；贗SO9001質量管理體系的建立以及ERP信息系統(tǒng)的導入，為確保產品質量提供了有力的保障。

圖書的生產過程是一個系統(tǒng)的過程，每個環(huán)節(jié)及流程都會影響出版物的最終質量。圖書的質量形成過程，主要包括選題策劃、編輯加工、三審三校、生產印刷、營銷發(fā)行等主要環(huán)節(jié)，其中涉及總編室或者與總編室工作密切相關的有選題策劃、編輯加工、三審三校等環(huán)節(jié)。因此，在強調對過程進行嚴格管理的理念指導下，總編室工作人員要高度重視這一工作。建立ISO9001質量管理體系和導入ERP信息系統(tǒng)后，總編室的工作關口便前移到對過程的管理中。借助完備的質量管理體系及先進的信息化管理手段，無論是選題策劃還是書稿三審記錄填寫，總編室都可以在操作過程中參與進來，隨時可以針對流程中出現的問題提出異議，并要求及時整改。甚至作者交稿的時間，編輯加工、三審時間的分配等一系列細節(jié)問題也都呈現在ERP系統(tǒng)上，這為總編室的管理工作提供了極大便利。

總之，新形勢及新管理模式的出現，對總編室工作人員來說既是挑戰(zhàn)也是機遇。我們應積極面對挑戰(zhàn)，把握機遇，善于思考，努力化被動為主動，最大限度地發(fā)揮好總編室的工作職能，做好管理工作的轉型升級，為出版社的發(fā)展與壯大貢獻自己的力量。

[1]林清發(fā)，劉航. 新聞出版行業(yè)ISO質量管理體系操作指南[M]. 合肥：安徽科學技術出版社，2011.

[2]白建明. ISO9001質量管理體系對出版單位的管理效用淺析[J]. 出版發(fā)行研究，2006（8）.