淺談高校檔案管理的信息化建設(shè)

馬晨雪

摘 要：隨著信息科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人們的生活、工作已經(jīng)離不開(kāi)信息化建設(shè)的發(fā)展，高校檔案管理工作也是如此，檔案信息化建設(shè)管理工作是當(dāng)前高校工作重要的組成部分，它體現(xiàn)著一個(gè)學(xué)校檔案的管理水平，所以做好高校檔案信息化管理工作非常重要，但是從目前高校檔案信息化管理工作來(lái)看，還存在著一些問(wèn)題，本文針對(duì)在檔案信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出了一些行之有效的解決措施，旨在進(jìn)一步推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)，提升檔案的重復(fù)利用率。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化管理；重要性；問(wèn)題；措施

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)信息化科技的發(fā)展，高校檔案作為學(xué)生學(xué)習(xí)和教師等的日常工作行為的憑證，是重要的歷史資源，它是將高校的工作教育、科研、管理以檔案的形式儲(chǔ)存起來(lái)，便于日后編輯操作，高校檔案信息化建設(shè)成為高校未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，檔案管理工作的好壞直接影響著高校的工作效率，所以做好高校檔案管理工作是當(dāng)下高校面臨的一項(xiàng)重要工作。

1 高校檔案信息化建設(shè)的作用

高校檔案管理的信息化建設(shè)具有非常重要的作用，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化、檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的辦公模式，提高高校檔案的工作效率。

1.1 檔案信息存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化

檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化是把紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描、錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以計(jì)算機(jī)的形式存儲(chǔ)檔案信息。它把分散的各種信息資源以數(shù)字化的形式存貯，然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的形式互相連接起來(lái)，便于檢索快捷方便、實(shí)時(shí)同步備份，最終實(shí)現(xiàn)資源的共享，檔案信息數(shù)字化是高校檔案管理信息化建設(shè)的前提條件，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，要及時(shí)的對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行數(shù)字化修復(fù)，將檔案里面的所有信息數(shù)據(jù)通過(guò)數(shù)字化處理存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的目標(biāo)。

1.2 檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化是利用專業(yè)的檔案系統(tǒng)管理軟件對(duì)完成數(shù)字化的檔案進(jìn)行有效的管理。但是在實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程中，必須要嚴(yán)格的按照檔案行政管理部門制定的相關(guān)規(guī)定。遵循相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)要求，才能徹底的實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代化信息檔案管理的轉(zhuǎn)變。主要從以下五個(gè)方面實(shí)現(xiàn)檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化：包括檔案信息采集、儲(chǔ)存、管理、網(wǎng)絡(luò)管理、管理軟件等的標(biāo)準(zhǔn)化，才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

1.3 檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化

檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化是指充分利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息科學(xué)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，從而能及時(shí)有效的對(duì)檔案進(jìn)行檢索，提高高校檔案管理工作的效率。

2 當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)高校檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足

高校檔案信息化建設(shè)是未來(lái)檔案管理的發(fā)展方向，是促進(jìn)高校檔案管理水平的重要環(huán)節(jié)，但是由于對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在著很多問(wèn)題，檔案的信息化建設(shè)沒(méi)有得到領(lǐng)導(dǎo)層的重視，領(lǐng)導(dǎo)層就不會(huì)正確的引導(dǎo)高校進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)，各種技術(shù)設(shè)備也得不到資金的投入、支持，導(dǎo)致設(shè)備落后，檢索效率低下。

2.2 高校檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍落后

只有專業(yè)的、全能型人才才能促進(jìn)高校信息化建設(shè)的有效進(jìn)行，然而在現(xiàn)實(shí)高校信息化檔案建設(shè)管理過(guò)程中，往往缺乏專業(yè)的檔案信息化建設(shè)技能人才，對(duì)檔案的管理基礎(chǔ)知識(shí)及各項(xiàng)流程還不熟悉，對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的操作系統(tǒng)不了解，從而在建設(shè)過(guò)程中遇到問(wèn)題不能獨(dú)立的完成解決。

2.3 高校檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

要想實(shí)現(xiàn)高效的檔案信息化建設(shè)有效進(jìn)行，必須要有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，才能保障建設(shè)任務(wù)的順利進(jìn)行，然后在當(dāng)前各大高效的檔案信息化建設(shè)管理過(guò)程中，沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，都是根據(jù)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)層的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)制定管理標(biāo)準(zhǔn)，其中不乏帶有個(gè)人色彩，或者各部門根據(jù)自行的情況采用適合自己部門的檔案管理系統(tǒng)，缺乏與其他部門之間的聯(lián)系，就造成了高校檔案之間的聯(lián)系不夠緊密，相對(duì)分散，就不利于高校檔案的集中、有效管理。

2.4 高校檔案信息化建設(shè)對(duì)資金和設(shè)備投人不足

由于高校對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金和設(shè)備投入不足，一定程度上阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，對(duì)基本的檔案設(shè)備像加固器、檔案鉆孔機(jī)、檔案除濕器、檔案破損修復(fù)機(jī)等設(shè)備投入不足，導(dǎo)致在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)不能及時(shí)的整改，由于資金的投入不足，導(dǎo)致高校檔案檢索工具不先進(jìn)，檢索信息不準(zhǔn)確，或者需要花費(fèi)大量的時(shí)間才能檢索到所需的資料，檢索效率低下。資金的投入不足也不利于紙質(zhì)檔案全部利于電子化儲(chǔ)存，缺乏高效、統(tǒng)一、規(guī)范的管理。

3 加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)的有效措施

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視

只有加強(qiáng)對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的高度重視，才能有力的推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，所以高校領(lǐng)導(dǎo)層一定要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，才能正確的引導(dǎo)工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，同時(shí)給予大力的支持，從人力、物力、財(cái)力等方面給予支持和投入，才能保證各項(xiàng)設(shè)備得到落實(shí)，才能使日后的信息檢索準(zhǔn)確、及時(shí)，方便日后高校各種日常事務(wù)的管理。

3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案軟硬件設(shè)施的建設(shè)”

檔案軟硬件設(shè)施的建設(shè)對(duì)于實(shí)現(xiàn)高效檔案信息化管理具有非常重要的作用，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案在使用過(guò)程中容易發(fā)生破損和數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題，造成檔案數(shù)據(jù)信息不全、不準(zhǔn)確，無(wú)法保證原始信息的可持續(xù)利用，所以只有加強(qiáng)對(duì)檔案軟硬件設(shè)施的建設(shè)，才能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案信息資料的數(shù)字化管理，將紙質(zhì)檔案信息通過(guò)掃描、復(fù)制存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中，然后利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案資料進(jìn)行借閱和查詢，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的使用壽命，利用原始資料作憑證，保障檔案更具有科學(xué)、合理性。

3.3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的人才引進(jìn)

加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的人才引進(jìn)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，對(duì)檔案信息化建設(shè)具有非常重要的作用。所以高校領(lǐng)導(dǎo)層要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，包括提升計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，檔案管理人員對(duì)信息獲取、鑒定與評(píng)估能力，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)的認(rèn)知水平，培養(yǎng)檔案管理人員敏銳的觀察力，認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是日后工作的重點(diǎn)和發(fā)展方向，培養(yǎng)他們把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案的能力，提高檔案的使用效率，深化高校檔案信息化管理。所以不定期的對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)。不斷引進(jìn)高素質(zhì)的管理人才，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的可持續(xù)發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)是提高高校整體管理水平的重要措施。面對(duì)當(dāng)前我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)存在認(rèn)識(shí)不足、建設(shè)隊(duì)伍水平落后落后、缺乏統(tǒng)一、有效的管理標(biāo)準(zhǔn)以及建設(shè)缺乏相應(yīng)的資金及設(shè)備投人等問(wèn)題，嚴(yán)重制約了我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。因此加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視、改善檔案的軟硬件設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)人才的引進(jìn)，以此保證信息化建設(shè)順利實(shí)施，促進(jìn)高校教育管理水平的不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王艷玲. 淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[J]. 現(xiàn)代情報(bào)，2007，06：63-64+67.

[2]樊偉. 淺談高校檔案管理的信息化建設(shè)[J]. 華章，2014，01：337.

[3]賈秀琴. 小議高校檔案管理的信息化建設(shè)[J]. 改革與開(kāi)放，2011，18：103.endprint