基于知識管理環(huán)境的企業(yè)檔案工作研究

李娜

摘 要：隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，信息和知識顯得尤為重要，企業(yè)檔案作為企業(yè)重要的顯性知識資源，在企業(yè)知識管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。本文主要對基于知識管理環(huán)境的企業(yè)檔案工作進行探討。

關(guān)鍵詞：知識管理；企業(yè)檔案；工作研究

由于生產(chǎn)力和科學技術(shù)的不斷進步以及近年來企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的不斷深入，企業(yè)檔案工作的任務(wù)、內(nèi)容、范圍都發(fā)生了很大的變化。在這種情況下，企業(yè)檔案的信息也不可避免地遇到許多新困難、新難題。為適應(yīng)知識管理時代新形勢的發(fā)展，必須實施檔案信息化管理，使用戶可以在網(wǎng)際上自由地穿梭跨越，不受地理位置和時間限制地查詢、共享檔案信息，促使企業(yè)檔案工作取得突破性進展，滿足利用者多方面的需求。

1 知識管理的概念

所謂知識管理是指，在組織中建構(gòu)一個人文與技術(shù)兼?zhèn)涞闹R系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識，透過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新等過程，達到知識不斷創(chuàng)新的最終目的，并回饋到知識系統(tǒng)內(nèi)，個人與組織的知識得以永不間斷的累積，從系統(tǒng)的角度進行思考這將成為組織的智慧資本，有助于企業(yè)做出正確的決策，以適應(yīng)市場的變遷。在信息時代里，知識已成為最主要的財富來源，而知識工作者就是最有生命力的資產(chǎn)，組織和個人的最重要任務(wù)就是對知識進行管理。知識管理將使組織和個人具有更強的競爭實力，并做出更好地決策。

2 企業(yè)檔案工作的重要性

企業(yè)檔案是企業(yè)各項活動的原始記錄，真實地記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)寶貴的信息資源。企業(yè)的各類檔案，如文書檔案、技術(shù)檔案、人事檔案以及知識資產(chǎn)型檔案等，全面而真實地記錄了企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營以及人事管理等方面的活動。企業(yè)檔案工作是指對企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各種資料加以整理、保墊以備日后利用的一項工作。企業(yè)檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)性管理工作的重要組成部分，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理等方面檔案信息的匯集中心，能為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策提供重要依據(jù)，為企業(yè)科研、設(shè)計工作創(chuàng)造必要條件。知識經(jīng)濟時代，企業(yè)紛紛實行新的知識管理模式以提高效益，獲取更大的競爭力。當企業(yè)各部門的管理全面知識化時，檔案工作的知識化管理改革是必要的也是必須的，同時也是可行的。

3 企業(yè)檔案工作的瓶頸問題

3.1 被動服務(wù)，難以發(fā)揮檔案的知識價值

近年來，應(yīng)公眾知情權(quán)意識的增強與政務(wù)信息公開進程的推進，社會對信息服務(wù)方式的研究力度也在加大。信息服務(wù)的方式分為主動服務(wù)與被動服務(wù)兩種。主動服務(wù)就是信息部門主動將信息或有關(guān)信息加工產(chǎn)品提供給公眾利用，如向社會散發(fā)信息手冊、信息利用指南，通過新聞媒體、報刊雜志、廣播電視等大眾傳播工具主動刊登部分信息，深入街道、社區(qū)開展信息講座、信息座談會等。被動服務(wù)則是社會先提出利用申請，信息部門根據(jù)社會的利用申請決定是否開放、以何種形式開放以及開放哪些內(nèi)容等。

3.2 業(yè)務(wù)流程功能單一，缺乏可兼容性

導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程功能單一的主要原因在于企業(yè)內(nèi)組織結(jié)構(gòu)層級化，機構(gòu)設(shè)置冗雜，本可以綜合處理的部門單行設(shè)置，部門設(shè)置過多，各部門業(yè)務(wù)流程的功能細化，呈現(xiàn)出功能單一的弊端。就檔案業(yè)務(wù)流程來看，整個流程不僅呈現(xiàn)階段式特征，并且整個流程圍繞檔案實體保管與利用的所有要求設(shè)置，功能非常明確單一。此外，原檔案業(yè)務(wù)流程的兼容性差，在進行檔案知識資源管理時，很難在原流程中嵌入知識資源管理的操作規(guī)程；在設(shè)計企業(yè)整體知識管理系統(tǒng)時，也很難將檔案業(yè)務(wù)流程嵌入系統(tǒng)之中。這個問題，不是檔案部門單獨面臨的問題，企業(yè)內(nèi)情報部門、圖書部門也同樣面臨，所以這是企業(yè)在設(shè)計知識管理系統(tǒng)時遇到的普遍問題。從這個角度上看，檔案業(yè)務(wù)流程功能單一，不是憑檔案部門的一己之力可以解決的，需要從全局的角度重新調(diào)整。

3.3 知識產(chǎn)權(quán)檔案管理中存在的問題

知識產(chǎn)權(quán)檔案類目的設(shè)置問題。檔案管理有其基本原則，即遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、便于檔案的保管和利用。知識產(chǎn)權(quán)活動的特點較為明顯，知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理需要充分結(jié)合知識產(chǎn)權(quán)活動的這些特點進行，才能充分保證知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的效率。而事實上，知識產(chǎn)權(quán)活動的這些特點讓檔案部門的工作人員來把握，具有一定的難度，這就造成了檔案工作者設(shè)置的知識產(chǎn)權(quán)檔案類目不準確。

4 企業(yè)檔案工作知識化的創(chuàng)新

4.1 推動企業(yè)檔案工作信息化建設(shè)

企業(yè)檔案信息化管理，即利用計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)，“激活”檔案信息，使其進入企業(yè)信息化、社會信息化的信息流之中。檔案信息化管理是企業(yè)知識管理的客觀要求?？茖W運用知識管理體系中的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、信息查詢與檢索引擎技術(shù)及共享技術(shù)等先進的信息技術(shù)，有選擇地進行企業(yè)檔案的數(shù)字化工作，積極推進網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。同時，不能忽視企業(yè)知識的保護工作。檔案信息流動必須與檔案信息保密相結(jié)合，在管理、技術(shù)方面采取相應(yīng)的保密措施。

4.2 企業(yè)檔案部門要關(guān)注檔案實體的責任管理與安全管理

企業(yè)檔案的工作不論在任何時候開展，檔案實體的責任管理與安全管理都是開展的主要基礎(chǔ)，要將這個基礎(chǔ)合理穩(wěn)固，才可以讓企業(yè)檔案信息化管理順暢開展。在企業(yè)管理環(huán)境上不斷變化的過程中，智力以及創(chuàng)新資產(chǎn)成為了企業(yè)中最為重要的武器，其中企業(yè)對智力資產(chǎn)的更新和保護更加的關(guān)注。在這樣的情況下，企業(yè)檔案的保管實體，需要將幾方面轉(zhuǎn)型準備好，其一要將企業(yè)管理的變化及時的順應(yīng)，要對工作目標的轉(zhuǎn)型合理完成，將初期的服務(wù)和管理目標，轉(zhuǎn)變到創(chuàng)新目標中，對固有的知識資源優(yōu)勢需要充分利用，同時還需要逐漸的開展資源的補充和更新。

4.3 建立新型企業(yè)檔案管理機構(gòu)

新型檔案管理機構(gòu)應(yīng)該成為企業(yè)的知識資源管理中心和知識資源服務(wù)中心，可以配合企業(yè)的知識管理部門制定企業(yè)的知識資源整體規(guī)劃?？梢越⒁粋€企業(yè)圖書、情報、檔案一體化機構(gòu)，如檔案信息中心等，使各類信息綜合利用，實現(xiàn)企業(yè)信息資源的共享?；拭骷瘓F在檔案室、圖書館的基礎(chǔ)上組建了檔案信息中心，該中心的重要職能是負責集團所有檔案和圖書的管理及開發(fā)利用工作，利用集團的檔案、圖書和互聯(lián)網(wǎng)，積極采集截取企業(yè)所需的有關(guān)銷售、生產(chǎn)、產(chǎn)品研發(fā)等方面的信息情報及時傳遞給集團的相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)，為集團的管理決策提供參考。

總之，在知識經(jīng)濟的大背景下，知識作為重要的生產(chǎn)要素和第一資源，已成為企業(yè)提高競爭力的關(guān)鍵。對企業(yè)檔案進行知識化管理既是維護企業(yè)記憶、增強企業(yè)競爭力的需要，也是企業(yè)檔案工作拓展自身發(fā)展空間的需要。

參考文獻

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