淺析檔案信息化在移動通信技術普及下的發(fā)展契機

摘要：本文通過對移動通訊技術的發(fā)展以及其在檔案信息化建設中的應用現(xiàn)狀和前景進行分析，從檔案館開發(fā)和利用檔案信息資源的業(yè)務需求角度進行思考，提出移動通信技術在檔案信息化建設中應用的必要性和可行性。

關鍵詞：檔案 信息化 移動 通信 技術應用

隨著移動通訊時代的來臨，手機已成為我們必備的通訊工具，并且它憑借方便、快捷、成本低、覆蓋面廣等優(yōu)勢，已經(jīng)在很多領域得到了應用。很多的傳統(tǒng)服務機構都開始利用移動互聯(lián)網(wǎng)拓展自己的業(yè)務，比如手機書、手機報、手機電視等，人們通過手機不僅可以通訊、視頻會話，還可以瀏覽網(wǎng)頁、收發(fā)EMAIL、進行電子商務、游戲娛樂等。隨著檔案信息化建設的推行，作為信息技術發(fā)展中的“迷你新秀”，移動通信技術在傳統(tǒng)服務機構的檔案界也勢必引起一番思考：移動通信技術是否有望將檔案館的固定服務模式帶入一個移動式服務的新時代？

1 移動通信技術在檔案信息化建設中的應用現(xiàn)狀

2006年6月，貴州省檔案館率先在全國開通了手機短信查詢檔案和現(xiàn)行文件目錄業(yè)務，向社會各界提供查詢的檔案盒現(xiàn)行文件條目約有15萬條，當?shù)赜脩糁恍枰庉嫸绦拧安樵儍?nèi)容A年份”或編輯短信“BX”發(fā)送到06688123，幾秒鐘后便可收到回復的短信，資費每條0.10元，回復短信免費。手機互聯(lián)網(wǎng)用戶也可以輸入網(wǎng)址www.gzda.gov.cn，通過WAP界面進行查詢。貴州省檔案館率先通過移動通信技術轉變檔案服務模式的實現(xiàn)為開發(fā)和利用檔案信息資源上開辟了新途徑，讓移動通信技術應用開始在檔案界引起關注。目前，從移動通信引領改變生活模式來看，移動手機應用在檔案館業(yè)務上就是通過專門的移動代理服務器將檔案館資源數(shù)字化信息鏈接或存儲，然后將檔案服務由檔案館對人過渡到服務器端對口到手機用戶客戶端，用戶通過手機，以無線接入方式接收及反饋檔案館的信息這樣一種服務方式，完成檔案信息的交流、咨詢、公布等功能，從而實現(xiàn)用戶可以直接通過手機方便快捷的與檔案數(shù)據(jù)庫以及檔案管理員互動，是檔案館擴大外延服務的又一次新的嘗試。

2 移動通信技術在檔案信息化建設中彰顯特色

移動通信檔案業(yè)務可以實現(xiàn)檔案館和用戶之間的雙向交流，因為使用該業(yè)務用戶可以通過手機登移動通信平臺查詢、利用、咨詢相關的檔案信息和現(xiàn)行文件資料，而檔案館也通過移動通信平臺主動地為用戶提供一些特色服務。總的來說移動通信技術應用到檔案業(yè)務中具有以下幾大特點：

2.1 檔案服務的人性化 傳統(tǒng)的檔案服務用戶要想獲取信息資源，只能通過主動查看瀏覽來獲得，難免造成信息堵塞和服務渠道不暢通等問題。若是檔案信息化資源結合移動通信平臺，就既可以由用戶通過移動手機等平臺向檔案館提出利用需求，也可以由檔案館通過移動手機等平臺主動為用戶提供相關信息，而且這種雙向互動式隨時隨地都可以通過移動手機等通信平臺進行，非常便捷和實用。

2.2 檔案資源利用的多元化 用戶可以通過移動手機等通信平臺查詢本地檔案部門的檔案信息資源和現(xiàn)行文件資料及其相關的館藏介紹等，也可以WAP方式登錄各檔案館的官方網(wǎng)站，去獲得更多的檔案信息。同時對于一些沒有數(shù)字化或者信息化的檔案，用戶可以通過手機發(fā)送短信到對口的檔案館移動通信平臺，檔案管理員接收消息后可進行處理，將相關的檔案信息制成電子版或者調(diào)出已存檔電子版，然后通過專用檔案移動通信平臺以彩信、郵件等方式發(fā)送給用戶，也可以將其掛接到專用網(wǎng)站上，供用戶網(wǎng)上查看。由此可見，移動通信技術應用到檔案館業(yè)務上可以使用戶接收到比傳統(tǒng)檔案館更為廣泛的檔案資源和現(xiàn)行文件資料，信息更為全面、廣泛。

2.3 檔案資源利用的移動化 移動通信平臺至少像手機這樣具有可移動性，用戶可以在任何地點、任何時間通過手機平臺去查詢利用所需的檔案信息，具有很強的時效性。同時不僅可以縮短利用的時間，還能夠提高檔案的利用效率。

總的來說，移動通信平臺應用到具體檔案業(yè)務中能彌補很多傳統(tǒng)檔案館和數(shù)字檔案館的空缺點，本身特殊的內(nèi)涵適應了信息化的具體化、普及化，也彰顯了移動信息平臺的服務方式、功能等的特色。

3 移動通信技術在檔案信息化建設中應用的必要性

3.1 檔案信息傳播方式與社會檔案利用需求之間矛盾的需要 隨著信息技術的發(fā)展，人們對于檔案的利用方式傾向于更便捷的互聯(lián)網(wǎng)引擎搜索式。雖然目前根據(jù)發(fā)展需要檔案資源逐步進行數(shù)字化，但是數(shù)字化后效果并不顯著。在目前看來，檔案向信息化邁進的路途并不開闊，社會對于檔案的利用需求在不斷加速，檔案信息的傳播方式卻并不能夠滿足社會發(fā)展的需求。順應歷史發(fā)展，我們必將找出一種新的交流方式來緩解這種矛盾。而在這個移動通信技術無孔不入的移動時代，移動通信技術的應用是信手拈來的貼合。

3.2 實現(xiàn)檔案館的社會價值的需要 現(xiàn)階段檔案館的社會價值還沒有真正的體現(xiàn)出來，人們都沒有意識到檔案資源的重要性，大量的檔案資源仍然是在檔案館里沉淀發(fā)酵。因此提高檔案部門的社會影響力，實現(xiàn)檔案的社會價值，是檔案管理人員的重要任務。在這種情況下，有必要去引進移動通信這樣大眾普及可行的技術來逐步改變這種現(xiàn)狀，最終實現(xiàn)檔案館的社會價值。

4 移動通信技術在檔案信息化建設中的可行性

移動通信技術應用在檔案信息化建設中具有很高的可行性，主要從以下幾個方面體現(xiàn)出來：

4.1 龐大的移動通信用戶 據(jù)工信部統(tǒng)計，2012年2月，中國手機用戶數(shù)超過10億，其中3G用戶達到14391.9萬用戶。由此不僅可以說明手機在我國擁有龐大的用戶群體，還體現(xiàn)出手機上網(wǎng)功能的強大，這些都為移動通信技術應用在檔案館建設中奠定了良好的基礎。無論是在哪個地區(qū)，你不會看到每個人都擁有電腦或者隨身攜帶可以隨時保持網(wǎng)絡暢通的平板電腦之類的上網(wǎng)工具，但是，人手一部可以隨時收發(fā)信息連接互聯(lián)網(wǎng)的手機還是非常有可能的。所以說，龐大的移動通信用戶為移動通信技術應用到檔案信息化建設中提供了一定的保障。

4.2 移動通信技術的飛速發(fā)展 近年來，移動通信技術取得了飛速的發(fā)展，其功能正在不斷的增強。智能手機的出現(xiàn)和3G技術的成熟都為移動通信技術應用在檔案信息化建設中奠定了必要的技術基礎。

4.3 檔案信息化建設的發(fā)展 檔案信息化建設主要包括三個方面：檔案資源的數(shù)字化，檔案網(wǎng)站建設和數(shù)字檔案館建設。

隨著檔案信息化建設被納入規(guī)劃，尤其是“十一五”期間，各行各業(yè)都把檔案信息的數(shù)字化建設作為發(fā)展規(guī)劃的重點項目，大量豐富的館藏資源轉換為可方便存儲船舶利用的介質(zhì)，摸索起步頗艱，但是成效顯著，各單位紛紛在“十二五”規(guī)劃中再接再厲。檔案館藏資源數(shù)字化后的介質(zhì)均可實現(xiàn)通過移動通信技術船舶，一旦實現(xiàn)移動通信技術廣泛引用并開發(fā)應用在檔案信息化建設中，用戶或只需通過手機登陸相關網(wǎng)站或者發(fā)送信息，就可以實現(xiàn)數(shù)字檔案館的利用。

隨著檔案信息化建設的推行，各種符合發(fā)展需要的檔案網(wǎng)絡平臺紛紛開始嶄露頭角。用戶瀏覽這些網(wǎng)站，既可以了解國內(nèi)外檔案動態(tài)，館藏介紹等，更重要的是可以查詢權限內(nèi)相關的檔案信息和現(xiàn)行文件資料。隨著檔案網(wǎng)站功能的不斷完善，以及相關技術的跟進，移動通信技術平臺與這些網(wǎng)站平臺對接后，用戶甚至可以簡單的通過手機注冊就可以通過相關平臺登錄對應的檔案網(wǎng)站，查詢利用檔案信息。檔案網(wǎng)站的盛行，為移動通信技術應用到檔案信息化建設中提供了一個歸口管理平臺。

5 移動通信技術應用在檔案業(yè)務上的發(fā)展前景

雖然移動通信技術應用在檔案業(yè)務上在我國還只是初見端倪，但是作為數(shù)字檔案館與通信技術結合的產(chǎn)物，它不僅以低成本、高效率、個性化、多元化、人性化等優(yōu)勢迎合了社會發(fā)展的需求，更是新時代背景下檔案館發(fā)展的新方向。但是距離移動通信技術真正應用到檔案業(yè)務建設中還有很長的路要走，過程中需要面對和解決很多的問題，只有把這些問題都解決掉，才能真正實現(xiàn)移動通信技術應用到檔案業(yè)務建設中。

移動時代的來臨，多元化辦公的推行，檔案建設迎合契機，事實必將驗證移動通信技術和檔案信息化建設對接平臺的有效性和實用性，不久將實現(xiàn)移動通信終端與檔案資源web服務器信息交互關鍵技術，解決工程技術人員無法移動辦公的難題，檔案業(yè)務也能煥然一新，引領時尚，進入移動新局面。

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作者簡介：辛鳳（1988-），女，湖北荊門人，助理館員，研究方向：檔案信息化建設。